差旅費(fèi)業(yè)務(wù)需求規(guī)格說(shuō)明書V1.0.docx

差旅費(fèi)業(yè)務(wù)需求規(guī)格說(shuō)明書關(guān)鍵用戶職能部門財(cái)務(wù)管理部涉及部門各職能部門、財(cái)務(wù)管理部1概述為明確進(jìn)出口公司資金支付差旅費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各部門職責(zé)和報(bào)銷審批程序，避免違規(guī)的費(fèi)用開支，特制差旅費(fèi)用管理流程。2定義差旅費(fèi)用是企業(yè)各部門或分支機(jī)構(gòu)能自由支配的費(fèi)用，在每年度部門預(yù)算中所制定，并在預(yù)算的控制下執(zhí)行。該費(fèi)用根據(jù)不同的資金權(quán)限，由部門主管、主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進(jìn)行審批。3范圍本規(guī)定適用于中海油進(jìn)出口公司。4職責(zé) 【經(jīng)辦人】，流程發(fā)起人，負(fù)責(zé)填寫借款單，提供、掃描并錄入相關(guān)支持資料； 【部門經(jīng)理】，審核，簽字確認(rèn)； 【資金和財(cái)務(wù)經(jīng)理】，審核（審批），簽字確認(rèn)； 【出納】，復(fù)核，付款，填寫收到申請(qǐng)和實(shí)際付款時(shí)間，標(biāo)記付款狀態(tài)，打印存檔； 【會(huì)計(jì)】，核算、記賬，簽字確認(rèn)； 【預(yù)算管理】，復(fù)核，簽字確認(rèn)； 【財(cái)務(wù)總監(jiān)】，復(fù)核（審批），簽字確認(rèn)； 【主管領(lǐng)導(dǎo)】，復(fù)核（審批），簽字確認(rèn)； 【公司總經(jīng)理】，審批，簽字確認(rèn)5表單為了規(guī)范進(jìn)出口公司差旅費(fèi)報(bào)銷表單，符合公司會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理以及合同管理的要求，特編制進(jìn)出口公司差旅費(fèi)報(bào)銷表單。交通標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、差旅費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn),按最高標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)1.彈出幫助提示頁(yè)面（可動(dòng)態(tài)配置）2. 差旅費(fèi)報(bào)銷審批單頁(yè)面差旅費(fèi)用報(bào)銷審批單申請(qǐng)部門自動(dòng)讀取申請(qǐng)人所在部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人可選擇（默認(rèn)當(dāng)前）附件張數(shù)附件數(shù)量出差事由起止時(shí)間起至地點(diǎn)出行情況補(bǔ)助情況起始時(shí)間結(jié)束時(shí)間起始地點(diǎn)到達(dá)地點(diǎn)出 差城市天數(shù)票據(jù)金額補(bǔ)助金額降艙路途交通住勤住勤補(bǔ)貼電話調(diào)動(dòng)2013/11/12013/11/6北京天津天津62020980200120600602013/11/62013/11/10天津沈陽(yáng)沈陽(yáng)44000182010080400120040合計(jì)：105020280020010020010001200100出差總天數(shù)10車船飛機(jī)票小計(jì)5000補(bǔ)助金額小計(jì)2800票據(jù)金額小計(jì)20其他小計(jì)20報(bào)銷總金額人民幣小寫7820備用金欠款5000是否沖銷是沖銷金額3000人民幣大寫柒仟佰捌圓應(yīng)領(lǐng)款3820報(bào)銷分配預(yù)算差旅費(fèi)用類別會(huì)議、培訓(xùn)、招待等費(fèi)用（非合同付款）預(yù)算金額已支付金額預(yù)算可用余額票據(jù)類型及金額序號(hào)票據(jù)類型金額費(fèi)用發(fā)生人開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間出差城市訂票方式1飛機(jī)票-經(jīng)濟(jì)艙1000張三2013/11/1 10:202013/11/1 11:20天津公司指定協(xié)議訂票2火車票-二等座200張三2013/11/6 9:102013/11/6 14:25沈陽(yáng)3住宿費(fèi)3000張三、李四2013/11/6 16:002013/11/10 8:00沈陽(yáng)4飛機(jī)票-頭等艙800張三2013/11/10 12:502013/11/10 13:40沈陽(yáng)非公司訂票5退票費(fèi)20張三2013/11/10 12:502013/11/10 13:40天津差旅報(bào)銷附件上傳報(bào)銷分配序號(hào)票據(jù)類型附件名稱上傳時(shí)間上傳人附件大小序號(hào)姓名卡號(hào)金額備注1飛機(jī)票機(jī)票掃描1李四1234600住勤補(bǔ)貼（沈陽(yáng)）2飛機(jī)票機(jī)票掃描23火車票火車票掃描34住宿費(fèi)住宿票掃描45退票費(fèi)退票費(fèi)2掃描5.打印格式表單說(shuō)明1.申請(qǐng)人：默認(rèn)是當(dāng)前登錄人，可選，如進(jìn)行代報(bào)銷，則選擇實(shí)際報(bào)銷人（彈出窗口選擇）。系統(tǒng)記錄申請(qǐng)人和經(jīng)辦人。如申請(qǐng)人是當(dāng)前登錄人，那么申請(qǐng)人和經(jīng)辦人為一人。2.申請(qǐng)部門：申請(qǐng)部門顯示申請(qǐng)人的所在部門,不是經(jīng)辦人的所在部門。3.附件張數(shù)：根據(jù)附件自動(dòng)計(jì)算。4.到達(dá)地點(diǎn)：彈出窗口選擇。出差地除公司所在地外，補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)都統(tǒng)一為一百元。5.類別/席位：飛機(jī)（公務(wù)艙、頭等艙、經(jīng)濟(jì)艙等）火車（一等座、二等座、硬臥、軟臥等）。需要系統(tǒng)初始化時(shí)維護(hù)。6.訂票方式：下拉列表選擇。分為【公司指定協(xié)議訂票】和【非公司訂票】。選擇【公司指定協(xié)議訂票】，填寫機(jī)票金額，計(jì)入合計(jì)總金額，不計(jì)入應(yīng)領(lǐng)款金額合計(jì)。選擇【非公司訂票】需要填寫機(jī)票金額。7.天數(shù)：根據(jù)【起始時(shí)間】和【結(jié)束時(shí)間】自動(dòng)計(jì)算出天數(shù)。8.住勤補(bǔ)助：住勤補(bǔ)助（按自然天計(jì)算）每天100元，在本單位所在地出差，不享受住勤補(bǔ)助。系統(tǒng)按每天100元計(jì)算，【天數(shù)100元】。補(bǔ)助金額需要提前在系統(tǒng)中維護(hù)。9.住勤補(bǔ)貼（經(jīng)理以下級(jí)別，普通員工享受）：?jiǎn)T工出差期間在有條件的情況下，以合住方式住宿并且實(shí)際住宿費(fèi)低于標(biāo)準(zhǔn)（500元/天.人）的，則在每人每天節(jié)約部分的40%以住勤補(bǔ)貼形式發(fā)放給個(gè)人。票據(jù)錄入時(shí)，費(fèi)用發(fā)生人默認(rèn)是申請(qǐng)人，也可以選擇多個(gè)。如果票據(jù)類型選擇住宿；1）首先判斷【金額/天數(shù)單日住宿標(biāo)準(zhǔn)】,系統(tǒng)給出提示，不能保存。2）如果費(fèi)用發(fā)生人選擇一個(gè)以上，那么【住勤補(bǔ)貼=金額人數(shù)40%】。 3）不同部門合住報(bào)銷，費(fèi)用發(fā)生在申請(qǐng)人的部門。10.車船飛機(jī)票小計(jì)：車船飛機(jī)票小計(jì)=票據(jù)類型及金額頁(yè)面里錄入的飛機(jī)票、火車票、船票、長(zhǎng)途汽車票的金額合計(jì)。11.補(bǔ)助金額小計(jì)：補(bǔ)助情況里的金額合計(jì)。12. 票據(jù)金額小計(jì)：票據(jù)金額小計(jì)=票據(jù)類型及金額頁(yè)面里錄入的除飛機(jī)票、火車票、船票、長(zhǎng)途汽車票，其他票據(jù)的金額合計(jì)。13.備用金欠款：顯示申請(qǐng)人當(dāng)前備用金欠款金額。14.是否沖銷：指當(dāng)前報(bào)銷單據(jù)是否沖銷備用金。15.沖銷金額：如果當(dāng)前報(bào)銷要沖銷備用金，可以自定義沖銷額度，沖銷金額，不能大于當(dāng)前報(bào)銷金額，沖銷金額大于備用金欠款金額。備用金沖銷人默認(rèn)經(jīng)辦人。16.應(yīng)該領(lǐng)款：本次報(bào)銷后，應(yīng)領(lǐng)取的金額（扣除協(xié)議訂票點(diǎn)機(jī)票金額及沖抵備用金金額）。17.報(bào)銷分配：彈出窗口選擇人員和銀行帳號(hào)，輸入對(duì)應(yīng)金額，審批結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員將相應(yīng)的金額匯入指定的銀行帳號(hào)。報(bào)銷分配的總金額不能大于當(dāng)前報(bào)銷單實(shí)際金額。18.預(yù)算類別：默認(rèn)當(dāng)前申請(qǐng)人所在部門的出國(guó)費(fèi)用預(yù)算。19.預(yù)算金額：權(quán)限控制，只有部門經(jīng)理及以上級(jí)別復(fù)核（審批）級(jí)別可以看到（財(cái)務(wù)默認(rèn)）。修改成所有人都可以查看本部門預(yù)算信息，財(cái)務(wù)人員可以查看所有預(yù)算的預(yù)算信息。20.已支付金額：權(quán)限控制，只有部門經(jīng)理及以上級(jí)別復(fù)核（審批）級(jí)別可以看到（財(cái)務(wù)默認(rèn)）。修改成所有人都可以查看本部門預(yù)算信息，財(cái)務(wù)人員可以查看所有預(yù)算的預(yù)算信息。21.預(yù)算可用余額：權(quán)限控制，只有部門經(jīng)理及以上級(jí)別復(fù)核（審批）級(jí)別可以看到（財(cái)務(wù)默認(rèn)）。修改成所有人都可以查看本部門預(yù)算信息，財(cái)務(wù)人員可以查看所有預(yù)算的預(yù)算信息。22.申請(qǐng)單頁(yè)面的自動(dòng)計(jì)算數(shù)據(jù)項(xiàng)，由票據(jù)類型和金額錄入頁(yè)面錄入的票據(jù)信息自動(dòng)計(jì)算。23.財(cái)務(wù)剛在審批時(shí)，對(duì)表單的補(bǔ)助類金額有最終修改權(quán)利。6流程參見(jiàn)進(jìn)出口公司資金管理系統(tǒng)審批流程.docx7實(shí)現(xiàn)功能l 新增差旅報(bào)銷單（動(dòng)態(tài)增加）;l 差旅報(bào)銷單暫存;l 差旅報(bào)銷單提交;l 差旅報(bào)銷單審批;l 編輯差旅報(bào)銷單;l 刪除差旅報(bào)銷單;l 查看差旅報(bào)銷單;l 費(fèi)用明細(xì)錄入（動(dòng)態(tài)增加）;l 附件信息;l 預(yù)算類