Excel打印的技巧與問題小結(jié).doc

在使用Excel的過程中，少不了要把Excel文件打印出來，下面把一些收集到的Excel打印的技巧與問題，發(fā)布到Excel吧中，與大家分享！1、沒有打印機(jī)一樣可以打印預(yù)覽 在沒有安裝打印機(jī)的電腦上按下Excel的“打印預(yù)覽”按鈕后，Excel會(huì)卻提示沒有安裝打印機(jī)，且無法打印預(yù)覽。其實(shí)，只要單擊“開始”“設(shè)置”“打印機(jī)”，然后雙擊“添加打印機(jī)”項(xiàng)目，再隨便安裝一個(gè)打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序。重啟Excel，就會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。2、異地打印Excel表格 如果某臺(tái)電腦（A電腦）沒有安裝打印機(jī)，而另一臺(tái)有打印機(jī)的電腦（簡(jiǎn)稱B電腦）上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調(diào)出“打印內(nèi)容”對(duì)話框，將打印機(jī)設(shè)置成B電腦上的打印機(jī)，選中“打印到文件”選項(xiàng)，并設(shè)置好其他選項(xiàng)，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對(duì)話框中輸入一個(gè)文件名（如a.prn）后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn（保存在“我的文件”文件夾中）文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態(tài)下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目錄中，執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。PS：lpt1代表的是打印機(jī)的第一個(gè)端口，同樣lpt2是第二個(gè)端口，如果你計(jì)算機(jī)并沒有接打印機(jī)，不要嘗試這個(gè)指令，以免有當(dāng)機(jī)的可能，如果你的打印機(jī)是利用USB port 與計(jì)算機(jī)連接的話，可能沒有辦法從 MS-DOS 下打印。3、打印指定頁面 一個(gè)由多頁組成的工作表，打印出來后，發(fā)現(xiàn)其中某一頁（或某幾頁）有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件”“打印”（不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個(gè)工作表全部打印出來），打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項(xiàng)，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。 4、 一次打印多個(gè)工作表 在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個(gè)連續(xù)（或不連續(xù)）的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個(gè)工作簿”選項(xiàng)，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來。5、讓工作表居中打印 有時(shí)，可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印，這些內(nèi)容有可能會(huì)集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調(diào)整又非常麻煩。這時(shí)，只要選擇“文件”“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“頁邊距”選項(xiàng)頁，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節(jié)下勾選“水平”復(fù)選框即可；如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復(fù)選框，當(dāng)然建議同時(shí)勾選這兩個(gè)復(fù)選項(xiàng)，這樣就美觀多了。PS：這個(gè)功能在Word中是沒有的，所以需要類似情況下，如打印一個(gè)標(biāo)識(shí)牌什么的，利用藝術(shù)字與此功能，就l比Word里面完成方便多了。6、表格也縮印 有時(shí)為工作需要，可能要求將多頁內(nèi)容調(diào)整為一頁打印出來（在Word中可以通過“縮放”技巧來實(shí)現(xiàn)），可選擇“文件”“頁面設(shè)置”，再在打開的“頁面設(shè)置”對(duì)話框中單擊“頁面”標(biāo)簽，在“縮放”組下有一個(gè)“調(diào)整為”選項(xiàng)，只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時(shí)所需要的頁數(shù)（注意頁寬和頁高兩個(gè)值必須一致）就可以了。不過，此功能對(duì)于與紙張高、寬比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的工作表來說，建議不要采用，否則會(huì)嚴(yán)重影響打印效果。7、讓每一頁都打印出標(biāo)題行 一個(gè)由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行“文件”“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入：$2:$3（這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號(hào)在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每一頁加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁添加上列標(biāo)題。8、打印選定區(qū)域 選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行“文件”“打印”，打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區(qū)域，可以先選定相應(yīng)區(qū)域，再執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“設(shè)置打印區(qū)域”。經(jīng)過這樣的設(shè)置后，無論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設(shè)置的區(qū)域打印出來。9、打印不連續(xù)的單元格（區(qū)域） 如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格（區(qū)域）中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格（區(qū)域），選中多個(gè)不連續(xù)的單元格（區(qū)域，如A2.B2:C8.D10），然后選擇“文件”“打印”，打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格（區(qū)域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上）。 10、打印不連續(xù)的行（或列） 有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊行（列）標(biāo)，選中不需要打印出來的多個(gè)不連續(xù)的行（列），右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將其隱藏起來，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。11、將公式打印出來 如果要將單元格中的公式打印出來，則執(zhí)行“工具”“選項(xiàng)”，在“視圖”標(biāo)簽中，選中“公式”選項(xiàng)，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來。12、自動(dòng)避開錯(cuò)誤值打印 當(dāng)工作表中存在公式時(shí)，有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤信息，當(dāng)然不想在打印時(shí)將這些錯(cuò)誤信息也顯示出來。選擇“文件”“頁面設(shè)置”，單擊“工作表”標(biāo)簽，再單擊“打印”選項(xiàng)組下“錯(cuò)誤單元格打印為”下拉列表框，再?gòu)闹袑⑷笔〉摹帮@示值”改為“空白”，這樣就不會(huì)將屏幕上顯示的錯(cuò)誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。13、單色打印 如果你想把文件打印成黑色，或者你的打印機(jī)不支持彩色打印，可以利用Excel的單色打印功能。選擇“文件”“頁面設(shè)置”，單擊“工作表”標(biāo)簽，再單擊“打印”選項(xiàng)組下“單色打印”選上，這樣就可以打印成黑色的文件了。14、雙面打印 工作中經(jīng)常有需要把文件按順序打印在紙張的正反兩面，下面就利用一段宏，來完成此功能。Sub 雙面打印() * 功能：雙面打印的一段小程序，打印完正后，將所 有的紙張反向再放入打印機(jī)，繼續(xù)打印反面 發(fā)布： * On Error Resume Next dd = ExecuteExcel4Macro(Get.Document(50) For i = 1 To Int(dd / 2) + 1 ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1 Next MsgBox 請(qǐng)將打印出的紙張反向裝入紙槽中, vbOKOnly, 打印另一面 For j = 1 To Int(dd / 2) + 1 ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut