采購制度管理規(guī)定（二）.docx

采購制度管理規(guī)定物資供應采購管理規(guī)定如下第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢價議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購部門或采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質(zhì).比價采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu).價廉.服務(wù)好者中標。第二章采購流程第四條請購的提出1.生管部物控員依物料需要狀況.庫存數(shù)量.請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料請購單，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材.輔材.工具.設(shè)備修理配件.勞動保護用品.各種日常耗材等;2.其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立請購單;3.請購單應注明物料名稱.規(guī)格.數(shù)量.需求日期及注意事項，經(jīng)權(quán)責主管審核，并依請購核準權(quán)限送呈相關(guān)人員批準;4.請購單一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務(wù)部;5.交期相同的同屬一個供應廠商之物料，請購部門應填具在同一份請購單內(nèi); 6.緊急請購時，請購部門應于請購單備注欄注明“緊急”字樣第五條請購核準權(quán)限1.生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預估在人民幣*萬元以下者，由生產(chǎn)副總核準，超過此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準;2.車間需購買的機修配件.零件，價值在1*元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20*元的由車間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認后報生管部，由生管部匯總后報采購部;價值在20*元以上的由工程部統(tǒng)計.生產(chǎn)副總確認后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。3.常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報請購單，辦公室主任批準，空調(diào).熱水器.高級家具及單件物品價格在*元以上的由總經(jīng)理核準。第六條請購的撤消1.已開具請購單，并經(jīng)核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉(zhuǎn)送采購部，必要時應先口頭知會采購部。2.采購部門接獲通知后，立即停止采購。3.如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應商原請購部門并妥善處理善后事宜。第七條采購方式根據(jù)本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：1.集中采購公司通用性大宗物料(水泥)，以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購;2.合約采購公司經(jīng)常使用之物料(承.插口板.卷鋼板.預應力鋼絲.線材等)，采購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購;3.一般采購除1.2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。第八條詢價.議價1.采購部采購人員接獲核準后之請購單，除集中采購方式外，應選擇至少三家列入公司合格供應商名錄內(nèi)的供應商作為詢價對象;2.確屬貨源緊張.獨家代理.專賣品等特殊狀況，不受前條所限;3.如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表;4.選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠商.代理商.經(jīng)銷商之順序選擇;5.供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應商請購部門確認;6.專業(yè)材料.用品或項目，采購部應會同使用部門共同詢價與議價;7.詢價后，如有必要，采購部應至少選擇兩家以上供應商進行交互議價;議價應注意品質(zhì).交期.服務(wù)兼顧。第九條議價原則遇以下狀況時，采購部應及時與供應商議價：1.市場價格下跌或有下跌趨勢時;2.采購頻率明顯增加時;3.本次采購數(shù)量大于前次時;4.本次報價偏高時;5.有同樣品質(zhì).服務(wù)之供應商提供更低價格時;6.其他有利于公司條件時第十條定價核準1.采購人員詢價.議價完成后，填寫采購詢價.議價單(對內(nèi)使用)，隨附各供應商回傳的采購詢價單(對外使用)，必要時附上書面說明，呈采購部經(jīng)理審核;采購部經(jīng)理審核時，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經(jīng)理親自與供應商議價。2.單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經(jīng)理核準，確定供應商;超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經(jīng)理核準后確定供應商。3.采用集中采購方式采購的供應商確定，必須呈送總經(jīng)理核準。第十一條訂購作業(yè)1.采購人員接獲經(jīng)核準之供應商后，應以本公司出具購銷合同，或供貨商出具購銷合同形式向供應商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。2.若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應于購銷合同上明確注明。3.采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。第十二條驗收與付款1.依相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。2.依財務(wù)管理規(guī)定，辦理供應商付款工作。第三章采購物品之品質(zhì)管理第十三條采購品質(zhì)文件資料要求物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在購銷合同.采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：1.訂購物料之規(guī)格.圖紙.技術(shù)要求等。2.產(chǎn)品技術(shù)精度.等級要求。3.各種檢驗規(guī)范.標準或適用規(guī)格。4.所需之產(chǎn)品認證要求或工廠品質(zhì)管理體系認證要求。第十四條合格供應商之選擇物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：1.經(jīng)本公司供應商調(diào)查，列入合格供應商名錄內(nèi)的供應商。2.提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。3.類似物料以往采購之良好記錄。第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購，應由供應商承負品質(zhì)保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質(zhì)保證：1.供應商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng).如ISO9000等。2.供應商應保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。3.供應商應隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。4.接受本公司必要之供應商調(diào)查。5.保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。第十六條進貨驗收之規(guī)定供應商提供之物料，必須經(jīng)過本公司倉庫.品管.采購等部門人員之相關(guān)驗收工作，主要包括下列幾項：1.品質(zhì)檢驗品管部依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2.處理短損根據(jù)點收.檢驗結(jié)果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應商索賠;3.退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成的損失，向供應商進行索賠;第十七條品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符.品質(zhì)不良.交貨延遲.破損短少.使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：1.處臵依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標準作為處臵依據(jù)，并于購銷合同上詳細說明，其中涉及交貨時間.檢驗標準.包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。2.采購物料退貨與索賠(1)擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。(2)采購部經(jīng)辦人員通知供應商到指定地點領(lǐng)取退貨品。(3)現(xiàn)貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。(4)訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。(5)確屬無法修復或供應商技術(shù)能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。(7)雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。3.其它索賠規(guī)定(1)供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。(2)破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。(3)因供應商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。(4)其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實際損失向供應商索賠。第四章采購交期管理第十八條采購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達成合理生產(chǎn)成本之目標。第十九條依供應商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。第二十條對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應及時通知經(jīng)辦人，盡快查實情況。第五章付款方式第二十一條付款方式1.由采購部根據(jù)請購單.采購詢價.議價單.采購合同.進料驗收單.入庫單，向財務(wù)部請款。2.財務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。第六章采購人員工作職責第二十二條對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經(jīng)濟責任。第二十四條對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，應及早報告部門主管說明原因，提出相應意見方案，采購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經(jīng)理。第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化.采購質(zhì)量的最優(yōu)化.采購效率的最快化。第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。第二十七條采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。第二十八條采購人員必須樹立服務(wù)意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)