物業(yè)公司分包方管理程序.doc

物業(yè)公司分包方管理程序l 目的：為了對項(xiàng)目部各類分包方的選擇、評價、檢查過程實(shí)施嚴(yán)格有效的控制，從而提升項(xiàng)目部物業(yè)管理服務(wù)品質(zhì)。l 業(yè)務(wù)范圍：適用于為公司提供駐場專業(yè)服務(wù)的公司，例如保安、保潔、電梯、鍋爐等；規(guī)定了對分包方的選聘、評價、簽訂合同、監(jiān)督檢查、結(jié)果及撤場等環(huán)節(jié)的控制方法。另外，還規(guī)定了其他外包工作及勞務(wù)服務(wù)的結(jié)算要求。l 定義：其他外包工作及勞務(wù)服務(wù)指除保安、保潔以外的需驗(yàn)證服務(wù)結(jié)果的工作，包括電梯分包、綠化分包、垃圾清運(yùn)、化糞池清掏、臨時工程、設(shè)備對外委托維修、水箱清洗、外墻清洗以及電梯年檢、鍋爐年檢、消防設(shè)施年間、測量計(jì)量器具送檢等。l 工作標(biāo)準(zhǔn)和要求：1. 項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目各類分包方負(fù)主要管理責(zé)任，并監(jiān)督項(xiàng)目各專業(yè)負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）落實(shí)分包的日常管理規(guī)定，確保分包的服務(wù)工作符合公司的標(biāo)準(zhǔn)。2. 項(xiàng)目部在選聘分包方時應(yīng)選擇兩至三家進(jìn)行比較。3. 公司行政管理部應(yīng)及時更新分包單位名冊。4. 項(xiàng)目經(jīng)理在簽訂分包合同時，應(yīng)將分包方的工作內(nèi)容、工作范圍以及對其的工作要求、與分包工作有關(guān)的檢測費(fèi)用、物資材料費(fèi)用的支付以及扣款、賠償?shù)膬?nèi)容在合同中明確。5. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時建立并更新駐場分包員工資料，確保駐場分包員工資料準(zhǔn)確、齊全，并與實(shí)際駐場服務(wù)人員、實(shí)際員工排崗相符。6. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)公司專業(yè)文件及分包合同的要求對分包方實(shí)施嚴(yán)格管理并檢查工作效果，隨時糾正分包工作中的不合格，并應(yīng)每天檢查分包員工出勤人數(shù)的情況，必須符合公司約定的人數(shù)。7. 項(xiàng)目部應(yīng)確保分包方提供的服務(wù)達(dá)到公司顧客滿意度的要求，無對分包服務(wù)的重大客戶投訴。8. 項(xiàng)目部在分包方駐場及撤場時均應(yīng)形成交接記錄，并由項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目行政存檔。職責(zé)程序接口一、項(xiàng)目經(jīng)理選聘分包方并對其進(jìn)行評價公司分包單位名冊項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人項(xiàng)目分包公司選聘審批表二、公司專業(yè)部門對項(xiàng)目選定的分包方進(jìn)行審批公司領(lǐng)導(dǎo)層三、項(xiàng)目經(jīng)理與分包單位簽訂分包合同/協(xié)議合同范本公司專業(yè)部門合同/協(xié)議審批申請表公司領(lǐng)導(dǎo)層項(xiàng)目分包方服務(wù)合同簡報(bào)四、項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人對分包方進(jìn)行管理，檢查分包工作效果分包方員工資料登記表公司專業(yè)部門分包方工作周報(bào)體系檢查及不合格控制程序五、項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人評價分包方工作并結(jié)算保安/保潔分包結(jié)算單項(xiàng)目經(jīng)理其他外包工作/勞務(wù)結(jié)算單公司專業(yè)部門公司領(lǐng)導(dǎo)層六、項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人分包方撤場分包撤場交接記錄表項(xiàng)目經(jīng)理公司專業(yè)部門公司領(lǐng)導(dǎo)層l 工作內(nèi)容：一、 選聘分包方并對其進(jìn)行評價1. 項(xiàng)目經(jīng)理可以自行選聘分包方，也可依據(jù)公司分包單位名冊從中選聘分包服務(wù)公司，并對所選分包方進(jìn)行評價。2. 項(xiàng)目部評價分包服務(wù)公司的準(zhǔn)則：1) 分包方應(yīng)具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書；分包方應(yīng)確保分包方員工身份合法，保證是18周歲以上、合法雇傭、有身份證、并有一定的專業(yè)技能，國家要求持證上崗的崗位分包方服務(wù)員工必須持有崗位資格證書；2) 對駐場分包方人員有個個人形象要求或著裝要求的，分包方應(yīng)給予保證；3) 對分包方以往業(yè)績進(jìn)行考察。3. 項(xiàng)目部將對分包方的評價結(jié)果及該分包方的基本情況填入項(xiàng)目分包公司選聘審批表中，審批表包括對分包公司的要求及分包服務(wù)人員崗位編排計(jì)劃，并由項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人將填好的上述資料上報(bào)公司審批。二、 公司審批：公司職能部門及領(lǐng)導(dǎo)層對項(xiàng)目部選定的駐場分包方進(jìn)行審閱、批準(zhǔn)。三、 與分包單位簽訂分包合同/協(xié)議1. 項(xiàng)目經(jīng)理與公司批準(zhǔn)的分包單位簽訂合同，執(zhí)行合同管理規(guī)定，并在合同中明確具體服務(wù)要求，可參照合同范本。2. 合同中明確對分包方的要求：1) 提供駐場工作人員的個人詳細(xì)資料及資格證書，便于物業(yè)公司管理；2) 如有人員變動必須提前通知項(xiàng)目部的相關(guān)負(fù)責(zé)人，并變更相關(guān)資料；3) 服務(wù)過程及標(biāo)準(zhǔn)，所使用的設(shè)備、質(zhì)量要求、環(huán)境要求、合同期限、服務(wù)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)及支付方式等；4) 與分包方確認(rèn)駐場人員日常工作必須按照公司要求的相關(guān)質(zhì)量、環(huán)境體系文件執(zhí)行，相關(guān)文件也可作為合同附件進(jìn)行約束；5) 明確評價和考核分包方的方式。3. 公司行政管理部將已簽訂合同的分包單位列入公司分包單位名冊中，做到隨時更新，并上傳平臺，便于各項(xiàng)目資源共享。四、 項(xiàng)目分包單位負(fù)責(zé)人對分包方的管理、檢查等工作1. 對每位駐場分包員工建立分包方員工資料登記表，并留存分包員工照片、身份證復(fù)印件，有崗位技能要求的還應(yīng)保存期資格證書，項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)駐場分包員工的變化隨時更新員工資料并記錄離職時間。2. 項(xiàng)目保安、保潔分包專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)分包員工胸卡的發(fā)放、登記及佩戴情況的管理。負(fù)責(zé)分包方撤場或離職時胸卡的回收；當(dāng)胸卡發(fā)生損壞、丟失時應(yīng)及時向項(xiàng)目行政申請補(bǔ)辦；負(fù)責(zé)收取胸卡押金，并將押金及時交項(xiàng)目財(cái)務(wù)。3. 分包方的胸卡應(yīng)按照實(shí)際制作數(shù)量，向分包方統(tǒng)一收取押金20元/人，每月按照數(shù)增、減變化進(jìn)行押金金額的調(diào)整，其中工本費(fèi)5元/人，分包方撤場時公司統(tǒng)一返還15元/人。分包員工丟失胸卡時扣工本費(fèi)以及押金共20元/人；分包員工發(fā)生損壞胸卡時需重新交納工本費(fèi)5元/人。4. 要求分包員工遵守物業(yè)公司的規(guī)章制度和工作規(guī)程。5. 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查分包人員的排班、排崗、實(shí)際出勤狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、上報(bào)，對違規(guī)行為進(jìn)行處罰。6. 要求駐場分包負(fù)責(zé)人每周總結(jié)工作情況和培訓(xùn)情況，制定下周工作計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，形成分包方工作周報(bào)并于每周一上交項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人。由項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)分包合同要求在分包方工作周報(bào)中對分包方本周工作進(jìn)行評價并提出下周工作要求和安排。7. 應(yīng)定期對分包員工進(jìn)行培訓(xùn)，傳達(dá)公司的要求，改進(jìn)分包服務(wù)工作，執(zhí)行在崗員工培訓(xùn)程序。8. 分包專業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)公司制定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和合同標(biāo)準(zhǔn)每天對園區(qū)各分包崗位進(jìn)行巡查、督導(dǎo)等；并填寫記錄，確保各項(xiàng)崗位工作的落實(shí)情況，如發(fā)現(xiàn)任何問題，立即糾正。9. 分包專業(yè)負(fù)責(zé)人每天的巡查、督導(dǎo)等工作過程中，應(yīng)同時檢查、注意分包人員是否遵守物業(yè)公司要求的行為規(guī)范，如發(fā)現(xiàn)問題，必須及時糾正、教育，對于不合格（或重復(fù)犯規(guī)）的行為，必須要求分包駐場負(fù)責(zé)人做好培訓(xùn)工作，分包專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)跟蹤培訓(xùn)和效果；對于嚴(yán)重的問題，必須及時向上級或項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，可能需要對分包方進(jìn)行處罰。10. 應(yīng)定期檢查分包公司用房的使用情況，包括清潔、消防、治安管理、宿舍管理等，確保分包人員自覺遵守各項(xiàng)管理制度。11. 每月底應(yīng)將分包公司上交的當(dāng)月所有日常工作和考勤記錄查實(shí)并存檔。12. 公司專業(yè)部門檢查項(xiàng)目分包方執(zhí)行文件情況及現(xiàn)場人員管理情況，執(zhí)行體系檢查及不合格控制程序。五、 評價分包方工作并結(jié)算1. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)分包合同的要求對保安、保潔分包工作進(jìn)行評價和結(jié)算，填寫保安/保潔分包結(jié)算單，并報(bào)批項(xiàng)目經(jīng)理審批，項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人存檔項(xiàng)目經(jīng)理審批后的分包結(jié)算單。2. 項(xiàng)目（公司）各專業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)外包合同、勞務(wù)服務(wù)協(xié)議對外包工作、勞務(wù)服務(wù)進(jìn)行【評價和結(jié)算，結(jié)算前應(yīng)確認(rèn)已完工或?qū)Ψ?wù)滿意或工作合格，并填寫其他外包工作/勞務(wù)服務(wù)結(jié)算單，交項(xiàng)目（公司）財(cái)務(wù)評審費(fèi)用，最終由項(xiàng)目經(jīng)理審批，并存檔項(xiàng)目經(jīng)理審批后的結(jié)算單。六、 分包方撤場1. 分包方撤場適用于項(xiàng)目更換分包公司及項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)合同終止時與分包方的交接工作。2. 對于分包方撤場的事宜應(yīng)在分包合同中進(jìn)行明確，洽談撤場事宜并準(zhǔn)備交接工作。3. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人為分包方撤場工作的總負(fù)責(zé)人，必要時，項(xiàng)目行政可配合項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人共同完成撤場交接工作。4. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人與分包方負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行工作及物資的交接，共同確認(rèn)賠償事宜，并填寫分包方撤場交接記錄，交接完畢后，項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人保存交接記錄原件。5. 由于項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)合同終止導(dǎo)致的分包方撤場，交接記錄交公司行政管理部存檔。6. 由于項(xiàng)目更換分包方導(dǎo)致的分包方撤場，交接記錄由項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目檔案室各存檔一份。l 注意事項(xiàng)：1. 為公司提供非駐場專業(yè)服務(wù)的公司不作為分包方進(jìn)行管理，不執(zhí)行此程序，與其明確服務(wù)關(guān)系時執(zhí)行合同管理規(guī)定。2. 已離職的分包員工資料應(yīng)保存到分包合同終止后再進(jìn)行銷毀。3. 項(xiàng)目部必須憑借分包結(jié)算單報(bào)公司審批進(jìn)行分包結(jié)算。4. 公司專業(yè)部門及項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)向分包員工培訓(xùn)、貫徹公司的質(zhì)量、環(huán)境方針及目標(biāo)，分包員工必須掌握公司的環(huán)境方針及目標(biāo)。5. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人對分包方的日常管理同時執(zhí)行電梯分包監(jiān)督規(guī)定、供暖分包監(jiān)督規(guī)定、保潔分包監(jiān)督管理規(guī)定以及公司保安、保潔、綠化管理制度。6. 項(xiàng)目分包專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)存檔分包管理過程形成的各項(xiàng)記錄。l 表格：1. 項(xiàng)目分包公司選聘審批表2. 公司分包單位名冊3. 分包方員工資料登記表4. 分包方工作周報(bào)5. 分包方撤場交接記錄表6. 保安/保潔分包結(jié)算單7. 其他分