辦公室郵件處理PPT教學(xué)課件.ppt

會說會寫會做事會做人 辦公室的郵件處理工作 1 辦公室的郵件類型 會說會寫會做事會做人 程序 方法 郵政郵件 傳真 電傳 E mail等 各類紙質(zhì)信函 包裹 報(bào)紙 雜志等 辦公室郵件 2 情景案例 周三上班 宏利公司秘書賈珊就發(fā)現(xiàn)今天工作很繁重 她迅速地開始工作 搞得手忙腳亂 臨近下班時(shí)間 仍有部分工作沒有完成 導(dǎo)致她今天工作忙亂的原因主要是今天辦公室的郵件收發(fā)處理工作很多 1 處理發(fā)給總經(jīng)理胡英的函件 封面上有 急件 字樣 2 復(fù)印一份將給客戶李明的答復(fù)信以備存 原件郵寄給對方 3 處理寄給人事部劉紅部長的包裹 4 處理由南昌市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件 上面有總經(jīng)理胡英的批辦意見 交行政部 銷售部 財(cái)務(wù)部 采購部等部門負(fù)責(zé)人傳閱 5 正在外地參加某商品交易會的副總打來電話 要求賈珊立即寄送本公司的一個(gè)商品的樣本過去 6 處理一批收到的商業(yè)信函 若干封私人信件和報(bào)刊 小冊子等印刷材料 7 三個(gè)客戶的郵件需要在四小時(shí)內(nèi)回復(fù) 8 江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料 3 CompanyLogo 項(xiàng)目任務(wù) 如果你是宏利公司的秘書賈珊 你將如何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作 1 郵件分類 2 郵件登記 3 郵件呈送 4 郵件傳閱 會說會寫會做事會做人 4 任務(wù)分析 首先 要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急 應(yīng)該要重點(diǎn)處理有時(shí)間要求的函件 如寄給總經(jīng)理的急件 公司副總催要的商品樣本 客戶需要及時(shí)回復(fù)的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料 在這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理 其次 要注意公私函件的不同處理 收到的公函 如果沒有時(shí)間上的要求 可按正常的程序和規(guī)范來處理 該登記的要登記 送達(dá)的部門和人員要確定 如有傳閱要求 按傳閱的程序來辦 寄發(fā)的公函 一定要選擇合適的寄發(fā)方式 對于私人函件 最好在公司的合適位置設(shè)置一個(gè)取信處 由員工自行查閱收取 以免自己一一送達(dá)耽誤工作 但重要的函件 如寄給劉部長的包裹 有時(shí)很難區(qū)分其公私性質(zhì) 最好親自送交給本人 再次 寄發(fā)函件要講求效率 能夠集中在一個(gè)時(shí)間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件 最好集中起來一起寄發(fā) 否則多次往返郵局會浪費(fèi)時(shí)間影響自己的工作 特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求 注意避免寄發(fā)時(shí)因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生 5 CompanyLogo 收取郵件的基本程序 郵件拆封 郵件傳閱 郵件呈送 會說會寫會做事會做人 郵件分類 郵件簽收 郵件登記 6 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題 會說會寫會做事會做人 1 郵件簽收 保證不要遺漏就好 7 2 郵件分類 按部門進(jìn)行分類 如果人數(shù)不多按姓名分類 將私人郵件與公務(wù)郵件分開 私人郵件可以在公司合適位置進(jìn)行存放 并告知公司員工 將重要或緊急郵件和普通郵件分開 把優(yōu)先考慮的郵件放在一起 看信來信的單位或姓名 看信封上是否有 掛號郵件 保價(jià)郵件 快遞郵件 機(jī)要郵件 帶回執(zhí)郵件等特殊標(biāo)記 8 CompanyLogo 項(xiàng)目答案 分類 來件 總經(jīng)理胡英函件 政策性文件 商業(yè)信函和印刷材料 寄送 客戶李明的答復(fù)信 人事部劉紅部長的包裹 商品樣本 廣告宣傳單電子郵件 三個(gè)客戶的電子郵件 2 將重要或緊急郵件和普通郵件分開緊急郵件 總經(jīng)理胡英函件 商品樣本 電子郵件普通郵件 其他都為普通 9 CompanyLogo 3 郵件拆封 開拆之前 要在郵件底部輕敲幾下 使郵件內(nèi)的物件落到下部 以防在拆剪時(shí)受損 用開封刀或電動郵件啟封機(jī)沿郵件上端開啟 不能用手撕 開拆后 信封應(yīng)跟信低 附件等用訂書機(jī)或大頭針 回形針等訂在一起 以備查閱 取出郵件后再次檢查信封內(nèi)部 以免遺漏 核對郵件上標(biāo)明的附件 如有缺失 應(yīng)在郵件上標(biāo)明 10 CompanyLogo 會說會寫會做事會做人 開封刀飛鳥牌電動信封啟封器 11 哪些郵件不能拆封 上面印有 親啟 保密 等記號的信件 私人信件不能隨意拆封 誤拆信件怎么辦 立即在信件上著名 誤拆 字樣 并簽上自己的姓名 封上信口 當(dāng)面致歉 12 CompanyLogo 4 郵件登記 做好相應(yīng)的表格 進(jìn)行郵件登記 說明 郵件收取日期 郵件名稱及主題 發(fā)件人單位及姓名 收件人部門及姓名 取件人簽名 13 CompanyLogo 5 郵件呈送 呈送郵件給上司的技巧 使用帶顏色的筆在信件上標(biāo)出重要的詞句 但最好使用黃色的筆 這樣復(fù)印時(shí)就不會留有痕跡 如果有些辦公室不允許在信上寫字或做記號 可在信上貼一張能夠移動的粘貼條 內(nèi)容復(fù)雜的郵件要有便條做出摘要 14 CompanyLogo 可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件 如 用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函 用黃色文件夾放置例行性備忘錄 用藍(lán)色文件夾放置特殊信函 用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題 會說會寫會做事會做人 15 交給他人的信件技巧 分開存放如有你要提供的信息 可以使用留言條進(jìn)行說明 16 CompanyLogo 6 郵件傳閱 要做好郵件傳閱順序單 里面一般包含 序號 傳閱人 傳閱人辦公室地點(diǎn) 簡單意見 傳閱人簽名 傳閱日期 附加說明 17 CompanyLogo 會說會寫會做事會做人 傳閱順序單 18 郵件的寄發(fā) 郵件簽發(fā) 郵件查核 郵件封裝 登記 選擇寄發(fā)方式 會說會寫會做事會做人 19 郵件的寄發(fā) 郵件簽發(fā)除緊急信件外 秘書應(yīng)把需領(lǐng)導(dǎo)過目簽字的郵件集中在一起 請領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能寄發(fā) 查核郵件查核附件是否準(zhǔn)確和齊全 查核信封 信皮的格式 姓名 地址 郵編是否正確 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題 會說會寫會做事會做人 方法 20 郵件的寄發(fā) 郵件封裝和登記 為方便收件人拆閱 折疊信紙時(shí)宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約0 5厘米的距離 若有附件 附件應(yīng)與信件正文分開 把附件疊好放在正文的最后一疊中 這樣收件人取信時(shí) 附件也會一同取出 給郵票和封口上膠水時(shí) 要同時(shí)使用吸濕器 吸濕器能吸干過量的水份 以免玷污信封 4 秘書還應(yīng)對發(fā)出的重要郵件予以登記 以便工作的落實(shí)與跟蹤 21 CompanyLogo 小技法 折疊要注意整齊美觀 根據(jù)所使用信封的大小 信紙可不折疊 也可采用二折法 三折法或四折法 多頁應(yīng)按順序折疊成一疊 不能單頁折疊 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題 會說會寫會做事會做人 22 郵件的寄發(fā) 選擇寄發(fā)方式不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求 秘書應(yīng)該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時(shí)效性選擇妥當(dāng)?shù)膫鬟f方式 可供選擇的寄發(fā)方式有 平信 本市 國內(nèi) 國外 明信片 印刷品 掛號信 包裹 特快專遞 如果時(shí)間緊迫 可以采取其他的快速傳遞方式 如 電子郵件 傳真 快遞等 方法 23 CompanyLogo 處理郵件的注意事項(xiàng) 1 要熟悉本公司報(bào)刊 郵件 函電收發(fā)制度 2 要了解各種郵政業(yè)務(wù) 如信函業(yè)務(wù) 郵政包裹業(yè)務(wù) 特快專遞業(yè)務(wù)等 特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識 如如何填寫業(yè)務(wù)單式 如何封裝包裹 如何查詢 更改 撤回郵件等 3 領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司 秘書仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各種郵件 但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通 重要郵件要及時(shí)請示匯報(bào) 處理過的各種來信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后 請他逐一閱讀處理 24 CompanyLogo 相關(guān)鏈接 郵政業(yè)務(wù)知識一 信函交寄的范圍有哪些 信函適用于交寄書面通信 各種公文 印有 內(nèi)部 字樣的書籍 報(bào)紙 期刊 教材和各種資料 各種業(yè)務(wù)性書面材料 如稿件 提貨單 請柬 征訂單 協(xié)議 票據(jù) 入場券 郵票 照片 報(bào)表 各種證件 如戶口遷移證 戶口本 團(tuán)員證等 二 如何交寄印刷品 印刷品交寄時(shí) 內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品 郵寄時(shí)交郵局工作人員驗(yàn)視內(nèi)件后再進(jìn)行封裝 交寄 不要投入郵筒或信箱 投入郵筒或信箱的按信函處理 掛號郵寄時(shí) 除按重量交付郵費(fèi)外 還要交付掛號費(fèi) 郵局收寄后出給收據(jù) 妥善保存?zhèn)洳?會說會寫會做事會做人 25 相關(guān)鏈接 三 什么是保價(jià)信函 保價(jià)信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價(jià)證券時(shí) 可申報(bào)與內(nèi)件價(jià)值一致的保價(jià)金額 郵局按特定手續(xù)進(jìn)行收寄處理 并按規(guī)定收取保價(jià)費(fèi) 在運(yùn)遞過程中如因郵局責(zé)任發(fā)生丟失 損毀和短少時(shí) 郵局按其保價(jià)金額 予以賠償 保價(jià)信函準(zhǔn)寄各種有價(jià)證券和寄件人認(rèn)為重要的文件 如儲蓄單 存折 支票 貴重集郵品 國庫券 提貨單 證據(jù)等 保價(jià)印刷品的準(zhǔn)寄范圍與印刷品相同 國內(nèi)保價(jià)信函的保價(jià)金額 每件最高以人民幣50 000元為限 國際保價(jià)函件的保價(jià)金額最高不得超過人民幣10000元 會說會寫會做事會做人 26 相關(guān)鏈接 四 如何封裝包裹 用戶交寄包裹時(shí) 應(yīng)按照所寄物品的性質(zhì) 大小 輕重 寄遞路程遠(yuǎn)近和運(yùn)輸情況 選用適當(dāng)包裝材料妥為包裝 脆弱易碎物品 內(nèi)件與箱板之間要留出2厘米的空間 用柔軟物料充分填塞 箱內(nèi)物品不止一件時(shí) 還要分別用瓦楞紙 海綿等物包扎 防止運(yùn)輸途中碰撞損壞 流質(zhì)及易溶物品 要先裝入完全密封的容器內(nèi) 再裝入箱內(nèi) 按上述方法填充箱內(nèi) 對油膩 腥味 容易受潮的物品及有色的干粉末 應(yīng)使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運(yùn)遞 對柔軟 干燥 耐壓 不怕碰撞的物品 可以用布 箱包裝 貴重物品 例如 手表 相機(jī) 金銀物品 珠寶等要裝入堅(jiān)固耐壓的紙質(zhì)或金屬箱匣或者木箱內(nèi) 箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞 箱外再用堅(jiān)韌的紙或布包裝 用戶交寄包裹時(shí) 郵局工作人員要驗(yàn)視內(nèi)件 請交寄前準(zhǔn)備好包裝材料 待工作人員驗(yàn)視后再行包裝 會說會寫會做事會做人 27 相關(guān)鏈接 五 什么是特快專遞 特快專遞是一項(xiàng)快速的郵件投遞業(yè)務(wù) 它以高速度 高質(zhì)量為用戶傳遞國際 國內(nèi)的緊急信函 文件資料 金融票據(jù) 商品貨樣等各類文件資料和物品 按服務(wù)方式區(qū)分 可將特快專遞分為定時(shí)服務(wù)和特需服務(wù)兩種 按郵件內(nèi)件性質(zhì)可將特快專遞區(qū)分為信函類 文件資料類和物品類等三種 會說會寫會做事會做人 28 實(shí)踐訓(xùn)練 案例分析星期二 剛過九點(diǎn) 前臺就給公司秘書林璇送來一堆郵件 包括一個(gè)包裹 林璇把它們放在一邊 便開始忙昨天沒完成的工作 直到臨近中午 才騰出時(shí)間處理這些郵件 她把它們按公務(wù)郵件和私人郵件分開 把公務(wù)郵件一并放入文件夾中 送進(jìn)經(jīng)理辦公室 然后 她把私人郵件按部門逐個(gè)遞送 包裹收件人恰巧不在辦公室 林璇把包裹放在收件人辦公桌上 給同室的人打了個(gè)招呼 就走了 會說會寫會做事會做人 29 實(shí)踐訓(xùn)練 1 按照正常的程序和規(guī)范 完成 項(xiàng)目任務(wù) 中賈秘書的郵件收發(fā)工作 實(shí)訓(xùn)說明 本部分實(shí)訓(xùn)在授課后集中進(jìn)行 實(shí)訓(xùn)時(shí) 全班可先分為若干個(gè)實(shí)訓(xùn)小組 每組2 人 互相討論 在充分醞釀 討論的基礎(chǔ)上 各組向教師提交這批郵件收發(fā)的處理方案 教師從中挑選較為典型的若干方案在課堂討論 被優(yōu)選方案的小組在課堂上角色演示賈秘書處理郵件的過程 師生共同評議 找出郵件處理方案中的規(guī)范操作和不足之處 教師總結(jié) 注 實(shí)訓(xùn)材料自行準(zhǔn)備 會說會寫會做事會做人 30 實(shí)踐訓(xùn)練 2 在李秘書的辦公室 郵遞員送來一批郵件 李秘書對這些郵件予以分類 拆封 登記 并把經(jīng)整理的公務(wù)函件呈送給肖總經(jīng)理 肖總對其