會展管理信息系統的發(fā)展趨勢.doc

會展管理信息系統的發(fā)展趨勢概要：本文對會展管理信息系統的發(fā)展趨勢進行了仔細的研究，從會展管理信息體統的概念出發(fā)，討論了管理信息系統的組成和成分，分析了實現信息管理的有效途徑和實現會展信息有效管理的具體方法，同時，對會展管理信息系統的發(fā)展進行調研，了解了會展管理系統的發(fā)展趨勢，分析了促使會展管理系統發(fā)展的愿意，同時對一些會展管理信息系統進行了分析，同時對會展管理信息系統的未來進行期望，希望會展管理信息系統會越來越人性化、滿足不同的需求。關鍵詞：會展；管理信息系統；發(fā)展一、會展管理信息系統概述（一）信息管理系統概述1、信息與數據 信息本質特征和定義：信息是反映客觀世界中各種事物的特征和變化并可借各種載體加以傳遞的有用的知識。2、信息和數據 數據是人類用來反映客觀世界而記錄下來的可以鑒別的數字、字母、符號、聲音和圖像；信息是對原始數據進行加工或解釋后的對客觀世界產生影響的數據。（二）管理信息 管理信息是組織在管理活動過程中采集到的、進過加工處理后對管理決策產生影響的各種數據的總稱。它以從企業(yè)生產經營活動中找到的原始數據為依據，經過加工處理、分析解釋、明確定義后，對其后的企業(yè)管理決策產生影響。 管理信息的主要形式：主要有報告、報表、單據、進度圖、計劃書、協議、標準、定額等。反映企業(yè)所進行的生產經營活動以及與之相關的外部環(huán)境。（三）管理信息系統 1985年，管理信息系統的創(chuàng)始人，明尼蘇達大學卡爾森管理學院的著名教授Gordon B.Davis（高登戴維斯）給出了信息管理系統這樣的定義：“信息管理系統是一個利用計算機硬件和軟件，手工作業(yè)，分析、計劃、控制和決策的模型，以及數據庫的用戶機器系統，它能提供信息，支持企業(yè)或組織的運行、管理和決策功能”。（四）管理信息系統的基本功能和結構1、管理信息系統的基本功能 管理信息系統的基本功能有：對信息進行采集、處理、存儲、管理、檢索和傳輸，以達到人們使用信息的目的。2、管理信息系統的基本結構管理信息系統由信息源、信息處理器、信息管理者和信息使用者四大部件組成，其中信息源是數據的輸入源。（五）會展信息1、會展信息的概念和組成會展行業(yè)是一個交叉性很強的行業(yè)，對于會展行業(yè)信息的定位也不能局限于行業(yè)本身，他是一個信息及其密集的行業(yè)，對于信息的采集、加工、傳輸、存儲、更新和維護亦是一個復雜的過程。2、會展信息的管理 會展活動中會展主辦公司和參展商各自獨立的重復收集觀眾名片信息，數據沒有共享和交換；缺乏對信息深入的利用；不同會展活動直接數據獨立，數據缺乏歸并和統一處理。把信息的孤島變成信息的海洋。3、實現信息管理的有效途徑 信息管理的標準化，信息管理的標準化是指提高信息管理水平，建立計算機管理信息系統的前提條件。信息管理的高效化，信息管理系統的高效化是指信息管理的各個環(huán)節(jié)做到及時、準確、適用和經濟四個方面。4.實現會展信息有效管理的具體方法 會展主辦單位采集的觀眾信息可以為參展商所利用。而參展商在展臺收集到的觀眾行為信息也為會展主辦公司共享。在大型數據庫支持下，同一會展會展主辦公司的各界會展之間的數據完全可以得到及時歸并和統一處理，實現信息共享，更好的確定觀眾的行為習慣和價值評判。通過決策支持系統，實現數據挖掘。會展服務商通過共享信息可以為會展客戶提供例如商務旅行、專門接待等更深入的服務。（六）會展管理信息系統概述 會展管理系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設施以及其他辦公設施，進行信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護，以會展行業(yè)的企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層動作的集成化的人機系統。二、會展管理信息系統的發(fā)展趨勢（一）信息化發(fā)展影響著會展行業(yè)的發(fā)展 信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，也是我國產業(yè)結構優(yōu)化升級，實現工業(yè)化和現代化，增強國際競爭力與綜合國力的關鍵環(huán)節(jié)。會展被推崇為“現代城市的面包”，具有強大的產業(yè)帶動效益，不僅能給城市帶來租費、搭建費、廣告費、運輸費等直接輸入，還能創(chuàng)造住宿、餐飲、通信、旅游、購物、貿易等相關收入。更為重要的是，會展匯集巨大的信息流、技術流、商品流和人才流，會對一個城市或地區(qū)的國民經濟和社會進步產生難以估量的影響和催化作用。信息技術的廣泛應用可以使會展經濟所帶來的復雜的資金、商品和信息流動更加順暢合理，降低會展各方面的運營成本。會展業(yè)的發(fā)展也推動了信息技術和信息資源的開發(fā)應用。它要建立個參展企業(yè)的數據庫，并能實現共享，在會展設施方面要求具有聯系全球的通訊設施。同時，會展業(yè)經濟的發(fā)展對信息產業(yè)的發(fā)展，尤其是信息服務業(yè)提供了更為廣闊的市場。展覽是會展業(yè)最直接的市場表現，現代的展覽會已經不是簡單意義上的展示產品、推銷產品、購買商品的場所，現代展覽會已經快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心，可以最快的專遞和接觸到各類信息。（二）信息管理模式的研究由于會展形式的多樣性，為會展管理信息系統的研究內容、系統設計帶來很大困難，同時因為會展本身的特點。如果采用一般性的業(yè)務處理的模式。很難采用較為一致的框架來設計具有通用意義的會展管理信息系統。從業(yè)務處理層面來看。能夠處理的信息是相當有限的，僅僅限于客戶關系管理、會員管理 登記參會情況：場館展位預訂和租用等業(yè)務層面的信息；從信息處理流程來看 由于會展活動是一次性發(fā)展進程。從策劃到結束基本上屬于線性的過程，因此可以將會展信息系統看作一個開放式系統。不具有明顯的反饋和系統狀態(tài)控制的環(huán)節(jié)。這種面向業(yè)務層面的會展管理信息系統的生命力是不強的。為解決上述矛盾 我們認為會展信息系統應突破以往管理信息系統設計基本模式 即一開始就應當設計一個為會展項目管理為目的 以會展項目管理、會務管理服務為主要研究內容 提供會展的項目策劃、進程管理上需要的信息。從這個意義講。雖然會展系統總的看來是一個仍然是一個開放式系統 但是在各個階段的管理方式上可以加強階段性、局部性的控制和管理。使會展系統和會展過程得到良好的控制 能夠達到系統預定的目標。因此這樣的會展系統不再是簡單的開放式。而是若干個良好控制的閉環(huán)子系統的在時間進程上有機地結合。面向管理應用的會展系統。能夠很好的解決一般性和特殊性的問題。雖然會展活動的形式多樣性和多變性。但是從會展的管理和進程的角度來看 都可以劃分成策劃階段、接待階段、會展階段、結束階段、休會階段 完全可以忽略每次活動形式的差異把各個階段的工作抽象成策劃，組織、落實和檢查的研究內容因此信息處理工作就轉換成把會展各個階段的項目的管理工作系統的使用人員的主要工作就是制訂所要完成的工作列表(項目J 并對項目的執(zhí)行情況監(jiān)督和控制。在會展活動期間的所有業(yè)務處理工作都融會在系統管理中來 即在項目管理的前提下實現業(yè)務數據的處理。提升業(yè)務數據處理內涵、意義和針對性。這種以項目管理為主的管理信息系統的應用模式在其他管理信息系統應用中并不常見，可以認為是會展管理信息系統的獨特之處。三、會展管理信息系統的策劃功能研究會展包括會議和展會兩種形態(tài)，它們的信息管理工作有很大的區(qū)別，體現在控制的實體在形式上的不同，將其工作流程抽象成信息流之后 在很多方面具有相似之處。我們把它們歸類在基本功能之中。這里僅討論它們共同的、相似的處理功能。在會展信息處理的基本功能包括：策劃功能、管理功能、營銷功能、信息發(fā)布。網絡注冊、財務管理、人力資源管理、后勤保障 邀請函管理等。其中最核心的工作是簟劃功能 由于篇幅關系僅討論策劃的功能需求，對其他功能不做討論。會展信息管理的簟劃功能是為會議和展覽會的項目的起始階段的策劃服務的 在策劃中需要大量的信息和會展管理的經驗根據會展項目的要求。如舉辦的時間和地點、會展的規(guī)格和性質與會人員的級別和人數、會展覆蓋的地域范圍、最后要達成的效果 這些顯性和隱性的問題在會展策劃中是著重考慮的因素。由于會展活動具有非常明顯區(qū)別的階段性 不同階段的任務、工作重心也不同。因此策劃也應配合這樣情況，針對會展不同階段做相應的策劃。由于會展的信息量很大，因此在策劃時，必須認真對待工作出現的一些細節(jié)和可能發(fā)生的種種情況，并備有應對突發(fā)事件的緊急預案。在策劃中制定的項目包括兩個方面的內容；首先是確定項目內容 制定項目的基本內容。如項目名稱、達到的目標。完成或考核的指標 項目在準備過程中、必須安排具體的負責人落實該項目。并在指定的時間內。按照考核指標進行檢查；第二是項目之間流程關系。即項目之間的在時空方面存在某種耦臺關系，確定項目的任務鏈和完成的時間鏈。我們把會展的信息管理的策劃功能。按照會展的不同階段進行劃分，以階段作為不同的研究對象，按籌備階段 準備階段 會前階段 期中階段 結束階段和休會階段的順序進行，然后在針對每個具體的階段作詳盡的策劃，逐步分解到具體的功能。對于不同階段設計不同的功能需求。這也是我們研究的重點。系統的所有功能需求都圍繞著策劃的功能需求展開進行的。四、結語通過對會展信息管理的分析和研究。此類信息變化和跨度等很大的信息系統，開放式是其主要特點。采用面向業(yè)務數據處理的模式不能對會展信息進行有效的籬理和控制。采用項目管理的研究方法，以面向項目管理的模式對其各個發(fā)生階段進行局部控制。以項目的策劃 落實、監(jiān)督 檢查和確認的工作環(huán)節(jié)的形式實現局部上的反饋控制，從而達到對整個項目進行控制的目的，以這種方式組織的管理信息系統能夠較好地