企業(yè)移動協(xié)同軟件應(yīng)用場景介紹.docxVIP

企業(yè)多動協(xié)同軟件應(yīng)用場景介紹1、 BeTalk與IM應(yīng)用的區(qū)別a) BeTalk不同于其他即時(shí)聊天應(yīng)用（微信、QQ、飛信.）的聊天窗口，它不是即時(shí)通信工具，而是團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作管理應(yīng)用，對整個(gè)協(xié)同工作過程進(jìn)行監(jiān)控管理b) 更適用于企業(yè)辦公場景，并非日常娛樂聊天工具，而即使溝通能力是中BeTalk眾多能力中之一，是為了在協(xié)同辦公中更順暢的與成員溝通和記錄工作流全過程的一種能力；（即時(shí)通信并不是BeTalk的最核心模塊，只是協(xié)同辦公中為更順暢的與成員溝通并記錄工作流全過程的一種能力）2、 團(tuán)隊(duì)協(xié)同辦公場景a) 活頁夾與IM應(yīng)用中聊天窗口的區(qū)別b) 團(tuán)隊(duì)活頁夾 在團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作中，可按照項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)群組創(chuàng)建活頁夾，來記錄完整的工作協(xié)同過程； 每個(gè)成員加入該活頁夾群組可以查閱所有歷史過程記錄包括：即時(shí)溝通對話，共享文檔，討論記錄，批閱信息，任務(wù)派發(fā)，會議記錄等全過程，不會遺漏任何協(xié)同信息，并可以對所有過程中的內(nèi)容進(jìn)行編輯管理和備份；而微信、QQ群組聊天中經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是，新成員無法查閱歷史記錄，共享文檔只能通過群管理員上傳，群成員不能參與編輯修改，也無法記錄團(tuán)隊(duì)協(xié)作過程，設(shè)定的使用場景不同； 在與群組成員發(fā)起單獨(dú)聊天過程中也可輕松查閱該成員與你共享的所有活頁夾列表，無需再次進(jìn)入對應(yīng)的群組中取閱工作協(xié)同中的所需文件，可直接通過雙方共享活頁夾直接取閱所需文檔； 每一個(gè)活頁夾都會分配一個(gè)郵箱地址，可以直接通過郵箱地址發(fā)送消息、郵件、文件到對應(yīng)的活頁中，對方無賬號的情況下也可以將文件發(fā)送給你和團(tuán)隊(duì)c) 記錄團(tuán)隊(duì)討論過程 每創(chuàng)建一個(gè)團(tuán)隊(duì)活頁夾都能夠承載一個(gè)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目獨(dú)立的工作協(xié)同全過程，將聊天、文檔、會議記錄、任務(wù)合為一體； 按時(shí)間軸管理所有過程文檔，供隨時(shí)取閱，討論的過程可以按時(shí)間順序查詢文字、音視頻、文檔的全部編輯、修改、批注及評論的全部過程；3、 文檔管理編輯操作a) 記錄文檔標(biāo)注修改過程可以完全替代企業(yè)svn，上傳、保存、修改、批注文檔內(nèi)容，批閱記錄一目了然，操作簡單方便且不占用個(gè)人本地空間，可在線批注、修改、評論文檔，活頁夾的對話框中顯示對文檔操作過程及修改人員的記錄，文件列表中也會對每個(gè)文件的最后修改時(shí)間進(jìn)行標(biāo)注。b) 可以編輯個(gè)人手寫簽名簽名工具為方便商務(wù)客戶設(shè)計(jì)，可以生成一個(gè)電子版的手寫簽名并保存。在活頁夾或會議中上傳采購協(xié)議、付款審核、登記、授權(quán)、同意書及其他格式文本，在瀏覽后可直接調(diào)出手寫簽名添加到對應(yīng)的文檔上。如果紙墨手寫簽名過去在您的業(yè)務(wù)或組織中有效地發(fā)揮了作用，但耗費(fèi)了太多的時(shí)間和資源，那么選擇電子手寫簽名將會減少您的風(fēng)險(xiǎn)，并且極大地提高了無紙化辦公的效率。c) 可添加語音文字氣泡對文檔的在線編輯過程中可以添加“語音/文字氣泡”注釋，到對應(yīng)的內(nèi)容位置旁邊，即時(shí)在不方便打字的時(shí)候也可以通過添加語音氣泡來批注文檔，這也是國內(nèi)多數(shù)即時(shí)應(yīng)用所不具備的能力。d) 在線創(chuàng)建Note筆記在應(yīng)用內(nèi)部可直接創(chuàng)建筆記文檔，進(jìn)行文檔的編寫，并支持編號列表、字體大小、字體顏色、鍛煉對齊、縮進(jìn)、插入超鏈接等多種文本格式，并可直接保存在相應(yīng)的活頁夾文件中，活頁夾中成員可以直接編寫或修改該文檔。e) 文檔分類管理及備份 支持多種類型的文檔上傳，在活頁夾中的文件列表頁中可以創(chuàng)建多層級的文件夾歸類文檔； 可進(jìn)行備份、分享、發(fā)起關(guān)于此文檔的任務(wù)等操作，便于團(tuán)隊(duì)工作協(xié)同中的文件歸檔整理和文件傳遞分享。4、 企業(yè)會議場景a) 預(yù)約會議 可按日歷時(shí)間預(yù)約多個(gè)音視頻會議，預(yù)約會議時(shí)可填寫會議主題、會議概述，開始結(jié)束時(shí)間，邀請成員，并可以同時(shí)設(shè)置開始會議時(shí)錄制會議記錄。 會議預(yù)約提交安排后，會推送會議預(yù)約邀請給被邀請的成員，并同時(shí)發(fā)送會議邀請郵件內(nèi)容包含：會議網(wǎng)址鏈接、會議號、添加日歷文件，參會成員接受邀請后可以直接將會議日程添加到日歷中，方便會議前提醒，會議開始前30分鐘可進(jìn)入會議環(huán)境，主持人可提前進(jìn)入。b) 即時(shí)發(fā)起會議 在協(xié)同工作中經(jīng)常會出現(xiàn)僅靠文字溝通無法滿足的場景，此時(shí)無需退出當(dāng)前活頁夾，可在活頁夾中的會議標(biāo)簽頁中立即發(fā)起即時(shí)會議，在wifi環(huán)境下可節(jié)省話費(fèi)，會議中同步分享和演示文件； 適合需要遠(yuǎn)程在線溝通，指導(dǎo)、分享和演示文檔，互動討論的任何場景；c) 錄制會議音視頻 可設(shè)置會議開始時(shí)錄制會議全程的音視頻記錄作為會議紀(jì)要存檔備份； 會議中也可隨時(shí)開啟錄制功能，節(jié)選錄制重要的會議討論內(nèi)容； 會議錄制文檔將保持在會議日程列表中供所有參會成員取閱；d) 可多端同時(shí)加入會議 你可以使用同一個(gè)賬號不同終端，同時(shí)加入一個(gè)會議中（會議中可隨時(shí)分享不同終端上的會議中所需文檔、圖片、音視頻，無縫切換） 如果需要同時(shí)參加多個(gè)會議，可使用多個(gè)終端設(shè)備登錄BeTalk參加不同的會議。e) 對方非注冊用戶也可邀請加入會議 會議邀請不限于你的聯(lián)系人列表中注冊成員，還可以通過對方郵箱邀請其他BeTalk注冊用戶及并未注冊過的陌生成員加入會議，讓參會人員不再受到應(yīng)用注冊的限制，無論對方是否安裝BeTalk，是否為BeTalk用戶，是否在你的聯(lián)系人列表中，都可發(fā)起會議邀請； 對方在接受到會議邀請時(shí)，會自動將接受會議邀請的郵箱地址設(shè)置為臨時(shí)賬號，通過郵件中的會議地址啟動BeTalk Wep版，加入到會議中。f) 會議中支持同步分享音視頻、演示文檔操作 會議中可以發(fā)起共享你的應(yīng)用內(nèi)屏幕 可以在任何你所擁有的活頁夾中選擇文件做為演示文檔，演示中可使用過激光筆等標(biāo)注工具 會議文檔分享結(jié)束后g) 可查詢會議記錄并存檔 會議結(jié)束后所有會議中分享的文件都可以保存到活頁夾中 會議記錄音視頻將保存在會議日程列表中，供參會成員取閱，并可以轉(zhuǎn)發(fā)或保存5、 任務(wù)管理派發(fā)場景a) 任務(wù)指派 任務(wù)是團(tuán)隊(duì)協(xié)作中從項(xiàng)目溝通到交付執(zhí)行的關(guān)鍵過渡，輕量任務(wù)管理系統(tǒng)能有效的避免團(tuán)隊(duì)溝通流于泛泛的流水賬，而是變成落實(shí)到細(xì)化可查的代辦事項(xiàng)，幫助團(tuán)隊(duì)提高執(zhí)行效率。 在活頁夾的任務(wù)列表里可以查看到當(dāng)前活頁夾下所有已添加任務(wù)。新增的任務(wù)默認(rèn)并不指派給任何團(tuán)隊(duì)成員，點(diǎn)擊任一任務(wù)項(xiàng)目可查看該任務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容。在任務(wù)詳情中，可將當(dāng)前任務(wù)指派給活頁夾中的任意成員去完成。b) 任務(wù)定時(shí)提醒在實(shí)際團(tuán)隊(duì)協(xié)作過程中，任務(wù)多數(shù)均不是無期限的，截止日期是任務(wù)非常重要的一項(xiàng)基本屬性。給任務(wù)設(shè)置定時(shí)提醒，快到期和已經(jīng)過期的任務(wù)會有相應(yīng)的顏色提醒，設(shè)置了截止日期并且已經(jīng)分配了成員的任務(wù)，將會在即將到期時(shí)給被分配的成員系統(tǒng)提醒。c) 任務(wù)重新啟動針對已完成的任務(wù)，點(diǎn)擊任務(wù)前的勾選框即可標(biāo)記該事項(xiàng)已完成并歸檔至“已完成”任務(wù)列表中，但在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中不排除會出現(xiàn)誤操作或是本已完成的任務(wù)因?yàn)槟承┰蛐枰^續(xù)完成。此時(shí)無需重建任務(wù)，在“已完成”列表中點(diǎn)擊任務(wù)前勾選框，該任務(wù)會自動回到任務(wù)待辦列表中。d) 任務(wù)發(fā)起或完成的所需附件 針對某項(xiàng)任務(wù)往往會需要一定文檔作為輔助，或是指派任務(wù)給其他成員時(shí)需要文檔作為補(bǔ)充說明。點(diǎn)擊單條待辦事項(xiàng)，在設(shè)置界面點(diǎn)擊“為任務(wù)添加附件”即可。 若是將活頁夾內(nèi)已有文件作為任務(wù)附件，而任務(wù)還未創(chuàng)建，可在“文件”頁面點(diǎn)擊待操作文件屬性標(biāo)志，選擇“創(chuàng)建任務(wù)”即可將當(dāng)前文件直接標(biāo)記為新建任務(wù)的附件。e) 團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理在活頁夾中“任務(wù)”頁面，可查看所有“待辦任務(wù)”及“已完成”任務(wù)列表，也可查看任意團(tuán)隊(duì)成員（包括自己）名下分配到的任務(wù)及還未分配的任務(wù)。當(dāng)任務(wù)列表過長時(shí)，也可通過關(guān)鍵字檢索的方式查找相關(guān)任務(wù)詳情。6、 遠(yuǎn)程訪問PC端文件a) 手機(jī)、PC同時(shí)在線時(shí)，可發(fā)起遠(yuǎn)程電腦邀請PC端授權(quán)，即可訪遠(yuǎn)程電腦中的所有文檔進(jìn)行操作；b) 支持添加多個(gè)遠(yuǎn)程電腦訪問權(quán)限，只要你在不同PC端安裝BeTalk應(yīng)用，同一賬號登錄時(shí)授權(quán)遠(yuǎn)程訪問，就可以添加到遠(yuǎn)程電腦列表中；7、 代收郵件場景a) 可通過連接BeTalk與電子郵件，如：QQ，Gmail，Outlook等， 通過電子郵件發(fā)送消息到Moxtra活頁夾提供的郵箱地址中。你的電子郵件的內(nèi)容將被以頁面的形式推送到BeTalk活頁夾里，郵件里的任何附件也將以頁面的方式推送。b) 也可以作為郵件代收工具，實(shí)時(shí)代收企業(yè)或個(gè)人郵件，更直接的通過活頁夾就可以查閱個(gè)人/企業(yè)郵件,不必再啟動郵件應(yīng)用程序，節(jié)省空間。8、 屏幕錄制講解場景a) 活頁夾內(nèi)文件屏幕錄制講解當(dāng)評注、標(biāo)記、評論等靜態(tài)展示方式仍不足以清晰地傳達(dá)信息時(shí)，屏幕錄制工具就體現(xiàn)出了優(yōu)勢所在。把屏幕動態(tài)包括標(biāo)注、評論等配合語音講解一并錄制下來，以視頻的形式加以保存。團(tuán)隊(duì)成員可以通過視頻看到完整的操作及講解過