檔案規(guī)范化管理策略研究論文.doc

檔案規(guī)范化管理策略研究論文 實踐證明，檔案管理只有逐步規(guī)范才能更加科學。檔案規(guī)范化管理的實現，可以通過以下策略加以保障： 1抓好檔案管理制度落實 檔案規(guī)范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎。只有建立健全檔案工作規(guī)章制度，才能保證檔案工作規(guī)范化的有效實施。檔案管理制度首先應做到：對已有制度的不斷完善，對缺失制度的及時補充，對新增工作內容的制度配套。不斷制定和完善檔案規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執(zhí)行力。規(guī)章制度不應束之高閣，檔案工作各個環(huán)節(jié)都應嚴格按照制度的標準執(zhí)行。最后，要構建檔案管理工作網絡。檔案工作管理網絡的建立，有利于形成各部門多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實處。 2加強公文制發(fā)流程管理 檔案大部分是由公文轉化而來，公文制發(fā)的質量直接影響檔案的規(guī)范化水平。加強公文制發(fā)流程管理，能有效提高公文的整體質量。公文制發(fā)流程管理應把握三個方面：一是公文簽發(fā)手續(xù)要齊全。發(fā)文手續(xù)需經相關人員審批簽字，發(fā)文稿簽的內容填寫要齊全完整。二是公文格式要規(guī)范。制作公文時不能自降標準或“差不多”就行，每個細節(jié)都應嚴格按照國家規(guī)定的公文格式規(guī)范執(zhí)行。三是歸檔前要嚴格檢查公文細節(jié)。如：底稿與正文是否相符、有無公章、日期、筆墨紙張使用是否規(guī)范、有無破損等，確保歸檔公文的質量，提高檔案的規(guī)范化水平。 3嚴格遵守立卷歸檔原則 相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作規(guī)范化的最大障礙。因此，立卷歸檔應遵循“以我為主”原則。另外，還要把握三個特性：一是時效性。完成現行文件階段任務是立卷歸檔的前提，只有達成目前文件任務才可以立卷歸檔。二是完整性。歸檔工作中，既要把握重點，分清主次，嚴把入口關，更要注意防止應歸檔文件的散失，要做到“應收盡收、應歸盡歸”。三是實用性。立卷過程中，把同類并具有內在聯系的文件材料放在一起，保持同一問題的完整性和連續(xù)性，使歸檔后的檔案既完整又不重復，以提高檔案的利用效率。 4強化執(zhí)法監(jiān)督和考核機制 檔案規(guī)范化管理的實現，首先要有嚴格的監(jiān)督管理作保障。檔案行政管理部門要依法依規(guī)加強檔案執(zhí)法檢查，監(jiān)督檔案制度的實施，確保各項檔案制度落到實處。其次，要嚴格推進考核制度的落實。制定科學、實用的檔案管理考核辦法，注意對反饋結果的搜集，同時輔以激勵約束機制，保障考核實效。 5通過檔案升級達標創(chuàng)建工作逐步規(guī)范 河南省機關檔案規(guī)范化管理認證標準涵蓋檔案管理體制、檔案業(yè)務“兩基”建設、檔案信息化建設、檔案提供利用等四大類、四十小項內容，是對檔案工作全方位的檢驗和考核。創(chuàng)建單位需要按照認證標準的要求，逐條解讀和對照，逐項自查整改，不斷完善。認證標準的完善過程，既是不斷補充、創(chuàng)新的過程，也是檔案工作不斷規(guī)范、提升的過程。通過晉升達標創(chuàng)建活動，檔案的硬件設施和軟件水平都會得到很大改善和提升。 6注重檔案資源的深度開發(fā) 加強檔案的規(guī)范化管理，其根本目的就是要實現檔案利用價值的最大化。搞好檔案資源的開發(fā)利用是實現檔案價值的最直接手段。對檔案資源的深度開發(fā)，能夠使“死檔案”變成“活資源”。一是檔案的編目要更加全面規(guī)范。在一般檔案編目的基礎上，及時編制新增檔案類別的檢索工具，如電子檔案的檢索工具等，使檔案檢索工具更加高效、準確，實現多途徑檢索。二是檔案的編纂要更加科學實用。通過先進的檔案軟件，將龐雜、零散的數據信息、精煉和歸類，使其更加準確、系統(tǒng)；將內容一致、有規(guī)律性的數據信息有機地結合，集中編目成冊，形成科學實用的專題編研資料。