公司向員工寄送法律文件操作流程及注意事項.doc

公司向員工寄送法律文件操作流程及注意事項若員工不愿意當面簽收公司發(fā)出的書面通知（包括但不限于簽訂勞動合同通知書、警告通知書、變更工作地點通知書、續(xù)簽勞動合同通知書、法律風險告知書、解除勞動合同通知書、辦理離職手續(xù)通知書、離職證明等文件），或因為某種原因必須將某些法律文件送交給員工而員工拒絕前來領(lǐng)取，若不送交員工的話，公司將承擔法律風險的情況（例如離職證明等），建議公司于該員工當面拒收當日或于法定的單位須送交員工的截止期限前，按照以下流程操作：一、通過員工自己確認的聯(lián)系地址用快遞形式（建議用EMS）送達文件。郵遞地址的優(yōu)選順序是：1、入職信息表（若有）、勞動合同內(nèi)確認的通信地址。2、員工雖然在上述入職信息表或勞動合同內(nèi)有確認的通信地址，但員工通過本單位申請辦理過本市住房公積金貸款、提取等業(yè)務(wù)，有相關(guān)證明文件證明該員工在本市還有實際居住地址的，按此地址郵遞。3、若無上述二種地址，則按員工身份證地址寄出。4、對于預(yù)期可能發(fā)生重大爭議、或者需要密切關(guān)注的個案，建議按照上述多個地址分別寄出內(nèi)容相同的法律文件以確保萬無一失。二、寄送快遞時，在郵包上隨附的快遞詳情單上面明確寫出所寄送文件的名稱，如“致張三解除勞動合同通知書”。另請注意，由于預(yù)期此份快遞詳情單可能會作為證據(jù)使用，因此務(wù)必用力填寫！必要時請掀開最底層一聯(lián)查看復寫的字跡是否清晰可辨。三、寄送快遞時，向快遞公司明確提出的要求：1、請要求快遞公司提供簽收回執(zhí)（例如EMS的大部分快遞詳情單會有“需要回執(zhí)”的選項，可以勾選；若快遞公司不提供此返回簽收回執(zhí)的服務(wù)的，則不宜選用這家快遞公司?。?。2、明確告知快遞公司，不得擅自更換本郵件的包裝及快遞詳情單的填寫內(nèi)容，若有必須更換本郵件的包裝以及快遞詳情單的情形，務(wù)必通知發(fā)件人再行處理（這是因為某些不規(guī)范的快遞公司有內(nèi)部潛規(guī)則：為防止其內(nèi)部員工竊取郵包內(nèi)的物品，對于所有填寫了“內(nèi)件說明”的快遞詳情單均私下更換）。若遭遇此類不規(guī)范的快遞公司，則公司原本要達到的送達法律文書的意圖就不能實現(xiàn)。3、若與快遞公司溝通良好，還可要求快遞公司在投遞該份快遞前，不要電話聯(lián)系員工；四、若快遞被簽收，請聯(lián)系快遞公司，要求快遞公司提供簽收回執(zhí)單據(jù)；五、若快遞被“查無此人”“拒收”等原因退回，請將退回的郵包原件（含郵件包裝及隨附的快遞詳情單）直接作為檔案留存，請有關(guān)操作人員注意務(wù)必不要拆開快遞。六、對于預(yù)期可能發(fā)生重大爭議、或者需要密切關(guān)注的個案，快遞公司提供的有收件人簽字的簽收回執(zhí)或被退回的郵包，對請仔細檢查其外觀和記載內(nèi)容，注意以下細節(jié)并提前完善輔助證明以免在今后的案件舉證期內(nèi)因時限較短而手忙腳亂：1、復寫的字跡是否清晰（請參閱本流程第二點內(nèi)容）。2、是否與本公司寄出的版本及內(nèi)容一致（請參閱本流程第三點第2項內(nèi)容）。3、簽收人是否與收件人姓名一致（若不一致，建議還需請快遞公司出具一份投遞情況說明，用以證明是按指定的地址通知了指定的收件人，簽收人可推測出是與收件人同住的有密切關(guān)系的人）。4、送達的時間能否清晰看出是當月的多少日期（若因投遞員疏忽未填寫，建議還需按本流程第六條第3項處理）。5、有無快遞公司的蓋章？（若無蓋章，建議按還需按本流程第六條第3項處理）。附件是來自一宗真實個案，我們要求快遞公司詳細說明投遞情況的證明（因為該快遞公司提供的“簽收回執(zhí)”上沒有規(guī)范填寫是幾月幾日送達的，且實際簽收人與指定的收件人不是同一個人），我們作為示范，以助理解：證 明2011年12月9日“AAA有限公司”委托我司“全一快遞”（單號：*1110 9006 #*）投遞的到XX市XX北路XX花園XX苑X幢502房張XX收，此件是由該地址居住的男孩在2011年12月10日簽字簽收的（簽名為：王XX）。當時的情況是：我司快遞員在2011年12月10日下午到達至上述地址樓下，根據(jù)該快遞單上填寫的手機號碼（136XXXXXXXX）通知張XX有快遞到，張XX表示會下樓前來領(lǐng)取。但是過了一會下樓來的是一名男孩，自稱是張XX的兒子，是來幫張XX領(lǐng)快遞的，于是我司快遞員就與他核對了收件地址和收件人姓名，并由他在快遞單上簽字簽收了。該快遞單上收件人所簽的名字是王XX，簽收時是2011年12月10日下午14點20分。此快遞件在我公司系統(tǒng)登記的到達時間是2