總帳與報表操作手冊.docVIP

總帳報表操作手冊一、 日常業(yè)務處理流程： 日常財務工作：n 1、增加憑證單擊填制憑證單擊增加錄入憑證分錄錄完憑證，單擊保存單擊退出。憑證表頭部分的錄入備注:l 憑證類別為初始設(shè)置時已定義的憑證類別代碼或名稱。l 采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號l 采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，不能超過業(yè)務日期。l 憑證一旦保存，其憑證類別，憑證編號不能修改。輸入憑證正文部分 備注:l 摘要可以相同，但不能為空，按回車，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄行l(wèi) 會計科目通過科目編碼或科目助記碼輸入。l 科目編碼必須是未級的科目編碼。l 金額不能為零，紅字以 “-”號表示。l 在金額處按空格鍵，系統(tǒng)將自動調(diào)整當前分錄的金額方向。l 在金額處按“=”，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動計算此筆分錄的金額。l 錄入涉及數(shù)量核算的分錄時，錄入“數(shù)量”、“單價”系統(tǒng)自動計算出“金額”放在借方，可用空格調(diào)整方向；u 輔助核算信息l 如果科目設(shè)置了輔助核算屬性，還要輸入輔助信息，如部門、個人、項目、客戶、供應商、數(shù)量、自定義項等 。備注：l 在錄入憑證過程中新增加的部門、個人、單位、項目可通過參照窗增加錄入；具體操作：單擊輔助信息參照單擊編輯單擊增加單擊退出n 修改憑證單擊上張、下張選中要修改的憑證，直接修改；修改輔助信息可雙擊對應的輔助項調(diào)出相應窗口修改。備注：l 未經(jīng)審核的錯誤憑證可通過【填制憑證】制單功能直接修改l 已審核算的憑證應先取消審核后，再通過證制單功能進行修改。l 若您在【選項】中設(shè)置了制單序時的選項，那么，您在修改制單日期時，不能在上一編號憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。l 若在【選項】中設(shè)置了不允許修改、作廢他人填制的憑證，則不能修改他人填制的憑證。l 外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。n 沖銷憑證單擊上張、下張選中要作廢/恢復的憑證，單擊制單菜單下作廢/恢復。 沖銷憑證可以采用【制單】菜單下的沖銷憑證命令制作紅字沖銷憑證。備注：制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充，通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常憑證進行保存。n 刪除憑證單擊上張、下張選中要作廢/恢復的憑證，單擊制單菜單下作廢/恢復。單擊制單菜單下整理憑證選擇整理憑證期間單擊“確定”選擇要刪除的憑證單擊“確定”。備注：l 如果遇到有非法的憑證需要作廢時，則可以使用作廢/恢復功能，將這些憑證進行作廢。l 如果作廢憑證不想保留時，可以通過整理憑證功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。l 只能對未記帳的憑證作憑證整理。l 已記帳憑證作憑證整理，應先恢復本月月初的記帳前狀態(tài)，再作憑證整理。l 若本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想對已記賬憑證作憑證整理，請先到恢復記賬前狀態(tài)功能中恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。n 2、會計憑證審核更換操作員：在企業(yè)門戶中單擊菜單重注冊，屏幕顯示“系統(tǒng)登錄”，選取帳套后單擊確認；在“操作員”窗口選擇有審核權(quán)限的操作員單擊確認；審核：單擊審核憑證下的審核憑證設(shè)置要進行審核的憑證條件，點擊“確認”選擇要審核的憑證，點擊“確定”點擊單擊“審核”或?qū)徍瞬藛蜗碌某膳鷮徍藨{證；取消審核：如上進入審核憑證窗口，點擊單擊“取消”或?qū)徍瞬藛蜗碌某膳∠麑徍?；標識錯誤：如上進入審核憑證窗口，可單擊標錯，系統(tǒng)在該憑證上標識為有錯，便于制單人進行修改；審核完畢，單擊退出。備注：l 制單人與審核人不能是同一人；審核前必須更換操作員（重新注冊）；l 憑證一經(jīng)審核便不能修改和刪除，若要修改刪除可先取消審核；l 取消復核只能由復核人自已進行。n 3、會計憑證記帳在”憑證”菜單中單擊記帳單擊“記帳范圍”輸入要記帳的憑證范圍（格式如：1-20或1,3,5,7-10）單擊下一步，核對記帳報告無誤后，單擊下一步，單擊記帳，系統(tǒng)即開始記帳，記帳完畢退回總帳系統(tǒng)畫面。備注l 第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。l 上月不記帳，本月不能記帳。l 未審核憑證不能記帳。l 作廢憑證不需要審核可直接記帳。月未業(yè)務操作： 月未工作描述：1) 銀行出納錄入對賬單,與銀行對賬。2) 記帳人員進行轉(zhuǎn)帳定義，執(zhí)行轉(zhuǎn)帳生成。（如果涉及現(xiàn)金，銀行存款科目，憑證也須出納簽字）。3) 財務經(jīng)理審核轉(zhuǎn)帳生成的憑證。4) 記帳人員對審核后的憑證記帳。5) 憑證全部記帳完畢后，記帳人員執(zhí)行對帳。6) 對帳平衡、顯示正確后，制表人在UFO報表系統(tǒng)內(nèi)編制報表，打印報表，送交財務經(jīng)理審核。7) 打印會計憑證和科目匯總表與原始單據(jù)粘貼、裝訂成冊，打印帳簿保存。8) 數(shù)據(jù)備份后進行結(jié)帳。（其他各系統(tǒng)必須先結(jié)帳）n 取消記帳1. 單擊系統(tǒng)主菜單【期末】下的【對帳】，按下鍵，將決定是否顯示/隱藏菜單中的【恢復記賬前狀態(tài)】功能2. 恢復記帳前狀態(tài)有兩種方式： （1）恢復最近一次記帳前狀態(tài)；（2）恢復到月初未記帳前狀態(tài)。具體操作：若該功能被隱藏，可如1操作調(diào)出，單擊憑證菜單下恢復記帳前狀態(tài)選擇恢復方式點擊“確認備注已結(jié)帳月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬n 科目匯總1. 輸入?yún)R總條件后，點擊匯總按鈕，屏幕顯示科目匯總表。2. 當光標在科目匯總表的某一科目行上時，按詳細按鈕，則顯示對方明細科目匯總表。3. 按級次按鈕，可指定匯總的級次。n 自動轉(zhuǎn)帳設(shè)置 自定義轉(zhuǎn)帳：1、 公式說明： 期初余額：QC（”科目編碼”,會計期間,代碼）； 期末余額：QM（”科目編碼”,會計期間,代碼）； 發(fā)生額：FS（”科目編碼”,會計期間,”方向”,代碼）； 取對方科目計算結(jié)果：JG（） ； 常數(shù)2、 具體操作：單擊自動轉(zhuǎn)帳單擊自定義轉(zhuǎn)帳設(shè)置參照窗單擊增加圖標錄入相關(guān)內(nèi)容定義完憑證后，要點擊“保存”，單擊增加定義下張轉(zhuǎn)帳憑證，定義完后單擊退出。備注編制自動轉(zhuǎn)帳公式時，若涉及到項目核算的要分項目進行結(jié)轉(zhuǎn)，編制自動轉(zhuǎn)帳憑證時可編制多張憑證。 轉(zhuǎn)帳生成：1. 具體操作：單擊自動轉(zhuǎn)帳雙擊選中要執(zhí)行轉(zhuǎn)帳生成的轉(zhuǎn)帳目錄點擊“確認”點擊 上張或下張并點擊“保存”或編輯菜單下的成批保存保存生成的憑證點擊退出；2. 憑證生成后更換操作員復核記帳。n 4、對帳1. 單擊系統(tǒng)主菜單【期末】下的【對賬】，顯示待對賬界面。2. 選擇要對賬的會計期間和對賬內(nèi)容，選擇總賬與哪些輔助賬進行核對。3. 確定 ，單擊對賬按鈕，系統(tǒng)開始自動對賬。在對賬過程中，按對賬按鈕可停止對賬。4. 若對賬結(jié)果為賬賬相符，則對賬月份的對賬結(jié)果處顯示正確；若對賬結(jié)果為賬賬不符，則對賬月份的對賬結(jié)果處顯示錯誤，按錯誤可查看引起賬賬不符的原因。5. 按試算按鈕，可以對各科目類別余額進行試算平衡，顯示試算平衡表。n 5、結(jié)帳1. 單擊系統(tǒng)主菜單【期末】下的【結(jié)賬】進入此功能，屏幕顯示結(jié)賬向?qū)б贿x擇結(jié)賬月份。點擊要結(jié)賬月份。2. 選擇結(jié)賬月份后單擊下一步，屏幕顯示結(jié)賬向?qū)Ф藢~簿。3. 按對賬按鈕，系統(tǒng)對要結(jié)賬的月份進行賬賬核對，在對賬過程中，可按停止按鈕中止對賬，對賬完成后，單擊下一步，屏幕顯示結(jié)賬向?qū)露裙ぷ鲌蟾?。若需打印，則單擊打印月度工作報告即可打印。4. 查看工作報告后，單擊下一步，屏幕顯示結(jié)賬向?qū)耐瓿山Y(jié)賬。按結(jié)賬按鈕，若符合結(jié)賬要求，系統(tǒng)將進行結(jié)賬，否則不予結(jié)賬。n 取消結(jié)帳在結(jié)賬向?qū)б恢?，選擇要取消結(jié)賬的月份上，按Ctrl+Shift+F6鍵即可進行反結(jié)賬。備注l 上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但可以填制、復核憑證。l 如月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。l 已結(jié)賬月份不能再填制憑證。l 結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)的人進行。l 若總賬與明細賬對賬不符，則不能結(jié)賬。l 反結(jié)賬操作只能由賬套主管執(zhí)行。n 帳簿查詢及打?。簂 單擊菜單帳表下各項內(nèi)容查詢l 查詢時按需要設(shè)定相應條件，即可得到查詢結(jié)果；l 多欄帳查詢時要先定義多欄帳格式，再查詢；操作如下：單擊菜單帳表 單擊科目帳 單擊 多欄帳查詢單擊增加圖標設(shè)置多欄帳格式點擊確認雙擊定義好的多欄帳查詢；l 現(xiàn)金和銀行存款日記帳必須到出納中查詢；l 涉及輔助核算的科目可在相應的輔助核算中查詢；設(shè)置為客戶往來或供應商往來的科目，必須到應收或應付系統(tǒng)中查詢；l 系統(tǒng)提供通過總帳聯(lián)查明細帳以及通過明細帳聯(lián)查憑證的功能二、 UFO報表編制：n 制作UFO報表的基本流程：啟動UFO-建立報表-設(shè)計報表的格式- 定義各類公式- 報表數(shù)據(jù)處理-打印報表 基本概念l UFO的兩種基本狀態(tài):（1）、格式設(shè)計狀態(tài)：主要是為報表設(shè)置固定內(nèi)容。（2）、數(shù)據(jù)處理狀態(tài)：主要是為報表進行數(shù)據(jù)處理。（3）、格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)的切換，單擊左下角的“格式”或“數(shù)據(jù)”開關(guān)進行。l 單元：由行和列構(gòu)成的最小單位，用列號+行號來表示，如A3。l 組合單元：由相鄰的兩個或兩個以上單元組成的矩形。l 區(qū)域：由一個或多個單元組成的矩形，用起始單元名：結(jié)束單元名來描述，如C5：D20 l 關(guān)鍵字：在UFO報表中用來確定某張表所在位置的“鑒別標志”，稱其為關(guān)鍵字。系統(tǒng)中共提供了單位名稱、單位編號、年、月、季、日六種關(guān)鍵字，主要是對帳表進行定位、取數(shù)等操作。l 單元屬性：指單元在報表中所要處理的內(nèi)容，系統(tǒng)根據(jù)需要提供了表樣型、字符型、數(shù)字型三種；l 單元風格：對報表進行修飾，改變字體、加背景等；l 函數(shù)的應用1、 帳務函數(shù)：系統(tǒng)提供了函數(shù)向?qū)椭脩艟庉嫻剑帉懝綍r,可以利用函數(shù)向?qū)硗瓿晒降亩x。賬務取數(shù)常用函數(shù)有：總帳函數(shù)金額式數(shù)量式外幣式期初額QC()sQC()wQC()期未額QM()sQM()wQM()發(fā)生額FS()sFS()wFS()累計發(fā)生額LFS()sLFS()wLFS()凈額JE()sJE()wJE()2、 平面計算公式：PTOT(某區(qū)域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示為：C10=PTOT(C5:C9)主要函數(shù)有：數(shù)據(jù)合計-PTOTAL() ； 平均值-PAVG() ；計數(shù)-PCOUNT()3、 本表他頁取數(shù)：SELE選擇函數(shù)的應用，例如：本月?lián)p益表D6單元的值等于本月C6單元的值加上上月D6單元的值。公式如下：d6= C6 + sele（ D6， 月 = 月 + 1 ）本月D6單元值本月C6單元值選擇函數(shù)上月D6單元值當前月數(shù)據(jù)來源 月等于當前月與數(shù)據(jù)來源月的差注：l “月”表示當前月，在本例中代表的是“本月”；l “月”表示數(shù)據(jù)來源月，在本例中代表的是“上月”；l “1”表示可變的常數(shù)，它等于“月”減“月”；l 如果要手工錄入公式，所有的標點符號和括號必須在英文狀態(tài)下錄入 設(shè)計報表的格式設(shè)計報表的兩種操作步驟：一、 新建格式表尺寸列寬選擇區(qū)域區(qū)域畫線設(shè)置組合單元（為標題）錄入標題錄入表樣文字修飾報表格式（字體、背景等）保存二、 新建選擇格式報表模板選擇行業(yè)與報表確認進行修改、修飾保存 關(guān)鍵字的設(shè)置與錄入在格式狀態(tài)下，定好關(guān)鍵字所在位置，單擊數(shù)據(jù)菜單下關(guān)鍵字設(shè)置選擇關(guān)鍵字確認在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，單擊數(shù)據(jù)菜單下關(guān)鍵字錄入錄入相關(guān)的關(guān)鍵字內(nèi)容確認 UFO報表數(shù)據(jù)生成計算表頁利用單元公式對表頁進行計算：點擊“格式”標簽轉(zhuǎn)換到“數(shù)據(jù)”處理狀態(tài)，錄入關(guān)鍵字內(nèi)容后，單擊數(shù)據(jù)整表重算表頁管理1、 增加表頁：報表格式編輯