第四章 秘書的接待工作.ppt

上海杉達(dá)學(xué)院管理學(xué)院施超 秘書學(xué) 第一節(jié)接待工作的程序第二節(jié)接待工作的禮儀第三節(jié)饋贈的禮儀 第四章秘書的接待工作 第一節(jié)接待工作的程序 一 接待工作接待工作是指組織在對內(nèi) 對外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作 二 接待工作程序 一 制訂接待計劃1 接待規(guī)格 接待規(guī)格的高低往往根據(jù)接待的目的 性質(zhì)以及來賓的身份 地位 賓主雙方的關(guān)系等實際因素來確定 A 高規(guī)格接待 主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式B 對等規(guī)格接待 主要的陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟鼵 低規(guī)格接待 主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待2 接待規(guī)格的確定3 日程安排 安排迎送 拜會 宴請 會談等事宜4 經(jīng)費預(yù)算5 工作人員的落實6 其他事宜 翻譯服務(wù) 醫(yī)療衛(wèi)生 禮品贈送 代購車船票 二 開展接待工作1 迎接來賓2 會見 會談的接待A 會見和會談的區(qū)別 身份要求 目的 約束力B 座位安排 主左客右 主方背門 主談中央 座位卡C 合影 主人居中 主人右手為上 主客間隔排列3 宴請接待 主隨客便用餐地點的選擇 環(huán)境優(yōu)雅 衛(wèi)生條件良好 考慮來賓的民俗禁忌 口味禁忌4 參觀游覽及娛樂活動 三 善后總結(jié)工作1 通知接站2 總結(jié)提高3 文件歸檔 第二節(jié)接待工作的禮儀 一 一般接待禮儀 一 親切迎客 3S Standup See Smile 1 握手2 問候3 稱呼4 接遞名片 二 熱忱待客1 交談2 引見引座 送茶3 介紹 站立 四前四后 文雅禮貌 請示后退 三 禮貌送客 出迎三步 身送七步 送的語言 姿態(tài)和行為 轎車送客 右為上 左為下 后為上 前為下 案例分析 當(dāng)來訪客人走進(jìn)某藥業(yè)集團(tuán)有限公司經(jīng)理辦公室時 鮑秘書正在辦公桌前打印一份文件 他向客人點點頭 并伸手示意請客人先坐下 10分鐘后 他起身端茶水給客人 用電話聯(lián)系好客人要找的部門 在辦公桌前起身向客人道別 并且目送其走出辦公室 為此事 鮑秘書受到了辦公室主任的批評 為什么 案例一分析 辦公室主任之所以批評鮑秘書 是因為鮑秘書在此次接待工作中沒能做到親切迎客 熱忱待客 禮貌送客 特別是連 出迎三步 身送七步 這一迎送賓客的最基本的禮儀也沒有注意 做為鮑秘書在接待來賓中應(yīng)做到 1 起身迎客 問明來意 2 伸手示意客人請坐 并說明請稍候 3 盡快聯(lián)系好客人要去的部門并具體說明如何去該部門 4 將客人送出門口 握手道別 二 涉外接待禮儀 一 涉外接待禮賓次序1 按外賓的身份與職務(wù)的高低順序排列2 按參加國國名的字母順利排列3 按派遣國通知東道國的日期排列 二 一些國家 地區(qū) 的禮儀知識介紹1 日本人的禮儀 先生 一詞不隨便稱呼筷子不能垂直插入米飯中忌綠色 荷花圖案 忌4 9 2 泰國的禮儀 NO 3 印度的禮儀 4 巴基斯坦 阿拉伯等國家的禮儀 真主保佑 真主保佑你一路平安 真主保佑你全家團(tuán)圓 NO 5 港澳臺同胞的禮節(jié) 恭喜發(fā)財 新年快樂 八 四 6 歐美國家的一般禮儀舉手注目禮鞠躬禮點頭禮握手禮吻手禮接吻禮擁抱禮 第三節(jié)饋贈的禮儀 一 一般禮品的選擇二 探病禮品的選擇1 探望病人適宜送的食品a高血壓 冠心病 膽囊炎 腎炎 水果 水果罐頭 果汁b糖尿病人 奶制品 蛋類 肉松c氣管炎 肺氣腫 肺結(jié)核 核桃 蜂蜜 銀耳和梨d貧血 孕婦 產(chǎn)婦 紅糖 雞蛋 鮮蝦 奶制品和豆制品e胃腸道疾病 藕粉 麥乳精 果醬f腫瘤病人 香菇 人參 水果2 探望病人不宜送的食品 三 送花的禮儀1 宴會 酒會 玫瑰 劍蘭2 祝賀生日 祝壽 老年人送象征長壽的盆景如壽星草 常春花 萬年青 文竹 羅漢松 青年人送玫瑰 月季 石榴花等3 吊唁 喪禮 百合 夜來香 梔子花 菊花等花圈或花籃4 迎送賓客 任何顏色的玫瑰 蘭花 紫羅蘭5 探望病人 蘭花 康乃馨 劍蘭6 婚禮場合 紅色玫瑰 海棠花 并蒂蓮 月季7 祝賀嬰兒誕生 玫瑰 蘭花配以滿天星 歐美習(xí)慣生男孩送淡藍(lán)色的花 生女孩送粉紅色的花 宴會 酒會 玫瑰 劍蘭 祝賀生日 祝壽 老年人送象征長壽的盆景如壽星草 常春花 萬年青 文竹 羅漢松 青年人送玫瑰 月季 石榴花等 吊唁 喪禮 百合 夜來香 梔子花 菊花等花圈或花籃 迎送賓客 任何顏色的玫瑰 蘭花 紫羅蘭 探