行政管理制度doc(匯總).doc

宏圖物流有限公司行政制度一覽表1、 總則：（第一章）22、 會(huì)議室使用管理規(guī)定：（第二章）2-33、 證照管理：（第三章）3-54、 檔案管理：（第四章）5-65、 機(jī)票訂購及報(bào)銷管理辦法：（第五章）76、 辦公環(huán)境管理規(guī)定：（第六章）87、 印鑒管理制度：（第七章）8-128、 法律事務(wù)管理規(guī)定：（第八章）13-149、 關(guān)于外地工作員工探親規(guī)定（第九章）14-1510、 空調(diào)使用規(guī)定 (第十章)1611、 辦公用品管理（第十一章）16-17第一章 總 則一、目的：為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。二、本制度規(guī)定了行政事務(wù)活動(dòng)中印章、證照、檔案、辦公環(huán)境、會(huì)議與接待；辦公用品采購等。第二章會(huì)議室使用管理規(guī)定目的:為了保證會(huì)議室的合理、高效的使用要求、保持會(huì)議室的干凈、整潔，特制定了會(huì)議室使用管理規(guī)定。范圍：公司各部門權(quán)責(zé)：行政部規(guī)定：一、會(huì)議室的使用和管理由行政部統(tǒng)一管理，各部門在使用會(huì)議室之前，應(yīng)提前一天填寫好會(huì)議室使用申請。交由行政部核準(zhǔn)后，統(tǒng)一安排會(huì)議室的使用。二、行政部在接到會(huì)議室的申請后，根據(jù)會(huì)議室申請要求，提前20分鐘準(zhǔn)備好會(huì)議所需物品，交由使用部門使用。三、使用部門在用完會(huì)議室后應(yīng)及時(shí)通知行政部，關(guān)好門窗，空調(diào)，保持地面、臺面的干凈、整潔。并關(guān)鎖好會(huì)議室的門。四、會(huì)議室使用部門在會(huì)議結(jié)束后，必需保證會(huì)議室內(nèi)的一切設(shè)備和物品的完好無損，會(huì)議室內(nèi)的所有物品均不能帶走，會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備或物品有損壞的由會(huì)議使用部門承擔(dān)責(zé)任。五、會(huì)議室須保持經(jīng)常打掃，清理會(huì)議室，保持茶具的清潔，行政部要對會(huì)議室的設(shè)備經(jīng)常清理，對破損的要報(bào)修，對損耗的物品進(jìn)行補(bǔ)充。第三章證照管理一、公司證照的管理范圍：總公司的法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼證。二、公司證照的管理內(nèi)容：證照的保管、登記、備案、歸檔和根據(jù)公司經(jīng)營變化需加強(qiáng)管理的其它內(nèi)容。三、證照管理的具體要求：（一） 證照在申報(bào)、注冊、年檢辦理完畢后，其相關(guān)文件和材料一律交由辦公室妥善保管，按發(fā)證機(jī)關(guān)的要求在經(jīng)營地點(diǎn)的顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。（二） 如需使證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)，說明使用范圍和使用時(shí)間，辦理外出攜帶手續(xù)后，方可攜帶外出。（三） 公司證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借。（四） 公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。（五） 不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。（六） 企業(yè)證照交辦公室保管，管理人員要及時(shí)登記證照管理臺帳。證照的登記內(nèi)容包括：企業(yè)名稱、住所、注冊資金、企業(yè)類型、主要經(jīng)營范圍、稅務(wù)登記證號、注冊號、企業(yè)代碼證號、使用期限等。四、證照的備案 經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)后的證照每年均需到公司辦公室進(jìn)行備案。（連續(xù)使用的證照除外）（一） 備案內(nèi)容：法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、新建公司的驗(yàn)資證明、企業(yè)代碼證、企業(yè)資質(zhì)證書、企業(yè)榮譽(yù)認(rèn)證及相關(guān)的認(rèn)證手續(xù)、特種行業(yè)經(jīng)營許可證和對外租賃場地、房屋、設(shè)備的協(xié)議書。（二） 凡備案內(nèi)容涉及到的企業(yè)證照，各單位均需將復(fù)印1份報(bào)公司辦公室備案。未能通過年檢和未經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)的證照要及時(shí)說明原因。五、證照的歸檔（三） 各種證照要分類歸檔。歸檔的資料要齊全完整，自申報(bào)到各種相關(guān)手續(xù)辦完的資料都要?dú)w入檔案。（四） 歸檔的證照要復(fù)印全套資料隨法人執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照一并歸檔。（五） 由總公司行政部直接經(jīng)辦或由其他部門承辦、協(xié)辦的證照材料，手續(xù)全部完成后統(tǒng)一交總公司行政部歸檔。第四章檔案管理檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。一、適用范圍:主要用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。二、檔案的歸檔管理（一） 各部門的檔案資料需指定專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。（二） 檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。（三） 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。（四）檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，保持整潔、衛(wèi)生。（五） 建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。三、檔案的借閱（一） 借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。（二） 本門人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須說明原因并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。四、檔案的銷毀（一） 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。（二） 對超過保存期限檔案，檔案管理人員需填寫檔案銷毀申請單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行。（三） 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理人員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的檔案銷毀申請單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。（四） 本管理制度同人事檔案管理制度一起配合執(zhí)行。第五章機(jī)票訂購及報(bào)銷管理辦法為規(guī)范公司出差人員機(jī)票購買審批和報(bào)銷流程，達(dá)到控制成本，提高效率的目的，特制定本辦法。一、公司高層領(lǐng)導(dǎo)（含董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等）出差由行政部代為訂票和辦理報(bào)銷手續(xù)。二、其他不符合乘坐飛機(jī)條件的管理人員及一般員工，因緊急任務(wù)或特殊情況確需乘坐飛機(jī)時(shí)，由公司高層直接口頭或電話通知行政部代為訂票。出差人需填寫乘坐飛機(jī)申請表報(bào)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)簽批后將申請表交行政部負(fù)責(zé)機(jī)票訂購人員，作為報(bào)銷依據(jù)辦理報(bào)銷及支付手續(xù)。三、未獲得公司高層批準(zhǔn)乘坐飛機(jī)出差的員工，可自行選擇乘坐飛機(jī)或火車。購買硬席臥鋪及以下標(biāo)準(zhǔn)火車票的予以全額報(bào)銷，若乘坐飛機(jī)，需自行訂購機(jī)票（行政部不予代訂和辦理報(bào)銷手續(xù)），并于出差回程15日內(nèi)到財(cái)務(wù)部按同區(qū)間列車硬席臥鋪火車票標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。四、行政部負(fù)責(zé)機(jī)票訂購人員需建立每月機(jī)票訂購臺帳，及時(shí)登錄每一筆機(jī)票訂購及報(bào)銷情況，以便查閱和對賬。 第六章 辦公環(huán)境管理為創(chuàng)造一個(gè)整潔有序的辦公環(huán)境、增強(qiáng)員工對公司的責(zé)任感和歸屬感、推進(jìn)公司日常工作規(guī)范化、秩序化、樹立公司形象，特制定此衛(wèi)生管理細(xì)則。一、辦公室所有人員要講究衛(wèi)生，做到辦公室內(nèi)外環(huán)境清潔、整齊、統(tǒng)一，嚴(yán)禁隨地吐痰，杜絕臟、亂、差現(xiàn)象。二、衛(wèi)生要求:1、保持地面干凈清潔、無污物、污水、浮土。2、門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。3、辦公桌椅及桌上的辦公用品擺放整齊、有序、合理，桌椅隨時(shí)保持清潔、無塵土、無破損。4、電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備表面無塵土，污垢，墻壁無灰塵，墻上不亂掛物品。5、書櫥、書柜內(nèi)各類書籍、資料分類擺放整齊，便于檢查。第七章印鑒管理制度第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)印鑒管理，規(guī)范印鑒的制發(fā)、更改、廢止、保管及使用，維護(hù)印鑒使用的嚴(yán)肅性，保證印章的絕對安全和正常使用，確保我司合法權(quán)益不受損害，特制定本管理規(guī)定。第二條 本管理制度所指的印鑒是我司行政公章、合同專用章、法人代表名章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等，以及分、子公司各類印章，各部門、各項(xiàng)目組等所有對外用印的印鑒。 第三條 公司行政部是公司印鑒管理的職能部門，負(fù)責(zé)印鑒制發(fā)、更改、廢止、使用管理等具體工作。未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得私自刻制、啟用、更換、注銷各種印鑒。第二章 印鑒制發(fā)與更換、廢止第四條 公司印鑒的制發(fā)、更換、廢止，由公司行政部根據(jù)工作需要提出，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 第五條 因工作或業(yè)務(wù)需要更換或廢止的印鑒，應(yīng)由印鑒管理保管人及時(shí)將舊印鑒交還公司行政部。第六條 除特殊工作需要外，由公司行政部將廢止印鑒保存三年，然后征得公司董事長或總經(jīng)理同意后統(tǒng)一銷毀，銷毀時(shí)要有銷毀記錄。第七條 公司印鑒在受到遺失、損毀、被盜等情況時(shí)，相關(guān)印鑒專管人應(yīng)迅速向公司行政部報(bào)告，公司行政部立即向董事長、總經(jīng)理匯報(bào)，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施，依法公告作廢。同時(shí)，根據(jù)情況辦理補(bǔ)刻手續(xù)。印鑒的保管必須安全可靠，因遺失、被盜等造成的損失，印鑒專管人和主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)相關(guān)責(zé)任。第三章 印鑒的管理及審批權(quán)限第八條 公司法人代表名章暫時(shí)由總部委托副總經(jīng)理、瀘州事業(yè)部行政部負(fù)責(zé)人分別管理；公司財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)和瀘州事業(yè)部財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人分別管理；公司公章暫時(shí)由總部委托瀘州事業(yè)部行政部負(fù)責(zé)人管理。以上印鑒必須經(jīng)董事長、總經(jīng)理或授權(quán)委托的副總經(jīng)理簽字同意后，印鑒保管人方可予以蓋章。未征得董事長、總經(jīng)理或授權(quán)委托的副總經(jīng)理同意，任何人不得使用公司以上印鑒。第九條 公司合同專用章、業(yè)務(wù)專用章，由公司總部和事業(yè)部各保管一套，均須經(jīng)分管業(yè)務(wù)的總經(jīng)理批準(zhǔn)方可蓋章。未征得總經(jīng)理同意者，任何人不得使用公司合同專用章、業(yè)務(wù)專用章。 第十條 保險(xiǎn)理賠專用章、保險(xiǎn)投保專用章，由公司總部和事業(yè)部各保管一套，必須經(jīng)分管業(yè)務(wù)的總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可蓋章。第十一條 公司各直屬部門的公章由各部門負(fù)責(zé)人保管；各事業(yè)部直屬部門的公章由事業(yè)部各部門負(fù)責(zé)人保管，印鑒使用可由各部門負(fù)責(zé)人簽字即可。第十二條 各分、子公司所有印鑒交給各分、子公司及其各相應(yīng)職能部門管理，在處理各部門工作或授權(quán)范圍內(nèi)自行處理。公司管理制度辦法規(guī)定的或一些重大事項(xiàng)仍需向董事長、總經(jīng)理或授權(quán)分管的副總經(jīng)理請示報(bào)告，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分、子公司不得加蓋印鑒對外處理重大問題。 第四章 印鑒的啟用、登記及使用第十三條 公司行政部對所有印鑒的啟用，均要造冊登記啟用，并加蓋啟用印鑒樣底留存，確定專管人員。第十四條 公司所有印鑒使用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行用印審批和登記手續(xù)，使用公司印鑒時(shí)，使用人應(yīng)先填寫統(tǒng)一格式的蓋章審批單，按第三章之規(guī)定辦理用章手續(xù)。印鑒管理人用印完畢后需填寫印鑒使用登記薄，注明用印日期、函件內(nèi)容、份數(shù)、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、用印人等內(nèi)容，存檔以便查詢。 第十五條 如遇印鑒專管人工作調(diào)動(dòng)，必須辦理印鑒及已使用的登記本交接等手續(xù)。 第十六條 印鑒專管人未按規(guī)定私自使用印鑒的視其情節(jié)給予警告、處分、留用察看直至解除勞動(dòng)合同等相應(yīng)處罰。給公司造成重大損失的由印鑒專管人承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任，主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。 第五章 印鑒使用中的注意事項(xiàng)第十七條 以本公司名義發(fā)往公司外的公文，上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、有關(guān)證件、函件、報(bào)告等需加蓋本公司公章的，由呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人審閱簽字，報(bào)經(jīng)董事長、總經(jīng)理或公司委托授權(quán)的副總經(jīng)理簽發(fā)后，方可加蓋本公司公章。蓋章后的重要文件需留檔備查。第十八條 公司所有介紹信、說明、證明等一般往來信函，應(yīng)一式兩聯(lián)，統(tǒng)一編號，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或委托授權(quán)的副總經(jīng)理同意后方可辦理蓋章事宜，底聯(lián)應(yīng)存檔備查。 第十九條 一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，必須經(jīng)分管副總經(jīng)理及以上人員同意后方可開出，持空白介紹信外出工作，歸來必須向行政部匯報(bào)其介紹信的用途，未使用者必須交回。第二十條 公司公章原則上不得攜帶外出。確因業(yè)務(wù)需要攜帶外出用印的，特殊情況必須事先報(bào)請公司董事長、總經(jīng)理或委托授權(quán)的副總經(jīng)理同意，并辦理登記手續(xù)后，由倆人以上共同負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁一人單獨(dú)攜帶外出。外出用印人員，對在此期間的用印負(fù)責(zé)。第二十一條 任何印章管理人員不允許在各種空白紙上蓋印或者在文件的空白處蓋印。第二十二條 財(cái)務(wù)印鑒與支票要分開保管，出納人員不得同時(shí)保管支票和財(cái)務(wù)印鑒。第二十三條 印鑒保管人如較長時(shí)間外出或不能到崗，事前應(yīng)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)安排做好印鑒的暫時(shí)移交管理。第六章 附 則第二十四條 所有印鑒實(shí)行印鑒專管人保管制度，公司和部門的各種印鑒都必須由專人保管，嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，防止丟失和濫用。印鑒不使用時(shí)，必須鎖于鐵皮保險(xiǎn)柜內(nèi)。若因管理不善而造成損失的，直接追究印鑒專管人和部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。各事業(yè)部應(yīng)及時(shí)將印鑒專管人名單報(bào)公司行政部登記備案。第二十五條 本管理規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。 第八章法律事務(wù)管理規(guī)定（試行）一、 職 責(zé)第一條 法律事務(wù)部是提供法律支持，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理法律事務(wù)的部門，法律事務(wù)部向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。第二條 法律事務(wù)部協(xié)助和處理公司的訴訟或仲裁民事、經(jīng)濟(jì)、行政爭議或其他重大糾紛。第三條 法律事務(wù)部向集團(tuán)各分子公司、各部門在業(yè)務(wù)、合同方面提供相應(yīng)的法律咨詢、建議。第四條 法律事務(wù)部參與起草、審核具有經(jīng)營性質(zhì)的合同，對合同的訂立、變更、執(zhí)行、終止實(shí)行監(jiān)督管理。 第五條 法律事務(wù)部辦理合同等法律文書的報(bào)批等手續(xù)。第六條 法律事務(wù)部負(fù)責(zé)公司合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔、分類保存、調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作。第七條 法律事務(wù)部負(fù)責(zé)公司合同專用章使用管理。第八條 法律事務(wù)部負(fù)責(zé)公司日常的法制宣傳、教育工作。二、工作流程第九條 集團(tuán)各分子公司、部門擬定的對外的倉儲(chǔ)、運(yùn)輸、搬運(yùn)、保險(xiǎn)等所具有經(jīng)營性質(zhì)的合同、協(xié)議等文書須先提報(bào)到法律事務(wù)部，并填寫會(huì)簽卡。第十條 法律事務(wù)部在接到合同、協(xié)議后，先于1-2個(gè)工作日內(nèi)傳閱至各個(gè)相關(guān)協(xié)作部門負(fù)責(zé)人處初審，各部門負(fù)責(zé)人批閱后，將建議和意見寫在會(huì)簽卡上。第十一條 法律事務(wù)部在1-2個(gè)工作日內(nèi)，將各部門的建議和意見進(jìn)行匯總，并和提報(bào)人協(xié)商、修改不足之處，有爭議或疑惑之處可向律師事務(wù)所咨詢并解決，直至復(fù)審?fù)ㄟ^，填寫會(huì)簽卡，反饋審核意見。 第十二條 法律事務(wù)部最后將復(fù)審后的合同、協(xié)議呈報(bào)到副總經(jīng)理以上的領(lǐng)導(dǎo)處作最終審批。 第十三條 標(biāo)的金額在五萬以下的普通合同、協(xié)議呈報(bào)副總經(jīng)理；標(biāo)的金額在五萬或五萬以上的重大經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議須呈報(bào)總經(jīng)理或董事長。 第九章關(guān)于外地工作員工探親規(guī)定的通知隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，需要更多的員工調(diào)至外地機(jī)構(gòu)協(xié)助工作，因此，針對需要在外地工作一年以上的員工，對探親政策作如下規(guī)定：一、工作地點(diǎn)為川渝兩地內(nèi)（1）在工作地工作的第一個(gè)年度內(nèi)，如遇春節(jié)，在使工作安排妥當(dāng)?shù)那闆r下，可享受回家探親一次，除國家規(guī)定的春節(jié)假期外，可再獲得3個(gè)工作日的探親假期；（2）在工作地工作一年以上，可享有每季度一次的探親政策，標(biāo)準(zhǔn)為：每次享有2.5個(gè)工作日的探親假期。探親假在年度內(nèi)可累計(jì)使用，跨年度未用，將不再累計(jì)到下年度。二、工作地點(diǎn)為省外各地：（1）在工作地工作的第一個(gè)年度內(nèi)，如遇春節(jié)，在使工作安排妥當(dāng)?shù)那闆r下，可享受回家探親一次，除國家規(guī)定的春節(jié)假期外，可再獲得5個(gè)工作日的探親假期。（2）在工作地工作一年以上，可享有每半年一次的探親政策，標(biāo)準(zhǔn)為：每次享有六個(gè)工作日的探親假期。探親假年度內(nèi)原則上不累計(jì)使用，跨年度未用，也不再累計(jì)到下年度。三、假期申請程序：（1）一般員工的假期申請需由當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可休假（2）當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人的假期申請需經(jīng)高管同意方可休假（3）所有假期申請經(jīng)批準(zhǔn)后需報(bào)人力資源部核準(zhǔn)，通知執(zhí)行。四、交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：（1）乘火車（包括直快、特快）的，不分職級，一律報(bào)硬坐（臥）座位費(fèi)；（2）乘輪船的，報(bào)三等艙以下（含三等艙）艙位費(fèi)；（3）乘長途公共汽車及其他民用交通工具的，憑票按實(shí)報(bào)銷；（4）探親休假途中的市內(nèi)交通費(fèi)（含的士費(fèi)），員工自理，不予報(bào)銷。五、享受探親假期的員工，將不再享有年休假期。第十章關(guān)于空調(diào)使用的補(bǔ)充規(guī)定 為了節(jié)約用電，同時(shí)提倡環(huán)保，公司對上班期間的空調(diào)使用作如下補(bǔ)充規(guī)定：一、 原則上上午盡量不開空調(diào)，使用電風(fēng)扇。室內(nèi)溫度達(dá)到30度及以上可以開放空調(diào)，空調(diào)溫度設(shè)置不得低于26度。二、 空調(diào)開放期間嚴(yán)禁敞開門窗。三、 午間休息原則上不能開放空調(diào)，只能