天津國際貿(mào)易與航運服務(wù)中心 物業(yè)管理軟件需求說明書.doc

學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！天津國際貿(mào)易與航運服務(wù)中心物業(yè)管理軟件需求說明書一 系統(tǒng)需求1. 網(wǎng)絡(luò)化功能：通過局域網(wǎng)連接將物業(yè)、物業(yè)管理部門、中心機(jī)關(guān)五級管理部門連接到一起實現(xiàn)集中式管理，所有數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r共享，為中心領(lǐng)導(dǎo)提供一個及時掌握業(yè)務(wù)全貌的信息處理平臺，提供全面的報表查詢和分析功能。中心主任各 分 管 主 任綜合部事務(wù)部信息部物業(yè)管理部門物業(yè)2. 實現(xiàn)全面自定義功能：用戶可以根據(jù)自身需要對字段、報表、界面、權(quán)限、人員工作范圍、查詢內(nèi)容、統(tǒng)計分析內(nèi)容等項目進(jìn)行完全的自定義。 3. 通用數(shù)據(jù)接口：所有報表都提供引出功能，引出的文件支持多個格式。引出的數(shù)據(jù)可以導(dǎo)入到其它系統(tǒng)中進(jìn)行分析處理。同時支持引入功能，即可以將其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理成指定格式后導(dǎo)入到本物業(yè)管理系統(tǒng)中。4. 強大靈活的用戶和權(quán)限管理：包括角色管理、用戶管理以及系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置等功能。角色管理能夠定義不同的角色以及角色具有的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。用戶管理能夠定義用戶的登錄信息以及所屬的角色。通過角色管理和用戶管理能夠建立非常靈活的授權(quán)機(jī)制。 二 功能需求物業(yè)管理系統(tǒng)以物業(yè)、物業(yè)管理部門、中心機(jī)關(guān)五級管理機(jī)構(gòu)的流程管理為主線，以設(shè)備管理、客戶服務(wù)為核心功能，同時提供房產(chǎn)管理、倉庫管理 等功能模塊，既滿足業(yè)務(wù)操作層面的各項需要，還滿足管理層面的各項要求，其基本功能模塊應(yīng)包括： 1. 基礎(chǔ)資料 基礎(chǔ)資料的功能模塊包括各組織機(jī)構(gòu)定義和管理層人員的管理職責(zé)；物業(yè)公司人員基本檔案，各崗位配置、人員分工和工作內(nèi)容；人員流動變化情況記錄，調(diào)入調(diào)出人員審查制度和流程。通過基礎(chǔ)資料模塊建立起完善的、規(guī)范的、全方位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為實現(xiàn)物業(yè)管理全面信息化構(gòu)架好基礎(chǔ)平臺。2. 房產(chǎn)、車場管理 房產(chǎn)管理模塊可詳細(xì)描述樓內(nèi)設(shè)施分布、房屋結(jié)構(gòu)、房號、戶型等信息，也可以記錄停車場、車位的位置，并可對房間分布圖、停車場車位分布圖保存和查詢。對房屋使用情況和車位使用情況進(jìn)行動態(tài)管理，實時記錄。設(shè)定房屋、車位租賃取費標(biāo)準(zhǔn)，并對房屋租賃、車位出租收入情況進(jìn)行記錄。房屋、車位租賃審批流程。進(jìn)出通道管理，做好人員進(jìn)出統(tǒng)計。3. 客戶管理 建立起完整的客戶檔案，詳細(xì)記錄進(jìn)駐中心的政府機(jī)關(guān)、企業(yè)單位名稱、責(zé)任人、聯(lián)系方式等。建立各單位詳細(xì)的入住人員檔案，記錄人員遷入遷出等變化調(diào)整情況，人員檔案支持從其它軟件批量導(dǎo)入。詳細(xì)記錄各單位人員物品、辦公設(shè)備使用情況。4. 費用管理 向客戶收取各種費用的活動進(jìn)行管理的功能模塊，所有收費項目、收費標(biāo)準(zhǔn)、損耗分?jǐn)偂{金計算等都可采用自定義方式，滿足靈活多變的收費管理。應(yīng)收費用的類型包括房屋租賃、車位費用、停車場收費、餐飲收費和其它收費（如出入證成本費）等，應(yīng)付費用包括物業(yè)費、運行維護(hù)修理費、水電汽費用等。 費用管理模塊提供保證金（押金）管理功能，同時實現(xiàn)費用支付審批流程。維修維護(hù)項目申請、審批實施、檢查、反饋等。可以方便、快捷地查詢各種費用報表、欠款報表、收款報表、預(yù)收款報表、費用余額報表和保證金報表。 5. 合同管理 包含合同審批流程，對房屋租賃、工程、維修、維保、采購等合同進(jìn)行管理，包括新增合同、審核合同、續(xù)訂合同、終止合同等功能，同時提供對到期合同、待租房源的查詢。6. 客戶服務(wù) 在全面貫徹執(zhí)行星級服務(wù)方案的基礎(chǔ)上，客戶服務(wù)模塊包括投訴管理、服務(wù)派工管理、裝修管理等模塊；建立監(jiān)督檢查機(jī)制，實現(xiàn)通過系統(tǒng)跟蹤和管理各項服務(wù)的內(nèi)容，加強與客戶的溝通，及時處理客戶提出的服務(wù)申請，提高客戶滿意度。 7. 維護(hù)維修項目物業(yè)公司要進(jìn)行設(shè)施設(shè)備的日常檢查，并做好存在問題的記錄；向事務(wù)部履行報審手續(xù)，并制訂維護(hù)維修計劃；事務(wù)部負(fù)責(zé)維修維護(hù)項目審核，履行財務(wù)審批手續(xù)；物業(yè)公司負(fù)責(zé)審批后維修維護(hù)項目的落實，事務(wù)部進(jìn)行監(jiān)督管理；進(jìn)行客戶滿意度反饋，進(jìn)行維修維護(hù)項目驗收；嚴(yán)格執(zhí)行時效考核。8. 保安消防 在貫徹執(zhí)行各項安全制度和預(yù)案（進(jìn)出管理、巡查預(yù)案、考核、公共秩序等）的基礎(chǔ)上，保安消防模塊包含保安排班、巡查情況記錄、公共秩序管理、器材配備、消防器材管理、治安事件管理等功能，管理和統(tǒng)計樓內(nèi)與保安消防工作相關(guān)的重要信息。 9. 清潔綠化 對樓內(nèi)外的綠化、清潔等工作進(jìn)行記錄、檢查和管理，加強對大樓環(huán)境的管理。 可查詢合同管理模塊中的綠化維保協(xié)議，對上級的管理要求的落實情況的記錄、檢查。10. 設(shè)備管理 設(shè)備管理模塊實現(xiàn)建立設(shè)備檔案、制定和執(zhí)行設(shè)備保養(yǎng)計劃、管理設(shè)備保養(yǎng)記錄和設(shè)備故障記錄等功能，實現(xiàn)對各項設(shè)備的全面管理。設(shè)備管理模塊同時提供工程圖紙的管理功能，方便工程人員管理和查詢工程圖紙。 能夠查詢各項維保協(xié)議，安排、記錄各項季節(jié)性維護(hù)，詳細(xì)記錄月度巡查情況。重要設(shè)備的運行情況記錄，溫度控制記錄。完善日常巡查管理制度，實施檢查記錄管理。日常巡查資料統(tǒng)計。11. 倉庫管理 按照進(jìn)出庫管理辦法，倉庫管理模塊能夠建立和維護(hù)物料檔案，管理物料入庫和出庫記錄，并且實現(xiàn)對物料結(jié)余數(shù)據(jù)的分類匯總和查詢。 實現(xiàn)物料采購審批流程。12. 會議接待管理對會議室的使用進(jìn)行管理，實現(xiàn)會議室使用申請流程，按照會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)做好使用物品記錄。實現(xiàn)接待工作流程。13. 出門證管理實現(xiàn)出門證審批流程，對出樓物品進(jìn)行出門證審批管理和記錄。14. 餐飲管理結(jié)合航運服務(wù)中心供餐服務(wù)工作實際情況，完善操作間管理各項規(guī)章制度并監(jiān)督檢查，定期組織召開伙食管理委員會會議，聽取建議和意見，形成會議紀(jì)要。改進(jìn)餐飲管理模式，日常管理介入和監(jiān)督工作，完善管理協(xié)議，加大力度，加強人員健康、進(jìn)貨渠道管理，菜品留樣24小時保證安全規(guī)范。建立日常管理機(jī)制，做好政府供餐服務(wù)統(tǒng)計。15. 商務(wù)管理充實商務(wù)管理工作項目范圍，在現(xiàn)行報刊、郵電、復(fù)印、咨詢服務(wù)項目基礎(chǔ)上，引入售票代理、傳真、打印等功能，督促提高服務(wù)水平。16. 通告、郵件和短消息功能可以根據(jù)權(quán)限發(fā)布和查看通告。提供內(nèi)部郵件和短消息管理，可以給指定用戶發(fā)送內(nèi)部郵件和短消息，即時在屏幕上閃爍提示并可以聲音提示。17. 流程管理 強大的工作流系統(tǒng)，可以定義和監(jiān)控業(yè)務(wù)和審批流程，支持多種流程模式，提供強大的會審功能，并且與各物業(yè)管理