無紙化辦公在安順煤礦的應(yīng)用.doc

研究報(bào)告無紙化辦公系統(tǒng)在安順煤礦的應(yīng)用貴州永潤煤業(yè)有限公司安順煤礦11無紙化辦公系統(tǒng)在安順煤礦的應(yīng)用一、項(xiàng)目背景無紙化辦公是指利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公。在無紙化辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)三個(gè)最基本要素。主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)、或是研發(fā)出的系統(tǒng)軟件。例如：網(wǎng)絡(luò)傳真、傳真服務(wù)器等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事物處理。目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件如WORD、EXCEL等軟件只側(cè)重于解決辦公中文字錄排、表格處理、文件交流等某個(gè)方面的問題，而沒有從根本上實(shí)現(xiàn)整個(gè)機(jī)關(guān)工作的自動(dòng)化、信息化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，一代面向團(tuán)體工作的軟件開發(fā)平臺應(yīng)運(yùn)而生，如各類辦公軟件等。在這種情況下，根據(jù)本部門需求尋求并推廣應(yīng)用一整套辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件，全面提高機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化工作水平，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫共建共享已經(jīng)成為很多公司機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化工作的強(qiáng)烈要求。正是基于這種情況，為實(shí)現(xiàn)流程規(guī)范化，并且方便管理，提高辦公的效率和質(zhì)量。安順煤礦自2012年5月份，在各部室推行無紙化辦公，整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）項(xiàng)目分項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)，并分時(shí)間實(shí)施，系統(tǒng)試用期為1個(gè)月，開放30個(gè)用戶。試用期結(jié)束后，將與廠家簽訂正式合同。正式合同簽訂后，將不限用戶人數(shù)，屆時(shí)將全面實(shí)現(xiàn)辦公無紙化。二、無紙化辦公系統(tǒng)的操作流程和方法自今年5月份以來，我礦實(shí)行無紙化辦公。公文的處理和文件的簽發(fā)均在網(wǎng)上操作。公文處理操作流程：登陸OA辦公網(wǎng) 進(jìn)入工作流 新建工作 公文處理 填寫文件名稱 新建并辦理 文件登記 轉(zhuǎn)交辦公室主任簽發(fā)意見 主辦部門簽發(fā)意見 分管領(lǐng)導(dǎo)意見 礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見 結(jié)束流程。公文簽發(fā)操作流程：登陸OA辦公網(wǎng) 進(jìn)入工作流 新建工作 公文簽發(fā) 填寫文件名稱 新建并辦理 上傳文件 部門負(fù)責(zé)人核稿 轉(zhuǎn)交辦公室主任核稿 分管領(lǐng)導(dǎo)意見 礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見 辦公室文書進(jìn)行文件登記 結(jié)束流程。公文處理和公文簽發(fā)全部依靠工作流而建立，主要包括：新建工作、我的工作、工作查詢、工作監(jiān)控四個(gè)方面功能。（一）新建工作進(jìn)入工作流 新建工作，選擇需要的流程即可新建。如果用戶沒有流程第一步的經(jīng)辦權(quán)限，那么用戶在新建界面看不到這個(gè)流程；相應(yīng)的，如果用戶沒有流程分類所有流程的經(jīng)辦權(quán)限，那么用戶在新建界面就看不到這個(gè)流程分類。所以固定流程注意設(shè)置第一步的經(jīng)辦權(quán)限，自由流程注意設(shè)置流程的新建權(quán)限。常用工作流程就是曾經(jīng)建立過的工作流程，如以前從未建立過，則此欄目暫不顯示。在常用工作流程中新建工作時(shí)可以選擇新建向?qū)Щ蚩焖傩陆ǎc(diǎn)擊“新建向?qū)А卑粹o，可以在有文號修改權(quán)限的情況下輸入或修改文號，或在文號前后添加前綴或后綴。 在文號輸入界面，可以閱讀流程說明、查看流程設(shè)計(jì)圖、查看工作表單模版，從而對整個(gè)工作流程有大致的了解；點(diǎn)擊“快速新建”按鈕，可以跳過工作文號輸入界面，直接進(jìn)入工作辦理界面，文號由系統(tǒng)自動(dòng)生成。（二）我的工作我的工作中列舉了所有我辦理過和代辦理得工作，包括以下幾方面未接收：是指上一步驟轉(zhuǎn)交到我，而我還沒有開始辦理（即沒有點(diǎn)擊“辦理”按鈕）的工作。辦理中：是指上一步驟轉(zhuǎn)交給我而我還沒有辦理完畢（還沒有轉(zhuǎn)交給下一個(gè)主辦人）的工作。對于未接受和辦理中的工作主辦人可以委托給他人辦理，有管理/監(jiān)控權(quán)限的還可以刪除，如圖已辦結(jié)：是指所有我辦結(jié)的工作，不論整個(gè)流程是否結(jié)束。工作可以導(dǎo)出，有管理/監(jiān)控權(quán)限的用戶可以刪除，對于已經(jīng)轉(zhuǎn)交而下一步還沒有開始辦理的工作，本步驟主辦人有收回工作的權(quán)限，收回后可以繼續(xù)辦理。全部工作：所有以上工作的并集。（三）工作查詢1.普通查詢：指定查詢條件，進(jìn)行工作查詢。經(jīng)辦人可以查詢自己經(jīng)辦的工作，監(jiān)控人和查詢?nèi)丝刹樵冊摿鞒趟泄ぷ?，系統(tǒng)管理員可以查詢所有工作。2.高級查詢：在高級查詢中，必須先選擇流程，假如選擇“發(fā)文”流程，界面如下：選擇查詢模板，前提是在工作流設(shè)置時(shí)建立了查詢模板，如果在設(shè)置時(shí)沒有建立模板，可以在此自定義一個(gè)模板?？梢栽诠ぷ髁鞒袒緦傩灾性O(shè)置篩選條件進(jìn)行查詢,也可以將表單里的數(shù)據(jù)作為查詢條件，如圖“分組字段”決定了查詢列表的排列順序，“統(tǒng)計(jì)字段”控制的是表格列的顯示字段。無論是在“我的工作”還是“工作查詢”中看到的工作，點(diǎn)擊本工作的名稱/文號，可以預(yù)覽/打印表單，如圖：在預(yù)覽時(shí)可以選擇打印的內(nèi)容，在上端選擇“表單、公共附件、會簽與點(diǎn)評、流程圖”即可。如果本流程設(shè)置了打印模板，在打印的時(shí)候可以在左下角選擇相應(yīng)的模板進(jìn)行打印，另外本頁面可以導(dǎo)出word文檔，也可以導(dǎo)出xml文件。公告通知：以公告的形式將工作內(nèi)容通知相關(guān)部門和人員（四）工作監(jiān)控目前在我礦的無紙化辦公系統(tǒng)中，只有系統(tǒng)管理員和辦公室文書有對工作流進(jìn)行管理與監(jiān)控權(quán)限，那么就可以在這里查看到所有該流程的工作辦理情況。可以在下圖所示界面設(shè)置條件篩選要監(jiān)控的流程。有監(jiān)控權(quán)限的用戶可以對流程的工作進(jìn)行轉(zhuǎn)交、委托、結(jié)束和刪除的操作。如下圖所示：無紙化辦公系統(tǒng)優(yōu)于傳統(tǒng)的文件處理主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、無紙化辦公系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)工作流程的可視化在工作流系統(tǒng)中，工作過程都可以通過“流程”的定義來體現(xiàn)，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無需定義流程步驟。每個(gè)步驟都需要設(shè)定經(jīng)辦人、可寫字段、下一步驟、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出條件等信息。執(zhí)行中的工作和已完成的工作，都可以通過工作查詢功能進(jìn)行查詢。任何流程都可以指定監(jiān)控人員和查詢?nèi)藛T，監(jiān)控人員可隨時(shí)轉(zhuǎn)交下步或終止流程（自由流程），監(jiān)控人員和查詢?nèi)藛T都可以查詢該流程全部工作。流程需要支持并發(fā)、上級非經(jīng)辦人查詢、工作委托、工作銷毀。2、公共文件柜功能公共文件柜可作為文檔中心、規(guī)章制度管理中心和文件共享管理中心進(jìn)行管理，在文件柜中可以建立無限多級文件夾，而且可以單獨(dú)對每個(gè)文件夾進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門或人員進(jìn)行管理和維護(hù)。權(quán)限分為訪問、管理、新建和下載/打印權(quán)限，可以分別按照人員、部門和角色來進(jìn)行授權(quán)。可以在線建立并編輯Office文件、也可以通過“附件”上傳任意類型的文件。這一功能對實(shí)現(xiàn)公文的電子歸檔工作起到了積極的作用。三、無紙化辦公系統(tǒng)的取得的效果（一）規(guī)范管理流程利用Office Anywhere流程管理子系統(tǒng)可以逐步實(shí)現(xiàn)辦公流程規(guī)范化和無紙化，節(jié)省時(shí)間、提高效率，流程的責(zé)任人可以方便地查詢流程的執(zhí)行情況和每一步的執(zhí)行狀態(tài)，減少人為失誤、加強(qiáng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對礦內(nèi)部復(fù)雜流程的掌控和監(jiān)控，具體如下： 業(yè)務(wù)流程支持固定流程和自由流程； 用戶自定義流程； 文件流轉(zhuǎn)格式支持office文檔、PEF文檔等； 在線的批復(fù)、簽字、印章； 辦理過程中可實(shí)現(xiàn)歸檔； 流程監(jiān)控；（二）實(shí)現(xiàn)知識管理有關(guān)的所有信息，包括公文、報(bào)告、會議紀(jì)要、函，檔案、政策方針、法律法規(guī)、工作計(jì)劃、合同、會議通知、新聞等由信息系統(tǒng)集中管理；需要時(shí)可快速查詢相關(guān)信息，再不會發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象；實(shí)時(shí)地了解到礦內(nèi)外所發(fā)生的任何事情；員工的知識、經(jīng)驗(yàn)記錄在系統(tǒng)中，避免企業(yè)的知識流失；方便地追蹤相關(guān)文檔的狀態(tài)、責(zé)任人等信息，提高管理效率。將現(xiàn)有電子郵件系統(tǒng)整合到系統(tǒng)當(dāng)中。將單位的所有文檔進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的存儲，并提供各種途徑的查詢功能；建立單位級的知識庫，并且將管理權(quán)限細(xì)化到不同類別的知識文檔；分門戶、分權(quán)限、個(gè)性化管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有文檔。（三）搭建先進(jìn)的管理平臺通過適用、穩(wěn)定的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有系統(tǒng)的有效整合可以隨時(shí)隨地得到任何所要求的信息?？梢源_保獲得最新、最準(zhǔn)確的信息。可以限制不同部門或個(gè)人對信息的不同訪問權(quán)限。 （四）實(shí)現(xiàn)異地和移動(dòng)辦公通過暢通的網(wǎng)絡(luò)平臺，與辦公自動(dòng)化軟件進(jìn)行互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)單位員工實(shí)時(shí)的異地辦公。通過先進(jìn)的移動(dòng)通信設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的辦公業(yè)務(wù)處理。實(shí)現(xiàn)及時(shí)了解單位內(nèi)變動(dòng)的一切信息，對需辦公