如何編制制度.ppt

如何編制制度 2 制度指要求成員共同遵守的 按一定程序辦事的規(guī)程或行動準(zhǔn)則 如 工作制度 學(xué)習(xí)制度 在一定的歷史條件下形成的政治 經(jīng)濟(jì) 文化等各方面的體系 如 社會主義制度 管理制度是指企業(yè)根據(jù)法律規(guī)定和董事會的命令 決定 在其權(quán)限范圍內(nèi)制定的 規(guī)范組織及其成員須共同遵守的 具有約束力的 按一定程序辦事的規(guī)程或行動準(zhǔn)則 管理制度是管理者管理思想與理念 管理方法與技巧的具體表現(xiàn)方式之一 什么是制度 2 問題一 每個人應(yīng)該干什么 問題二 應(yīng)怎樣去干 問題三 怎樣能干好 問題四 怎樣算干好 問題五 干好干不好又怎么樣 目標(biāo)組織執(zhí)行控制考核獎懲 什么是制度 3 制度分層 一 規(guī)程 1 對復(fù)雜 重大事項 價值等級為A 的業(yè)務(wù)流程和相應(yīng)部門 崗位 的職責(zé)與權(quán)力 統(tǒng)稱 規(guī)程 二 規(guī)定 2 對全局性 大事項 價值等級為B 的規(guī)范 統(tǒng)稱 規(guī)定 三 規(guī)則 3 對重要事項的細(xì)分事項或一般性 局部事項 價值等級為C 的規(guī)范 統(tǒng)稱 規(guī)則 層級較低的制度依據(jù)層級較高的制度制訂 不得與層級較高的制度相抵觸 4 制度體系的樹型結(jié)構(gòu) 公司發(fā)展戰(zhàn)略現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程公司文化未來管理團(tuán)隊 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 公司治理結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)圖部門關(guān)系圖部門職能劃分各部門職務(wù)說明書 各個部門工作職責(zé)職能部門管理制度業(yè)務(wù)部門項目管理制度 質(zhì)量手冊 出發(fā)點 基干 樹枝 各個崗位職責(zé)描述各個崗位操作程序業(yè)務(wù)規(guī)范 樹葉 制度體系的梯次結(jié)構(gòu) 根據(jù)管理的層次 幅度和授權(quán)決策次序 創(chuàng)原公司的管理制度可分為四個梯次 公司根本大法 公司基本制度 業(yè)務(wù)流程制度 操作規(guī)范 公司章程 法人治理結(jié)構(gòu)與公司組織架構(gòu)的界定 各部門職責(zé)說明 部門規(guī)章 質(zhì)量手冊項目管理手冊其他程序文件 體系文件是規(guī)定管理活動的一整套系統(tǒng)文件 由四個層次構(gòu)成 手冊 規(guī)定管理方針和描述管理體系的文件 為進(jìn)行某項活動或過程所規(guī)定的途徑 描述具體的作業(yè)活動的文件 闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù) 體系文件的結(jié)構(gòu) 7 記錄表格 作業(yè)指導(dǎo)書 程序文件 QMS文件的結(jié)構(gòu) 質(zhì)量管理手冊 程序文件 作業(yè)指導(dǎo)書及管理文件 表格 記錄 四階文件 三階文件 二階文件 一階文件 注 圖紙圖樣 PFMEA 管理計劃書 技術(shù)規(guī)范 檢驗基準(zhǔn)類等 體系文件的結(jié)構(gòu) 8 符合性符合標(biāo)準(zhǔn)的要求 符合法律法規(guī)的要求 符合組織的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo) 滿足產(chǎn)品特性要求 確定性在描述質(zhì)量活動過程時 必須具有確定性 保證過程的一致性 確保過程結(jié)果的穩(wěn)定 即做什么 what 為什么做 why 何時做 when 在哪里做 Where 由誰去做 who 怎樣做 how 必須加以明確規(guī)定 編寫的基本要求 原則 9 相容性體系文件之間應(yīng)保持良好的相容性 即不僅要協(xié)調(diào)一致 不相互矛盾 而且要各自為實現(xiàn)總目標(biāo)承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù) 可操作性要符合組織的客觀實際 使其具有可操作性 這是文件得以貫徹執(zhí)行的重要前提 系統(tǒng)性體系本是一個由組織架構(gòu) 程序 過程和資源構(gòu)成的有機(jī)整體 應(yīng)對過程輸入 輸出 過程之間的界面接口和相互關(guān)系 以及文件的層次 支持性 關(guān)系施以有效的控制 使質(zhì)量管理體系文件形成一個有機(jī)的整體 編寫的基本要求 原則 10 優(yōu)化和高增值性每個過程都應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險 利益和成本 尋求最佳的平衡 研究優(yōu)化 首先要明確目標(biāo) 識別約束條件 包括可能的各種負(fù)面效應(yīng) 尋找可能的解決辦法 實施最佳的方案 這種優(yōu)化思路應(yīng)貫穿文件編寫全過程 在文件實施過程中 要持續(xù)進(jìn)行動態(tài)優(yōu)化 以獲得最佳的增值效果 編寫的基本要求 原則 11 預(yù)防預(yù)防是質(zhì)量保證的精髓 在質(zhì)量管理活動中 要預(yù)先對可能的各種影響因素作出有效控制安排 應(yīng)注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素 并在體系文件中加以體現(xiàn) 閉環(huán)任何管理活動的安排均應(yīng)善始善終 實施動態(tài)控制 并按照PDCA循環(huán)力求不斷改進(jìn) 在體系策劃及文件編制時應(yīng)體現(xiàn)閉環(huán)管理思想 普及性盡可能擴(kuò)展到組織最低層次 編寫的基本要求 原則 12 規(guī)范性 格式 內(nèi)容 為保持文件的規(guī)范性 應(yīng)用統(tǒng)一的要求來編寫 而不能自行其是 百花齊放 邏輯性在內(nèi)容安排及說明文字中 要符合邏輯規(guī)律 不能前后矛盾或說法不一 異常流的控制即 非正常的少數(shù) 指質(zhì)量活動失控所造成的那一部分 異常流下的產(chǎn)品易失控而造成品質(zhì)問題 如例緊急放行 設(shè)備漏檢 標(biāo)示丟失等 在體系文件中應(yīng)對異常流有充分的控制措施 來預(yù)防失控 編寫的基本要求 注意事項 13 編寫的基本要求 注意事項 文字表達(dá)準(zhǔn)確 順暢 簡練要注意文字表達(dá)的規(guī)范性 準(zhǔn)確 就是要表達(dá)清楚 避免歧意 順暢 就是要語句通順 流暢 簡練 就是要簡潔 明了 體系文件要用詞準(zhǔn)確 例如 必須 應(yīng)該 應(yīng) 允許 注意 表示要求嚴(yán)格程度是不同的 不能用 是否 請 希望 等詞 14 編寫的基本要求 編寫結(jié)構(gòu) 15 編寫的基本要求 編寫結(jié)構(gòu) 16 編寫的基本要求 編寫結(jié)構(gòu) 17 名稱一般而言 用于文件制度名稱的有這樣一些詞語 規(guī)定 規(guī)范 規(guī)則 辦法 條例和制度 目的目的是表述管理制度所要達(dá)到的目標(biāo) 是對這個管理制度應(yīng)該起到的作用一種目標(biāo)性的描述 范圍一是制度的適用范圍 又稱實施范圍 另一個是制度內(nèi)容的范圍 定義當(dāng)管理制度中某些關(guān)鍵詞語尚未普遍使用 或有可能影響管理制度的理解時 宜對這些詞語加以解釋說明 權(quán)責(zé) 職責(zé)與權(quán)限 權(quán)責(zé)為可選要素 當(dāng)管理制度中的事項需要兩個或兩個以上部門參與完成且需要界定他們的職責(zé)時 應(yīng)明確加以說明 必要時 即使管理制度中的事項只需一個部門完成 也可明確其職責(zé) 編寫的基本要求 編寫結(jié)構(gòu) 18 工作要求工作要求是文件制度的主體內(nèi)容 可用一章或若干章予以表述 本規(guī)則中所指 工作要求 是一般性推薦標(biāo)題 明確該制度文件所要闡述的具體內(nèi)容 項目和要求 構(gòu)成制度實施過程的環(huán)節(jié) 制度實施的具體程序 控制制度實現(xiàn)或達(dá)成期望目標(biāo)的方法 程序及標(biāo)準(zhǔn) 形成制度的過程 完善或修訂制度的過程 制度生效的時間 與其他制度之間的關(guān)系等 當(dāng)內(nèi)容與要求涉及部門較多時 應(yīng)明確各部門間的協(xié)作關(guān)系 協(xié)作方式和相互制約關(guān)系 分條描述要科學(xué)合理 邏輯關(guān)系清晰 屬于一個條文內(nèi)的事項應(yīng)采用款 項 目的體系 文字要準(zhǔn)確 簡練 容易引起歧義的名詞須作出明確解釋 不得使用沒有定義的簡稱 編寫的基本要求 編寫結(jié)構(gòu) 19 表格記錄 流程圖等 終結(jié)線 特別說明 附錄圖表含有一些要求或規(guī)定 則一般應(yīng)當(dāng)置于正文內(nèi)而不能放到附錄中來 編寫的基本要求 編寫結(jié)構(gòu) 20 幅面與頁邊距 名稱 文件編號 章 條 段 列項 圖 表 表單記錄 終結(jié)線 特別說明 10 流程圖 11 附錄 文件制度的編寫結(jié)構(gòu) 21 編寫段時不宜出現(xiàn) 懸置段 懸置段 是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號的獨立的一段文字表述 懸置段示例 5 1 5 1 1 5 1 2 這里紅色部分就是懸置段 編寫的基本要求 懸置段處理 編寫的基本要求 編寫時的思考方式 制度文件的思考方式為什么 Why 目的做什么 What 適用范圍誰來做 Who 職責(zé)在哪里做 Where 何時做 When 作業(yè)內(nèi)容如何做 How 輔助說明 術(shù)語定義 作業(yè)流程圖相關(guān)文件 資料 使用表單 23 編寫的基本要求 文字語句的表達(dá) 系統(tǒng) 無遺漏 準(zhǔn)確 無歧義 精煉 不多一字 不少一字 實用 不空洞 可操作 24 編寫的基本要求 排版的要求 頁面設(shè)置為A4紙張縱向頁邊距為上 下2 54cm 左 右3 17cm頁眉1 5cm 頁腳1 75cm行間距24磅 25 列項通俗地說是指一個句子分幾行來表述 列項可用下述形式引出 一個句子 一個句子的前半部分 該句子由分行列舉的各項來完成 列項表述示例 5 7其它當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時 應(yīng)表明處理原則 處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項 制度自本制度實施之日起即行廢止 現(xiàn)行制度與本制度有抵觸的 以本制度之規(guī)定為準(zhǔn) 現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的 應(yīng)參照本制度予以修改 編寫