人力資源檔案管理方案.docx

人力資源檔案管理方案對(duì)人力資源檔案進(jìn)行妥善管理,是人力資源管理的重要內(nèi)容,這樣既能有效地保守人才機(jī)密,也可以維護(hù)人力資源檔案資料的完整,防止資料損壞.企業(yè)建立健全人力資源檔案管理方案是對(duì)人力資源檔案進(jìn)行妥善管理的關(guān)鍵.目錄:一,員工人事檔案資料管理規(guī)定二,員工培訓(xùn)檔案管理辦法三,員工工作業(yè)績(jī)檔案管理辦法四,員工檔案保管規(guī)定五,員工檔案利用辦法附:人力資源檔案管理用表一,員工人事檔案資料管理規(guī)定概念解說(shuō):員工人事檔案資料是公司進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù),因此必須制定相應(yīng)的規(guī)章,加強(qiáng)員工人事檔案資料的管理工作.編寫要點(diǎn):在制定該文案的過(guò)程中需注意如下幾個(gè)方面:(1)明確目的;(2)闡明員工人事檔案資料包含的內(nèi)容.范 文:公司員工事檔案資料管理規(guī)定為了加強(qiáng)本公司員工人事資料管理工作,特制定本規(guī)定.一,各人事命令,通知公布后,連同該隸憑證(申請(qǐng)單或簽呈)合并歸檔.二,每月初依據(jù)人員異動(dòng)記錄簿編制人力異動(dòng)月報(bào)表,呈核閱后,列八人事流動(dòng)率檢查依據(jù).三,員工若有需要服務(wù)證明書或離職證明書,可至人力資源部說(shuō)明中請(qǐng)理由,由經(jīng)辦人填寫證明,轉(zhuǎn)秘書室蓋印.四,人力資源部應(yīng)于每月10日編制各主管名冊(cè),送總機(jī)備查.五,人力資源部應(yīng)備檔案包括如下內(nèi)容:1,人力異動(dòng)案;2,員工獎(jiǎng)懲案;3,員工考績(jī)案;4,員工培訓(xùn)案;5,人事規(guī)章案;6,人事勤務(wù)案;7,人亭報(bào)表案;8,員工福利案;9,文體活動(dòng)案;10,涉外事件案;11,收發(fā)文件登記簿.六,本規(guī)定自公布之日起實(shí)施.二,員工培訓(xùn)檔案管理辦法概念解說(shuō):公司培訓(xùn)員工時(shí)應(yīng)建立員工培訓(xùn)檔案,并加強(qiáng)對(duì)員工培訓(xùn)檔案的管理,從而使員工培訓(xùn)工作有據(jù)可查.編寫要點(diǎn):(略)范 文:公司員工培訓(xùn)檔案管理辦法一,為了加強(qiáng)員工培訓(xùn)的檔案管理工作,使員工培訓(xùn)工作有據(jù)可查,特制定本辦法.二,員工培訓(xùn)檔案是對(duì)員工自進(jìn)入公司開始所參與過(guò)的各種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄.三,員工的培訓(xùn)記錄內(nèi)容包括:(1)在職前訓(xùn)練中,該員工接受各種專業(yè)培訓(xùn)課程的課程名稱,內(nèi)容,時(shí)間,出勤記錄,參加有關(guān)考試的試卷,培訓(xùn)員對(duì)該員工的培訓(xùn)評(píng)估以及員工參加職前訓(xùn)練后的心得體會(huì)或匯總報(bào)告等;(2)在崗位培訓(xùn)中,員工參與的專業(yè)或外語(yǔ)的訓(xùn)練課程考勤記錄,課程情況,考試成績(jī),評(píng)估表格,總結(jié)報(bào)告等;(3)在工作期間,員工自費(fèi)參加社會(huì)上舉辦的各婁業(yè)余進(jìn)修課程的成績(jī)報(bào)告單位與結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料.四,員工培訓(xùn)檔案與其工作檔案一起被公司人力資源部作為對(duì)員工晉升,提級(jí),加薪時(shí)的參考依據(jù).五,員工的培訓(xùn)檔隸也是公司培訓(xùn)部發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù).:六,本辦法自公布之日起實(shí)施.三,員工工作業(yè)績(jī)檔案管理辦法概念解說(shuō):為了激勵(lì)員工,公司應(yīng)對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)及時(shí)進(jìn)行記錄,建立員工績(jī)效檔案,加強(qiáng)績(jī)效管理.編寫要點(diǎn):(略)范 文:公司員工工作業(yè)績(jī)襠案管理辦法一,本辦法是為了對(duì)員工工作業(yè)績(jī)廈時(shí)進(jìn)行記錄,方便績(jī)效考核工作,加強(qiáng)績(jī)效管理,激勵(lì)員工.二,要建立工作業(yè)績(jī)檔案,對(duì)各段時(shí)期的工作要有評(píng)價(jià)和考核,對(duì)其主要表現(xiàn)記入檔案.考核標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)崗位責(zé)任制中心的職責(zé)范圍等內(nèi)容,考核工作可分配到各部門進(jìn)行,最后由人事部匯總.三,建立員工工作業(yè)績(jī)檔案的目的是便于對(duì)員工正確全面地評(píng)價(jià),對(duì)工作突出,成績(jī)和貢獻(xiàn)較大者要給予表?yè)P(yáng),獎(jiǎng)勵(lì),晉級(jí)等.對(duì)工作不踏實(shí),消極怠工,屢屢出現(xiàn)差錯(cuò)者要進(jìn)行批評(píng),處罰,降級(jí)或撤職.四,員工工作業(yè)績(jī)檔案的內(nèi)容,主要有以下幾個(gè)部分:1文件材料.主要文件包括員工人事調(diào)動(dòng)表,勞動(dòng)合同書,員工身份證,專業(yè)文憑,證書,待業(yè)證明等文件的復(fù)印件等.2考評(píng)記錄.主要是員工工作表現(xiàn)評(píng)估表.公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作,對(duì)員工工作表現(xiàn)定期進(jìn)行孝評(píng).考評(píng)記錄可比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用.3出勤記錄.員工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按年度匯總歸納,以專設(shè)的統(tǒng)計(jì)表格形式存入員工工作檔隸.員工出勤情況的記錄是員工工作態(tài)度的反映側(cè)面,體現(xiàn)了員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和對(duì)工作的責(zé)任感.4獎(jiǎng)懲記錄.員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律而受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄是對(duì)其工作能力,可依賴程度,工作責(zé)任心廈工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)足度,也是考察員工表現(xiàn),使用與提拔員工的重要依據(jù).5職級(jí)變更.員工在工作中,由于工作表現(xiàn)廈服務(wù)年限因素,其職務(wù),級(jí)別與工資待遇等內(nèi)容會(huì)有變化,這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力,工作表現(xiàn),貢獻(xiàn)大小.因此,員工工作檔案中對(duì)員工職級(jí)的變動(dòng)記錄是考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù).五,在員工檔案中,還要搜集員工工傷情況記錄,客人表?yè)P(yáng)或投訴員工的信件(復(fù)印件)等資料.這對(duì)于全面,有效地考查員工表現(xiàn)都有重要作用.六,本辦法自公布之日起實(shí)施.四,員工檔案保管規(guī)定概念解說(shuō):檔案保管是員工檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,因而公司應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章,加強(qiáng)檔案保管工作.編寫要點(diǎn):員工檔案保管規(guī)定通常包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容:(1)檔案資料的歸檔;(2)檔案的保密;(3)檔案的轉(zhuǎn)遞;(4)檔案的統(tǒng)計(jì);(5)檔案的檢查核對(duì).范 文:公司員工檔案保管規(guī)定一,檔案資料的歸檔:檔案管理人員應(yīng)該對(duì)新形成的檔案材料廈時(shí)歸檔,歸檔的大體程序1,對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求2,按照材料的屬性,內(nèi)容確定其歸檔的具體位置;3,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及其相關(guān)內(nèi)容;4,將新材料存入檔案.二,檔案的保密:企業(yè)制訂檔案保密制度的具體要求如下:1,對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔隸的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備;2,庫(kù)房應(yīng)備有必要的防火,防潮器材;3,庫(kù)房,檔案柜保持清潔,不存放無(wú)關(guān)物品;4,任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合;5,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房,嚴(yán)禁吸煙;6,離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門.三,檔案的轉(zhuǎn)遞:檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由于工作變化等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:1,取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;2,在檔案底賬上注銷;3,填寫轉(zhuǎn)遞人事檔隸材料的通知單;4,按發(fā)文要求包裝,密封.檔案在轉(zhuǎn)遞中必須遵循保密原則,一般通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞,不能交由本人自帶.另外,收檔單位在收到檔案核對(duì)無(wú)誤后,必須在回執(zhí)上簽字蓋章,且及時(shí)退回.四,檔案的統(tǒng)計(jì):企業(yè)人事檔案的有關(guān)情況應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì).人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):1,人事檔案的數(shù)量;2,人事檔隸材料收集補(bǔ)充情況;3,檔案整理情況;4,檔案保管情況;5,利用情況;6,庫(kù)房設(shè)備情況;7,人事檔案工作人員情況:五,檔案的檢查核對(duì):企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事資料檔案進(jìn)行定期或不定期檢查與核對(duì).檢查人力資源檔案的內(nèi)容時(shí),既要對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看其是否有霉?fàn)€,蟲蛀等;也要對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等.在下列情形發(fā)生后,應(yīng)對(duì)人事檔案進(jìn)行徹底檢查與按對(duì).1,突發(fā)事件,如遺失,被盜或水災(zāi)之后;2,對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)后,如不能確定某份材料是否丟失;3,發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料發(fā)霉,發(fā)現(xiàn)蟲蛀等.五,員工檔案利用辦法概念解說(shuō)檔案利用如同檔案保管,是員工檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,因而同樣需要建立相應(yīng)的規(guī)章加強(qiáng)檔案的利用管理.編寫要點(diǎn):員工檔案利用辦法通常包括如下幾個(gè)方面的內(nèi)容(1)目的;(2)檔案的利用方式;(3)檔案利用操作規(guī)程.范 文:公司員工檔案利用辦法一,目的:公司為了高效,有序地利用檔案材料,特制定本辦法.二,檔案的利用方式:人事檔隸的利用方式主要有三種:1,設(shè)立閱覽室以供利用查閱.閱覽室一般情況下都設(shè)在人力資源檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方,以便調(diào)卷和管理.這便于查閱指導(dǎo),監(jiān)督,便于防止泄密和丟失等.2,借出使用.在滿足以下條件時(shí),企業(yè)可以將人事?lián)蹼`借出使用:(1)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;(2)公安,保衛(wèi)部門由于特殊需要必須借用人事檔案等.注意借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng),到期未還者必須催還.3,出具證明材料.通常情況下,出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關(guān)文件規(guī)定出具的情況或證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)印件.要求出具材料的原因一般是入黨,入團(tuán),提升,招工或出國(guó)等.三,檔案利用操作規(guī)程:檔案利用中各種萬(wàn)式的操作規(guī)程如下:1,查閱手續(xù)(1)首先,由申請(qǐng)查閱者出示書面查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象,理由,目的,查閱人的概況等情況;(2)其次,查閱單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字;(3)最后,由人事檔案部門審核,批準(zhǔn).人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核,如果理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn).2,外借手續(xù)(1)首先,由借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告,其內(nèi)容與查檔報(bào)告相似:(2)其次,由借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字;(3)再次,人事檔隸部門對(duì)借檔單位進(jìn)行審核,批準(zhǔn);(4)然后,進(jìn)行借檔登記,把借檔的時(shí)間,材料名稱,理由,份數(shù)等寫清楚,并由借檔人員簽字;(5)最后,歸還檔案時(shí),及時(shí)在外借登記上注銷.3,出具證明材料的手續(xù):單位,部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí),需履行以下手續(xù):(1)由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說(shuō)明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;(2)人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,并結(jié)合使用者的要求,提供證明材料:(3)證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記,發(fā)出.附:人力資源檔案管理用表一,人事登記表表1 公司人事登記表編號(hào) 姓名 到職日期 性別 出生日期 籍貫 身份證號(hào)碼 戶籍所在地 最高學(xué)歷 離職日期二,人事檔案管理卡表2 公司人事檔案管理卡全宗號(hào) 目錄號(hào)案卷號(hào)耪 出 歸 還日朝 單位名稱 經(jīng)手人姓名 庫(kù)房管理人員簽字 日期 庫(kù)房管理人員鑒字三,檔案調(diào)閱單表3 公司檔案調(diào)閱單檔案名稱審批調(diào)閱人檔號(hào)及件數(shù) 還卷日期 年月日經(jīng)收人簽章共宗件注:本單一式二聯(lián),第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人,第二聯(lián)留存檔案予備查.四,人事檔案資料卡表4 公司人事檔案資料卡姓名 性別 血型 籍貫 省 縣市 出生日期 照片住址 現(xiàn)址 身份證 字 第 號(hào)遷移 統(tǒng)一編號(hào)遷移 勞保 投保日期 年月日 ?？ㄌ?hào)碼通訊地址 電話 退保日期 年月日特長(zhǎng) 保證人 姓名 離廠 事由愛好 住址 日期學(xué)習(xí)經(jīng)歷 學(xué)校名稱 科(系列) 畢業(yè)時(shí)間 經(jīng)歷 服務(wù)處所 擔(dān)任職務(wù) 起訖日期 薪資 津貼家庭成贈(zèng) 關(guān)系 姓名 年齡 職業(yè)薪資核定 到任日期 薪資金額 派任單位 職稱董事長(zhǎng) 總經(jīng)理 副總理 經(jīng)理 廠長(zhǎng)介紹人 姓名 關(guān)系住址 電話五,檔案內(nèi)容登記簿表5 公司檔案內(nèi)容登記簿類號(hào)案號(hào) 內(nèi) 容 備 注六,檔案明細(xì)表表6 公司檔案明細(xì)表保險(xiǎn)庫(kù)號(hào) 柜位號(hào) 擬存至何時(shí)公司 部門 文件名稱內(nèi)容 類別 入庫(kù)日期 出庫(kù)日期 收件人簽收年 月 日 年 月 日審核: 王管: 經(jīng)辦人:七,人事檔案?jìng)淇急肀? 公司人事檔案?jìng)淇急頇C(jī)關(guān)名稱: 立卷單位名稱:案卷目錄號(hào): 案卷號(hào):本卷(簿)內(nèi)的文件張數(shù):本卷(簿)內(nèi)需說(shuō)明的情況:立卷人: 檢查人:年 月 日 年 月 日八,歸檔案卷目錄表18 公司歸檔案卷目錄全宗號(hào): 目錄號(hào): 部門案卷順序號(hào) 正卷類目號(hào) 案卷標(biāo)題 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注九,閱檔催還單表9 公司閱檔催還單同志:經(jīng)查:您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾,為方使他人使用和管理.望依檔案調(diào)閱規(guī)則于 日內(nèi)退還.檔號(hào)文號(hào)名 稱借期 原定還期 數(shù)量備注宗 冊(cè)十,閱檔催還單存根表lO 公司閱檔催還單存根借閱人:檔號(hào) 文號(hào) 名 稱 借期 原定還期 數(shù)量 催單發(fā)出日期宗 冊(cè)十一,檔案存放地點(diǎn)表表15一11 公司檔案存放地點(diǎn)表全宗名稱: 全宗號(hào):隸卷目錄號(hào) 案卷目錄名稱