會議營銷現(xiàn)場操作流程控制要點(diǎn).doc

會議營銷現(xiàn)場操作流程控制要點(diǎn)在會議營銷整體操作流程之中，會議現(xiàn)場是整個(gè)流程中的中間一環(huán)，也是至關(guān)重要的臨門一腳，會前工作是決定消費(fèi)者是否購買，而會中則是解決消費(fèi)者購買多少的問題，會議現(xiàn)場銷售成功的關(guān)鍵則在于會議現(xiàn)場銷售氛圍營造的成功與否。銷售氛圍的成功營造則依賴于各個(gè)環(huán)節(jié)的順暢配合和現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)所有成員的團(tuán)體力量的組合，筆者以為會議銷售的精髓在于各個(gè)操作環(huán)節(jié)的精細(xì)化，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都必須認(rèn)真對待，各個(gè)環(huán)節(jié)亦沒有主次之分，在每場會議之前都要認(rèn)真檢查各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)工作的準(zhǔn)備情況，決不能流于形式。以下是筆者在實(shí)際操作過程中針對現(xiàn)場操作流程控制的一些實(shí)戰(zhàn)總結(jié)，具體如下：一、到場時(shí)間和服裝要求7：20全體參會人員準(zhǔn)時(shí)到達(dá)活動現(xiàn)場要求，按照公司統(tǒng)一著裝保持衣服整潔，深色西褲、上身著公司統(tǒng)一襯衫，并將胸卡照片朝外，置于襯衫的左上胸與從上往下第三鈕扣平行的中心位置，理好頭發(fā)到簽到臺，簽到、注明到場時(shí)間。簽到負(fù)責(zé)人：1名二、會前準(zhǔn)備工作和資料檢查7：30由會務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一點(diǎn)名，記錄考核。會議營銷各部門負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)各部門相關(guān)人員進(jìn)行各項(xiàng)準(zhǔn)備工作和相關(guān)資料的檢查，具體檢查內(nèi)容如下：? 顧客回訪表、健康自查表、來賓登記表，產(chǎn)品專利證書、優(yōu)惠政策方案表、訂貨單、兩支以上的筆、名片；? 主持人檢查必帶物品（音像光盤、專家嘉賓名單、參會老顧客名單、串詞稿、程序安排表、有獎知識競答題、筆游戲道具是否齊全）；? 咨詢醫(yī)師檢查筆、工作證、白大褂到位；? 財(cái)務(wù)人員檢查必帶的筆、票據(jù)、計(jì)算器、復(fù)寫紙、散錢是否到位；? 講師檢查演講稿、指光燈；? 財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)和配合連鎖公司的配貨工作，督促對方作好相關(guān)準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作檢查負(fù)責(zé)人：1名三、會場布置7：35全體工作人員按照前一天，會前會分工內(nèi)容，到會務(wù)用品區(qū)領(lǐng)取各自所負(fù)責(zé)的用品，開始布置會場，由會務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一監(jiān)控、協(xié)調(diào)；? 負(fù)責(zé)橫幅的工作人員，將會標(biāo)置于前臺正上方，保持會標(biāo)平整、醒目、感觀效果好，確保牢靠，將其后橫幅掛在臺側(cè)正上方，版面平整、醒目、兩側(cè)橫幅高度統(tǒng)一，對稱效果好（宗旨：橫幅會標(biāo)懸掛因地置宜，以便調(diào)節(jié)整體感觀）；? 負(fù)責(zé)展板的工作人員，根據(jù)會場空間，選擇擺放區(qū)，按照公司簡介，產(chǎn)品權(quán)威認(rèn)證證書資料，產(chǎn)品介紹先后順序擺放，位置醒目，便于客人系統(tǒng)地有序地進(jìn)行了解；? 負(fù)責(zé)易拉寶的工作人員，將易拉寶組裝好置于會場前中后兩側(cè)及咨詢區(qū)和簽到處各一只，位置適當(dāng)，感觀效果佳；? 負(fù)責(zé)展示盒的工作人員，將展示盒置于舞臺前方兩側(cè)擺放（要求：有層次感、立體感，高度1.5米左右，刺激感觀效果）；? 負(fù)責(zé)投影儀的工作人員，將投影儀配置好并試機(jī)，將投影幕布調(diào)整好，達(dá)到清晰、屏幕大小適中，前方無阻礙物，將地線調(diào)整好，不絆腳、安全；? 負(fù)責(zé)禮品的工作人員，根據(jù)禮品、獎品形狀大小精心設(shè)計(jì)擺放，放在舞臺左側(cè)，力求達(dá)到大方、美觀、有吸引力；? 負(fù)責(zé)貨區(qū)的工作人員，保持貨區(qū)整潔，預(yù)先將產(chǎn)品按各療程分類裝好，便于提貨，提高效率（安全達(dá)到刺激顧客購買欲望）；? 負(fù)責(zé)咨詢的工作人員，按照專家人數(shù)，備好桌椅放于后場右側(cè)，桌面鋪白色桌布，正中間放上“咨詢臺”指示卡，及各專家醫(yī)師的姓名卡，放于各醫(yī)師的正前方，達(dá)到整齊、清爽，便于顧客與專家醫(yī)師咨詢；? 負(fù)責(zé)簽到臺的工作人員，將簽到臺置于門口右側(cè)，并鋪好賓館統(tǒng)一桌布，放上“簽到臺”指示卡和抽獎箱，三到四個(gè)凳子便于簽到人員整齊就座；? 負(fù)責(zé)會場桌椅擺放的工作人員，由會務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一調(diào)控，設(shè)計(jì)，每桌8-10個(gè)凳子，長方形桌子豎擺，鋪好桌布，放上桌號，達(dá)到全場座位整齊、美觀、空間距離適當(dāng)，便于人員流通，互動游戲等，同時(shí)將主講臺，放在舞臺右側(cè)，檢查小臺燈，立式話筒，是否良好；? 負(fù)責(zé)發(fā)放資料的工作人員，將宣傳資料包括：公司宣傳報(bào)、產(chǎn)品宣傳冊，產(chǎn)品宣傳彩頁，每桌各4-5份，整齊地放于桌面中間位置；? 負(fù)責(zé)燈光音響的工作人員，檢查開關(guān)，試燈，并按程序中要求，相應(yīng)進(jìn)行試調(diào)，并與賓館音控師協(xié)調(diào)，試放音樂，調(diào)整音量，并將兩只無線主話筒試音，確保音質(zhì)音量良好，檢查話筒電池、電量是否充足；? 負(fù)責(zé)其它準(zhǔn)備的工作人員，將照相機(jī)、抽獎箱、氣球等相應(yīng)物品準(zhǔn)備到位。會場布置負(fù)責(zé)人：1名備注：第二項(xiàng)和第三項(xiàng)會議流程在前期市場部工作人員操作會議營銷不夠熟練的情況下，盡量要求在活動頭天下午能夠全部準(zhǔn)備完畢，待所有人員操作熟練的情況下，就可以按照以上程序進(jìn)行。四、戰(zhàn)前動員7：50全體工作人員在舞臺前集中，由會務(wù)總監(jiān)做現(xiàn)場會前動員，會務(wù)總監(jiān)依次向工作人員落實(shí)，會務(wù)用品布置情況，再次強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)注意情況等，并集體調(diào)整團(tuán)隊(duì)勢氣，準(zhǔn)備引賓入場；戰(zhàn)前動員：會務(wù)總監(jiān)五、迎賓流程和要求樓下大廳2名，戴好禮儀授帶，保持良好的精神面貌，面帶微笑，見到客人來時(shí)，先致歡迎詞上前一步，統(tǒng)一話語（叔叔或阿姨您好！請問是來參加XX公司的聯(lián)誼會嗎？回答“不是的”則表示真誠歉意“對不起！打擾了”；若客人回答“是的”則表示熱誠的歡迎“歡迎光臨，請上樓”同時(shí)引導(dǎo)客人至電梯口，按好電梯等顧客進(jìn)入電梯后，方可離開，放回原位；樓上電梯口1-2名禮儀，戴好禮儀授帶，電梯門一開，馬上熱情招呼：（叔叔或阿姨您好！這邊請）引導(dǎo)客人到簽到處，同時(shí)簽到處兩側(cè)的迎賓隊(duì)列以整齊、熱情的掌聲，表示歡迎，并集體整齊、響亮、清晰、齊喊“歡迎光臨”禮儀人員提醒客人，出示邀請函，簽到，交將邀請函上的抽獎券撕下，投入抽獎箱，簽到人員做好登記，并唱名，該客人是由誰邀請的，及相應(yīng)的桌號，由其中一名簽到人員引導(dǎo)客人進(jìn)場入座，并引薦此時(shí)相關(guān)邀請人，立即進(jìn)場接位，引介詞：“邀請人姓名叔叔或阿姨來了”邀請人接話“叔叔或阿姨，您好！”引介詞：“叔叔或阿姨，這位就是給您打電話的，邀請人立即接過話題，熱情招呼就座，安排填寫來賓登記表，健康自查表，引導(dǎo)顧客瀏覽公司資料和他交流，盡可能拉近感情，了解客人情況；顧客入座后，引薦人及時(shí)通知服務(wù)生倒茶水后，邀請人立即歸位。以上迎賓工作循環(huán)進(jìn)行到9：00，樓下和樓上各留1名迎賓人員，等待到10：00左右，對后來人員進(jìn)行及時(shí)禮貌的接待和引導(dǎo)，迅速安排到會場交給相關(guān)健康代表。在全部迎賓人員撤出迎賓區(qū)之后，所有迎賓物料要全部撤掉。迎賓負(fù)責(zé)人：1名六、會前氛圍的營造迎賓開始，負(fù)責(zé)燈光、音控的工作人員，立即調(diào)整會場燈光，全部開啟，此進(jìn)場內(nèi)播放薩克斯曲輕音樂，音量適中，不宜過高，主持人在臺后不斷重復(fù)輕柔的聲音致歡迎詞“各位來賓，各位朋友，感謝各位在百忙之中抽出寶貴的時(shí)間來參加XX公司主辦的活動現(xiàn)場，在此深表歡迎您在現(xiàn)場有任何困難，都可以從我們現(xiàn)場任何一位工作人員獲得幫助”迎賓開始咨詢醫(yī)師保持良好的工作精神狀態(tài)，按指定座位，入座咨詢臺，同時(shí)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至振動，等待有需要的顧客前來咨詢。會前氛圍負(fù)責(zé)人：燈光和音響師七、正式會議流程8：50全體人員各就各位，音控、燈控工作人員到位，主持人在8：45分準(zhǔn)時(shí)確定老顧客是否到齊，咨詢醫(yī)師是否從在咨詢席上，會務(wù)總監(jiān)關(guān)閉會場大門，主持人手拿話筒在后臺等候，全體健康代表，從在各桌位上，維護(hù)本桌秩序，引導(dǎo)客人進(jìn)入活動，安排好后立即到會場兩側(cè)集中，面朝客人及舞臺，昂首挺胸，左手心握住右手掌自然下垂，放于前方，面帶微笑，眼睛平視；工作人員兩側(cè)隊(duì)列就緒后，燈控關(guān)閉燈光，留舞臺聚光燈，將會場的注意力全部集中有講臺上，主持人在演講臺以配樂朗誦形式宣傳活動目的、活動主題、活動程序（要求：過程中全場工作人員給予帶掌互動）；9：00朗誦結(jié)束，燈控打開舞臺燈光，音樂停止，主持人雙走到舞臺中央偏左（避免阻擋投影）開始串詞（串詞稿）致歡迎詞。全場工作人員，激情熱烈，給予帶掌互動，要求：場內(nèi)秩序良好，不走動，不喧嘩，提醒客人，不交頭接耳。9：009：05主持人的演講形式結(jié)合幻燈向各位闡述XX的公司歷史，規(guī)模產(chǎn)品情況，會場保持安靜，有背景音樂，讓會場共同走入XX公司的歷史及主動產(chǎn)品情況，多媒體跟上（串詞稿）。9：059：10公司情況介紹結(jié)束后，會場開燈音響準(zhǔn)備，進(jìn)入互動游戲，主持人宣布游戲規(guī)則，全體健康代表回到座位，引導(dǎo)客人共同參與游戲，財(cái)務(wù)、咨詢醫(yī)師等都坐在貨區(qū)，咨詢臺帶掌，會務(wù)總監(jiān)把握全場控制；9：109：15游戲結(jié)束后，主持人宣布各位就坐，健康代表安排各桌入座，同時(shí)保持本桌安靜，主持人宣布文藝節(jié)目欣賞，節(jié)目目的，將客人注意力重新拉回舞臺回到正題；9：1510：00文藝節(jié)目結(jié)束，主持人向全場統(tǒng)一介紹咨詢溝通團(tuán)，此時(shí)，咨詢團(tuán)集體起立，向客人鞠躬致意，全場的熱情掌聲歡迎，講師從咨詢臺在熱情掌聲中小跑到臺前并向全場以熱情致意（注：講師必須，精神飽滿，有活力，有激情，為人師表，以身作則，以高度的興奮，輕松愉快的心情感染全場、抑郁患者，給人以快樂感）熱情奔放的氣氛起來后，再進(jìn)入主題的講述，燈控關(guān)閉會場燈光，多媒體負(fù)責(zé)人員根據(jù)講師語速、內(nèi)容將投影資料進(jìn)行有序點(diǎn)擊投影；此時(shí)全場健康代表，維護(hù)秩序，保持會場安靜，讓客人認(rèn)真聽取講座，講座時(shí)，講師應(yīng)注意，語速稍緩、語調(diào)適中、抑揚(yáng)頓挫具有親和力，具有煽動性；10：0010：15講座結(jié)束，燈控開會場燈光，主持人組織會場的熱烈掌聲，再一次感謝講師的精彩演講，并組織全場起立，在桌子之間過道排成縱列隊(duì)形，請后面朋友將雙手搭在前面朋友的肩膀上，全場工作人員穿插其中，音控播放激情健康操曲，兩位主持人邊喊口號邊互相幫助，捏肩捶背，口號結(jié)合音樂節(jié)拍“拍拍肩1 2 3 42 2 3 4 揉揉肩1 2 3 4左捏捏左捶捶2 2 3 4 敲敲背1 2 3 4左敲敲2 2 3 4 右敲敲3 2 3 4 從上往下1 2 3 4”口號響起，兩位主持人默契配合；10：1510：20做結(jié)束，音樂停止，全場就做，主持人準(zhǔn)備好，有獎競答題稿，引入有獎知識競答活動，“為了能更好地鞏固各位聽取講座的效果，進(jìn)一步了解XX產(chǎn)品，我們一起進(jìn)入一個(gè)有趣有獎知識競答活動，規(guī)則是主持人讀完題目，喊開始，最先舉手的朋友有優(yōu)先搶答權(quán)（標(biāo)注：主持選擇答題對象，應(yīng)兼顧全場，健康代表鼓勵(lì)顧客搶答，為避免冷場，可隨時(shí)提醒答案，共同營造全場熱烈氣氛，答對的，由其中一主持人立即獎勵(lì)小禮品一個(gè)；10：2010：35主持人引導(dǎo)全場歡迎現(xiàn)場到會所有顧客朋友，并請出事先安排好的顧客朋友23名，體現(xiàn)身說法，老顧客發(fā)言內(nèi)容包括病因、服藥前的臨床表現(xiàn)，精神狀況和服藥后的臨床表現(xiàn)和精神狀況，作一個(gè)鮮明的對比，服用劑量、按什么療程以及對公司的感謝。10：3510：40發(fā)言結(jié)束，燈控關(guān)閉全場燈光，多媒體負(fù)責(zé)人投放XX產(chǎn)品廣告，主持人以配樂朗誦形式，引出廣告片，激起他們購買產(chǎn)品的欲望；10：4010：43燈控開啟舞臺燈光，音控放激情音樂，主持人請出在后臺準(zhǔn)備好的兩名工作人員，手持XX產(chǎn)品的樣品進(jìn)行樣品展示，同時(shí)主持人再一次在展示中，大聲向全場介紹解郁產(chǎn)品，此時(shí)各桌健康代表起身到貨區(qū)領(lǐng)取展示樣品到各桌；10：4311：40燈控開啟全場燈光，音控將激情音樂慢慢調(diào)換到輕音樂，健康代表馬上進(jìn)入狀態(tài)，進(jìn)行溝通，主持人：“朋友們，今天我們現(xiàn)場每個(gè)桌都為各位配有專業(yè)的健康代表，他們都經(jīng)過專業(yè)的產(chǎn)品培訓(xùn)，各位可以針對自身狀況及XX產(chǎn)品相關(guān)知識和健康代表進(jìn)行交流溝通和探討，接下來，就把時(shí)間暫時(shí)留給各位，我們一會再回來為各位進(jìn)行拍照留念和節(jié)目最后的幸運(yùn)，抽獎活動，獎品多，等待幸運(yùn)的您！”進(jìn)入咨詢溝通，特別提示咨詢醫(yī)師須知：1) 咨詢醫(yī)師盡量不留個(gè)人聯(lián)系方式給客人，掌握咨詢時(shí)間；2) 積極默契配合銷售代表的意圖；3) 不要突出個(gè)人以銷售為核心，配合健康代表共同達(dá)成銷售；4) 咨詢醫(yī)師和健康代表之間相互包裝、引介（健康代表可說“這是醫(yī)師是原來醫(yī)院具有幾十年的臨床經(jīng)驗(yàn)，很有資歷“咨詢醫(yī)師可說“健康代表非常不錯(cuò)，很能干，做事認(rèn)真客人對他的服務(wù)相當(dāng)滿意，你只管放心。”有利于顧客放心地購買產(chǎn)品；進(jìn)入咨詢溝通以后，特別提示照相工作人員須知，必須在舞臺周圍流動，不得走遠(yuǎn)，便于顧客拍照，全場造勢，每一張照片認(rèn)真選好背景，為每一位客人拍下稱心的照片，拍照地的健康代表配合客人將產(chǎn)品貼在身前，在拍攝過程中，主持人給予合理的提示，唱單、采訪、造勢（“現(xiàn)在已經(jīng)有很多朋友購買XX產(chǎn)品，正在和我們工作人員合影留念“如客人購買的數(shù)量較多，