YQB-01體系文件控制程序.doc

重慶渝青機(jī)械配件制造有限公司文件編號(hào)：yqb-01程序文件版 本： 質(zhì)量體系文件控制程序頁(yè) 碼： 66目 錄 1 目的2 適用范圍3 職責(zé)4 定義5 工作程序6 相關(guān)文件7 質(zhì)量記錄編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期受控狀態(tài)4321更改編號(hào)更改單號(hào)更 改 頁(yè)更改條款更改人1 目的規(guī)范質(zhì)量體系文件的管理，確保各有關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本，防止誤用作廢文件。2 適用范圍適用于質(zhì)量體系文件的編制、審批、發(fā)放、更改及管理。3 職責(zé)3.1 技質(zhì)部為質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量程序文件的歸口管理部門，具體組織編寫、審查、會(huì)簽、分發(fā)、保管，并對(duì)文件的實(shí)施進(jìn)行檢查與考核；3.2 各有關(guān)部門按公司規(guī)定對(duì)發(fā)至本部門的質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量程序文件進(jìn)行管理。4 定義4.1 受控文件：指現(xiàn)行有效的文件，其發(fā)放、更改、換版均按規(guī)定程序控制，并加蓋“受控”印章。4.2 非受控文件：指在規(guī)定范圍內(nèi)發(fā)放，可不作更改、更換、換版等，加蓋“非受控”印章的文件。5 工作程序5.1 文件的分類和編號(hào)5.1.1 文件的分類5.1.1.1 文件按層次可分為以下三類：a. 質(zhì)量手冊(cè)；b. 質(zhì)量管理程序文件；c. 其它與質(zhì)量管理體系相關(guān)的支持性管理文件。5.1.1.2 文件按受控狀態(tài)可分為：受控文件和非受控文件。5.1.2 文件的編號(hào)5.1.2.1 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)規(guī)定： yqa-xx “yq”代表“渝青”（以下同），“a”代表質(zhì)量手冊(cè)，“xx”代表文件順序號(hào)（01-99）。5.1.2.2 質(zhì)量管理程序文件編號(hào)規(guī)定： yqb-xx “b”代表程序文件，“xx”代表順序號(hào)（01-99）。5.1.2.3 管理性文件編號(hào)規(guī)定：yqg-xx “g”代表管理性文件，“xx”代表文件順序號(hào)（01-99）5.1.2.4 體系文件應(yīng)進(jìn)行版本號(hào)標(biāo)識(shí),版本號(hào)用“、”表示,分別代表“第一版、第二版、第三版、”,依此類推；規(guī)定在每份文件的頁(yè)眉版本欄中。5.1.2.5 技術(shù)文件類的文件編號(hào)規(guī)定：按技術(shù)文件控制程序執(zhí)行。5.2 文件的編制、審核和批準(zhǔn)5.2.1 質(zhì)量手冊(cè)按以下流程編制和審批。編制 管理者代表審核 總經(jīng)理批準(zhǔn)5.2.2 質(zhì)量管理程序文件按以下流程編制和審批編制 管理者代表審核 總經(jīng)理批準(zhǔn)5.2.3 管理性文件按以下流程編制和審批編制 部門領(lǐng)導(dǎo)審核 相關(guān)部門會(huì)簽 主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)5.3 文件的登記、歸檔和發(fā)放5.3.1 文件的歸檔5.3.1.1 質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量管理程序文件、管理性文件原稿，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)加蓋紅色“原稿”章后，交技質(zhì)部資料管理員歸檔保管，并由資料管理員登記在文件歸檔登記表中。5.3.1.2 技質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)體系文件進(jìn)行刻錄拷貝形成電子文檔，交技質(zhì)部資料管理員歸檔保管，并由資料管理員建立電子文檔登記表進(jìn)行管理。5.3.2 體系文件的復(fù)制和發(fā)放5.3.2.1 技質(zhì)部編制文件發(fā)放范圍一覽表并經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。如需在體系文件發(fā)放范圍一覽表范圍外發(fā)放或增加發(fā)放份數(shù)，均應(yīng)由相關(guān)部門填寫文件發(fā)放申請(qǐng)單經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。5.3.2.2 技質(zhì)部負(fù)責(zé)體系文件的復(fù)制。5.3.2.3 質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量管理程序文件、管理性文件發(fā)放前，由技質(zhì)部在其首頁(yè)上加蓋紅色“受控”章，并由技質(zhì)部負(fù)責(zé)按發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)在文件發(fā)放回收登記表上做好記錄。5.3.2.4 需向公司外部提供的質(zhì)量體系文件，由相關(guān)部門填寫文件發(fā)放申請(qǐng)單經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由技質(zhì)部加蓋紅色“非受控”章后發(fā)放，并并做好分發(fā)記錄。 5.3.2.5 技質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)公司的所有受控文件進(jìn)行分類登記，形成公司受控文件一覽表。一覽表上應(yīng)注明文件保管地點(diǎn)/保管人、保存時(shí)間等。5.4 體系文件的更改 5.4.1 質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量管理程序文件需要更改時(shí)，由技質(zhì)部填寫體系文件更改通知單；管理性文件需要更改時(shí)，由文件歸口管理部門填寫體系文件更改通知單；并經(jīng)審核、批準(zhǔn)后交技質(zhì)部。5.4.2 技質(zhì)部對(duì)發(fā)放范圍內(nèi)的受控文件更改內(nèi)容統(tǒng)一實(shí)施更改，并在文件更改頁(yè)作好更改記錄。5.4.3 文件更改分為劃改和換頁(yè)兩種形式，劃改適用于更改處數(shù)或更改文字較少的情況；換頁(yè)適用于更改處數(shù)較多或更改文字較多，不進(jìn)行換頁(yè)可能影響使用的情況。5.4.4 當(dāng)文件不能進(jìn)行更改時(shí)應(yīng)對(duì)其換版，換版后發(fā)放新文件時(shí)應(yīng)收回作廢文件并加蓋“作廢”章，同時(shí)由經(jīng)辦人填寫文件發(fā)放回收登記表。換版文件的編制、審核、歸檔、復(fù)制和發(fā)放按5.2、5.3 條執(zhí)行。5.5 體系文件的回收5.5.1 文件的作廢或失效5.5.1.1 質(zhì)量手冊(cè)的作廢或失效，由技質(zhì)部填寫作廢文件申請(qǐng)登記表，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.5.1.2 質(zhì)量管理程序文件的作廢或失效，由技質(zhì)部填寫作廢文件申請(qǐng)登記表，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.5.1.3 其它質(zhì)量文件的作廢或失效由原編制部門通知技質(zhì)部，由技質(zhì)部填寫作廢文件申請(qǐng)登記表，報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.5.2 作廢或失效的文件，由技質(zhì)部依據(jù)文件發(fā)放記錄從持有者處全部收回，加蓋“作廢”或“作廢保留”章，并在文件發(fā)放回收登記表上做好記錄。5.5.3 對(duì)作廢或失效但須保留的文件由技質(zhì)部加蓋紅色“作廢保留”章,并在作廢文件申請(qǐng)登記表上記錄后進(jìn)行妥善保管；對(duì)無(wú)須保留的作廢或失效的文件由技質(zhì)部負(fù)責(zé)銷毀。5.6 體系文件的保管5.6.1 文件的持有者應(yīng)妥善保管相應(yīng)文件，不得丟失、涂改、拆卸和復(fù)印。調(diào)離工作崗位時(shí)，須移交全部文件。5.6.2 若發(fā)生文件遺失，文件持有者必須立即報(bào)告該文件的發(fā)布部門，文件保管單位寫出書面檢查，接受經(jīng)濟(jì)行政處罰后，填寫文件發(fā)放申請(qǐng)單并重新辦理手續(xù)補(bǔ)發(fā)。5.7 各部門應(yīng)對(duì)本部門的受控文件(包括體系文件及其他管理文件)予以整理登記,形成部門受控文件一覽表，一覽表上應(yīng)注明文件保管地點(diǎn)/保管人、保存時(shí)間等。6 相關(guān)文件6.1 技術(shù)文件控制程序6.2 質(zhì)量記錄控制程序7 質(zhì)量記錄7.1 文件歸檔登記表（jlty-b0101-）7.2 電子文檔登記表（jlty-b0102-）7.3 文件發(fā)放回收登記表（jlt