項目建立學生信息表.ppt

項目4.2 建立學生信息表,任務四 應用軟件Excel 2003操作技術(shù),教學目標,教學內(nèi)容,操作步驟,知識技能點,退 出,訓練任務,考核與評價,教學目標,使用Excel2003創(chuàng)建電子表格文檔，并在文檔中輸入數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)，以及保存和關閉文檔。,教學內(nèi)容,（1）新建工作簿文件。 （2）在工作表sheet1中輸入圖所示的數(shù)據(jù)。,教學內(nèi)容,（3）為B7單元格添加批注“班長”，為B11單元格添加批注“團支書”。 （4）將工作表標簽“sheet1”重命名為“軟件班學生信息表”。 （5）保存工作簿文件，命名為“學生信息管理報表.xls”。,操作步驟,1.啟動Excel2003、新建一個Excel工作簿 2.輸入報表標題 在工作表中輸入數(shù)據(jù)，必須先選中單元格，再向其中輸入數(shù)據(jù)，所輸入的數(shù)據(jù)將會同時顯示在編輯欄和單元格中。輸入結(jié)束后，可單擊【輸入】按鈕確認，也可以按【Enter】鍵、【Tab】鍵或方向鍵【】、【】、【】、【】來結(jié)束，還可以使用鼠標單擊其它單元格進行確認。此時，可直接輸入數(shù)據(jù)報表的標題內(nèi)容“軟件班學生信息表”，然后按回車鍵即可完成輸入。 注意：由于標題內(nèi)容較長，系統(tǒng)自動覆蓋了右邊無數(shù)據(jù)的單元格。但是，若右邊的單元格有數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)會自動截斷過長的文本。在選中該單元格時，Excel會在編輯欄內(nèi)顯示出該單元格的全部內(nèi)容。,操作步驟,3.輸入數(shù)據(jù)報表的標題行 數(shù)據(jù)報表中的標題行是指由報表數(shù)據(jù)的列標題構(gòu)成的一行信息，也稱為表頭行。報表數(shù)據(jù)的列標題用于代表一列數(shù)據(jù)的名稱，從而參與數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析操作。 在此項目中，從A2單元格到J2單元格，依次輸入“學號”、“姓名”、“性別”、“出生日期”、“學生來源”、“入學成績”、“現(xiàn)住寢室”、“寢室電話”、“手機號碼”9列數(shù)據(jù)的列標題。,操作步驟,4.輸入報表中的各項數(shù)據(jù) （1）輸入“姓名”列數(shù)據(jù) 所有的文本數(shù)據(jù)自動靠左對齊。 （2）輸入“寢室電話”和“手機號碼”兩列數(shù)據(jù) 在Excel2003中，對于不需要在 Excel 中計算的數(shù)字（如電話號碼），可以用數(shù)字字符串格式輸入到單元格中。其輸入方法是在輸入數(shù)據(jù)時，先輸入“ ”，再輸入數(shù)字，Excel2003會自動在該單元格的左上角加上綠色三角標記，表示該單元格中的數(shù)據(jù)為文本，輸入的數(shù)字字符串自動左對齊。,操作步驟,4.輸入報表中的各項數(shù)據(jù) （3）輸入“學號”和“性別”兩列數(shù)據(jù) 在“學號”和“性別”兩列數(shù)據(jù)中，存在著數(shù)據(jù)呈數(shù)列變化或完全相同的連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，則可以使用Excel提供的自動填充功能快速完成輸入。 “學號”列數(shù)據(jù)，先在A3單元格按數(shù)字字符串格式輸入第1個人的學號。然后，用鼠標指向單元格的填充柄，即單元格右下角的黑點，按住左鍵向下拖動到最后一名學生為止。 “性別”列數(shù)據(jù)，先在C3單元格輸入第1個人的性別“男”。然后，用鼠標拖動單元格的填充柄，到最后一名男生為止。再在C10單元格中輸入性別“女”，然后，用鼠標拖動單元格的填充柄，到最后一名女生為止。,操作步驟,4.輸入報表中的各項數(shù)據(jù) （4）輸入“學生來源”和“現(xiàn)存寢室”兩列數(shù)據(jù) 在“學生來源”和“現(xiàn)存寢室”兩列數(shù)據(jù)中，存在著數(shù)據(jù)相同但位置不連續(xù)的單元格，則可以按住【Ctrl】鍵，用鼠標選擇要在其中輸入相同數(shù)據(jù)的多個單元格，在最后選中的活動單元格中鍵入數(shù)據(jù)，然后按 【Ctrl】+【Enter】，即可在選中的所有單元格內(nèi)輸入相同的數(shù)據(jù)。 因此，在輸入“學生來源”列數(shù)據(jù)過程中，首先按住【Ctrl】鍵，用鼠標選擇E3、E5、E9、E11單元格，然后輸入“沈陽”，再按【Ctrl】+【Enter】組合鍵，在選中的所有單元格內(nèi)都輸入了相同的數(shù)據(jù)“沈陽”。其它的數(shù)據(jù)輸入以此類推。,操作步驟,4.輸入報表中的各項數(shù)據(jù) （5）輸入“入學成績”列數(shù)據(jù) 數(shù)值型數(shù)據(jù)在輸入后自動右對齊。 （6）輸入“出生日期”列數(shù)據(jù) 在Excel2003中，日期型數(shù)據(jù)輸入的格式一般是用減號或斜杠分隔的年、月、日形式，即“年-月-日”或“年/月/日”。當單元格內(nèi)輸入了系統(tǒng)可識別的日期型數(shù)據(jù)時，單元格的格式會自動轉(zhuǎn)換成相應的日期格式，并采用右對齊的方式。當系統(tǒng)不能識別單元格內(nèi)輸入的日期型數(shù)據(jù)時，則輸入的內(nèi)容將自動視為文本，并在單元格中左對齊。,操作步驟,5.插入批注 在單元格內(nèi)插入批注，可以對單元格中的數(shù)據(jù)作簡單的說明提示。當某單元格插入批注后，該單元格的左上角會產(chǎn)生紅色的三角標識。當鼠標指針指向該單元格時，會彈出批注顯示，當鼠標指針離開該單元格時，批注就隱藏起來。 執(zhí)行【插入】菜單的【批注】命令，在打開了輸入框中輸入“班長”，然后單擊其它單元格確認完成輸入即可。同上，在B11單元格插入批注“團支書”。 6.修改工作表標簽 Excel在創(chuàng)建一個新的工作簿時，它所有的工作表都是以sheet1、steet2方式來命名的，很不方便記憶和進行有效的管理。用戶可以根據(jù)工作表中實際數(shù)據(jù)的用途更改這些工作表的名稱，以符合一般的工作習慣。 其操作方法是用鼠標右擊工作表【sheet1】的標簽，執(zhí)行快捷菜單中的【重命名】命令，也可以對工作表標簽雙擊，則工作表【sheet1】的標簽反顯，進入編輯狀態(tài)。然后輸入文字“軟件班學生信息表“，再按【回車鍵】確認即可。 7.保存工作簿文件,知識技能點,1.選定單元格 （1）選取一個單元格 （2）選取單元格區(qū)域 選定一個連續(xù)的矩形單元格區(qū)域：先單擊該區(qū)域左上角的單元格，按住鼠標左鍵并拖動到區(qū)域的右下角即可。如果要選定的單元格區(qū)域范圍較大，可以使用鼠標和鍵盤相結(jié)合的方法：先單擊要選取區(qū)域左上角的單元格，然后找到要選取區(qū)域右下角的單元格。在按住【Shift】鍵的同時單擊該單元格。 選定多個不相鄰的單元格區(qū)域：按住【Ctrl】鍵，然后使用鼠標選定各個單元格區(qū)域。 （3）選取特殊的單元格區(qū)域 整行：單擊工作表中的行號。 整列：單擊工作表中的列標。 整個工作表：單擊工作表行號和列標的交叉處，即全選按鈕。 相鄰的行或列：在工作表行號或列標上按下鼠標左鏈，并拖動選定要選擇的所有行或列。 不相鄰的行或列：單擊第一個行號或列標，按住【Ctrl】鍵，再單擊其他行號或列標。,知識技能點,2.Excel2003單元格中的數(shù)據(jù)類型,知識技能點,3.編輯單元格中的數(shù)據(jù) 有三種方法實現(xiàn)： 用鼠標選定某單元格后，直接在單元格內(nèi)輸入新數(shù)據(jù)，則覆蓋原有數(shù)據(jù)； 用鼠標選定單元格，然后在【編輯欄】中單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)插入點光標后，移動插入點光標，在特定的位置數(shù)據(jù)； 雙擊單元格，則單元格內(nèi)顯示了插入點光標，然后編輯數(shù)據(jù)。 4.刪除單元格中的數(shù)據(jù) 用鼠標選定單元格，按【Del】鍵即可。,知識技能點,5.插入行、列或單元格 【插入】菜單【行】命令，即可在當前位置插入一空行，原有的行自動下移。 【插入】菜單【列】命令，即可在當前位置插入一整列，原有的列自動右移。 【插入】菜單的【單元格】命令，將彈出【插入】對話框 【活動單元格右移】單選按鈕：插入的空單元格出現(xiàn)在選定的單元格的左邊。 【活動單元格下移】單選按鈕：插入的空單元格出現(xiàn)在選定的單元格的上方。 【整行】單選按鈕：在選定的單元格上面插入一空行，如果選定的是單元格區(qū)域，則選定單元格區(qū)域包括幾行就插入幾個空行。 【整列】單選按鈕：在選定的單元格左側(cè)插入一空列，如果選定的是單元格區(qū)域，則選定單元格區(qū)域包括幾列就插入幾個空列。,知識技能點,6.刪除行/列或單元格 【編輯】菜單【刪除】命令，【刪除】對話框 【右側(cè)單元格左移】：選定的單元格或單元格區(qū)域被刪除， 其右側(cè)已存在的單元格或單元格區(qū)域?qū)⑻畛涞皆撐恢谩?【下方單元格上移件單選】：選定的單元格或單元格區(qū)域 被刪除，其下方己存在的單元格或單元格區(qū)域?qū)⑻畛涞皆撐恢谩?【整行】：選定的單元格或單元格區(qū)域所在的行將被刪除。 【整列】：選定的單元格或單元格區(qū)域所在的列將被刪除。 7.復制和移動單元格中的數(shù)據(jù) 移動單元格數(shù)據(jù)是指將在某些單元格中的數(shù)據(jù)移至其他單元格中，原有位置留下空白單元格； 復制單元格或單元格區(qū)域數(shù)據(jù)是指將某個單元格或單元格區(qū)域數(shù)據(jù)復制到指定的位置，原位置的數(shù)據(jù)仍然存在。 操作方法是先選定要移動或復制數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊【編輯】菜單的【剪切】或【復制】命令，再選定要粘貼數(shù)據(jù)的位置，最后單擊【編輯】菜單的【粘貼】命令。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) 當數(shù)據(jù)報表中有相似相鄰的數(shù)據(jù)時，可以使用Excel提供的填充功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動輸入。填充操作可以通過使用鼠標拖動【填充柄】或執(zhí)行【編輯】菜單的【填充】子菜單中的各項命令來實現(xiàn)的。 鼠標拖動方式的操作方法是在選中一個單元格或選定一個連續(xù)的單元格區(qū)域后，其框線的右下角會出現(xiàn)一個黑點，這個黑點就是【填充柄】。拖動填充柄就是利用鼠標指向填充柄按住左鍵向上、下、左、右四個方向的拖動，來填充數(shù)據(jù)。還可以按住【Ctrl】鍵，再用鼠標拖動填充柄來填充數(shù)據(jù)。在拖動完成后，在拖動產(chǎn)生區(qū)域的右下角會有【自動填充選項】按鈕【 】，單擊該按鈕，將打開選項菜單，從中單擊所選的填充方式選項，從而可以改變用鼠標拖動方式產(chǎn)生的填充結(jié)果。還有，用鼠標右鍵拖動填充柄，則在拖動完成后，會產(chǎn)生一個與填充相關的快捷操作命令菜單，從中選擇要執(zhí)行的操作命令，從而完成數(shù)據(jù)填充。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) 當數(shù)據(jù)報表中有相似相鄰的數(shù)據(jù)時，可以使用Excel提供的填充功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動輸入。填充操作可以通過使用鼠標拖動【填充柄】或執(zhí)行【編輯】菜單的【填充】子菜單中的各項命令來實現(xiàn)的。 鼠標拖動方式的操作方法是在選中一個單元格或選定一個連續(xù)的單元格區(qū)域后，其框線的右下角會出現(xiàn)一個黑點，這個黑點就是【填充柄】。拖動填充柄就是利用鼠標指向填充柄按住左鍵向上、下、左、右四個方向的拖動，來填充數(shù)據(jù)。還可以按住【Ctrl】鍵，再用鼠標拖動填充柄來填充數(shù)據(jù)。在拖動完成后，在拖動產(chǎn)生區(qū)域的右下角會有【自動填充選項】按鈕【 】，單擊該按鈕，將打開選項菜單，從中單擊所選的填充方式選項，從而可以改變用鼠標拖動方式產(chǎn)生的填充結(jié)果。還有，用鼠標右鍵拖動填充柄，則在拖動完成后，會產(chǎn)生一個與填充相關的快捷操作命令菜單，從中選擇要執(zhí)行的操作命令，從而完成數(shù)據(jù)填充。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) 【編輯】菜單【填充】子菜單【序列】命令,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （1）日期序列填充 日期序列有4種“日期單位”的步長值進行填充選擇，它們是：“日”、“工作日”、“月”、“年”。不同的“日期單位”、步長值為“1”產(chǎn)生的日期序列填充結(jié)果如圖所示,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （2）數(shù)字序列填充 數(shù)字的填充有三種填充方式可以選擇：等差序列、等比序列和自動填充。其中，以等差或等比序列方式填充是在所選單元格區(qū)域內(nèi)填充有規(guī)律變化的數(shù)據(jù)，而自動填充是將所選范圍內(nèi)的單元全部用初始單元格的數(shù)值填充，也就是用來填充相同的數(shù)值。在以等差或等比序列方式填充數(shù)據(jù)時，需要輸入步長值和終止值。其中，步長值可以是負值，也可以是小數(shù)，并不一定要為整數(shù)。終止值的作用是如果所選范圍還未填充完就已到終止值，那么余下的單元格將不再填充；如果填充完所選范圍還未達到終止值，則到此為止。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （2）數(shù)字序列填充 在進行數(shù)值填充操作時，可以利用鼠標拖動法快速地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的填充，其操作方法如下： 填充相同的數(shù)值：在起始單元格輸入數(shù)值“1”，然后拖動該單元格的填充柄到結(jié)束單元格，即可完成相同數(shù)值的填充操作。 填充步長為“1”的等差序列數(shù)值：在起始單元格輸入數(shù)值“1”，然后按住【Ctrl】鍵，拖動該單元格的填充柄到結(jié)束單元格，即可完成等差序列填充操作。 填充任意步長的等差序列數(shù)值：在起始單元格A2輸入數(shù)值“1”、單元格A3輸入數(shù)值“3”，然后選中A2:A3單元格區(qū)域，用鼠標拖動該單元格區(qū)域的填充柄到結(jié)束單元格A9，則完成步長為2的等差序列填充操作。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （3）時間類型數(shù)據(jù)的填充 時間類型的數(shù)據(jù)在填充時，Excel默認以“小時”為單位、步長為“1”的方式進行填充。若要以“分鐘”為單位、任意步長的方式進行填充，可以參照數(shù)值類型數(shù)據(jù)填充任意步長的等差序列數(shù)值的操作方式來完成，如圖所示。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （4）文本填充 文本類型的數(shù)據(jù)在填充時，若文本中沒有數(shù)字，則填充操作都是復制起始單元格的內(nèi)容，即填充相同的數(shù)據(jù)。如果文本中全部是數(shù)字時，則填充操作將按等差序列的方式進行。如果文本中部分是數(shù)字，則無論用何種方法填充，字符部分保持不變，數(shù)字部分按等差序列的方式變化。注意的是，如果文本中僅含有一個數(shù)字，數(shù)字按等差序列變化與數(shù)字所處的位置無關；當文本中有兩個或兩個以上數(shù)字部分時，只有最后面的數(shù)字部分才能按等差序列變化，其余的數(shù)字部分不發(fā)生變化，如圖所示：,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （4）文本填充 文本類型數(shù)據(jù)的填充也可使用鼠標拖動方式來實現(xiàn)，其方法如下： 對于含有數(shù)字的文本進行填充時，如果直接拖動起始單元格的填充柄，則數(shù)字部分將自動按步長為“1”的等差序列方式進行填充。 若要數(shù)字部分實現(xiàn)任意步長的等差序列方式填充，可以參照數(shù)值類型數(shù)據(jù)的填充技巧中的填充任意步長的等差序列數(shù)值的方式來完成，如圖所示。,知識技能點,8.自動填充數(shù)據(jù) （4）文本填充 對于不含有數(shù)字的文本，Excel默認以復制單元格的方式進行填充。實際上，純文本通過【自定義填充序列】操作也可形成序列在單元格中進行填充。這需要用戶事先將定義好的文本序列寫入單元格區(qū)域，然后選中該單元格區(qū)域，再執(zhí)行【工具】菜單的【選項】命令，在對話框中選擇【自定義序列】選項卡，單擊【導入】按鈕，則自定義填充序列添加完成，如下圖所示。這樣，在以后使用學生姓名時，在單元格中輸入第1個人的姓名，其他人的姓名利用填充操作就會自動按順序填充到單元格區(qū)域中。,知識技能點,8工作表標簽重命名 要更改工作表的名稱，還可以雙擊要更改名稱的工作表標簽，這時可以看到工作表標簽以高亮度顯示，在其中輸入新的名稱并按【Enter】鍵即可。也可以執(zhí)行【格式】菜單下的【工作表】子菜單的【重命名】命令，此時指定的工作表標簽呈高亮度顯示，即處于編輯狀態(tài)，在其中輸入新的工作表名稱。最后在該標簽以外的任何位置單擊鼠標左鍵或者按【Enter】鍵結(jié)束重命名工作表的操作。 9刪除批注 批注在插入后，若不在需要，還可以刪除，其操作是右擊插入批注的單元格，執(zhí)行如圖所示的快捷菜單中的【刪除批注】命令即可。,知識技能點,10凍結(jié)窗格 隨著在學生信息表中添加學生記錄的增多，列標題行往往會被逐漸上移以至于被屏幕隱藏。這樣，在看不到列標題的狀態(tài)下，不利于數(shù)據(jù)的輸入與瀏覽。因此，Excel提供了【凍結(jié)窗格】操作，可以使需要始終保留在屏幕上的信息不隨滾動條滾動，凍結(jié)的對象可以是一行、一列或行列同時凍結(jié)。例如，選中B3單元格，執(zhí)行【窗口】菜單【凍結(jié)窗格】命令。則B3單元格上面的2行和左面的1列就被同時凍結(jié)了。這時，上下移動滾動條瀏覽數(shù)據(jù)時，1、2行因凍結(jié)就不會做相應的滾動；當左右移動滾動條瀏覽數(shù)據(jù)時，A列因凍結(jié)也不會做相應的滾動。 若要取消凍結(jié)操作，執(zhí)行【窗口】菜單【取消凍結(jié)窗格】命令即可。,訓練任務,按照此項目的要求為學生自己所在的班級建立學生信息管理報表，數(shù)據(jù)列可