《會議紀(jì)要培訓(xùn)》PPT課件.ppt

會議紀(jì)要知識專題交流會,主講人：路緒偉,什么是會議？,會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動。,什么是會議,具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄 “記”有詳記與略記。 詳記-會議記錄 略記-會議紀(jì)要,主要內(nèi)容,會議紀(jì)要,舉例說明,基本概述,整理經(jīng)驗,概 念,特 點(diǎn),作 用,種 類,開 會 前 準(zhǔn) 備,開 會 中 記 錄,開 會 后 整 理,格 式,會議紀(jì)要的特點(diǎn),會議紀(jì)要的種類,會議紀(jì)要的格式,會議紀(jì)要的概念,一、會議紀(jì)要的概述,會議紀(jì)要的作用,會議議定事項是本單位、本地區(qū)、本系統(tǒng)開展工作的依據(jù)。有的會議紀(jì)要的精神也可供別的單位、別的系統(tǒng)參考。,會議紀(jì)要是根據(jù)會議的宗旨、議程、會議記錄、會議活動情況等有關(guān)材料綜合整理出來的公文。,會議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。會議紀(jì)要并不是把會議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合、有所概括、 有所選擇、有所強(qiáng)調(diào)。會議紀(jì)要重點(diǎn)說明會議的主要參加者、基本議程、與會者有哪些主要觀點(diǎn)、最后達(dá)成了什么共識、形成了什決定或決議，切忌記流水帳,會議紀(jì)要是根據(jù)會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀(jì)實(shí)。 會議紀(jì)要必須忠實(shí)反映會議的基本情況，傳達(dá)會議議定的事項和形成的決議。,1內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性,2表達(dá)的概括性,會議紀(jì)要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。,3、條理性,因為會議紀(jì)要的紀(jì)實(shí)性特點(diǎn)，決定了其有憑證、備查作用。,這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項。它要傳達(dá)會議情況、會議精神，要求與會單位和相關(guān)部門以此為依據(jù)開展工作，落實(shí)會議的議定事項。,1、作用的指導(dǎo)性,2、備考性,辦公會議紀(jì)要,工作會議紀(jì)要,辦公會議紀(jì)要,專項會議紀(jì)要,代表會議紀(jì)要,座談會議紀(jì)要,聯(lián)席會議紀(jì)要,匯報會議紀(jì)要,技術(shù)鑒定會議紀(jì)要,科研學(xué)術(shù)會議紀(jì)要,實(shí)際上，每一份會議紀(jì)要都可以從不同的角度進(jìn)行不同的分類?，F(xiàn)將幾種常見的會議紀(jì)要分述如下：,網(wǎng)站設(shè)置 用戶管理 其他設(shè)置,種類,1,2,3,是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位、企業(yè)召開例行會議決定一些具體事宜后使用的一種會議紀(jì)要，主要用來記載日常辦公會議定的事項。 例如，10萬噸乙二醇項目每日工程調(diào)度會議紀(jì)要,主要是為了研究、解決重要問題、實(shí)踐課題等研討座談會議而使用的一種紀(jì)要。 例如，臨沂市脫貧致富座談會紀(jì)要,是根據(jù)重要會議或重要工作會議內(nèi)容整理的會議紀(jì)要。 這類會議紀(jì)要的制發(fā)目的是要求與會單位和有關(guān)方面 周知、備查和必須遵守，共同執(zhí)行。 例如，關(guān)于加強(qiáng)集團(tuán)項目管理安全問題的會議紀(jì)要,網(wǎng)站設(shè)置 用戶管理 其他設(shè)置,由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、會議名稱、文種構(gòu)成。 例如，久泰能源集團(tuán)2008年工作總結(jié)會議紀(jì)要 由會議名稱、文種構(gòu)成。 例如，10萬噸乙二醇項目工程調(diào)度會議紀(jì)要 由會議地點(diǎn)、文種構(gòu)成。 例如，莒南大店會議紀(jì)要、,正題闡明會議主要內(nèi)容和精神，副題交待、補(bǔ)充說明會議名稱等有關(guān)問題。 例如，合理調(diào)配 抗洪搶險 齊心協(xié)力過難關(guān)省財政廳抗洪工作會議紀(jì)要,網(wǎng)站設(shè)置 用戶管理 其他設(shè)置,是會議紀(jì)要的主體和核心部分，應(yīng)寫明： 會議討論、研究的內(nèi)容； 論述的情況或形成的意見和結(jié)果； 作出的決定和達(dá)成的共識； 今后工作的安排要求和具體措施。,開會中的記錄,開會后的整理,開會前的準(zhǔn)備,二、會議紀(jì)要整理經(jīng)驗交流,（3）準(zhǔn)備好錄音設(shè)備，記錄本、備用筆等。,（1）通過各種途徑，盡可能提前詳盡地了解開會內(nèi)容。,（2）記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并落實(shí)好用來作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人、發(fā)言人或擴(kuò)音設(shè)備，以便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們的講話內(nèi)容。從某種程度上講，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。,對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動,會議已議決的或議而未決的事項,決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、 論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì),一般情況的說明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思,決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、 論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì),3.速記要領(lǐng),一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。,二要、即擇要而記,一快、即記得快,字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字,就一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄；就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記；就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。,如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是“只記“但“，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。,四代、簡單代復(fù)雜,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,二要、即擇要而記,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,一快、即記得快,二要、即擇要而記,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字,一快、即記得快,二要、即擇要而記,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,就一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄；就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記；就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。,字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字,一快、即記得快,二要、即擇要而記,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是“只記“但“，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。,就一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄；就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記；就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。,字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字,一快、即記得快,二要、即擇要而記,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。,如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是“只記“但“，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。,就一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄；就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記；就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。,字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字,一快、即記得快,二要、即擇要而記,三省、 正確的省略,四代、簡單代復(fù)雜,舉 例,自控系統(tǒng)要明確設(shè)計理念。自儀組要加強(qiáng)與設(shè)計院的溝通，向設(shè)計院提出我方在系統(tǒng)運(yùn)行方面對DCS控制的要求，尤其要設(shè)計出生產(chǎn)系統(tǒng)的分析系統(tǒng)，從而對試驗數(shù)據(jù)進(jìn)行有效總結(jié)。另外，在進(jìn)行三方會審時，要向設(shè)計院重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)：整個項目中的DCS控制系統(tǒng)的總導(dǎo)向是什么？在這個乙二醇項目中DCS控制系統(tǒng)的設(shè)計理念是什么？,闞總在會上提出了DCS的設(shè)計問題。 汪工：仿真系統(tǒng)、DCS系統(tǒng)、OTS系統(tǒng)等等，闞總一直強(qiáng)調(diào)的：總導(dǎo)向、設(shè)計理念、三方會談。 我記錄：設(shè)計院溝通。尤其生產(chǎn)系統(tǒng)中要有分析系統(tǒng)。試驗的經(jīng)驗要記錄。三方會審。DCS設(shè)計理念。設(shè)計的總導(dǎo)向。,舉 例,本周項目例會中：闞總講安全。 安全問題.開停車過程.尤其是拆除問題,加強(qiáng)安全管理工作。安全工作是工作中的重中之重，安全問題更容易出現(xiàn)在異常工作的節(jié)點(diǎn)上。因此在拆除過程中，一定要加強(qiáng)現(xiàn)場安全管理，嚴(yán)格做好各項票證管理，決不允許出現(xiàn)任何安全方面的問題。,1、格式、標(biāo)題、日期、主持人、與會人員、請假人員、記錄人要準(zhǔn)確無誤； 2、行文流暢，不準(zhǔn)出現(xiàn)較大語法錯誤，更不能有歧義。 3、標(biāo)點(diǎn)符號運(yùn)用正確無誤。,辭不達(dá)意,格式錯誤,三、會議紀(jì)要整理常見錯誤舉例,無中生有,舉例說明（格式錯誤）,10萬噸/年乙二醇項目每日工程調(diào)度會議紀(jì)要 2013第11號 項目辦公室 2013年4月10日 時 間：2013年4月10日（星期三） 地 點(diǎn)：科研中心四樓會議室 主 持 人：李奇 與會人員：李奇、莊乾坤、宋少兵、張曉龍、謝陟、郭朝光、丁兆華、汪濤、鄭敏、李全發(fā)、王傳成、公燕飛。 請 假 人：宋少兵、丁兆華、王傳成、謝陟。 記 錄 人：公燕飛 時 間：2013年4月21日（星期日）,舉例說明（無中生有）,時 間：2013年4月21日（星期日） 五、公用工程 1、昨天接采購部門通知，超聲波中標(biāo)廠家已經(jīng)確定，整理中標(biāo)廠家相關(guān)技術(shù)材料。(無中生有，違背準(zhǔn)確性),舉例說明（要細(xì)心，認(rèn)真檢查）,三、確定儀控設(shè)備考察廠家及技術(shù)交流四、五、繼續(xù)搜集整理項目建設(shè)儀控技術(shù)資料。 改為：三、確定儀控設(shè)備考察廠家及技術(shù)交流；四、繼續(xù)搜集整理項目建設(shè)儀控技術(shù)資料。,舉例說明（意思表達(dá)不完整）,四、精餾 1、甲醇罐采購計劃已經(jīng)報采購（部門），要隨時做好跟蹤。（不完整） 2、如果將2000的甲醇罐改為5000的甲醇罐能否并排放開，可研報告已經(jīng)出來，是否需要在圖紙上體現(xiàn)，今天要進(jìn)行落實(shí)。 2、李總強(qiáng)調(diào)如果說甲醇舊罐不用，用5000的新罐需要著重注意兩個問題：一是能否5000的罐與2000的罐并排，二是在可研報告出了6個罐，2000與5000的罐能否有所體現(xiàn)。 3、準(zhǔn)備向上海交大提供部分0.5（負(fù)載鈀為0.5%）的大連三達(dá)催化劑樣品。,舉例說明（詳略不當(dāng)）,提氫技術(shù)協(xié)議方面，除賽普瑞星今晚發(fā)送外， 5個廠家已經(jīng)（發(fā)送）到。按照我方要求做的有杭州東岸、四川雅連兩家；未做脫硫、脫水工藝的廠家有四川天一、四川新華、北大先鋒三家，要求供應(yīng)組通知其完善。 改為：現(xiàn)在已有5家提氫廠家提供技術(shù)方案，其中只有兩家廠家技術(shù)方案符合要求，聯(lián)系采購部門催促不符合要求的廠家繼續(xù)整改技術(shù)方案。今晚還會有一個廠家發(fā)送技術(shù)方案。,舉例說明（表達(dá)不清）,“某客戶投訴西瓜不甜問題，農(nóng)場主已確定了問題初步解決方案，需提供完成時間” 責(zé)任人是農(nóng)場主,舉例說明,責(zé)任人不正確，農(nóng)場主已確定了問題初步解決方案，由誰提供完成時間？ 是不是只要提供完成時間，這條就OK了 后面完全可以不用去查是否完成這個問題了。 改為：“某客戶投訴西瓜不甜問題，農(nóng)場主已確定了該問題的初步解決方案，客戶提出要求問題越早解決越好。,舉例說明（表達(dá)方式盡量統(tǒng)一 ）,上周主要工作：編制乙二醇項目能評報告同時商談價格；開始編制安評報告，根據(jù)要求提供材料，周五來看現(xiàn)場；協(xié)調(diào)辦理環(huán)評手續(xù)正在進(jìn)行中；拆除作業(yè)安全無異常。 上周，立項手續(xù)辦理方面，能評報告已經(jīng)開始編寫，所需費(fèi)用正在商議。安評報告已經(jīng)開始編制，編制所需的材料正在整理和提供，評價部門計劃將在周五勘察現(xiàn)場。環(huán)評報告目前還在協(xié)調(diào)之中。項目施工安全管理方面，無異常情況。,舉例說明（句子過短時，可以不要主題句）,設(shè)備招標(biāo)。一、與其它專業(yè)組配合完成乙二醇項目技術(shù)協(xié)議的簽訂；對變壓吸附提純一氧化碳裝置預(yù)中標(biāo)廠家進(jìn)行技術(shù)考察，評估其技術(shù)能力。二、技術(shù)交流。繼續(xù)與精餾、降膜蒸發(fā)器等設(shè)備廠家進(jìn)行交流。三、項目進(jìn)度督促。繼續(xù)督促設(shè)計院、上海交大按照時間節(jié)點(diǎn)完成乙二醇項目相關(guān)工作。 修改后：設(shè)備招標(biāo)后續(xù)工作。與其它專業(yè)組共同完成乙二醇項目設(shè)備采購合同技術(shù)協(xié)議的簽訂；對變壓吸附提純一氧化碳裝置預(yù)中標(biāo)廠家進(jìn)行技術(shù)考察，評估其技術(shù)能力。二、繼續(xù)與精餾、降膜蒸發(fā)器等設(shè)備廠家進(jìn)行交流。三、繼續(xù)督促設(shè)計院、上海交大按時間節(jié)點(diǎn)完成各自承擔(dān)的乙二醇項目工作任務(wù)。,舉例說明（語句重復(fù)、詞不達(dá)意）,三、各類中試零星采購計劃按時到貨。四、協(xié)調(diào)拆除物資轉(zhuǎn)運(yùn)車輛的尋找。 改為：三、中試零星采購計劃按時到貨。 四尋找拆除物資轉(zhuǎn)運(yùn)車輛。,1、完成了合成塔、精餾塔等拆除設(shè)備的轉(zhuǎn)運(yùn)工作 2、按照增加脫硫脫水新方案的技術(shù)對比，通知滿足要求的三個廠家周二來公司議標(biāo)。,1、完成了合成塔、精餾塔等拆除設(shè)備轉(zhuǎn)運(yùn)單位的確定工作，轉(zhuǎn)運(yùn)工作已完成。 2、提氫裝置，按照增加脫硫脫水新方案的技術(shù)對比，通知滿足要求的三個廠家周二來公司議標(biāo)；,舉例說明：抓住主次，分清重點(diǎn),舉例說明：關(guān)于會議紀(jì)要中討論問題怎么處理？,張總：關(guān)于拆除問題?，F(xiàn)在拆除正在進(jìn)行，計劃5月底能完成，現(xiàn)在看來不成問題?，F(xiàn)在有一個問題就是：前段時間，咱那個球罐掛網(wǎng)上去了，但是現(xiàn)在還沒人來問。 李總：那個，你們給我們說個拆除工期，我們要用的時候，提前給你們說一聲。 張總：那也行。到時候，你們提前給我們說，我們就拆除，不會耽誤乙二醇施工，這個事就安排給氣化組負(fù)責(zé)。那球罐就先掛網(wǎng)上多賣兩天。,整理后,設(shè)備拆除工作，根據(jù)時間計劃，5月底前全部完成，目前正按計劃推進(jìn)。 目前甲醚球罐銷售信息已經(jīng)公布在網(wǎng)上，但還未售出。希望既不影響施工，又能盡量成功銷售，氣化組給工藝組提供球罐拆除工期，工藝組按拆除工期時間要求，在使用該區(qū)域前告知?dú)饣M，氣化組及時拆除球罐，不影響施工。,會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別,兩者有根本的不同。 1 會議紀(jì)要是根據(jù)具體討論的情