文件和資料控制程序

1.目的： 對質(zhì)量管理體系以及環(huán)境管理體系的有關(guān)文件和資料（含電子媒體）進(jìn)行控制，確保文件的規(guī)范性，同時(shí)保證所有文件和資料都是受控的有效文件和資料。2.適用范圍：適用于本公司的質(zhì)量體系、環(huán)境管理體系文件和資料、電子媒體管理的控制。3.引用文件：3.1 ISO9002/4.2文件要求3.2 ISO14001/4.4.5文件控制3.3管理手冊第5.4章節(jié)4.職責(zé)：4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊和體系文件的批準(zhǔn)，以及對電子媒體使用權(quán)的批準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)公司行政發(fā)文內(nèi)容的簽發(fā)，必要時(shí)由總經(jīng)理呈報(bào)董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。此外，負(fù)責(zé)對相關(guān)收文的批示。4.2 行政部負(fù)責(zé)公司行政發(fā)文的起草、核稿，負(fù)責(zé)對相關(guān)收文的傳閱批示，以及對相關(guān)部門所起草的發(fā)文進(jìn)行核稿。4.3 行政部負(fù)責(zé)對公司綜合性文件的審核、分發(fā)、保管，并負(fù)責(zé)對其保密情況予以監(jiān)督、管理。4.4 管理者代表負(fù)責(zé)組織手冊和程序文件的編制、修訂。4.5 各部門負(fù)責(zé)對其責(zé)任范圍內(nèi)文件的編制、批準(zhǔn)、并負(fù)責(zé)對其所使用的電子媒體進(jìn)行管理。5.程序要求：5.1 文件的編制與審核5.1.1 所有行政文件的擬稿都必須使用規(guī)范的文稿紙。5.1.2 公司行政文件發(fā)文由總經(jīng)理制訂內(nèi)容，行政部經(jīng)理起草。5.1.3 部門行政文件由各相關(guān)部門組織編寫，部門經(jīng)理對所寫文件負(fù)責(zé)，擬稿人在文稿中的“作成”欄上簽名，并注明所在部門，如需其他部門會(huì)簽，則相關(guān)部門經(jīng)理在會(huì)簽欄中簽上姓名、日期。5.1.4 所有公司行政文件由行政部經(jīng)理審核，以確保行文的規(guī)范和質(zhì)量、文件的密級、主題詞等。5.1.5 管理手冊和程序文件由管理者代表組織各相關(guān)部門人員編寫，相關(guān)部門經(jīng)理會(huì)簽，管理者代表審核。其他質(zhì)量和環(huán)境體系文件由部門經(jīng)理指定專人編寫。5.1.6 電子媒體的編制由公關(guān)部提出申請，并提供資料。5.2 批準(zhǔn)5.2.1 行政文件審核后，送總經(jīng)理或受權(quán)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由批準(zhǔn)人簽上姓名、意見和簽發(fā)日期，必要時(shí)呈董事長簽發(fā)。5.2.2 電子媒體的使用，由使用部門提出申請，部門經(jīng)理簽字，經(jīng)行政部審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.3 公司質(zhì)量體系和環(huán)境管理體系手冊、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門體系文件由編制該文件的部門經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3 文件編號(hào)5.3.1 行政文件，以“XXXXXXXX有限公司公司”發(fā)文的，編號(hào)方法為XXXX（YYYY）XXX號(hào)；其中Y表示年份，X表示順序號(hào)。5.3.2 行政部對行政文件統(tǒng)一編號(hào)、登記，并對其他公函進(jìn)行登記。5.3.3 對電子郵件進(jìn)行編號(hào)，方法為取年份及日期后加順序號(hào)。5.3.4 管理手冊和程序文件按附表“文件編號(hào)辦法”編號(hào)。5.3.5 其他體系文件由各部門按“文件編號(hào)辦法”編號(hào)。5.4 文件的文印、發(fā)放及接收。5.4.1 行政文件的文印、發(fā)放。 1）文件編號(hào)后交打字員打印，打印完畢后交文件起草人校對，并由校對人簽名。 2）文件打印完畢后，送至行政部蓋章。 3）行政部負(fù)責(zé)行政文件的發(fā)放、登記，發(fā)放范圍由擬稿部門提出，行政部統(tǒng)一發(fā)放。 4）密級文件應(yīng)在每份文件上標(biāo)注順序號(hào)，發(fā)放時(shí)要通過機(jī)要交通傳遞，以便追查。 5）文件從起草、審核、簽發(fā)、文印、印章，直至發(fā)放稿要嚴(yán)密遵守保密制度，確保文件不泄密。5.4.2 體系文件和資料的發(fā)放與接收 1）體系文件由行政部負(fù)責(zé)發(fā)放，發(fā)放時(shí)填寫“文件發(fā)放/回收登記表”，由領(lǐng)用人簽收。 2）收到其他部門發(fā)放體系文件和資料，各部門領(lǐng)用人在“文件接收登記本”上登記。5.4.3 電子媒體中的電子郵件發(fā)送及接收填寫電子郵件發(fā)送、接收登記，經(jīng)手人簽字，收到電子郵件的部門或個(gè)人，由相應(yīng)接收人簽字。5.5文件和資料的管理5.5.1 行政文件的管理 1）行政文件一經(jīng)批準(zhǔn)生效后，其原稿及備份由行政部收集、存檔。 2）對失效和作廢的文件，行政部在原發(fā)文登記上標(biāo)注并按原發(fā)文范圍及時(shí)通知有關(guān)部門，各部門接到通知后，應(yīng)立即登記，并對失效和作廢文件做好標(biāo)識(shí)，加作廢章，并通知文件使用人。 3）行政文件一經(jīng)下發(fā)，在沒有宣布失效或作廢以前，不得進(jìn)行更改。5.5.2 外來文件的管理 1）外來文件的來源 a.上級或有關(guān)部門制發(fā)的對本公司有關(guān)的法律及文件。b.本公司工作人員參加各類會(huì)議帶回的文件資料。c.顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)資料. 2）本公司工作人員參加各類會(huì)議帶回的文件資料，必須及時(shí)將原件交送行政部，由行政部登記在“外來文件登記表”上。 3）行政部及時(shí)對外來文件進(jìn)行擬辦，呈辦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，并轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)閱示的文件，不能擱置。 4）引用文件方法 a.原文轉(zhuǎn)發(fā) b.根據(jù)原文精神，結(jié)合本公司工作需要，編寫實(shí)施方案。 5）對于承辦完畢，需留存?zhèn)洳榈耐鈦砦募w檔。 6）對于承辦完畢，不需歸檔的外來文件經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)，置“辦妥”字樣，并在收文登記本上做好記錄。5.5.3 體系和文件資料的管理 1）對受控體系文件和資料，由行政部列出有效的“有效文件總清單”，發(fā)放時(shí)加蓋“受控”印章。 2）對于非受控體系文件和資料，不受更改的影響過期作廢，不必收回。 3）受控的手冊發(fā)至公司部門經(jīng)理以上干部及其他指定人員，非受控版本由管理者代表批準(zhǔn)，發(fā)至有關(guān)人員和部門，并登記。 4）程序文件匯編本，發(fā)至公司高層領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理，程序文件單行本根據(jù)需要由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)行范圍。 5）其他體系文件由編制部門經(jīng)理決定發(fā)放范圍。 6）除第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)外，程序文件一般不對外發(fā)放。 7）體系文件和資料的更改 a.在內(nèi)審及管理評審時(shí)應(yīng)對體系文件進(jìn)行評審，以評審文件的有效性、適宜性及符合性。 b.體系文件和資料的更改，由原起草部門填寫“體系文件更改通知單”，經(jīng)原審批程序和審批權(quán)限審批后，由行政部負(fù)責(zé)，發(fā)至全部領(lǐng)用該文件的部門和個(gè)人，由收件人或文員在更改通知單原件上簽收。 c.接到更改通知單后，由文件持有人負(fù)責(zé)及時(shí)更改，更改人要在需要改的地方進(jìn)行更改標(biāo)識(shí)，同時(shí)注明更改人、更改日期、更改通知單編號(hào)。 8）體系文件和資料的保管 a.領(lǐng)用受控文件的部門和個(gè)人，必須要妥善保管，若有遺失，必須填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請單”，經(jīng)行政部批準(zhǔn)后，方可補(bǔ)發(fā)，若有人員調(diào)動(dòng)（離職），必須將其所持有受控文件交給部門，部門多余的受控文件及時(shí)交行政部。 b.手冊和程序文件的原件，由行政部檔案歸檔整理，其他部門所訂體系文件和資料原件由各部門自行保管。 9）文件廢置和換版 a.文件廢置由行政部文員負(fù)責(zé)實(shí)施，批準(zhǔn)人或其授權(quán)的代表監(jiān)督，作廢后的文件如需要保留，應(yīng)標(biāo)明“作廢保留”字樣，同時(shí)加注日期。 b.文件和資料換版后，原版文件作廢，并在“文件發(fā)放/回收登記表”上做好登記。5.5.4 電子媒體的管理 1）電子媒體的使用面向商務(wù)客人及部門辦公室人員。 2）必須備案