會議管理_中小型交互式電話會議解決方案

中小型交互式電話會議解決方案信息時代、競爭社會，如何更有效的利用時間，節(jié)約成本，提高工作效率和提升競爭力已經(jīng)成為各組織、單位的重要目標(biāo)，以高科技為基礎(chǔ)的交互式電話會議系統(tǒng)為人們帶來諸多便利。中小型企業(yè)用戶、行業(yè)用戶對交互式電話會議的需求更加廣泛，但是針對運營使用的交互式電話會議系統(tǒng)前期投資成本高、系統(tǒng)管理維護復(fù)雜；一般的會議終端設(shè)備雖然價格低廉，但是通話音質(zhì)差、交互方數(shù)少、業(yè)務(wù)功能單一都使眾多用戶望而卻步。杭州小靈通通信設(shè)備制造有限公司憑借多年來對電話會議多點通信領(lǐng)域的經(jīng)驗積累，采用多項創(chuàng)新理念，優(yōu)化會議流程、降低系統(tǒng)成本、提升會議音質(zhì)，推出了適合中小型企業(yè)用戶需求的XLTH-2系列會議小靈通交互式電話會議系統(tǒng)。XLTH-2系列電話會議系統(tǒng)具有交互方數(shù)大、音質(zhì)清晰、使用簡便、功能強大、組網(wǎng)成本低等特點。單系統(tǒng)最大支持16方交互式會議，無需改變通信網(wǎng)絡(luò)，直接接入普通電話線，通電即可使用，具備專業(yè)的會議控制平臺，會場狀態(tài)一目了然，更能適時快捷控制，具備小交換機功能，一套設(shè)備，多種應(yīng)用，為中小型會議需求用戶打造省錢、高效的通信環(huán)境。1.1方案說明本方案對應(yīng)產(chǎn)品版本為：會議小靈通XLTH-2系列電話會議系統(tǒng)。1.2系統(tǒng)特點l 系統(tǒng)具備小交換機功能，一套設(shè)備，多種應(yīng)用，為中小型會議需求用戶打造省錢、高效的通信環(huán)境。l 靈活的配置方式，內(nèi)線和外線可以靈活搭配，單系統(tǒng)支持16路用戶電話線，采用專業(yè)的回音消除模塊，大容量會議時依然可以確保音質(zhì)清晰。l 多樣化的接入方式，系統(tǒng)通過二線模塊，使用環(huán)路中繼信令連接交換機；通過四線模塊，連接四線設(shè)備或會場設(shè)備；l 系統(tǒng)提供錄音模塊，連接錄音機設(shè)備。外部錄音機可以通過會議音頻錄音輸出接口，進行會議錄音。l 系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)模塊，通過專用的會議控制軟件，可以在計算機上對系統(tǒng)進行相關(guān)的設(shè)置，實時監(jiān)控和顯示系統(tǒng)的狀態(tài)，對電話會議進行管理。l 系統(tǒng)采用220V的交流電源供電，使用方便，通電即可召開會議。l 用戶可以話機按鍵操作和專用會議控制軟件兩種方式對會議進行控制，操作管理一目了然，與會人數(shù)多也可以做到控制方便。l 個性化語音導(dǎo)航，用戶可以自行錄制適合公司的聲音作為系統(tǒng)的語音導(dǎo)航，升級只需加載升級軟件包即可平滑升級。l 通過系統(tǒng)控制臺可以對對系統(tǒng)的每個話機通道進行單獨設(shè)置，調(diào)節(jié)增益和聲音大小，通過控制臺可以直接鏈接產(chǎn)品服務(wù)網(wǎng)站。1.3需求分析（以上海某公司為例）用戶以上海為中心，外設(shè)多個分支機構(gòu)，各分支機構(gòu)和上海需要通過電話會議方式進行高效和方便日常辦公溝通。會議系統(tǒng)平臺通過多路電話線與上海公司交換機或申請的電話線直線鏈接，同時可通過設(shè)備四線專線接口與視頻會議系統(tǒng)、或其它會議終端連接。系統(tǒng)組網(wǎng)快捷簡單，運行穩(wěn)定，功能強大，可擴容，使用方便，操作簡單。系統(tǒng)建成后可實現(xiàn)的功能和優(yōu)勢：l 上海公司與各分支機構(gòu)可隨時召集和舉行會議，支持呼入呼出會議，無需預(yù)約，隨時召開，上海公司分機、會議室終端入會不產(chǎn)生話務(wù)費用；各分支機構(gòu)入會方式和平時撥打上海公司電話一樣，方便，費用省，只需支付平時通話一樣的電話費用，不需要會議使用費、業(yè)務(wù)使用費等費用。l 上海公司內(nèi)部可隨時召集和舉行會議、發(fā)布通知及培訓(xùn)，內(nèi)部會議不產(chǎn)生話務(wù)費用；l 提高上海公司與各分支機構(gòu)、公司各部門之間的信息溝通和技術(shù)交流，自建設(shè)備的使用方便、費用低廉，可以大大提高各個部門使用電話會議的頻率和習(xí)慣，無需擔(dān)心昂貴的租賃費用和繁瑣的會議業(yè)務(wù)申請，會議隨時召開。l 可用于固定召開各部門的例會及下屬機構(gòu)參加總部的會議討論；l 領(lǐng)導(dǎo)通過電話就可以隨時隨地撥入系統(tǒng)、隨時增呼員工進行溝通部署；并在外出時可以通過電話參加視頻或四線專線會議；l 召開大型會議，領(lǐng)導(dǎo)在大會議室通過調(diào)音臺、麥克風(fēng)說話，除了在場的成員聽到外，還可通過會議系統(tǒng)將會議內(nèi)容下傳到各相關(guān)部門；音質(zhì)清晰，無交流聲，無回音。l 某些重要會議需要錄音備查，系統(tǒng)提供專用錄音通訊接口，提供會議錄音服務(wù)。l 系統(tǒng)具備專用音頻接口與視頻會議系統(tǒng)對接，召開電視會議時，可通過電話會議系統(tǒng)將會議內(nèi)容下傳到?jīng)]有視頻會議的會場，并可以為原有視頻會議系統(tǒng)做備份使用。l 功能豐富：方便、靈活的電話會議功能和用戶小交換機功能l 交互力強：單系統(tǒng)提供8至16方全交互式電話會議，可級聯(lián)擴容升級到32方l 內(nèi)外搭配：根據(jù)需求提供多種內(nèi)線電話、外線電話搭配方式l 視頻備份：連接視頻會議系統(tǒng)，輕松實現(xiàn)視頻會議系統(tǒng)的擴展及其音頻備份；l 會議錄音：專業(yè)的錄音接口，通過接口進行電話會議錄音l 自動識別：自動識別內(nèi)、外線配置，自動識別內(nèi)外線號碼并分別從內(nèi)外線呼出；l 控制方便：可以通過電話機或計算機組織、控制、管理、召開會議。l 權(quán)限分類：支持會議主持人、發(fā)言人、聽眾三種與會成員權(quán)限，確保會場秩序；l 呼叫靈活：可以單個、分組、整體呼叫會議成員或?qū)h成員拆線l 會議鎖定：鎖定會場可固定與會成員，成員掉線時，可自動追呼掉線成員；l 協(xié)同工作：通過與計算機連接，登陸專用的管理軟件擴展專業(yè)會議管理功能；l 狀態(tài)監(jiān)控：協(xié)同工作時，可以在計算機界面上清楚觀察各接口、會議成員狀態(tài)；l 成員分組：協(xié)同工作時，可以編輯不同的會議組，開會時，可以組呼與會者；l 成員編輯：協(xié)同工作時，可以編輯公司電話號碼簿，可從號碼簿點呼成員入會。l 級聯(lián)功能：多個系統(tǒng)可以通過四線或內(nèi)線進行級聯(lián)實現(xiàn)大規(guī)模電話會議。l 平滑擴容：單系統(tǒng)可召集16方會議，雙機互連可召集32方會議，支持多機組網(wǎng)。1.4解決方案1.4.1組網(wǎng)示意圖：1.4.2組網(wǎng)描述：單系統(tǒng)提供外線或內(nèi)線接口共16個，通過電話線與上海公司交換機相連，交換機為設(shè)備分配16個電話號碼，建議通過設(shè)置將與鏈接到設(shè)備的8路電話線統(tǒng)一為同一號碼，作為電話會議接入號碼。系統(tǒng)采用為1U的標(biāo)準(zhǔn)機箱設(shè)計，可機房上架使用，也可以桌面使用。上海公司局域網(wǎng)內(nèi)為設(shè)備分配一個IP地址，設(shè)備接入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)交換機，局域網(wǎng)內(nèi)通過授權(quán)的電腦可以通過專用的會議控制端對整個會議系統(tǒng)實現(xiàn)狀態(tài)監(jiān)視、會場設(shè)置、管理等功能。系統(tǒng)提供四線專線音頻接口，可連接四線終端、視頻設(shè)備、其他會場設(shè)備或用于雙系統(tǒng)級聯(lián)。系統(tǒng)提供會議錄音接口，利用錄音設(shè)備可進行會場錄音。本系統(tǒng)主平臺、管理維護終端通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)，以TCP/IP協(xié)議通訊。1.4.3軟件界面：會議小靈通電話會議系統(tǒng)具備話機按鍵控制和專業(yè)的會議控制平臺控制兩種管理方式，適合不同的場合應(yīng)用。通過專業(yè)的會議控制平臺，會場狀態(tài)一目了然，控制更快捷、高效，控制界面功能豐富，簡潔、實用。平臺設(shè)置界面操作顯示界面會議管理界面升級維護界面1.5對比分析業(yè)務(wù)租賃自購設(shè)備業(yè)務(wù)申請會議召開前需提前預(yù)約資源，預(yù)約會議需支付資源預(yù)約費用。無需預(yù)約，可以隨時召開電話會議，無需支付資源預(yù)約費用會議時長租用業(yè)務(wù)申請時需要注明時長，一般按照30分鐘為一個計費單位，會議時間無法把握，給會議申請工作人員增加工作難度。預(yù)約時間短，會議中途中斷影響領(lǐng)導(dǎo)會議；預(yù)約時間長，浪費會議資源，增加了會議開支。會議隨時可以召開，自主管理，會議按照實際需求召開，會場結(jié)束會議自動結(jié)束，會議資源不浪費，無會議業(yè)務(wù)使用費。資源預(yù)約費有無業(yè)務(wù)使用費有無本地入會電話費有本地入會或者公司本地內(nèi)部召開會議，不產(chǎn)生電話費用。話務(wù)費分析均采用呼出方式，除了業(yè)務(wù)使用費，資源使用費，本地入會需要支付本地電話費，外地需要支付長途電話費用，而且按照電信話務(wù)資費標(biāo)準(zhǔn)，不支持IP電話的呼入會議。無需業(yè)務(wù)使用費，無需資源使用費，本地入會和內(nèi)部開會不產(chǎn)生電話費，分支機構(gòu)可以采用IP，手機等多種方式參與會議，和撥打普通電話完全一樣，可以享受IP、手機套餐等優(yōu)惠話費。業(yè)務(wù)自主控制無有，經(jīng)過授權(quán)的電腦可以對會議設(shè)備狀態(tài)，各入會話機狀態(tài)進行查看，管理和執(zhí)行操作。話機控制方式有有專用控制軟件無有，通過專用控制軟件控制會議，實現(xiàn)會議分組，成員編輯，成員會議管理等等電話會議特殊功能小交換機功能無有。系統(tǒng)提供小交換機功能，用戶可以分配分機號碼，設(shè)置長途等權(quán)限。會議錄音一般不提供，針對大客戶需要收費進行提供可以隨時對會議進行錄音，無需產(chǎn)生費用視頻系統(tǒng)對接無可以直接與視頻系統(tǒng)音頻部分對接，實現(xiàn)電話參與視頻會議，方便出差領(lǐng)導(dǎo)和無視頻設(shè)備的機構(gòu)。調(diào)音臺對接無可以與會議室調(diào)音臺對接，實現(xiàn)傳統(tǒng)會議與電話會議結(jié)合，擴大電話會議的使用范圍。呼叫方式基本為呼出會議，會議時間到呼出預(yù)定好的號碼，靈活性差。多種呼入方式，可以采用呼入會議，由各個機構(gòu)自行撥打入會，也可以呼出會議，群呼各個分支機構(gòu)，還可以采用混合會議，臨時增呼成員入會。成員編