《易飛管理軟件》PPT課件.ppt

易飛管理軟件,采購管理子系統(tǒng)培訓(MOC),部門： 講師：,課 程 大 綱,一、前言,二、系統(tǒng)架構,三、基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明,四、日常交易作業(yè)程序及報表管理,五、異常管理報表,六、批處理,七、期初上線及信息搜集,一、教育訓練課程的目的 二、系統(tǒng)功能及效益,前言,了解系統(tǒng)的效益及功能。 了解信息搜集及整理重點。 熟悉系統(tǒng)的操作方式。 了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。 了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序。,前言教育培訓課程的目的,供應商料件價格管理。 提供料件的請購、采購、進退貨管理。 3。提供請購分購管理。 4。提供詢價、核價管理。 5提供四種采購預計進貨報表。 6供應廠商進貨評核。,前言系統(tǒng)功能,提高料件采購流程的效率與正確性。 降低生產停工待料的異常發(fā)生。 加強供應商的評核管理提升采購質量。 采購異常管理有助于降低成本。,前言系統(tǒng)效益,一、系統(tǒng)主畫面 二、系統(tǒng)功能圖 三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述 四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關聯(lián),系統(tǒng)架構,系統(tǒng)架構系統(tǒng)主畫面,基本信息錄入,采購人員信息、供應商信息、 采購單據性質,價格交易管理,供應商料件管理,系統(tǒng)架構系統(tǒng)功能圖,日常交易處理,供應商料件價格 及交易信息錄入,錄入核價單、錄入詢價單,錄入請購單、錄入采購單、錄入采購變更單、 錄入進貨單、錄入退貨單,采購進度管理,預計進貨表、采購明細表,交 易 管 理,進貨明細表、進貨統(tǒng)計表、 料件歷史進貨記錄表、 驗退件退回明細表,收料驗退管理,采購價格調幅表、采購價格異常表、 供應商供貨明細表,系統(tǒng)架構系統(tǒng)功能圖,供 應 商 評 估,供應商評級、供應商ABC分析表,批 處 理,重新計算采購已交量、 更新供應商月統(tǒng)計信息、結束采購單,系統(tǒng)架構系統(tǒng)功能圖,系統(tǒng)架構系統(tǒng)主作業(yè)程序,基本信息規(guī)劃,采購人員、供應商、單據性質,信息創(chuàng)建與核對,基本信息列表,期初余額導入,未結案采購單、品號供應商信息輸入,錄入請購單,錄入采購單,錄入進貨單,錄入驗退單,錄入退貨單,日常交易登錄,應付賬款管理,應付票據管理,請購單憑證,采購單憑證,進貨單憑證,驗退單憑證,退貨單憑證,采購系統(tǒng),存貨管理,物料需求計劃,工單管理,應付賬款,自動分錄,批次需求計劃,產品結構,基本信息,進口管理,系統(tǒng)架構與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性,1、前序作業(yè) 2、采購管理系統(tǒng)基礎信息創(chuàng)建,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明,錄入工廠信息 錄入倉庫信息 錄入部門信息 錄入幣種匯率 設置編碼原則 錄入職務類別 錄入交易對象分類 錄入頁腳/簽核 錄入程序頁腳/簽核,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明前序作業(yè),基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,一、供應商信息字段說明 二、供應商料件價格管理 三、設置采購單據性質建議及信息字段說明,一、錄入供應商信息字段說明,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,.采購廠商、委外廠商的編碼原則應分開 設定。 .有類別廠商評核需求者，同類廠商編號 應歸納同區(qū)間。 .廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū)分應 付帳款科目的管理應區(qū)別編號。,供應商編碼注意事項,X X XX,1.供應商 2.國外廠商 3.委外廠商,1.五金 2.電子 3.包材 4.印刷 9.其他,序號： 01-99,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,廠商編碼范例參考（最大10碼）,可以在編碼原則中先對供應商進行編碼 也可直接輸入,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,可變更核準狀況: 已核準.尚待核準.不準交易,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,供應商信息字段說明,供應商分類開窗：錄入交易對象中的供應商分類信息,供應商信息字段說明,如“Y”,一張采購單可分多筆 進貨單進貨,由最近一次進貨單回寫,可空白,將來日期推算時為不存在日期則視為月底. * 例:進貨后_1_個月逢_30_日結賬. 表示:驗收日為060305 則結賬日期為060430,供應商信息字段說明,ABC等級:可通過供應商ABC分析表更新 交貨評等:可通過供應商評級作業(yè)更新 質量評等:可通過供應商評級作業(yè)更新 以上三字段亦可由人工自行輸入與維護,供應商信息字段說明,加工費用:加工費用的明細科目 應付帳款:應付帳款的明細科目 應付票據:應付票據的明細科目 以上三字段為自動分錄系統(tǒng)使用,供應商信息字段說明,可空白,將來日期推算時為不存在日期則視為月底. * 例:進貨后_1_個月逢_30_日結賬. 表示:驗收日為060305 則結賬日期為060430,供應商信息字段說明,可開窗選擇在基本信息管理 系統(tǒng)中建立的付款條件,結帳,應付憑單,進貨單,退貨單,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,結帳作業(yè)的概念整批結帳,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎信息,結帳作業(yè)的概念直接結帳,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,錄入供應商料件價格,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,單價默認來源,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,更新商品計價（現行單價制）,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,更新商品計價（標準單價制）,核價日期/生效日期/失效日期,核價日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 單價 元 100 99 105,采購日期 采購單價 4/10 100元 5/20 99元 8/10 105元,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,數量 PC 單價 0-100 5.0元 101-500 4.8元 501-以上 4.5元,單頭信息 單身信息 101 以上 單身信息 501 以上,1.由“錄入供應商料件價格”中直接輸入及維護 2.由更新核價的核價單更新,分量計價,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,單別代號： 不可重復，請以數字組合編碼。 2. 單據性質 : 請購單 進貨單 核價單 退貨單 采購單 詢價單,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,3.編碼方式： 碼號共有11碼,年碼數及流水數的位 數可自行設置 (1).日 編:YYMMDD99999 (2).月 編:YYMM9999999 (3).流水號:99999999999 (4).手動編號:在交易作業(yè)中自行輸入編號,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,4. 品號輸入方式：, 用品號輸入 用條碼輸入,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,5.自動審核： 單據憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存賬 更新(庫存的增減)或者確認單據生效性. 單據如果輸入完成還須其他人審查核準后， 才可更新庫存的，應設為【N】,審核 = 憑證核準 交易時點,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,6.自動打?。?憑證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多 機共用打印機時應設置為批次打印。 7.直接結帳： 針對進貨單和退貨單，此字段勾選以后就必須 輸入應付憑單單別，此進（退）貨單審核后就 自動生成一張應付憑單。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,8.更新核價： 針對料件供應商交易單據，如采購單、 進貨單及料件供應商交易單的性質單別 才有效用。 9.核對采購： 針對進貨單是否一定要輸入采購單才可 辦理收料，目的是避免無采單的收料發(fā) 生。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,10.進價控制： 請購單、采購單、進（退）貨單等單據中只有單據性質和品號都做單價控制，程序才進行售價控管。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,11. 限定單別輸入用戶： 勾選后此種單別只提供此用戶開窗選定， 但也可通過單頭toolbar增加,3101 請購單 N N N N N 3201 核價單 N N N Y N 3301 采購單 N N N N N 3302 服務性采購 N N N N N 3401 進貨單(采) N N Y N N 3402 緊急進貨單 N Y N N N 3403 服務進貨單 N N N N N 3405 贈品進貨單 N N N N N 3501 退貨單 N N N N N,單別 單據名稱 自動 自動 核對 更新 直接 確認 打印 采單 核價 結帳,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,單別示范,為配合信息的管理請將采購單的編碼方式設為自動編號 1.緊急進貨單：為緊急采購的需求，尚未有正式采購單， 但已有非正式的通知收料者。 2.服務進貨單:費用類的進貨(請款時記錄)若服務性商品 必須要采購行為，可另辟服務采購單.若進貨商品贈品 部份不計費，另外倉庫管理數量，則可設贈品進貨單， 或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據性質,說明：,一、采購核價作業(yè)程序 二、請購作業(yè)程序及信息字段說明 三、采購作業(yè)程序及信息字段說明 四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明 五、進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明 六、驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明 七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明,日常交易作業(yè)程序及報表管理,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購核價作業(yè)程序,1.單據若為更新核價者將更新供應商料件 信息。 2.若采購商品有分量計價的需求，則直接 由核價單來更新供應商料件。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入核價單作業(yè),勾選分量計價后可打開子單身輸入 分量計價的信息,分量計價更新品號供應商信息的核價單,應與一般數量的核價單分開打單. .分量計價的核價單(更新核價) *.核價單單身的數量不輸入,單價將更新品號供應商信息的單頭單價. *.核價單身開窗的分量計價將更新品號供應商信息的單身分量計價信息. .一般數量的核價單(無分量計價管理需求或通用更新核價) *.核價單單身的數量及單價輸入.,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入詢價單作業(yè),勾選的項目才會更新供應商料件價格,1.內部需求的憑證 2.審查內容為 .品號、數量及需求日期的合理性 .需求來源正確性 (MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動請購,其他),日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,請購作業(yè)的目的,1.計劃采購時所遺漏的需求。 2.超耗用料的額外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,一般請購作業(yè)的時機,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,可按采購預交貨日分別生成采購單,1.請購部門：基本信息管理系統(tǒng)進行錄入 2.請購人員：基本信息管理系統(tǒng)進行錄入 3.需求日期：系統(tǒng)默認，由錄入品號信息的前置 天數推算而得,Q:想一想！ 前置時間在哪個系統(tǒng)設定呢?,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,錄入請購單的字段說明,需求日期=單據日期+固定前置天數+(采購單位換算為庫存單位后的數量)/批量*變動前置天數.,4.參考供應商:即品號主要供應商 5.結束碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,錄入請購單的字段說明,1.鎖定碼的意義: 當采購人員收到請購信息時，必須針對此請購信息進行審查，選擇廠商、確定單價、數量及交期，當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,維護請購信息,維護請購信息的字段說明,2.請購分購：即一筆請購向多個供應商購買 單身可輸入 單頭：采購總數量、總金額 單身：采購數量、采購比率,日常交易作業(yè)程序及報表管理,維護請購信息,維護請購信息的字段說明,單身數量加總,將完成的請購信息依供應商分別產生采購單，更新后請: 1.查詢錄入采購單作業(yè)，您將可看到采購單 據的完整信息。 2.請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,從請購單生成采購單,若置為Y，則當采購數量合計=請購數量時，才將請購單單身置為結束.,1.請購明細表 2.請購狀況表 3.品號供應商已請購未采購明細表 4.廠商別已請未購列表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,請購管理報表說明,1.現有庫存可用量 2.品號庫存狀況表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購作業(yè)程序,1.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:輸 入時可為訂單、工單單號或其他備注之有意 義單號。 2.已交數量：由進貨單及退貨單更新，無須輸入。 3.采購單價：1.供應商料件價格 2.最近進價 3.標準進價。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購作業(yè)程序,錄入采購單的字段說明,4.結束采購單作業(yè)：應定期運行本作業(yè) 對于過期未交的采購件采購人員應定期檢查交 貨的需求性，過期未交者確定要交貨時，應以 變更交期方式更改采購單據，如果確定不交貨 時，應要指定結案，避免收料單位又進行收料 作業(yè)，您可透過采購預計進料表協(xié)助進行指定 結束作業(yè)。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購作業(yè)程序,錄入采購單的字段說明,.已交數量=訂單數量時,顯示 已結束. .已交數量.透過功能鈕的指定結束作業(yè)更新時,可顯示 指定結束. 此欄位只做顯示，不可手動修改,定價順序： 1.供應商料件價格 2.最近進價 3.標準進價,Q: 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng)?,錄入采購單,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購單信息來源,MRP采購計劃發(fā)放,LRP采購計劃發(fā)放,從請購單生成采購單,從訂單自動轉成采購單,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購變更作業(yè)程序,直接更改采購單。 通過錄入采購變更單處理。 將原采購單指定結案,另開一張新的采購單。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購變更處理的方式,1.采購變更單的單據特性同原采購單別。 2.未確認的采單直接從采單更改，無須新 增采購變更單。 3.已確定的采購單且已經發(fā)出采購者，應 保留變更信息且應由采購變更通知單通 知相關單位處理變更事宜。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購變更處理的特性,表示此訂單單身所有為 未結束 狀態(tài)的序號信息,其狀態(tài)要變更為 指定結束 .若是只改變某序號的數量或單筆信息,則本選項不選擇.由單身選擇需結束的訂單序號指定結束. 若整張結束,則單身不可輸入.,發(fā)票與送貨文件,錄入進貨單,進貨記錄,進貨單,進貨單確認,到貨檢查,進貨檢驗,供應商供貨統(tǒng)計表 料件歷史進貨記錄 供應商進貨明細表 供應商進貨匯總表,采購單,取回,驗退件未退 明細表,N,Y,Y,驗退,N,日常交易作業(yè)程序及報表管理,進貨作業(yè)程序,(1).到貨登記 (2).質量檢驗 (3).貨款輸入,資材收料 IQC 采購或會計單位,權 責,日常交易作業(yè)程序及報表管理,三段式進貨說明,(1). 到貨日期預交日 超期碼=Y (2). 運行驗退件退回 驗退碼=Y (3). 結賬單確認 結賬碼=Y,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入進貨單字段說明,(1).將納入存貨價值 (2).不納入廠商之應付帳款 (3).如:運費,扣款金額,(1).不納入存貨價值 (2).將納入廠商之應付帳款 (3).如:損壞扣款,進貨費用,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入進貨單字段說明,依供應廠商基礎信息設置可以控制是否分批交貨。 可設置料件的允超收率，超額數量禁止到貨。 可設置收料單是否一定要有采購信息。 提供提前交貨之預警。 依供應廠商基礎信息設置可以控制是否隨貨附發(fā)票。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入進貨主要功能,日常交易作業(yè)程序及報表管理,進貨單審核后對信息有何影響,發(fā)票信息更改：錄入發(fā)票信息 輸入貨款：輸入或修改貨款,檢驗結果，系統(tǒng)自動判斷檢驗狀態(tài),供應商供貨統(tǒng)計表 供應商供貨明細表 料件歷史進貨記錄表 料件歷史進貨匯總表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,進料記錄管理報表,名詞定義： 驗退：驗收前退貨 退貨：驗收后退貨 退貨單信息字段說明 驗退件退回明細表 . 驗退件未退明細表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,退回驗退件作業(yè),日常交易作業(yè)程序及報表管理,退貨單作業(yè)程序,進貨單如進行核對采購單管理的，退回單一般也應核對采購單。 若該品號進行批號管理的，批號欄位務必輸入。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,退貨單錄入字段說明,退貨單為應付帳款的減項。 一般退貨品應輸入原采購單號。如果該采購單已經結案，退貨品已經確定不再進貨的，采購單應指定結案。 如無采購單的，退貨單價來自品號供應商信息。 進行批號管理的，批號一定要輸入。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,退貨作業(yè)的注意事項,退貨：有實物退回 折讓：只扣款，不退回實物,日常交易作業(yè)程序及報表管理,其他管理報表,采購業(yè)務執(zhí)行跟蹤報表： 料件預計進貨表 工單預計進貨表 采購預計進貨表 供應商料件交貨排程表 供應商采購交貨狀況表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,其他管理報表,供應商統(tǒng)計、分析表： 供應商供貨統(tǒng)計表 供應商ABC分析表 采購預計進貨表 供應商供貨異常表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,其他管理報表,采購價格調幅表 采購價格異常表（可參考標準進價） 已進貨未收發(fā)票檢查表 已進貨未結賬檢查表 暫估成本明細表（可按時點出報表）,一.重新計算采購已交量 二.更新供應商月統(tǒng)計信息 三.供應商評級 四.供應商ABC分析表,批次作業(yè),1.此為信息維護的程序，無須定期運行。當您通過廠商采購交貨狀況表發(fā)現您采購單的已交數量異常，而進貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且正確時，可運行本作業(yè)。 造成異常的原因為:機器不正常死機或斷電造成數據庫更新不正常所導