行政事務(wù)管理制度.doc

行政事務(wù)管理制度（試行）一、目的為確保本雜志社行政管理事務(wù)處于受控狀態(tài)，規(guī)范行政事務(wù)管理工作，提高辦事效率，加強過程及結(jié)果管控，特制定本制度。二、 適用范圍本制度適用于本社行政事務(wù)活動進行管理控制。三、主要職責(zé)1、行政辦公室負(fù)責(zé)本社行政事務(wù)的歸口管理。負(fù)責(zé)文件、檔案、勞動紀(jì)律、行為規(guī)范、安全、公共關(guān)系、后勤等行政事務(wù)的管理。2、負(fù)責(zé)社長辦公室有關(guān)行政事務(wù)的管理3、負(fù)責(zé)本社作息時間、出勤等有關(guān)行政事務(wù)工作的管理。4、財務(wù)部負(fù)責(zé)本社財務(wù)、會計、稅收等行政事務(wù)的歸口管理。5、負(fù)責(zé)本社有關(guān)的各項行政事務(wù)的管理。四、行政事務(wù)管理主要范圍（一）主要事務(wù)：辦公用品、印章管理、文印名片、作息管理、例行匯報、工作秩序、會議管理、網(wǎng)絡(luò)管理、企業(yè)文化、公關(guān)接待等其他事務(wù)，收發(fā)管理、辦公車輛管理、辦公易耗品、安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、勞保管理、其它后勤保障等工作（二）作息管理本社實行周一周六工作制，享受國家法定假日。員工請假，應(yīng)事先填寫“請假條”，按照程序?qū)徟T工因公外出，需在前臺進行登記，并保持通訊暢通。特殊、緊急情況必須事后補單。（三）辦公秩序、工作作風(fēng)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、勞動紀(jì)律及行為規(guī)范1、綜合辦公區(qū)秩序工作時間應(yīng)文明辦公，不得談?wù)撍饺嗽掝}，不隨便串崗。辦公時間要保持辦公區(qū)肅靜，辦公期間應(yīng)盡量講普通話，嚴(yán)禁大聲喧嘩、聊天、嬉戲、打鬧。研究、討論工作應(yīng)到會客室或會議室，或在相鄰座位小聲、簡短交談，以免影響辦公區(qū)秩序。外來辦事人員要安排在會客區(qū)域或會議室接待。 接待本社外部人員要主動熱情、友好大方，認(rèn)真維護本社形象。請求幫助，應(yīng)征求意見，以商量的口吻，顧全大局。需進入其他部門辦公室，應(yīng)事先敲門，待允許后方可進入。辦公室無人時，非該辦公室工作人員不得擅自入內(nèi)。每個員工應(yīng)保持24小時手機開機，若本社領(lǐng)導(dǎo)或同事呼叫應(yīng)主動接聽或及時回電。任何時候不得坐在辦公桌上（包括午休時不得將腳翹在辦公桌上和全身睡在辦公桌上）或有其他不文明行為。辦公區(qū)內(nèi)不得私自使用與工作無關(guān)的電器，不得違章操作電器設(shè)備或辦公設(shè)施，做到節(jié)約用水、用電，隨手關(guān)燈、關(guān)水，人走燈熄，離開1小時以上應(yīng)關(guān)掉空調(diào)，下班時應(yīng)關(guān)好門窗、燈、電腦、飲水機等，關(guān)掉用電設(shè)備（網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等除外）。違者罰款10元/次，若造成經(jīng)濟損失要負(fù)責(zé)賠償。辦公室內(nèi)重要物品、資料應(yīng)存鎖于抽屜或文件柜內(nèi)，現(xiàn)金不能留存在辦公室。財務(wù)人員現(xiàn)金必須放存于保險柜，并且不能過夜存放。否則造成一切后果由部門或個人自行承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。2、員工工作作風(fēng)：愛崗敬業(yè)，團結(jié)協(xié)作。做到“遵章守紀(jì)，誠信敬業(yè)”，“當(dāng)日事當(dāng)日畢，不完成任務(wù)不下班”。3、員工服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：您的滿意就是我的工作標(biāo)準(zhǔn)。公務(wù)接待和指引來訪人員，應(yīng)熱情主動，搞好窗口服務(wù)，能滿足的要求要及時予以辦到。不能滿足的要求要及時予以答復(fù)，并耐心說明原因。對不屬于自己職責(zé)范圍的要禮貌指引責(zé)任部門；本社同事之間互為服務(wù)關(guān)系，遵循前述原則和方法。接聽和撥打電話的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：a）在電話響鈴三聲之前應(yīng)主動接聽電話。b）接聽電話應(yīng)使用普通話，做到聲音親切、清楚，語氣和藹友善，使用規(guī)范的禮貌用語，語言簡潔明了。接聽重要電話應(yīng)做好電話筆錄，不得發(fā)表有損本社形象和利益的言論，不得在電話中高談闊論，不得長時間占線，保持接聽電話儀態(tài)端莊，不得有肩夾電話等不雅姿態(tài)。接聽外線：應(yīng)主動報出本社名稱，統(tǒng)一使用稱呼： “您好！中國西部雜志社！”等。接聽內(nèi)線：部門人員接聽電話時應(yīng)主動報出所在部門的名稱，稱呼：“您好！ xx（部門名稱）！”當(dāng)被呼叫人員不在座位上時，應(yīng)禮貌告知并做好留言記錄及轉(zhuǎn)告。撥打外線：“您好！我是中國西部雜志社xx部的xxx！請幫我找xx聽電話好嗎？”撥打內(nèi)線：“您好！我是xx（部門名稱）的xx！請幫我找xx聽電話好嗎？”c）不得使用本社電話辦私事及撥打聲訊電話。違者罰款20-100元/次人。早會操作標(biāo)準(zhǔn)a）早會時間：周一至周五早上 9 : 00-9:10。b）參加早會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加，不得遲到或無故缺席。一般員工遲到罰款10元/次，管理級人員遲到罰款20元/次。c）遇有公事當(dāng)天不能參于早會，必須提前向部門負(fù)責(zé)人申請并報行政辦公室，違者罰款30元/次。d）著裝：必須穿著符合本社的著裝要求，正確佩戴工作牌，不按公司要求著裝或佩戴工作牌者，按照公司相關(guān)制度執(zhí)行處罰。e）精神飽滿，列隊整齊。f）站姿要求：雙腿直立, 與兩肩平行, 抬頭挺胸收腹，眼睛平視前方，雙手自然下垂或左手握右手腕垂于小腹前。g）早會主持實行各部門負(fù)責(zé)人輪值主持，由行政辦公室具體安排，各部門遵照執(zhí)行。i）早會程序：9點整，由前臺文員組織集合，各員工應(yīng)在30秒內(nèi)，按高矮順序橫排列隊，前臺文員組織點名，統(tǒng)計缺勤人數(shù)。（具體操作見早會管理制度。4、勞動紀(jì)律（1）員工拒絕完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)或參與集體罷工，罰款50-300元/次人，如因此造成經(jīng)濟損失，要全額賠償，可同時給予行政處分。（2）因違章造成辦公設(shè)備、設(shè)施損壞，視其情節(jié)部分或全部賠償經(jīng)濟損失，罰款50-500元，可同時給予行政處分。（3）因違章造成火災(zāi)或人身傷亡，要承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，可同時給予行政處分，并依法追究法律責(zé)任。員工非本職工作造成傷亡，員工自己承擔(dān)全部責(zé)任并視其情節(jié)予以處罰（員工私自調(diào)換工作崗位視為非本職工作）。（4）有意或無意泄露本社文件、資料等技術(shù)或商業(yè)機密，在工作中吃拿卡要、收受賄賂、營私舞弊的，應(yīng)賠償損失，予以500-2000元罰款，可同時給予行政處分。情節(jié)嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。（5）凡盜竊本社及員工私人財物（未經(jīng)允許把本社財物帶離本社辦公區(qū)域視為盜竊），罰款200-1000元，情節(jié)嚴(yán)重者加倍賠償損失，予以開除，并依法追究法律責(zé)任。（6）員工正常上班時間內(nèi)不得用餐、吃零食（公務(wù)接待等除外），三餐不得在工作場所或其他工作場地用餐（正常就餐時間有緊急工作任務(wù)而不能離開工作崗位的情況除外）。任何時間在工作、休息場地不得亂扔果皮、紙屑、雜物，不得亂倒飯菜、污水，違者罰款10元/次。（7）員工上班時間不得影響他人工作。上班不得打瞌睡，不得看與工作無關(guān)的讀物和做與工作無關(guān)的事。違者罰款10元/次。（8）節(jié)約成本，人人有責(zé)。不得有任何浪費行為發(fā)生，違者罰款10-50元/次。（9）值班員工必須按時按要求值好班，凡未按時按要求值班者按考勤制度考核，（10）員工吸煙只能在規(guī)定地點且每次吸煙不得超過5分鐘。不得在辦公區(qū)、辦公室、會議室及其他公共場所吸煙，違者罰款20元/次；若客戶或來賓吸煙，應(yīng)通過適當(dāng)?shù)姆绞教嵝眩⑵湟龑?dǎo)至吸煙區(qū)。（11）雜志社內(nèi)嚴(yán)禁打牌等形式的賭博，違者賭資沒收，并對參與人罰款50-200元/次；嚴(yán)禁玩電腦游戲，違者罰款20-100元/次?？梢暺淝楣?jié)同時給予行政處分。（12）未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自帶外來人員進入本社辦公區(qū)域。違者罰款10元-100/次，若造成傷害，責(zé)任自負(fù)。（13）員工不得酒后上班（重要公關(guān)接待任務(wù)除外），違者罰款30-100元/次，給予行政處分。若造成經(jīng)濟損失，全額賠償；若造成傷害，責(zé)任自負(fù)。（14）愛護花草、樹木，不踐踏花草、折損樹木。（15）本社設(shè)置的各種廣告牌、宣傳欄、標(biāo)語、宣傳畫等公共設(shè)施不得污損；不得破壞、損壞本社財物或客戶物品。違者罰款10-200元，若造成損失要照價或加倍賠償，可同時給予行政處分。（16）員工下班之后，若無工作任務(wù)，不得無故在辦公區(qū)域逗留，違者罰款10-100元。（17）員工應(yīng)注意安全，不得私自挪動各種電器和消防器材，防止安全事故發(fā)生。違者罰款20-500元/次，可視其情節(jié)給予行政處分，若造成經(jīng)濟損失要負(fù)責(zé)賠償。（18）不得利用職務(wù)之便謀取不正當(dāng)利益或替他人謀取不正當(dāng)利益；不得在外兼職或利用職務(wù)之便從事營利活動。違者視其情節(jié)予以50-500元/次經(jīng)濟處罰，可同時給予行政處分。（19）故意降低工作效率，干擾工作任務(wù)的完成或故意防礙本社集體活動和其它活動的，罰款30-500元，可同時給予行政處分。（20）受到懲戒后仍不改正錯誤或拒絕接受集本社對其錯誤行為的處罰，除按原處罰決定執(zhí)行外，可視其情節(jié)追加處罰直至開除。（21）不得無理取鬧、吵架、打架（不論是否有理）、聚眾鬧事，也不得在本社之外與任何人（含同事）打架斗毆或邀約人打擊報復(fù)任何人（含同事）。違者予以50-300元/次經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴(yán)重從重處罰，直至開除，觸犯法律的要依法追究法律責(zé)任。5、行為規(guī)范（1）員工在工作時間必須佩掛工作牌。工作牌應(yīng)整潔、無破損，工作牌需佩掛在胸前，不允許倒戴、斜戴、反戴或沒有本人照片等情況。違者予以10元/次經(jīng)濟處罰。（2）員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男性員工頭發(fā)不過耳，不準(zhǔn)染發(fā)，不準(zhǔn)蓄胡須。女員工上班提倡化淡妝，金銀或其它飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。（3）儀表形象a）男員工：1）衣著整潔、干凈。公共場所不得赤背或僅穿背心，上班時間不得穿拖鞋、短褲。穿襯衫時不得挽起袖子或不系袖扣。2）不得留長發(fā)（前不蓋眉，側(cè)不過耳，后不蓋衣領(lǐng)）和染異色頭發(fā)。3）整體形象要協(xié)調(diào)、自然、大方，充滿朝氣。b）女員工：1）上班時間不穿拖鞋，不染異色頭發(fā)，上班穿深藍(lán)、黑色職業(yè)裝或本社規(guī)定的工裝，不得穿超短裙、低胸衫、吊帶裝或其它有礙觀瞻的奇裝異服。2）參加正式活動或接待客人須化淡妝。3）整體形象要協(xié)調(diào)、自然、大方、高雅。4、體姿禮儀a）站姿，抬頭挺胸收腹，雙腳靠攏，不倚不靠。b）坐姿，雙腿并攏，立背直腰，不蹺二郎腿。c）工作場所行走，速度適中，步伐輕盈，勿跑步前行。d）讓道或上下樓梯，靠右行。（四）接待禮儀接待客人應(yīng)使用禮貌用語。對待客人要熱情周到，有禮有節(jié)。1）賓客來訪，向其問好，熱情周到提供服務(wù)。2）應(yīng)盡量記住來賓姓名（尤其是前臺接待員）恰當(dāng)稱呼，以示尊重。3）送人名片，雙手正面奉上，表示感謝。4）接收名片，雙手接回，當(dāng)場閱讀，以示尊重。5）陌生來賓，問明來由，提供幫助。6）對待來賓，有禮有節(jié)，不以貌取人，不私下議論客人 。7）帶客參觀，應(yīng)做介紹，行于客人右前方一米左右，并伴有相應(yīng)的指引手勢。8）不得與客爭道，主動站立于旁，讓客先過。（五）語言禮儀a）同事間應(yīng)相互尊重，友好相處，遇到領(lǐng)導(dǎo)或同事要主動打招呼。b）文明用語，討論問題或平時交流應(yīng)避免不雅詞句。c）提倡全員說普通話，行政辦公室參加招聘面試的工作人員和前臺接待人員必須說普通話。（六）行為操守a）不允許一切有傷風(fēng)化行為發(fā)生。b）同事之間，不捕風(fēng)捉影，不傳遞小道消息，不做影響團結(jié)的事情。c）本社內(nèi)外，一言一行都應(yīng)從有利于工作、維護本社利益和榮譽出發(fā)。（七）在本社外部的行為規(guī)范要求a）形象要求1）員工出差執(zhí)行任務(wù)，個人形象代表中國西部雜志社的形象，外出人員應(yīng)以比在本社上班更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自己。2）出差人員按工作安排統(tǒng)一行動，嚴(yán)禁單獨行動和不守時，切忌沒有時間觀念。b）行為要求1）外出工作應(yīng)保持文明、禮貌，有禮有節(jié)。2）切忌不懂裝懂。3）嚴(yán)格遵守保密守則，不得有損本社利益和形象。（八）工作環(huán)境a）保持工作場所整潔有序，不亂扔亂放，養(yǎng)成班前班后的清潔整理習(xí)慣。b）離開坐位，把座椅擺正或歸位，保持整齊。c）不得隨地吐痰。d）辦公室員工每天下班之前應(yīng)自覺對工作場所、辦公桌進行清潔整理整頓，辦公物品必須歸位。如果進行大掃除，則應(yīng)做到清潔更徹底、更干凈、更整潔。e） 辦公物品應(yīng)擺放整齊，不準(zhǔn)在辦公桌上擺放與工作無關(guān)的物品，座位下不得堆放雜物。f）正確使用辦公設(shè)施，愛護公物，厲行節(jié)約。g）入廁方便后，自覺沖水，紙屑入框，保持清潔。h）看完報紙，放回報架，不擅自取走。（九）辦公室布置要點1、辦公室內(nèi)辦公桌椅、保險柜、文件柜顏色協(xié)調(diào)。2、部門識別牌掛于適當(dāng)位置。3、文件柜、柜櫥頂上不得堆放任何物品。4、辦公物品須擺放整齊有序。5、辦公桌上必須隨時保持整潔，不得擺放與當(dāng)日工作無關(guān)的物品（常用且必須者除外）。經(jīng)營部、廣告部、前臺除遵守以上相關(guān)規(guī)定外還應(yīng)遵守更嚴(yán)格的規(guī)范要求。前述行為規(guī)范、辦公秩序及工作環(huán)境的要求，如有違反，予以10-200元罰款。若造成經(jīng)濟損失，視其責(zé)任由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。若工作牌遺失，賠償10元/個。員工辭離職時須退還工作牌，否則按規(guī)定加倍賠償。本社行政辦公室對本社辦公秩序、辦公紀(jì)律、行為規(guī)范、品牌形象等方面進行抽查。根據(jù)具體情況考核，檢查結(jié)果按有關(guān)獎懲制度執(zhí)行。（十）會議管理本社會議分臨時專題會議和例會兩種，對臨時專題會議可根據(jù)實際需要和具體情況有選擇地進行會議前的準(zhǔn)備；例會按照例會管理制度執(zhí)行。1、會議的提出根據(jù)會議的規(guī)格和具體要求，由集團行政辦公室安排會議室，按需要準(zhǔn)備姓名牌、簽到簿、議程表、投影儀、幻燈機、ppt、話筒、照相機、攝像機、茶水、紙巾、咖啡、水果、點心、鮮花、會議資料、宣傳資料及會間餐等。本社行政辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項會議，提前安排并公示會議室的使用。2、會議前的準(zhǔn)備 會議組織者擬訂議題內(nèi)容、發(fā)言順序和發(fā)言時間。 提前通知與會者會議時間、地點、議題和應(yīng)準(zhǔn)備的材料，對重大會議的材料至少提前三天發(fā)放并落實會議地點。 準(zhǔn)備好要發(fā)放的資料或?qū)⒉牧咸崆鞍l(fā)放與會者。 根據(jù)會議需要安排會務(wù)和會議記錄。 。 會議需要時準(zhǔn)備好其它設(shè)施。 3、對與會者的要求對會議議題涉及內(nèi)容有所了解或有相關(guān)的經(jīng)驗。 會議的結(jié)論將對其所負(fù)責(zé)的工作有所影響。 對會議涉及保密的事項與會者必須遵守保密守則。 對會議議題有充分的準(zhǔn)備，并能提出意見、建議或相關(guān)資料。 4、會議紀(jì)律嚴(yán)格遵守會議時間，如遇特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議組織者請假。 會議組織部門按要求填寫“會議記錄”，記錄準(zhǔn)確、清晰、完整并統(tǒng)一歸檔備案。 會議期間與會者應(yīng)將手機關(guān)閉或調(diào)到無聲狀態(tài)，并不在會議現(xiàn)場使用電話。如果到會場外接聽電話，必須盡量簡潔、簡短，以免影響會議的進行。 參加會議人員必須攜帶記錄本和筆，做好重要會議內(nèi)容的記錄。 會議主持人在會議開始時就議題的要旨做簡潔說明。 會議討論過程中，每個與會者應(yīng)結(jié)合自己的工作提出建設(shè)性意見。 發(fā)言內(nèi)容圍繞議題，做到言簡意賅，既抓住重點又盡量具體。 會議中做到專心聆聽每個發(fā)言人的發(fā)言，不隨意打斷他人發(fā)言。 會議結(jié)束時全體與會人員應(yīng)對會議結(jié)論進行確認(rèn)。 會議中途不得退場，如確需退場應(yīng)向會議主持人請假。 5、會議紀(jì)要的落實和歸檔本社辦公例會、管理人員例會等本社級會議由行政辦公室負(fù)責(zé)整理“會議紀(jì)要”，經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)，由辦公室主任統(tǒng)一編號印發(fā)，并統(tǒng)一歸檔。 會議紀(jì)要的落實、督辦、反饋工作由行政辦公室負(fù)責(zé)。 會議記錄應(yīng)與個人記錄分開，使用專用記事簿并進行存檔。 6、例行匯報要求匯報內(nèi)容清楚、簡要。 對匯報中提出的待解決問題，要講明背景、發(fā)生原因和目前情況，并提出至少兩個解決方案。 如遇突發(fā)性重大事件或重大工作變化時，可進行臨時匯報或申請，由辦公室負(fù)責(zé)安排，執(zhí)行有關(guān)工作制度。 部門負(fù)責(zé)人的年度述職報告經(jīng)社長閱辦后由行政辦公室歸入干部個人檔案。各部門負(fù)責(zé)人的例行工作匯報由社長查閱；部門人員的例行工作匯報由部門負(fù)責(zé)人定期查閱。7、例行工作計劃年度計劃、月度計劃作為直接上級了解、檢查下級工作的內(nèi)容之一，年度計劃制定后應(yīng)在月計劃中予以分解、實施。本社年度經(jīng)營計劃經(jīng)批準(zhǔn)后由行政辦公室歸檔，其它須經(jīng)批準(zhǔn)的年度計劃和月度計劃經(jīng)批準(zhǔn)后由計劃制定部門歸檔，不須批準(zhǔn)的計劃上報同時由制定部門自行備份留存。8、考核各種例行匯報、工作計劃、報表沒按時上交或報表不準(zhǔn)確影響工作的，由接收部門將信息書面?zhèn)鬟f到行政辦公室，按有關(guān)規(guī)定和本社績效考核制度予以考核。開會期間與會人員通訊工具（手機等）應(yīng)設(shè)置為無聲狀態(tài)，且不得在會場內(nèi)接聽。如有違反，罰款30元/次。會議出勤考核規(guī)定如下：a）遲到、早退14分鐘，罰款10元；b）遲到、早退59分鐘，罰款20元；c）遲到、早退1030分鐘，罰款30元；d）遲到30分鐘以上，作無故缺席一次處理；e）無故缺席一次，罰款50元；f）事假一次扣罰10元（因公事先請假的視為公假，不考核）。違反會議其他紀(jì)律者每次罰款10元。（十一）、外聯(lián)接待1、本社對外接待工作由行政辦公室統(tǒng)一安排。本著禮貌、熱情、節(jié)儉的原則接待來本社的上級政府機關(guān)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員，以及來本社聯(lián)系工作、洽談業(yè)務(wù)的客戶、新聞媒體、應(yīng)聘人員等。2、接待上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對各級領(lǐng)導(dǎo)要熱情接待，周密安排，主動詢問來訪領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的身份，來訪的工作內(nèi)容和目的。及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，按領(lǐng)導(dǎo)的指示意見，通知有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)人進行接待。由前臺接待人員引見，對口部門負(fù)責(zé)人陪同活動。必要時請社領(lǐng)導(dǎo)親自接見。3、對事先聯(lián)系或通知到本社參觀訪問的上級領(lǐng)導(dǎo)，要安排好接送，必要時安排食宿，擬定接待方案。4、接待洽談工作的客人。對來本社洽談工作的客人，要熱情友好接待，認(rèn)真查驗介紹信及證件，了解客人來本社的目的和需要洽談的工作內(nèi)容，根據(jù)情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，和有關(guān)部門進行聯(lián)系，協(xié)調(diào)接待事宜。并及時填寫來訪人員記錄表。5、凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的接待任務(wù)，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，盡力完善，圓滿完成任務(wù)。6、對大型會議、參觀、訪問、考察、檢查等工作應(yīng)提前制定活動方案。方案應(yīng)包括活動目的、活動范圍、活動內(nèi)容、活動方式、活動時間、活動日程安排、主要責(zé)任人、配合人員、需要的配合及支持、所需資源、費用預(yù)算等內(nèi)容。7、接待應(yīng)注意的主要事項a）接待原則1）對來訪人員不分內(nèi)外，都要熱情周到，落落大方；2）注意掌握保密工作原則。對有關(guān)商業(yè)或財務(wù)資料的公開程度要適度，要視接待的需要區(qū)別對待。b）接待要求1）要有良好的精神狀態(tài)，待人熱情，態(tài)度誠懇，做到禮貌周到；2）主動引導(dǎo)客人到適當(dāng)?shù)慕徽劦攸c，等候時主動提供報紙、資料閱讀，切忌在接待過程中讓客人受到冷落；3）如客人所訪人員不在，應(yīng)主動設(shè)法聯(lián)系，并做到使客人得到滿意的處理結(jié)果；4）對外地來本市人員根據(jù)實際情況和需要提供必要便利；5）在對外接待中，要平等對待，注意實效，切忌無謂的鋪張、排場；6）對來訪人員要編制名錄登記，以備日后查找。8、接待級別及標(biāo)準(zhǔn)分為四級，如表5所示，所選級別由分管副總裁或行政總監(jiān)確定。表5級別接待標(biāo)準(zhǔn)備注a級1）社長或指定專人到機場或車站等候接站；2）需要時預(yù)定下榻賓館；3）由社長接風(fēng)和送行；4）期間日程安排；5）費用由本社支付。根據(jù)需要，可采取主要接待人員在集團公司門口迎接、擺放歡迎牌或標(biāo)語、懸掛橫幅、贈送鮮花等接待方式b級1）部門負(fù)責(zé)人到機場或車站等候接站；2）需要時預(yù)定下榻賓館；3）由行政辦公室根據(jù)需要，安排接風(fēng)或送行；4）部分日程安排；5）我方負(fù)責(zé)部分費用。c級1）一般員工到機場或車站等地接站；2）需要時預(yù)定下榻賓館；3）部門負(fù)責(zé)人接風(fēng)或送行。d級1）詳細(xì)告訴雜志社位置和來訪路線，并在本社等候；2）安排工作餐。9、相應(yīng)工作主要有：a）安排客人與社長會談時間；b）安排客人閱讀本社對外公開文件及宣傳資料；c）負(fù)責(zé)重大活動的策劃與接待工作；d）為客人準(zhǔn)備地圖、日程安排表、禮物等。e）若在本社用餐，由行政辦公室請示社長批準(zhǔn)并按有關(guān)規(guī)定安排。10、有預(yù)約的來訪客人a）對于有預(yù)約的屬于a、b級接待標(biāo)準(zhǔn)的來訪客人，相關(guān)部門應(yīng)把客人來訪信息提前通知本社行政辦公室，并說明客人身份、來訪時間、來訪目的、接待等級等。b）本社行政辦公室應(yīng)根據(jù)需要及時進行布置和要求前臺接待等相關(guān)人員做好接待準(zhǔn)備。c）前臺人員應(yīng)首先對來賓進行詢問，問明其身份并進行登記，12、沒有預(yù)約的來訪客人a）對于沒有預(yù)約的來訪客人，前臺人員應(yīng)問明其身份、來訪目的及訪問對象，辦理登記手續(xù)。b）對于沒有明確訪問對象或其它特殊情況的來訪客人，前臺人員應(yīng)立即向行政辦公室主任請示，不能擅自做主，將客人拒之門外。13、來訪人員到本社后，由前臺接待員進行接待，了解其身份及來訪目的并請其就坐等候。14、前臺接待員隨后向相關(guān)人員或部門進行通報，并確認(rèn)是否接待。15、對因故無法接待的來訪者，應(yīng)禮貌并策略地向其告知原因并請其返回。16、根據(jù)客人類別及其重要程度，前臺接待人員對被確認(rèn)接待的來訪人員提供相應(yīng)的服務(wù)。具體接待方式見表6：表6：會客室、備茶會客室，一次性水杯加白開水前臺，一次性水杯自行取水約見拜訪社長的來賓政府部門、領(lǐng)導(dǎo)歡迎標(biāo)語媒體單位、領(lǐng)導(dǎo)歡迎標(biāo)語部門負(fù)責(zé)人接待的來賓新聞媒體歡迎標(biāo)語業(yè)務(wù)單位上門客戶高級應(yīng)聘人員（主管級及其以上）應(yīng)聘者身份等級由主試人員進行判斷一般應(yīng)聘人員（主管級以下）其它17、在實際接待工作當(dāng)中，如遇特殊情況，具體接待方式以社長指示為準(zhǔn)。（十二） 后勤保障1、安全消防本社行政辦公室負(fù)責(zé)組織消防和保衛(wèi)工作，定期或不定期地進行消防檢查、安全工作管理檢查或其它專項檢查。2、衛(wèi)生保潔辦公區(qū)域衛(wèi)生由專職保潔員負(fù)責(zé)打掃，各部門員工負(fù)責(zé)自己辦公桌面的保潔。本社全體員工每周五下午組織大掃除。行政辦公室負(fù)責(zé)公共辦公區(qū)域的衛(wèi)生保潔管理。3、辦公設(shè)施及辦公類固定資產(chǎn)辦公設(shè)施的申請、購買、使用、維護和維修及報廢執(zhí)行有關(guān)資產(chǎn)管理管理制度。4、收發(fā)管理收發(fā)工作由前臺負(fù)責(zé)，將收到的函件、報紙、雜志及時傳遞有關(guān)人員，按要求進行登記、分類處理：a） 政府、行業(yè)協(xié)會來文貼“來文閱辦處理單”報社長閱批，行政辦公室督辦。b）本社訂購的外來圖書、雜志交前臺（或資料室）登記、編號，可供部門借閱，借閱時間最長不超過一個月，到期可重新辦理手續(xù)續(xù)借。c）外來專業(yè)性資料應(yīng)先在前臺登記編號，然后可長期借用。d）本社訂購的報刊由前臺人員置于報刊架（袋）處供員工、來賓閱看，保留時間不超過一周，下架報紙另行妥善保管，根據(jù)需要按年度存放于檔案室。e） 外來宣傳、應(yīng)聘資料和寫明接受部門/人的函件等由前臺人員直接傳遞相關(guān)部門或人員處理。待發(fā)的公務(wù)函件由各部門交前臺人員統(tǒng)一匯總投遞。本社具體收發(fā)工作包括：a）準(zhǔn)確、及時地將函件、報紙、雜志、電報分類登記、簽收。b）個人信件、掛號、特快專遞等由本人簽收。不得遺失或遺留函件，避免錯發(fā)。凡發(fā)至本社郵箱的電子郵件由本社行政辦公室負(fù)責(zé)當(dāng)日內(nèi)及時查收，并在當(dāng)日內(nèi)及時將郵件傳遞至相關(guān)部門，各部門應(yīng)按時進行接收。5、行政車輛管理本社各部門提出用車申請，由用車人填寫用車申請單，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政辦公室審批之后，由行政辦公室根據(jù)各用車部門工作重要性按順序派車。特殊及緊急情況用車，需事后補填申請單。駕駛員憑審批之后的派車單出車。駕駛員必須認(rèn)真填寫出車記錄表，按里程表記錄行駛里程，并經(jīng)用車人簽字確認(rèn)。車輛耗油、維修、保養(yǎng)嚴(yán)格按行使里程考核費用。駕駛員出車前，應(yīng)在本社公告欄填寫出車時間、用車人、目的地等事項。車輛借用需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借用手續(xù)。并由駕駛員做好借車及還車時的有關(guān)數(shù)據(jù)記錄。違反前述規(guī)定，按本社車輛管理制度處理。或?qū)ω?zé)任人處以10300元罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加倍處罰，并承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。車輛的使用及維修具體執(zhí)行有關(guān)行政車輛管理辦法。6、文印、名片、工作證行政辦公室負(fù)責(zé)本社文件的打印、復(fù)印和傳真工作。有保密要求的文件，按有關(guān)保密管理規(guī)定的要求執(zhí)行。各部門處理的文件由其自行安排，并注意保密要求。名片、工作證的印制由行政辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系落實，并按程序完成申請、審批、制作、發(fā)放等流程。（工作證發(fā)放時收取押金100元）7、辦公用品行政辦公室根據(jù)辦公用品需求實際情況，辦理購買、發(fā)放、領(lǐng)用，并填寫入庫、領(lǐng)用登記表。行政辦公室每月做好辦公用品實際領(lǐng)用