單位電腦打印機管理辦法

單位電腦打印機管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化辦公的時代，電腦和打印機已成為我們?nèi)粘９ぷ髦胁豢苫蛉钡墓ぞ?。它們的高效運行對于保障各項工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用。為了確保單位電腦和打印機得到妥善的管理與合理的使用，提高設(shè)備的使用壽命和辦公效率，同時遵循相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際運營情況，特制定本管理辦法。希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同營造一個良好的辦公環(huán)境，讓這些設(shè)備更好地為我們的工作服務(wù)。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工所使用的單位配備的電腦和打印機設(shè)備。無論是辦公室日常辦公，還是各項目組在工作過程中使用的相關(guān)設(shè)備，均在此管理范疇內(nèi)。三、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.全面負(fù)責(zé)單位電腦和打印機設(shè)備的統(tǒng)籌管理工作。包括設(shè)備的采購規(guī)劃、選型評估等前期工作，確保所采購的設(shè)備能夠滿足公司各部門的實際工作需求，同時在性能和質(zhì)量上達到一定標(biāo)準(zhǔn)。2.制定并完善電腦和打印機的管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。定期對制度進行審查，根據(jù)實際使用情況和行業(yè)發(fā)展進行修訂和更新，以保證制度的有效性和適應(yīng)性。3.協(xié)調(diào)解決電腦和打印機在使用過程中出現(xiàn)的各類問題，如跨部門設(shè)備調(diào)配、重大故障處理等。當(dāng)遇到設(shè)備沖突或資源緊張的情況時，要合理安排，最大限度地滿足工作需要。4.組織對員工進行電腦和打印機使用相關(guān)的培訓(xùn)，包括新設(shè)備的操作方法、常見故障的簡單處理、安全使用規(guī)范等內(nèi)容。我們鼓勵行政管理部門根據(jù)員工的實際需求，制定多樣化、實用性強的培訓(xùn)課程，提高員工的設(shè)備使用技能。（二）信息技術(shù)部門1.承擔(dān)單位電腦和打印機的技術(shù)支持與維護工作。負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝調(diào)試、系統(tǒng)配置、網(wǎng)絡(luò)連接等技術(shù)工作，確保設(shè)備能夠正常投入使用。對于新采購的設(shè)備，要及時進行檢測和安裝，保證其迅速融入辦公環(huán)境。2.定期對電腦和打印機進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的硬件故障和軟件問題。建立設(shè)備維護檔案，詳細(xì)記錄設(shè)備的維修歷史、更換部件等信息，為后續(xù)的維護和管理提供參考依據(jù)。希望信息技術(shù)部門能夠加強巡檢的力度和頻率，盡可能將問題扼殺在萌芽狀態(tài)，減少對工作的影響。3.為員工提供電腦和打印機使用過程中的技術(shù)咨詢服務(wù)，解答員工在操作、軟件使用等方面遇到的疑問。同時，協(xié)助員工解決一些較為復(fù)雜的技術(shù)問題，確保員工能夠順利開展工作。我們鼓勵信息技術(shù)部門建立便捷的溝通渠道，如在線咨詢平臺、技術(shù)支持熱線等，方便員工隨時獲取幫助。4.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)更新的需要，提出電腦和打印機設(shè)備的升級和更新建議。關(guān)注行業(yè)最新技術(shù)動態(tài)，評估新技術(shù)對公司業(yè)務(wù)的適用性，為公司設(shè)備的合理更新提供專業(yè)的參考意見。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門電腦和打印機設(shè)備的日常使用管理，監(jiān)督本部門員工按照規(guī)定使用設(shè)備，確保設(shè)備的安全和正常運行。引導(dǎo)部門員工愛護設(shè)備，養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣，避免因人為因素造成設(shè)備損壞。2.根據(jù)本部門工作需求，合理安排設(shè)備的使用，提高設(shè)備的使用效率。當(dāng)部門內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)資源緊張的情況時，要進行合理調(diào)配，優(yōu)先保障重要工作的開展。3.及時向行政管理部門和信息技術(shù)部門反饋本部門電腦和打印機在使用過程中出現(xiàn)的問題和需求，協(xié)助相關(guān)部門做好設(shè)備的維修和管理工作。希望各部門負(fù)責(zé)人能夠積極與相關(guān)管理部門溝通，共同解決設(shè)備管理中的難題。（四）員工個人1.要嚴(yán)格遵守本管理辦法，正確使用和愛護所分配的電腦和打印機設(shè)備。熟悉設(shè)備的操作方法，按照規(guī)范流程進行操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。我們鼓勵大家積極學(xué)習(xí)設(shè)備的使用知識，提高自身的操作技能。2.不得擅自拆卸、改裝電腦和打印機設(shè)備，不得隨意安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。如有特殊需求，需向信息技術(shù)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行相關(guān)操作。希望大家能夠理解這是為了保障設(shè)備的穩(wěn)定性和系統(tǒng)安全，共同維護公司的辦公環(huán)境。3.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并配合信息技術(shù)部門進行維修和處理。不得隱瞞設(shè)備故障或強行繼續(xù)使用，以免造成更嚴(yán)重的后果。四、設(shè)備采購與配置（一）采購流程1.各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明所需電腦或打印機的型號、配置、數(shù)量等信息，并注明采購原因和預(yù)計使用時間。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對各部門提交的采購申請進行匯總和初審，結(jié)合公司整體預(yù)算、設(shè)備使用情況以及未來發(fā)展規(guī)劃，評估采購的必要性和合理性。對于不合理的采購申請，行政管理部門應(yīng)與申請部門進行溝通，協(xié)商調(diào)整采購方案。3.初審?fù)ㄟ^后，行政管理部門將采購申請?zhí)峤恢凉竟芾韺訉徟?。?jīng)管理層批準(zhǔn)后，行政管理部門會同信息技術(shù)部門進行設(shè)備的選型工作。信息技術(shù)部門根據(jù)專業(yè)知識和公司實際需求，提供設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和推薦品牌型號等信息，行政管理部門綜合考慮價格、性能、售后服務(wù)等因素，確定最終的采購方案。4.行政管理部門按照公司采購制度，通過正規(guī)渠道選擇供應(yīng)商進行采購。在采購過程中，要簽訂詳細(xì)的采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、價格、交貨時間、售后服務(wù)等條款，確保采購的設(shè)備符合公司要求，并保障公司的合法權(quán)益。（二）配置原則1.電腦配置應(yīng)根據(jù)不同崗位的工作需求進行合理配置。對于以文字處理、日常辦公軟件使用為主的崗位，配置能夠滿足基本辦公需求的電腦即可；對于需要處理圖形圖像、視頻編輯等對性能要求較高的崗位，應(yīng)配備相應(yīng)高性能的電腦設(shè)備。我們希望通過合理配置，既能滿足工作需要，又能避免資源浪費。2.打印機配置應(yīng)結(jié)合部門打印量和打印需求進行選擇。對于打印量較小的部門，可配備普通的噴墨或激光打印機；對于打印量較大且有雙面打印、網(wǎng)絡(luò)打印等需求的部門，應(yīng)考慮配置功能更強大的一體機設(shè)備。同時，要考慮打印機的耗材成本和后期維護費用，選擇性價比高的設(shè)備。3.在設(shè)備配置過程中，要充分考慮設(shè)備的兼容性和可擴展性。電腦操作系統(tǒng)、辦公軟件等要與公司現(xiàn)有系統(tǒng)和軟件兼容，打印機要能與電腦及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良好適配。此外，為適應(yīng)未來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，設(shè)備應(yīng)具備一定的可擴展性，便于進行升級和維護。五、設(shè)備使用與管理（一）電腦使用規(guī)范1.員工在使用電腦時，應(yīng)設(shè)置個人專用賬號和密碼，并妥善保管。密碼應(yīng)具有一定的強度，避免使用簡單易猜的字符組合，防止賬號被盜用。這不僅是保護個人工作數(shù)據(jù)的需要，也是保障公司信息安全的重要措施，希望大家高度重視。2.不得在辦公電腦上安裝與工作無關(guān)的軟件，如游戲軟件、影視播放軟件等。如有特殊軟件需求，需向信息技術(shù)部門提出申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由信息技術(shù)部門統(tǒng)一安裝。這樣做可以避免因安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定或感染病毒，影響正常工作。3.在使用電腦過程中，要養(yǎng)成定期備份重要數(shù)據(jù)的習(xí)慣。可以利用公司提供的網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備或外部存儲介質(zhì)進行數(shù)據(jù)備份，避免因電腦故障、病毒感染等原因造成數(shù)據(jù)丟失。我們鼓勵大家制定合理的數(shù)據(jù)備份計劃，確保重要數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.禁止在辦公電腦上瀏覽非法網(wǎng)站、下載非法文件或傳播有害信息。遵守國家法律法規(guī)和公司的信息安全政策，維護公司的良好形象和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，公司將嚴(yán)肅處理。5.長時間不使用電腦時，應(yīng)及時關(guān)閉電腦或設(shè)置為待機、休眠狀態(tài)，以節(jié)約能源。離開座位時，應(yīng)鎖定電腦屏幕，防止他人未經(jīng)授權(quán)訪問電腦中的數(shù)據(jù)。這不僅是環(huán)保意識的體現(xiàn)，也是保護工作信息安全的必要操作，希望大家自覺遵守。（二）打印機使用規(guī)范1.員工應(yīng)熟悉打印機的操作方法，按照打印機的使用說明進行操作。在打印前，要仔細(xì)核對打印內(nèi)容、紙張規(guī)格、打印份數(shù)等信息，避免因錯誤操作造成紙張浪費。對于不熟悉的打印功能，可向信息技術(shù)部門咨詢或?qū)で髱椭?.提倡雙面打印和共享打印，以節(jié)約紙張資源。在非必要情況下，盡量采用雙面打印方式進行文件打印。同時，對于多人需要打印相同文件的情況，鼓勵大家通過共享打印的方式，減少打印份數(shù)。這是我們踐行環(huán)保理念，降低辦公成本的重要舉措，希望大家積極響應(yīng)。3.嚴(yán)禁使用打印機打印與工作無關(guān)的資料，如個人文件、學(xué)習(xí)資料等。公司的打印機資源是為了滿足工作需要而配備的，希望大家能夠自覺遵守這一規(guī)定，共同維護設(shè)備的合理使用。4.如發(fā)現(xiàn)打印機出現(xiàn)卡紙、缺紙、墨水或碳粉不足等常見故障，應(yīng)按照打印機操作指南進行簡單處理。如無法解決，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告，并在打印機上張貼故障標(biāo)識，避免其他員工繼續(xù)使用造成更嚴(yán)重的損壞。（三）設(shè)備借用與調(diào)配1.因工作需要，員工之間需借用電腦或打印機設(shè)備時，應(yīng)填寫《設(shè)備借用申請表》，注明借用設(shè)備的名稱、型號、借用時間、借用原因等信息，經(jīng)借用人和出借人雙方部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借用。借用期間，借用人應(yīng)妥善保管和使用設(shè)備，如有損壞應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作調(diào)整的需要，可能會對電腦和打印機設(shè)備進行跨部門調(diào)配。行政管理部門在進行設(shè)備調(diào)配時，會提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保調(diào)配工作的順利進行。各部門應(yīng)積極配合，按照要求及時移交設(shè)備，并做好相關(guān)的交接記錄。六、設(shè)備維護與保養(yǎng)（一）日常維護1.員工在日常使用電腦和打印機時，應(yīng)保持設(shè)備的清潔。定期使用干凈柔軟的布擦拭電腦屏幕、主機外殼、打印機機身等部位，避免灰塵積累影響設(shè)備性能。對于打印機的內(nèi)部部件，如硒鼓、墨盒等，如需清潔，應(yīng)按照操作說明或在信息技術(shù)部門的指導(dǎo)下進行，避免因不當(dāng)操作造成損壞。2.電腦和打印機周圍應(yīng)保持良好的通風(fēng)環(huán)境，避免在高溫、潮濕或灰塵較多的環(huán)境中使用設(shè)備。同時，要注意電源的穩(wěn)定，避免因突然停電或電壓波動對設(shè)備造成損害。有條件的情況下，可以為設(shè)備配備不間斷電源（UPS），以保障在停電時設(shè)備能夠正常關(guān)閉，保護數(shù)據(jù)安全。3.定期更新電腦操作系統(tǒng)的補丁程序、殺毒軟件的病毒庫以及打印機的驅(qū)動程序等，以提高設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性。信息技術(shù)部門會定期發(fā)布相關(guān)的更新信息和操作指南，希望大家及時關(guān)注并按照要求進行更新。（二）定期巡檢與維護1.信息技術(shù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的電腦和打印機設(shè)備巡檢計劃，定期對公司內(nèi)的設(shè)備進行全面檢查。巡檢內(nèi)容包括設(shè)備的硬件運行情況、軟件系統(tǒng)狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)連接狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題。每次巡檢后，要填寫《設(shè)備巡檢記錄表》，詳細(xì)記錄巡檢情況和發(fā)現(xiàn)的問題。2.根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護需求，信息技術(shù)部門定期對電腦進行系統(tǒng)優(yōu)化，如清理磁盤空間、優(yōu)化開機啟動項、修復(fù)系統(tǒng)漏洞等。對于打印機，要定期進行打印頭校準(zhǔn)、墨盒或硒鼓的清潔保養(yǎng)等工作，確保打印機的打印質(zhì)量和性能。3.在設(shè)備使用一定年限后，信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的性能和運行狀況，提出設(shè)備的維護升級建議。對于一些關(guān)鍵部件老化、性能下降嚴(yán)重的設(shè)備，可考慮進行部件更換或整體升級，以延長設(shè)備的使用壽命，滿足工作需求。（三）故障維修1.當(dāng)電腦或打印機出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報修，并描述故障現(xiàn)象和出現(xiàn)故障前的操作情況。信息技術(shù)部門接到報修后，應(yīng)及時響應(yīng)，根據(jù)故障的嚴(yán)重程度和影響范圍，安排維修人員進行處理。2.對于一些簡單的故障，信息技術(shù)部門維修人員可通過遠程協(xié)助或電話指導(dǎo)的方式，幫助使用人解決問題。對于需要現(xiàn)場維修的故障，維修人員應(yīng)盡快到達現(xiàn)場進行檢測和維修。在維修過程中，要盡量縮短維修時間，減少對工作的影響。3.如設(shè)備故障較為嚴(yán)重，需要更換部件或送外維修，信息技術(shù)部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，說明情況，并協(xié)調(diào)做好工作安排。對于送外維修的設(shè)備，要選擇正規(guī)的維修機構(gòu)，并簽訂維修協(xié)議，確保設(shè)備維修后的質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全。維修完成后，要對設(shè)備進行測試，確認(rèn)故障已排除，設(shè)備能夠正常使用。七、設(shè)備報廢與處置（一）報廢條件1.電腦和打印機設(shè)備達到規(guī)定的使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法通過維修和升級滿足工作需要的，可以申請報廢。具體使用年限可根據(jù)設(shè)備的類型、品牌和實際使用情況，由信息技術(shù)部門和行政管理部門共同確定。2.設(shè)備因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，維修成本過高，且維修后仍無法正常使用或性能無法滿足工作要求的，可申請報廢。3.因技術(shù)更新?lián)Q代，設(shè)備已被淘汰，且無使用價值和改造升級意義的，可申請報廢。（二）報廢流程1.設(shè)備使用部門填寫《設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關(guān)的證明材料，如設(shè)備損壞照片、維修報告等。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門會同信息技術(shù)部門對報廢申請進行鑒定和審核。信息技術(shù)部門對設(shè)備進行技術(shù)評估，確認(rèn)設(shè)備是否符合報廢條件；行政管理部門對設(shè)備的資產(chǎn)情況進行核實，確保設(shè)備的報廢處理符合公司資產(chǎn)管理規(guī)定。3.經(jīng)審核通過的報廢申請，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司的整體情況和設(shè)備報廢的必要性，做出最終的審批決定。4.對于批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，行政管理部門應(yīng)按照公司的資產(chǎn)處置規(guī)定進行處理?？梢圆扇【栀?、拆解、出售給有資質(zhì)的回收公司等方式，確保設(shè)備的合理處置，避免造成環(huán)境污染和資源浪費。同時，要做好相關(guān)的資產(chǎn)核銷工作，更新公司的固定資產(chǎn)臺賬。八、監(jiān)督與考核1.行政管理部門和信息技術(shù)部門將定期對各部門電腦和打印機的使用管理情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用規(guī)范、維護保養(yǎng)情況、設(shè)備借用與調(diào)配記錄等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門反饋，并要求限期整改。2.將電腦和打印機的使用管理情況納入部門和員工的績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守本管理辦法，設(shè)備使用和管理良好的部門和個人，公司將給