江西智慧檔案館管理辦法

江西智慧檔案館管理辦法?一、總則（一）目的與背景隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作正逐步向數(shù)字化、智能化方向邁進(jìn)。為了加強(qiáng)江西地區(qū)智慧檔案館的建設(shè)與管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《江西省檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合江西智慧檔案館建設(shè)的實(shí)際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于江西省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類智慧檔案館的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)和管理等活動(dòng)。智慧檔案館包括各級(jí)國(guó)家綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及企業(yè)事業(yè)單位和其他組織設(shè)立的檔案館。（三）定義本辦法所稱智慧檔案館，是指運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面感知、智能處理和深度挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、服務(wù)智能化、決策科學(xué)化的新型檔案管理模式。（四）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保智慧檔案館建設(shè)和管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：把檔案信息安全保密放在首位，采取必要的技術(shù)和管理措施，保障檔案信息的安全可靠。3.統(tǒng)籌規(guī)劃原則：加強(qiáng)全省智慧檔案館建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)資源共享、協(xié)同發(fā)展，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。4.創(chuàng)新發(fā)展原則：積極引入新技術(shù)、新理念，不斷推動(dòng)智慧檔案館建設(shè)和管理的創(chuàng)新發(fā)展，提高檔案工作的科技含量和服務(wù)水平。二、建設(shè)管理（一）規(guī)劃與設(shè)計(jì)1.各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門，根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃和檔案事業(yè)發(fā)展需求，制定智慧檔案館建設(shè)總體規(guī)劃。2.智慧檔案館建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)總體規(guī)劃，結(jié)合自身實(shí)際情況，編制詳細(xì)的建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容、進(jìn)度和經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。建設(shè)方案應(yīng)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核備案。3.智慧檔案館的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循實(shí)用性、先進(jìn)性、可靠性、開放性和可擴(kuò)展性的原則，充分考慮檔案管理的業(yè)務(wù)流程和用戶需求，確保系統(tǒng)的功能完善、性能穩(wěn)定、操作便捷。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：包括檔案庫(kù)房的智能化改造，配備溫濕度自動(dòng)調(diào)控、消防報(bào)警、視頻監(jiān)控、門禁控制等設(shè)備，建立安全可靠的網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和安全管理等功能。3.數(shù)據(jù)資源建設(shè)：加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。4.智能應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)：引入物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，開發(fā)智能檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)、檔案智能檢索系統(tǒng)、檔案知識(shí)圖譜系統(tǒng)等，提高檔案管理的智能化水平。（三）項(xiàng)目實(shí)施與驗(yàn)收1.智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)、投標(biāo)和監(jiān)理，確保項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度。2.項(xiàng)目建設(shè)完成后，建設(shè)單位應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目建設(shè)是否符合規(guī)劃設(shè)計(jì)要求、系統(tǒng)功能是否滿足業(yè)務(wù)需求、數(shù)據(jù)質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、安全保障措施是否到位等。3.驗(yàn)收合格的智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)辦理交付使用手續(xù)，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。三、運(yùn)行管理（一）組織與人員1.智慧檔案館應(yīng)建立健全管理機(jī)構(gòu)，明確各部門和崗位的職責(zé)分工，確保檔案管理工作的順利開展。2.配備專業(yè)的檔案管理人員和技術(shù)人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)應(yīng)用能力，技術(shù)人員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)工程、信息安全等方面的專業(yè)知識(shí)和技能。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和技術(shù)人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）制度建設(shè)1.建立健全智慧檔案館運(yùn)行管理制度，包括檔案收集、整理、保管、利用、安全保密等方面的規(guī)章制度，明確工作流程和操作規(guī)范。2.制定檔案數(shù)據(jù)管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、傳輸、使用和維護(hù)等環(huán)節(jié)的管理，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.建立檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的訪問控制、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等安全措施，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）日常運(yùn)行1.按照檔案管理的業(yè)務(wù)流程和工作規(guī)范，做好檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全隱患，保障檔案信息的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，定期檢查庫(kù)房的溫濕度、消防設(shè)施、安全防護(hù)等情況，確保檔案實(shí)體的安全。（四）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、校驗(yàn)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的共享和開放，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，依法向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)共享和開放的管理，確保檔案信息的安全和隱私。四、服務(wù)管理（一）服務(wù)內(nèi)容1.檔案信息查詢服務(wù)：通過智慧檔案館的網(wǎng)站、手機(jī)客戶端等渠道，為用戶提供檔案信息的在線查詢服務(wù)。用戶可以通過關(guān)鍵詞、文號(hào)、日期等多種方式查詢檔案信息。2.檔案利用服務(wù)：為用戶提供檔案的借閱、復(fù)制、證明出具等利用服務(wù)。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審批和管理。3.檔案知識(shí)服務(wù)：利用檔案資源，開展檔案編研、展覽展示、文化宣傳等活動(dòng)，為用戶提供檔案知識(shí)服務(wù)，弘揚(yáng)檔案文化。4.個(gè)性化服務(wù)：根據(jù)用戶的需求和偏好，為用戶提供個(gè)性化的檔案信息推送和服務(wù)。（二）服務(wù)方式1.線上服務(wù)：通過智慧檔案館的網(wǎng)站、手機(jī)客戶端等平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、預(yù)約、申請(qǐng)等服務(wù)，為用戶提供便捷高效的服務(wù)體驗(yàn)。2.線下服務(wù)：在檔案館設(shè)立服務(wù)窗口，為用戶提供面對(duì)面的檔案利用服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)服務(wù)窗口的管理，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。（三）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立健全服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和考核。通過用戶滿意度調(diào)查、服務(wù)投訴處理等方式，及時(shí)了解用戶的需求和意見，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。2.加強(qiáng)對(duì)服務(wù)人員的培訓(xùn)和管理，提高服務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、熱情的服務(wù)。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全智慧檔案館安全管理制度，明確安全管理的職責(zé)和權(quán)限，制定安全管理的工作流程和操作規(guī)范。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和技術(shù)人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）技術(shù)保障1.采用先進(jìn)的安全技術(shù)和設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，對(duì)敏感信息進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作和訪問進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）應(yīng)急處置1.制定智慧檔案館安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)流程和處置措施等。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力和協(xié)同作戰(zhàn)能力。3.發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行，減少事故損失。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)智慧檔案館建設(shè)和管理工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)智慧檔案館的建設(shè)進(jìn)度、運(yùn)行情況、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并依法追究相關(guān)單位和人員的責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立智慧檔案館考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，