工程專用章使用管理辦法

工程專用章使用管理辦法一、引言在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程專用章的使用至關(guān)重要，它代表著公司對相關(guān)文件、資料的認可和責任承擔。作為一名有著二十年工程管理經(jīng)驗的專業(yè)人員，深知規(guī)范工程專用章使用管理的重要性。一個管理有序的工程專用章使用制度，不僅能保障公司的合法權(quán)益，還能提升公司的管理效率和形象。為了更好地規(guī)范公司工程專用章的使用，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司在各類工程項目中所使用的所有工程專用章，包括但不限于項目技術(shù)專用章、項目資料專用章、項目合同專用章等。這些印章在工程項目的各個環(huán)節(jié)中發(fā)揮著重要作用，涵蓋了從項目投標、合同簽訂、施工管理到竣工驗收等全過程。三、工程專用章的刻制（一）刻制申請當公司需要刻制工程專用章時，相關(guān)部門應(yīng)提出書面申請。申請內(nèi)容應(yīng)詳細說明刻制印章的原因、用途、名稱及樣式等信息。例如，如果是因為新承接了一個大型工程項目，需要刻制該項目的技術(shù)專用章，申請中應(yīng)提及項目名稱、規(guī)模以及使用該技術(shù)專用章的具體業(yè)務(wù)范圍。申請需由部門負責人簽字確認，并提交至公司行政管理部門。（二）審核與批準行政管理部門收到申請后，會對申請內(nèi)容進行嚴格審核。審核的重點包括申請的合理性、印章名稱的規(guī)范性等。同時，行政管理部門會與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行溝通，確保印章的刻制符合公司的整體業(yè)務(wù)需求。審核通過后，將申請?zhí)峤恢凉绢I(lǐng)導(dǎo)進行批準。公司領(lǐng)導(dǎo)會綜合考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略和項目實際情況，做出是否批準刻制的決定。（三）刻制流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政管理部門會選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。在刻制過程中，行政管理部門會與刻制單位保持密切溝通，確保印章的樣式、規(guī)格等符合公司的要求?？讨仆瓿珊螅≌驴讨茊挝粫峁┯≌碌挠∧?，行政管理部門會對印模進行留存?zhèn)浒?，并將印章交付給使用部門。四、工程專用章的保管（一）保管人員的確定每一枚工程專用章都需要指定專門的保管人員。保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，熟悉公司的印章使用管理規(guī)定。一般情況下，保管人員為使用部門的負責人或其指定的專人。保管人員應(yīng)簽訂《印章保管責任書》，明確其保管責任和義務(wù)。（二）保管要求工程專用章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，確保印章的安全。保險柜或文件柜的鑰匙應(yīng)由保管人員妥善保管，不得隨意交予他人。同時，保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如果發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失的情況，應(yīng)及時向公司行政管理部門報告。（三）交接手續(xù)當保管人員發(fā)生變更時，需要辦理嚴格的交接手續(xù)。原保管人員應(yīng)將印章、印模、使用記錄等相關(guān)資料移交給新的保管人員，并在《印章交接登記表》上簽字確認。行政管理部門會對交接過程進行監(jiān)督，確保交接工作的順利進行。五、工程專用章的使用（一）使用范圍工程專用章的使用應(yīng)嚴格限制在其規(guī)定的范圍內(nèi)。例如，項目技術(shù)專用章只能用于與項目技術(shù)相關(guān)的文件，如施工圖紙、技術(shù)方案等；項目合同專用章只能用于簽訂工程項目合同。嚴禁在超出使用范圍的文件上加蓋工程專用章。（二）使用申請在使用工程專用章前，使用人員應(yīng)填寫《印章使用申請表》。申請表中應(yīng)詳細說明使用印章的文件名稱、用途、份數(shù)等信息，并由使用部門負責人簽字批準。如果涉及重要文件或重大事項的蓋章，還需要公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。（三）審批流程《印章使用申請表》提交后，首先由行政管理部門進行審核。行政管理部門會審核申請的內(nèi)容是否符合印章的使用范圍和公司的相關(guān)規(guī)定。審核通過后，將申請表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批。公司領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)文件的重要性和影響范圍，做出是否批準使用印章的決定。（四）蓋章操作經(jīng)審批同意后，使用人員應(yīng)在保管人員的監(jiān)督下進行蓋章操作。保管人員應(yīng)仔細核對文件內(nèi)容與申請表的一致性，確保蓋章的文件準確無誤。蓋章時應(yīng)使用清晰、規(guī)范的印章，避免出現(xiàn)模糊、重影等情況。蓋章完成后，保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上記錄蓋章的時間、文件名稱、份數(shù)等信息。六、工程專用章的停用與銷毀（一）停用情形當工程項目結(jié)束、印章使用期限到期或印章?lián)p壞無法正常使用等情況發(fā)生時，工程專用章應(yīng)予以停用。使用部門應(yīng)及時將停用的印章交回行政管理部門，并說明停用的原因。（二）停用管理行政管理部門收到停用的印章后，會對印章進行封存處理。封存的印章應(yīng)存放在專門的檔案柜中，以備后續(xù)查詢和審計。同時，行政管理部門會在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，告知相關(guān)部門該印章已停止使用。（三）銷毀流程對于確需銷毀的工程專用章，行政管理部門會制定銷毀方案。銷毀方案應(yīng)包括銷毀的時間、地點、方式等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。經(jīng)批準后，行政管理部門會安排專人對印章進行銷毀，并在銷毀過程中進行監(jiān)督。銷毀完成后，應(yīng)形成銷毀記錄，由監(jiān)督人員簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司行政管理部門會定期對工程專用章的使用和保管情況進行檢查。檢查的內(nèi)容包括印章的保管環(huán)境、使用記錄、審批手續(xù)等。定期檢查的周期一般為每季度一次，檢查結(jié)果會形成書面報告，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查除了定期檢查外，公司還會進行不定期的抽查。抽查的目的是為了及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章使用管理中存在的問題。抽查的時間和范圍具有隨機性，以確保檢查的有效性。（三）違規(guī)處理如果發(fā)現(xiàn)有違反本管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，將對相關(guān)責任人進行批評教育，并責令其限期整改；對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，將給予紀律處分，甚至追究其法律責任。八、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司行政管理部門負責解釋。在實際執(zhí)行過程中，如果遇到本辦法未明確規(guī)定的情況，行政管理部門會根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司的實際情況進行解釋和處理。（二）生效時間本管理辦法自發(fā)布之日起生效。此前公司發(fā)布的