公安公文流轉(zhuǎn)管理辦法

公安公文流轉(zhuǎn)管理辦法一、引言在公安機(jī)關(guān)日常運(yùn)作中，公文流轉(zhuǎn)如同人體的血液循環(huán)系統(tǒng)，對(duì)各項(xiàng)工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用。一份公文，從起草、審核到最終的歸檔，每一個(gè)環(huán)節(jié)都承載著重要的信息與使命。它不僅關(guān)乎內(nèi)部工作的溝通協(xié)調(diào)，更與對(duì)外執(zhí)法、服務(wù)群眾等事務(wù)緊密相連。準(zhǔn)確、高效、規(guī)范地管理公文流轉(zhuǎn)，是保障公安工作有序推進(jìn)、提升行政效能、維護(hù)執(zhí)法公信力的關(guān)鍵所在。我們深知，公安工作的特殊性決定了公文流轉(zhuǎn)必須遵循嚴(yán)格的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，為了適應(yīng)公安工作日益復(fù)雜多變的形勢，我們需要一套既嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，又符合實(shí)際運(yùn)營需求的管理辦法。希望大家通過認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行本辦法，共同提升我們的公文流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量，為公安事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于本公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間，以及與上級(jí)公安機(jī)關(guān)、下級(jí)公安機(jī)關(guān)、其他相關(guān)單位之間的公文流轉(zhuǎn)管理。涵蓋各類正式文件、函件、簡報(bào)、報(bào)告等公文形式。無論是涉及治安管理、刑事偵查，還是交通管理、出入境管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的公文，均在此辦法管理范疇之內(nèi)。三、公文的分類與標(biāo)識(shí)1.分類按性質(zhì)分類：分為規(guī)范性公文、指揮性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文和記錄性公文。規(guī)范性公文如各類規(guī)定、辦法等，用于規(guī)范公安工作流程和行為準(zhǔn)則；指揮性公文像命令、決定等，用于傳達(dá)上級(jí)指示、部署工作任務(wù)；報(bào)請(qǐng)性公文如請(qǐng)示、報(bào)告，用于向上級(jí)匯報(bào)工作、請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)；知照性公文如通知、通報(bào)，用于傳達(dá)信息、告知事項(xiàng)；記錄性公文如會(huì)議紀(jì)要，用于記載會(huì)議主要內(nèi)容和議定事項(xiàng)。按緊急程度分類：分為特急、加急和平急。特急公文是指在最短時(shí)間內(nèi)必須處理完畢的公文，如涉及重大突發(fā)事件、緊急抓捕行動(dòng)等相關(guān)公文；加急公文是指需要盡快處理的公文，一般要求在規(guī)定的較短時(shí)間內(nèi)完成辦理；平急公文則按照正常工作流程處理，但也需保證一定的時(shí)效性。按密級(jí)分類：分為絕密、機(jī)密、秘密和非密。絕密公文是最重要的國家秘密，一旦泄露會(huì)使國家安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密公文是重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害；秘密公文是一般的國家秘密，泄露會(huì)使國家安全和利益遭受損害。我們必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定處理不同密級(jí)的公文。2.標(biāo)識(shí)公文首頁左上角標(biāo)注密級(jí)和保密期限：如“絕密★30年”，表示該公文為絕密級(jí)，保密期限為30年。保密期限按照相關(guān)規(guī)定確定，確保公文信息的安全保密。緊急程度標(biāo)識(shí)：在公文首頁右上角標(biāo)注，特急公文用紅色字體標(biāo)注“特急”，加急公文用紅色字體標(biāo)注“加急”，平急公文標(biāo)注“平急”。通過醒目的標(biāo)識(shí)，提醒公文處理人員注意公文的緊急程度，優(yōu)先處理緊急公文。發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。例如“公發(fā)〔2024〕1號(hào)”，“公發(fā)”為發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“〔2024〕”為年份，“1號(hào)”為發(fā)文順序號(hào)。發(fā)文字號(hào)在公文首頁發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布，用于準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)公文的來源和順序，方便公文的檢索和管理。四、公文的起草1.起草要求內(nèi)容準(zhǔn)確：公文內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)際情況，所涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等要確鑿無誤。無論是匯報(bào)工作進(jìn)展，還是提出工作建議，都要基于客觀事實(shí)，避免主觀臆斷和虛假信息。邏輯清晰：公文結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明，條理清晰。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)文目的，中間部分詳細(xì)闡述主要內(nèi)容，結(jié)尾提出明確的要求或結(jié)論。段落之間過渡自然，前后呼應(yīng)，使讀者能夠快速準(zhǔn)確地理解公文主旨。語言規(guī)范：使用規(guī)范的公安專業(yè)術(shù)語和公文語言，文字表述簡潔明了，避免使用模糊、歧義或過于口語化的詞匯。語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確，確保公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。2.起草流程明確發(fā)文意圖：起草人在接到發(fā)文任務(wù)后，應(yīng)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門充分溝通，明確發(fā)文目的、主題和主要內(nèi)容。了解公文的受眾對(duì)象，以便確定合適的語氣和表達(dá)方式。收集資料：圍繞發(fā)文主題，廣泛收集相關(guān)的政策文件、工作數(shù)據(jù)、案例資料等，為公文起草提供充分的依據(jù)。確保所引用的資料準(zhǔn)確、權(quán)威，與公文主題緊密相關(guān)。擬定提綱：根據(jù)發(fā)文意圖和收集的資料，擬定公文提綱。提綱應(yīng)包括公文的標(biāo)題、開頭、主體內(nèi)容的各個(gè)部分以及結(jié)尾等，明確各部分的主要內(nèi)容和邏輯關(guān)系。通過提綱的擬定，對(duì)公文的整體架構(gòu)有一個(gè)清晰的規(guī)劃。撰寫初稿：按照擬定的提綱，認(rèn)真撰寫公文初稿。在撰寫過程中，要注意內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和語言的規(guī)范性。對(duì)于涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，要充分征求相關(guān)部門的意見，確保公文內(nèi)容的協(xié)調(diào)性和可行性。自我審核：初稿完成后，起草人要對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的自我審核。檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰、語言是否規(guī)范，格式是否符合要求等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行修改完善，確保公文質(zhì)量。五、公文的審核1.審核主體部門審核：公文起草完成后，首先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)公文的內(nèi)容、政策依據(jù)、與本部門工作的關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行全面審核，確保公文符合本部門的工作實(shí)際和要求。辦公室審核：部門審核通過后，公文流轉(zhuǎn)至辦公室。辦公室要對(duì)公文的格式、文字表述、行文規(guī)則、會(huì)簽情況等進(jìn)行審核。重點(diǎn)檢查公文是否符合公文格式規(guī)范，語言是否通順、準(zhǔn)確，是否需要其他部門會(huì)簽等。領(lǐng)導(dǎo)審核：辦公室審核通過的公文，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。領(lǐng)導(dǎo)從宏觀層面審核公文的必要性、政策的準(zhǔn)確性、與整體工作的協(xié)調(diào)性等，對(duì)公文提出最終的審核意見。2.審核內(nèi)容內(nèi)容審核：審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、公安工作政策和上級(jí)指示精神，是否與本機(jī)關(guān)已有的規(guī)定和決策相沖突。檢查公文所涉及的工作任務(wù)、措施等是否明確、具體、可行，是否具有針對(duì)性和可操作性。格式審核：檢查公文的格式是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)和本機(jī)關(guān)的規(guī)定。包括公文的排版、字體、字號(hào)、行距、頁邊距等是否規(guī)范，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等要素是否齊全、準(zhǔn)確。語言審核：審核公文的語言是否規(guī)范、準(zhǔn)確、簡潔。避免使用生僻字、錯(cuò)別字、語病，杜絕模糊不清、歧義性的表述。對(duì)公文的語氣、用詞進(jìn)行把關(guān)，確保公文語言符合公文的性質(zhì)和受眾對(duì)象。程序?qū)徍耍簷z查公文的起草、會(huì)簽、審核等程序是否完備。是否按照規(guī)定征求了相關(guān)部門的意見，是否經(jīng)過必要的會(huì)議討論或?qū)徟?。?duì)不符合程序要求的公文，及時(shí)退回補(bǔ)充完善。六、公文的簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文：由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。上行文如請(qǐng)示、報(bào)告等，涉及重要工作事項(xiàng)的匯報(bào)和請(qǐng)求，需要主要領(lǐng)導(dǎo)從全局角度進(jìn)行把關(guān)和決策。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文：由主要負(fù)責(zé)人或者授權(quán)的分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。下行文用于傳達(dá)上級(jí)指示、部署工作任務(wù)等，分管負(fù)責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)相關(guān)工作較為熟悉，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的平行文：由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。平行文主要用于與其他機(jī)關(guān)之間的溝通協(xié)調(diào)，分管負(fù)責(zé)人能夠更好地代表本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)進(jìn)行對(duì)等溝通。2.簽發(fā)流程審核通過的公文：由辦公室按照簽發(fā)權(quán)限呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。呈送時(shí)應(yīng)附上公文的起草說明、審核意見等相關(guān)資料，方便領(lǐng)導(dǎo)全面了解公文的背景和審核情況。領(lǐng)導(dǎo)審閱公文：認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，對(duì)公文的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行最終審定。如有需要，領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)公文內(nèi)容提出修改意見，由起草部門進(jìn)行修改完善后再次呈簽。領(lǐng)導(dǎo)簽署意見：領(lǐng)導(dǎo)在公文稿紙上簽署明確的簽發(fā)意見，如“同意印發(fā)”“請(qǐng)修改后再報(bào)”等，并簽署姓名和日期。領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)意見是公文生效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須明確、清晰。七、公文的印發(fā)與傳遞1.印發(fā)排版印刷：公文經(jīng)簽發(fā)后，由辦公室安排專人進(jìn)行排版。排版要嚴(yán)格按照公文格式規(guī)范進(jìn)行，確保公文的美觀、整潔。排版完成后，進(jìn)行校對(duì)，重點(diǎn)校對(duì)文字、數(shù)據(jù)、格式等內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。校對(duì)無誤后，方可進(jìn)行印刷。份數(shù)確定：根據(jù)公文的發(fā)送范圍和實(shí)際需要，合理確定印刷份數(shù)。既要保證公文能夠及時(shí)送達(dá)相關(guān)單位和人員手中，又要避免浪費(fèi)。對(duì)于一些重要的、需要廣泛傳達(dá)的公文，可適當(dāng)增加印刷份數(shù)，以備存檔、查閱等需求。裝訂封裝：印刷完成的公文，按照規(guī)定進(jìn)行裝訂。裝訂要牢固、整齊，避免出現(xiàn)散頁、掉頁等情況。裝訂后，根據(jù)公文的發(fā)送對(duì)象進(jìn)行封裝。對(duì)于密級(jí)公文，要按照保密規(guī)定進(jìn)行密封處理，確保公文信息的安全。2.傳遞內(nèi)部傳遞：本機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間的公文傳遞，可通過公文交換站、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進(jìn)行。公文交換站應(yīng)定期進(jìn)行公文的收集和分發(fā)，確保公文及時(shí)傳遞到各部門。內(nèi)部辦公系統(tǒng)要保證網(wǎng)絡(luò)暢通，公文能夠快速、準(zhǔn)確地發(fā)送到相關(guān)人員的工作終端。外部傳遞：與上級(jí)公安機(jī)關(guān)、下級(jí)公安機(jī)關(guān)、其他相關(guān)單位之間的公文傳遞，根據(jù)公文的緊急程度和密級(jí)，選擇合適的傳遞方式。一般公文可通過郵政快遞、機(jī)要通信等方式傳遞；緊急公文可通過專人送達(dá)、傳真等方式傳遞；密級(jí)公文必須通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ俗o(hù)送等符合保密要求的方式傳遞。在傳遞過程中，要做好登記和跟蹤，確保公文安全、準(zhǔn)確送達(dá)。八、公文的辦理1.收文辦理簽收登記：收到公文后，收件人要認(rèn)真核對(duì)公文的數(shù)量、封裝情況、發(fā)文字號(hào)等信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行簽收。簽收后，及時(shí)在收文登記簿上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括收文日期、來文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度等。通過詳細(xì)的登記，方便對(duì)公文進(jìn)行跟蹤和查詢。初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初步審核，主要審核公文的來源是否合法、公文格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否符合要求等。對(duì)不符合要求的公文，及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)溝通聯(lián)系，說明情況，要求補(bǔ)充完善或重新報(bào)送。分辦：根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，按照本機(jī)關(guān)的工作分工和領(lǐng)導(dǎo)批示意見，將公文分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)辦理。分辦要準(zhǔn)確、及時(shí)，確保公文能夠迅速流轉(zhuǎn)到具體承辦人手中。承辦：承辦部門或承辦人接到公文后，要按照公文的要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，認(rèn)真辦理。對(duì)于有明確辦理時(shí)限的公文，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋。辦理過程中，如遇到問題或需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，要及時(shí)與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)溝通。催辦：辦公室要對(duì)公文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)了解公文的辦理進(jìn)度。對(duì)于即將超過辦理時(shí)限的公文，要及時(shí)提醒承辦部門或承辦人加快辦理。通過催辦，確保公文能夠按時(shí)限要求辦理完畢。答復(fù)：承辦部門或承辦人在辦理完畢公文后，要按照要求將辦理結(jié)果及時(shí)答復(fù)發(fā)文機(jī)關(guān)或相關(guān)人員。答復(fù)要準(zhǔn)確、詳細(xì)，對(duì)公文所涉及的問題給予明確的回應(yīng)。同時(shí)，將辦理結(jié)果反饋給辦公室，以便進(jìn)行歸檔。2.發(fā)文辦理復(fù)核：公文印發(fā)前，辦公室要對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、格式等進(jìn)行再次復(fù)核。重點(diǎn)檢查公文的簽發(fā)手續(xù)是否完備，內(nèi)容是否有變動(dòng)，格式是否符合要求等。對(duì)復(fù)核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與起草部門溝通，進(jìn)行修改完善。登記：復(fù)核通過后，在發(fā)文登記簿上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、密級(jí)、緊急程度等。通過登記，對(duì)發(fā)出的公文進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。印制：按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行公文的印制。印制過程中，要保證公文的質(zhì)量，做到字跡清晰、頁面整潔。對(duì)印制好的公文進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確。核發(fā)：公文印制完成后，由辦公室進(jìn)行核發(fā)。檢查公文的封裝、發(fā)送對(duì)象等是否準(zhǔn)確無誤，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的傳遞方式將公文發(fā)出。九、公文的歸檔與銷毀1.歸檔歸檔范圍：本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種公文，包括上級(jí)機(jī)關(guān)的來文、本機(jī)關(guān)的發(fā)文、下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告等，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔范圍涵蓋各類正式文件、函件、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等公文形式。歸檔要求：歸檔的公文要齊全完整，公文的正本、定稿、附件等應(yīng)一并歸檔。公文的整理要按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系。歸檔的公文應(yīng)符合檔案管理的要求，紙張、字跡等要符合耐久性標(biāo)準(zhǔn)。歸檔時(shí)間：一般公文在辦理完畢后的次年上半年進(jìn)行歸檔。對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的公文，可根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。歸檔時(shí)，由承辦部門將整理好的公文移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。2.銷毀銷毀范圍：對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的公文，經(jīng)鑒定確認(rèn)后，可進(jìn)行銷毀。銷毀范圍包括超過保密期限且已解密的密級(jí)公文、失去參考價(jià)值的一般性公文等。銷毀程序：銷毀公文要履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，要選擇具有保密資質(zhì)的銷毀單位，采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等。銷毀過程要進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保公文徹底銷毀，不泄露任何信息。銷毀完成后，要做好銷毀記錄，包括銷毀公文的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制建立日常監(jiān)督制度：辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文流轉(zhuǎn)的全過程進(jìn)行日常監(jiān)督。定期檢查公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、辦理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。對(duì)違反公文流轉(zhuǎn)管理規(guī)定的行為，要及時(shí)糾正，并記錄在案。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：審計(jì)部門定期對(duì)公文管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查公文管理的制度執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用情況等。重點(diǎn)審計(jì)公文的印刷、傳遞等費(fèi)用是否合理，是否存在浪費(fèi)或違規(guī)支出的情況。通過審計(jì)監(jiān)督，確保公文管理工作的規(guī)范、透明。接受外部監(jiān)督：積極接受上級(jí)公安機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門以及社會(huì)公眾的監(jiān)督。對(duì)外部監(jiān)督提出的意見和建議，要認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改。通過接受外部監(jiān)督，不斷提升公文流轉(zhuǎn)管理工作的質(zhì)量和水平。2.考核評(píng)價(jià)制定考核指標(biāo)：建立科學(xué)合理的公文流轉(zhuǎn)管理考核指標(biāo)體系，包括公文起草的質(zhì)量、審核的準(zhǔn)確性、辦理的時(shí)效性、歸檔的完整性等方面。對(duì)每個(gè)考