檔案安全風(fēng)險評估指標(biāo)自查表

檔案安全風(fēng)險評估指標(biāo)自查表第一章評估背景與目的

1.檔案安全風(fēng)險評估的重要性

檔案安全是組織管理中不可忽視的一環(huán)，它不僅關(guān)系到組織的歷史記錄完整性，更直接影響到組織的決策質(zhì)量、法律責(zé)任履行以及聲譽維護(hù)。隨著信息化時代的到來，檔案的存儲介質(zhì)和形式日趨多樣化，紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)字檔案并存，這給檔案安全管理帶來了新的挑戰(zhàn)。風(fēng)險評估能夠幫助組織識別、分析和應(yīng)對潛在的安全威脅，確保檔案信息的機密性、完整性和可用性。

2.自查表的目的與適用范圍

本自查表旨在通過系統(tǒng)化的評估流程，幫助組織全面審視檔案安全管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險點，并提出改進(jìn)建議。適用范圍涵蓋所有類型的檔案，包括但不限于文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案等，適用于所有涉及檔案管理的部門和個人。

第一章檔案安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系

1.檔案實體安全評估

檔案實體安全主要指檔案存儲場所的安全防護(hù)措施。評估時需檢查檔案庫房的物理環(huán)境是否滿足溫濕度、防火、防潮、防蟲鼠等要求，門窗、消防設(shè)施是否完好，是否設(shè)置門禁系統(tǒng)等。同時，要關(guān)注檔案的存放是否規(guī)范，是否存在混放、錯放等問題。

2.檔案信息安全評估

檔案信息安全評估主要針對電子檔案和數(shù)字檔案，需檢查數(shù)據(jù)備份是否定期進(jìn)行，備份介質(zhì)是否安全存放；訪問權(quán)限設(shè)置是否合理，是否做到最小權(quán)限原則；系統(tǒng)是否存在漏洞，是否定期進(jìn)行安全加固；數(shù)據(jù)加密措施是否到位，特別是涉密檔案的加密標(biāo)準(zhǔn)是否符合國家要求。

3.檔案管理流程安全評估

檔案管理流程安全評估關(guān)注檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。需檢查是否存在檔案流轉(zhuǎn)記錄不完整、借閱審批手續(xù)不全等問題；檔案的鑒定銷毀是否遵循相關(guān)規(guī)定，是否存在違規(guī)銷毀或私自留存的情況；檔案工作人員是否經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，是否具備相應(yīng)的安全意識和技能。

4.檔案安全制度與責(zé)任評估

檔案安全制度與責(zé)任評估主要檢查組織是否建立健全檔案安全管理制度，制度是否涵蓋所有檔案類型和管理環(huán)節(jié)；是否明確各部門和人員的職責(zé)，是否存在責(zé)任不清或缺失的情況；是否定期開展安全檢查和培訓(xùn)，提升全員安全意識。

第二章檔案實體安全評估細(xì)則

1.庫房環(huán)境條件檢查

要看看檔案放的地方是不是靠譜。首先，溫度和濕度得合適，不能太熱也不能太潮，否則檔案容易壞。其次，要看防火、防潮、防蟲鼠這些措施有沒有做好。比如，庫房是不是遠(yuǎn)離火源，有沒有安裝防火設(shè)備，地上是不是鋪了防潮墊，有沒有定期檢查有沒有蟲子或老鼠。這些都要仔細(xì)檢查，確保檔案存放的環(huán)境是安全的。

2.庫房物理防護(hù)設(shè)施檢查

庫房的門窗是不是結(jié)實，有沒有安裝防盜鎖。消防設(shè)施是不是齊全有效，比如滅火器是不是在有效期內(nèi)，消防通道是不是暢通。有沒有設(shè)置門禁系統(tǒng)，只有授權(quán)的人才能進(jìn)入庫房。這些物理防護(hù)措施是不是都到位了，能有效防止外人非法進(jìn)入或檔案被偷盜。

3.檔案存放規(guī)范檢查

檔案是不是按類別、按順序擺放整齊，不能亂堆亂放。檔案盒是不是完好無損，有沒有破損或變形的。檔案是不是擺放得穩(wěn)固，不能隨便被碰到或者移動。這些都是為了防止檔案在存放過程中被損壞或丟失，所以要逐一檢查。

第三章檔案信息安全評估細(xì)則

1.電子檔案備份與恢復(fù)檢查

要看看電子檔案是不是有備份，備份是不是經(jīng)常做。備份的硬盤或者光盤是不是存放在安全的地方，會不會被水泡了或者丟了。還要測試一下備份的數(shù)據(jù)能不能恢復(fù)，能不能正常打開，確保萬一路上壞了還能用備份的恢復(fù)過來。

2.訪問權(quán)限控制檢查

要看看誰能看誰不能看，是不是只有需要的人才能看相關(guān)的檔案。系統(tǒng)里設(shè)置的用戶賬號和密碼是不是安全的，是不是每個人用的都是自己獨特的賬號密碼。還要檢查一下，是不是有人亂進(jìn)別人的賬戶看不該看的東西，這些都要有記錄并且不允許。

3.系統(tǒng)安全防護(hù)檢查

要看看電腦系統(tǒng)是不是有漏洞，有沒有被黑客攻擊的風(fēng)險。是不是經(jīng)常給系統(tǒng)打補丁，防止被病毒或者黑客攻擊。還要檢查一下，重要的檔案是不是用了加密，別人沒密碼是打不開的，確保數(shù)據(jù)不被別人隨便看。

4.數(shù)據(jù)傳輸與存儲介質(zhì)安全檢查

要看看檔案在電腦之間傳的時候，是不是安全，有沒有被別人偷看或者修改。存檔案的硬盤、U盤這些小設(shè)備是不是保管得好，是不是誰拿走就亂放了，會不會丟失或者被病毒感染帶進(jìn)檔案里。

第四章檔案管理流程安全評估細(xì)則

1.檔案收集與接收流程檢查

要看檔案剛進(jìn)來的時候是怎么處理的，是不是有明確的登記手續(xù)，誰送來、什么時間、有什么檔案，都要記清楚。收進(jìn)來之后是不是馬上檢查一下檔案是不是完整、有沒有損壞，合格了才入庫，不合格的要問清楚原因。

2.檔案整理與分類歸檔流程檢查

檔案是不是按規(guī)定的類別和順序來整理歸檔的，不能隨便亂放。是不是有專門的整理標(biāo)準(zhǔn)，不同類型的檔案是不是分開了放。歸檔的過程是不是有記錄，誰整理的、什么時候整理的，都要有痕跡可查。

3.檔案保管與利用流程檢查

檔案在庫房里是不是定期檢查，看看環(huán)境是不是還合適，檔案是不是有損壞的跡象。需要別人查閱檔案的時候，是不是有嚴(yán)格的借閱手續(xù)，是不是要登記誰借的、借走多少、什么時候還。特別重要的或者涉密的檔案，是不是有更嚴(yán)格的查閱審批流程。

4.檔案鑒定與銷毀流程檢查

要看檔案是不是到了該看齊或者該銷毀的時候，是怎么判斷的，有沒有依據(jù)相關(guān)的規(guī)定。需要銷毀的檔案，是不是辦理了正式的銷毀手續(xù)，是不是有專人監(jiān)督銷毀過程，確保檔案被徹底銷毀，不會被人偷偷拿走或者恢復(fù)。沒到銷毀期的檔案，是不是有明確的保管期限規(guī)定。

第五章檔案安全制度與責(zé)任評估細(xì)則

1.檔案安全管理制度健全性檢查

要看組織里是不是有專門管檔案安全的規(guī)矩，這些規(guī)矩是不是寫下來了，是不是比較全面。規(guī)矩里是不是規(guī)定了怎么保管檔案、怎么防止丟失或被別人看，是不是涵蓋了所有類型的檔案和所有管理環(huán)節(jié)。這些制度是不是不是隨便寫的，是真正能指導(dǎo)實際工作的。

2.檔案安全責(zé)任落實情況檢查

要看看誰是負(fù)責(zé)檔案安全的，是哪個部門或者哪個人。是不是每個人都清楚自己在檔案安全上要負(fù)什么責(zé)任，是不是知道做錯了會有什么后果。是不是把責(zé)任具體分到了每個人頭上，不是大家都不管或者都管。

3.檔案安全培訓(xùn)與意識提升情況檢查

要看組織是不是定期給管檔案的人或者所有員工講檔案安全知識，教他們怎么保護(hù)檔案。是不是經(jīng)常提醒大家注意安全，比如不要把涉密檔案放在不安全的地方，電腦密碼要復(fù)雜等。大家是不是真的有安全意識了，知道保護(hù)檔案的重要性。

第六章風(fēng)險評估結(jié)果分析與改進(jìn)建議

1.風(fēng)險點匯總與等級判定

要把前面檢查出的所有問題都列出來，看看哪些是比較嚴(yán)重的問題，哪些是一般問題。根據(jù)問題的嚴(yán)重程度和可能造成的影響，給每個問題定一個風(fēng)險等級，比如是高風(fēng)險、中風(fēng)險還是低風(fēng)險。這樣就能清楚知道哪些是重點要解決的。

2.風(fēng)險原因分析

對于每個找出來的問題，要分析一下為什么會這樣，是制度沒做好，還是工作人員不小心，或者是設(shè)備有問題。找到問題的根本原因，才能更好地想辦法解決，避免同樣的問題再發(fā)生。

3.制定改進(jìn)措施建議

針對每個風(fēng)險點，提出具體的改進(jìn)辦法。比如，如果庫房門窗不結(jié)實，就建議換更好的鎖或者安裝監(jiān)控；如果備份做得不及時，就建議制定更嚴(yán)格的備份計劃；如果制度不完善，就建議重新修訂制度并組織學(xué)習(xí)。建議要具體可行，最好能明確由誰來做，什么時候完成。

4.建立持續(xù)改進(jìn)機制

檔案安全不是一次檢查就能搞定的，要建立一個長期跟蹤和改進(jìn)的機制。比如，定期重新做一次風(fēng)險評估，看看之前的問題是不是解決了，是不是又有了新的風(fēng)險。還要鼓勵大家發(fā)現(xiàn)問題時能及時報告，不斷把檔案安全工作做得更好。

第七章檔案安全風(fēng)險評估執(zhí)行與監(jiān)督

1.評估任務(wù)分工與責(zé)任落實

要明確這次風(fēng)險評估由誰牽頭負(fù)責(zé)，誰具體執(zhí)行，誰提供支持。每個人都要清楚自己的任務(wù)是什么，要負(fù)什么責(zé)任，確保評估工作有人管、有人做，不會推諉扯皮?？梢猿闪⒁粋€評估小組，明確組長和成員，分工合作。

2.評估流程規(guī)范與時間安排

要制定一個清晰的評估步驟和時間表，比如什么時候開始，要檢查哪些地方，怎么記錄發(fā)現(xiàn)的問題，什么時候提交報告。整個過程要按照這個計劃來，確保評估有條不紊地進(jìn)行，按時完成。

3.評估過程監(jiān)督與質(zhì)量控制

要有專門的人或者部門負(fù)責(zé)監(jiān)督評估是不是按計劃進(jìn)行，檢查評估的質(zhì)量怎么樣，發(fā)現(xiàn)的問題是不是都記錄準(zhǔn)確了。如果發(fā)現(xiàn)評估人員理解有偏差或者工作不認(rèn)真，要及時糾正，保證評估結(jié)果的可靠性和有效性。

4.評估結(jié)果溝通與確認(rèn)

評估結(jié)束后，要把發(fā)現(xiàn)的問題和初步的分析結(jié)果跟相關(guān)部門和人員溝通一下，聽聽他們的意見。確保大家對這個評估結(jié)果都有一個共識，為后續(xù)制定改進(jìn)措施打下基礎(chǔ)。溝通時要注意方式方法，讓大家能坦誠地交流。

第八章檔案安全風(fēng)險改進(jìn)措施實施與管理

1.改進(jìn)計劃制定與資源保障

根據(jù)評估出的風(fēng)險點和改進(jìn)建議，要制定一個詳細(xì)的行動計劃。這個計劃要說明具體要做什么，怎么做，誰負(fù)責(zé)，什么時候完成。同時，要確保有足夠的人手、錢和設(shè)備來支持這些改進(jìn)措施的實施，不能光說不動。

2.改進(jìn)措施落地執(zhí)行與過程監(jiān)控

要按照制定的計劃，一步一個腳印地去落實那些改進(jìn)措施。比如，該換設(shè)備的換設(shè)備，該訂制度的訂制度，該培訓(xùn)的人就培訓(xùn)。在執(zhí)行的過程中，要有人跟著看，定期檢查進(jìn)度，確保改進(jìn)措施真的被做了，并且做得到位。

3.改進(jìn)效果評估與驗證

改進(jìn)措施做完之后，不能馬上就認(rèn)為問題解決了，要過一段時間看看效果怎么樣。是不是之前發(fā)現(xiàn)的問題真的得到了改善，風(fēng)險是不是降低了?？梢酝ㄟ^再次檢查、測試或者問相關(guān)人員來驗證改進(jìn)措施是不是真的有效。

4.建立長效改進(jìn)機制與持續(xù)優(yōu)化

改進(jìn)工作不能一陣風(fēng)，要把它變成一個長期堅持的制度。比如，把定期的風(fēng)險評估和改進(jìn)工作固定下來，每年或者每半年做一次。同時，要根據(jù)實際情況的變化，不斷調(diào)整和優(yōu)化改進(jìn)措施，確保檔案安全工作能持續(xù)做得更好。

第九章檔案安全風(fēng)險評估報告與記錄管理

1.評估報告編制與內(nèi)容要求

要把這次風(fēng)險評估的所有過程和結(jié)果整理成一份正式的報告。報告里要清楚地說明評估的目標(biāo)、范圍、方法，發(fā)現(xiàn)了哪些主要風(fēng)險，風(fēng)險有多大，原因是什么，提出了哪些改進(jìn)建議，以及最終的評估結(jié)論。報告的語言要簡單明了，讓人一看就懂。

2.評估記錄的收集與整理

評估過程中產(chǎn)生的所有記錄都要收集起來，比如檢查表、訪談記錄、照片、發(fā)現(xiàn)問題清單等。這些記錄要按照一定的順序整理好，方便以后查閱。記錄要真實、完整，能反映評估的全過程。

3.評估報告與記錄的歸檔保管

評估報告和收集到的所有記錄，都要像保管檔案一樣，妥善地保管起來。要指定專門的地方和人員負(fù)責(zé)保管，確保它們安全、不被丟失、不被篡改。要明確保管期限，重要的評估報告和記錄可能需要長期保存。

4.報告與記錄的利用與查閱權(quán)限控制

評估報告和記錄雖然要保管好，但也要方便需要的人查閱。要建立查閱的規(guī)矩，不是誰想看就能看。只有跟評估工作直接相關(guān)，或者需要根據(jù)評估結(jié)果做決策的人，在履行了必要的審批手續(xù)后，才能按規(guī)定查閱這些報告和記錄。

第十章檔案安全風(fēng)險評估表應(yīng)用與更新維護(hù)

1.評估表在日常管理中的應(yīng)用

這張評估表不只是做一次檢查用的，平時管檔案的時候也可以經(jīng)常拿出來用。比如，某個部門覺得自己的檔案管理可能有點問題，就可以對照著表自己先檢查一下，看看哪里做得不好，及時改正。也可以用它來培訓(xùn)新員工，讓他們一開始就了解檔案安全的要求。

2.評估表的持續(xù)更新與完善

隨著組織的變化或者技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)初做的評估表可能就不完全適合了。比如，組織結(jié)構(gòu)調(diào)整了，或者換了新的檔案管理系統(tǒng)，就需要重新審視評估表里的內(nèi)容。要定期或者根據(jù)實際情況，對評估表進(jìn)行修改和完善，確保它能準(zhǔn)確