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文檔簡介
物業(yè)服務(wù)選購管理辦法一、前言親愛的各位同事,在我們的企業(yè)運(yùn)營過程中,優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù)對(duì)于打造良好的辦公環(huán)境、保障設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行以及提升企業(yè)整體形象都起著至關(guān)重要的作用。作為在這個(gè)領(lǐng)域摸爬滾打了二十年的管理工作者,深知物業(yè)服務(wù)選購環(huán)節(jié)的重要性與復(fù)雜性。一份科學(xué)合理、符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)服務(wù)選購管理辦法,不僅能為我們挑選到合適的物業(yè)服務(wù)提供商,還能有效規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn),確保合作順利進(jìn)行。希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格遵守本辦法,共同為企業(yè)營造優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù)環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于公司對(duì)各類物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的選購管理工作,涵蓋公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)園區(qū)、員工宿舍等所有公司擁有或租賃的物業(yè)場(chǎng)所。無論是常規(guī)物業(yè)服務(wù),如安保、保潔、綠化養(yǎng)護(hù),還是專項(xiàng)物業(yè)服務(wù),如設(shè)施設(shè)備維護(hù)、消防管理等,均按照本辦法執(zhí)行。三、選購原則1.合法合規(guī)原則:物業(yè)服務(wù)選購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī),包括但不限于《中華人民共和國民法典》中關(guān)于物業(yè)服務(wù)合同的規(guī)定、《物業(yè)管理?xiàng)l例》等,確保整個(gè)選購過程在法律框架內(nèi)進(jìn)行。同時(shí),要符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,如物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定等,保障服務(wù)質(zhì)量。2.公平公正原則:在選購過程中,要給予所有符合條件的物業(yè)服務(wù)提供商平等的機(jī)會(huì),不得因供應(yīng)商的規(guī)模、地域、所有制形式等因素而區(qū)別對(duì)待。評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)要明確、客觀、公正,確保評(píng)選結(jié)果真實(shí)反映供應(yīng)商的服務(wù)能力和水平。3.優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)原則:我們鼓勵(lì)在追求優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提下,合理控制成本。既要關(guān)注物業(yè)服務(wù)的價(jià)格因素,又不能僅僅以價(jià)格高低來選擇供應(yīng)商。要綜合評(píng)估供應(yīng)商提供的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、人員配置、技術(shù)實(shí)力等多方面因素,選擇性價(jià)比高的物業(yè)服務(wù)方案。4.誠信原則:無論是公司選購人員還是參與競(jìng)標(biāo)的物業(yè)服務(wù)提供商,都應(yīng)秉持誠信原則。公司要如實(shí)向供應(yīng)商提供項(xiàng)目需求和相關(guān)信息,供應(yīng)商要如實(shí)提供企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、服務(wù)方案等資料,不得弄虛作假、隱瞞實(shí)情。四、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定物業(yè)服務(wù)選購計(jì)劃,并按照計(jì)劃組織實(shí)施選購活動(dòng)。收集、整理和更新物業(yè)服務(wù)提供商信息,建立供應(yīng)商庫。編制選購文件,包括招標(biāo)文件、詢價(jià)文件等,并負(fù)責(zé)發(fā)布選購信息。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)工作,記錄評(píng)標(biāo)過程和結(jié)果。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂物業(yè)服務(wù)合同,并跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。2.使用部門提出物業(yè)服務(wù)需求,明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等具體要求。參與選購文件的編制,對(duì)服務(wù)需求部分提供專業(yè)意見。參與評(píng)標(biāo)工作,從使用角度對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)方案進(jìn)行評(píng)價(jià)。在物業(yè)服務(wù)合同執(zhí)行過程中,負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行日常監(jiān)督和考核,及時(shí)反饋服務(wù)中存在的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物業(yè)服務(wù)選購預(yù)算,確保資金安排合理。參與評(píng)標(biāo)工作,對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行合理性分析。負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的支付審核和結(jié)算工作。4.法務(wù)部門對(duì)物業(yè)服務(wù)選購文件中的合同條款進(jìn)行法律審核,確保合同合法有效,防范法律風(fēng)險(xiǎn)。參與處理與物業(yè)服務(wù)選購相關(guān)的法律糾紛。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商庫建立采購部門通過多種渠道收集物業(yè)服務(wù)提供商信息,包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、企業(yè)自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選,要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、人員配置等基本資料。對(duì)符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察,了解其企業(yè)規(guī)模、管理水平、服務(wù)質(zhì)量、財(cái)務(wù)狀況等實(shí)際情況。根據(jù)考察結(jié)果,將合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫,并建立檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、考察情況、合作歷史等。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核在物業(yè)服務(wù)合同執(zhí)行期間,使用部門按照合同約定的服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行日??己?,每月形成考核記錄。采購部門每季度組織一次綜合評(píng)價(jià),邀請(qǐng)使用部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參加,從服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、響應(yīng)速度、費(fèi)用控制、合同執(zhí)行等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商,在后續(xù)選購項(xiàng)目中給予優(yōu)先考慮;對(duì)于存在問題的供應(yīng)商,要求其限期整改;對(duì)于整改不力或多次出現(xiàn)嚴(yán)重問題的供應(yīng)商,從供應(yīng)商庫中刪除,并在一定期限內(nèi)禁止其參與公司的物業(yè)服務(wù)選購項(xiàng)目。六、選購流程1.需求確定使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要,提出物業(yè)服務(wù)需求申請(qǐng),詳細(xì)說明服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等要求。采購部門會(huì)同使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員,對(duì)需求申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審,確定最終的物業(yè)服務(wù)需求。財(cái)務(wù)部門根據(jù)需求評(píng)審結(jié)果,編制物業(yè)服務(wù)選購預(yù)算。2.選購方式選擇公開招標(biāo):對(duì)于服務(wù)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對(duì)公司運(yùn)營影響較大的物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目,一般采用公開招標(biāo)方式。公開招標(biāo)應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告,邀請(qǐng)不特定的物業(yè)服務(wù)提供商參與投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo):對(duì)于服務(wù)金額相對(duì)較小、技術(shù)要求較為明確、潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目,可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向三家以上具備相應(yīng)資格的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。競(jìng)爭性談判:當(dāng)物業(yè)服務(wù)需求存在不確定性,需要與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商,以確定最終服務(wù)方案和價(jià)格時(shí),可采用競(jìng)爭性談判方式。競(jìng)爭性談判應(yīng)邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商參與談判。詢價(jià)采購:對(duì)于服務(wù)內(nèi)容簡單、標(biāo)準(zhǔn)明確、價(jià)格彈性較小的物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目,可以采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單,要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.選購文件編制采購部門根據(jù)選定的選購方式,編制相應(yīng)的選購文件。選購文件應(yīng)包括項(xiàng)目概況、服務(wù)需求、供應(yīng)商資格要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。選購文件編制完成后,由采購部門組織使用部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核,確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法。4.選購信息發(fā)布采用公開招標(biāo)方式的,應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告;采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式的,應(yīng)向邀請(qǐng)的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書;采用競(jìng)爭性談判或詢價(jià)采購方式的,應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書或詢價(jià)單。選購信息應(yīng)明確項(xiàng)目名稱、服務(wù)內(nèi)容、供應(yīng)商資格要求、報(bào)名截止時(shí)間、選購文件獲取方式等關(guān)鍵信息。5.供應(yīng)商報(bào)名與資格審查供應(yīng)商按照選購信息要求,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)名并獲取選購文件。采購部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查,審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、人員配置等,確保供應(yīng)商符合項(xiàng)目要求。資格審查合格的供應(yīng)商,方可參與后續(xù)的選購活動(dòng)。6.投標(biāo)/報(bào)價(jià)與評(píng)標(biāo)供應(yīng)商按照選購文件要求,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)單。采購部門組織評(píng)標(biāo)小組進(jìn)行評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)小組由采購部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成,必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專家參加。評(píng)標(biāo)小組按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)單進(jìn)行評(píng)審,綜合考慮服務(wù)方案、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、企業(yè)實(shí)力、業(yè)績等因素,評(píng)選出中標(biāo)候選人。7.中標(biāo)公示與合同簽訂采購部門對(duì)中標(biāo)候選人進(jìn)行公示,公示期不少于三個(gè)工作日。公示無異議后,確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂物業(yè)服務(wù)合同,合同條款應(yīng)與選購文件中的要求一致。合同簽訂前,需經(jīng)法務(wù)部門審核。七、合同管理1.合同簽訂采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行協(xié)商,確保雙方對(duì)服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、違約責(zé)任等條款達(dá)成一致。合同文本應(yīng)采用書面形式,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字,并加蓋公章。2.合同執(zhí)行與變更合同簽訂后,雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。使用部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行日常監(jiān)督,采購部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因?qū)嶋H情況需要變更合同內(nèi)容,應(yīng)由提出變更的一方提出書面申請(qǐng),經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為合同的組成部分,具有同等法律效力。3.合同終止合同期滿,雙方如無續(xù)約意向,合同自動(dòng)終止。在合同執(zhí)行過程中,如一方出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為,另一方有權(quán)按照合同約定解除合同,并要求違約方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。合同終止后,雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行清算,結(jié)清相關(guān)費(fèi)用。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物業(yè)服務(wù)選購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查選購流程是否合規(guī)、合同執(zhí)行是否嚴(yán)格、費(fèi)用支付是否合理等。公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)選購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督查處,確保選購活動(dòng)公正、廉潔。2.外部監(jiān)督積極接受政府相關(guān)部門
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