物業(yè)行政采購管理辦法

物業(yè)行政采購管理辦法總則目的為規(guī)范本物業(yè)公司行政采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本物業(yè)公司內(nèi)部所有行政采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備設(shè)施、清潔用品、維修材料、勞保用品等物資的采購，以及相關(guān)服務(wù)的采購。采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，采購過程應(yīng)公平、公正、公開，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，合理選擇采購方式和供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：采購的物資和服務(wù)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的使用要求，確保質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德和廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)采購管理委員會(huì)1.組成：由公司總經(jīng)理、分管行政的副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、行政部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)制定和修訂公司行政采購管理辦法和相關(guān)規(guī)章制度。審議和批準(zhǔn)公司年度行政采購預(yù)算和采購計(jì)劃。審定重大采購項(xiàng)目的采購方式和供應(yīng)商選擇。監(jiān)督和檢查采購活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。行政部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)編制公司年度行政采購預(yù)算和采購計(jì)劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商篩選和評(píng)估，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核和簽訂，跟蹤合同的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫和保管，以及采購款項(xiàng)的申請(qǐng)和支付。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購計(jì)劃，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和賬務(wù)處理，定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬。對(duì)采購成本進(jìn)行分析和控制，提出降低采購成本的建議。使用部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求和使用時(shí)間等。參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收，對(duì)采購物資的質(zhì)量和性能進(jìn)行確認(rèn)。配合行政部門和財(cái)務(wù)部門做好采購相關(guān)工作。采購預(yù)算和計(jì)劃管理采購預(yù)算編制1.每年[具體時(shí)間]，行政部門應(yīng)組織各使用部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制下一年度行政采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并注明資金來源。3.行政部門對(duì)各使用部門提交的采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和平衡，編制公司年度行政采購預(yù)算草案。4.公司年度行政采購預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購管理委員會(huì)審議和批準(zhǔn)。采購計(jì)劃制定1.行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購預(yù)算和公司實(shí)際工作需要，制定月度或季度采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃應(yīng)提前[具體時(shí)間]報(bào)采購管理委員會(huì)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。預(yù)算和計(jì)劃調(diào)整1.如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算或采購計(jì)劃，使用部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出意見和建議，報(bào)采購管理委員會(huì)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算和計(jì)劃調(diào)整應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并按照調(diào)整后的預(yù)算和計(jì)劃執(zhí)行。采購方式公開招標(biāo)1.適用范圍：采購金額達(dá)到[具體金額]以上的重大采購項(xiàng)目，或采購需求明確、技術(shù)規(guī)格統(tǒng)一、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購。2.招標(biāo)程序行政部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。在公司內(nèi)部公告欄、公司網(wǎng)站或相關(guān)媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：采購金額未達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，但具有一定規(guī)模和技術(shù)要求的采購項(xiàng)目，或因采購時(shí)間緊迫、供應(yīng)商數(shù)量有限等原因，不宜采用公開招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式進(jìn)行采購。2.邀請(qǐng)招標(biāo)程序行政部門從供應(yīng)商檔案中選擇不少于[具體數(shù)量]家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。后續(xù)程序與公開招標(biāo)基本相同。競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式進(jìn)行采購招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判程序行政部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。邀請(qǐng)不少于[具體數(shù)量]家符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式進(jìn)行采購只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購程序行政部門提出單一來源采購申請(qǐng)，說明采購理由和供應(yīng)商情況。采購管理委員會(huì)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后與供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。詢價(jià)采購1.適用范圍：采購金額較小、規(guī)格型號(hào)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式進(jìn)行采購。2.詢價(jià)采購程序行政部門向不少于[具體數(shù)量]家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其提供報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。供應(yīng)商管理供應(yīng)商篩選1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇符合公司采購需求和基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步評(píng)估。供應(yīng)商評(píng)估1.行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或書面調(diào)查，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作情況等。供應(yīng)商選擇1.在采購項(xiàng)目實(shí)施前，行政部門應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商檔案，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。2.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行集體評(píng)審，確保供應(yīng)商的選擇公平、公正、合理。供應(yīng)商合作與管理1.與供應(yīng)商簽訂采購合同后，行政部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)了解供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況。2.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)提出整改要求，如整改不力，應(yīng)終止合作。采購合同管理合同起草1.行政部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的具體情況和雙方協(xié)商結(jié)果，起草采購合同。2.采購合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；采購價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款方式、結(jié)算方式；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。合同審核1.采購合同起草完成后，行政部門應(yīng)將合同草案提交財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及合同風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等。3.各部門應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)完成審核，并提出審核意見和建議。合同簽訂1.采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。2.合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并建立合同檔案進(jìn)行管理。合同執(zhí)行與監(jiān)控1.行政部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等，確保合同按時(shí)履行。2.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購款項(xiàng)。合同變更與終止1.如因特殊情況需要變更采購合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如出現(xiàn)下列情形之一的，采購合同可以終止合同雙方協(xié)商一致解除合同。供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，經(jīng)催告后仍未改正的。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行的。3.合同終止后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如退還貨物、結(jié)算款項(xiàng)等。采購驗(yàn)收與付款采購驗(yàn)收1.采購物資到貨后，行政部門應(yīng)組織使用部門和相關(guān)人員按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，直至驗(yàn)收合格為止。采購付款1.行政部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購合同，填寫采購款項(xiàng)支付申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購款項(xiàng)。3.如因特殊情況需要延遲付款的，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求。2.行政部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供采購活動(dòng)的有關(guān)資料和信息。2.鼓勵(lì)公司員工和社會(huì)公眾對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)舉報(bào)。責(zé)任追究采購人員責(zé)任1.采購人員在采購活動(dòng)中，如存在違反法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的行為，如受賄、回扣、泄露商業(yè)秘密等，應(yīng)依法追