物業(yè)行政采購管理辦法

物業(yè)行政采購管理辦法總則目的為規(guī)范本物業(yè)公司行政采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，確保公司各項工作的順利開展，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本物業(yè)公司內部所有行政采購活動，包括但不限于辦公用品、設備設施、清潔用品、維修材料、勞保用品等物資的采購，以及相關服務的采購。采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應公開透明，采購過程應公平、公正、公開，接受公司內部和外部的監(jiān)督。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，合理選擇采購方式和供應商，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.質量優(yōu)先原則：采購的物資和服務應符合國家相關標準和公司的使用要求，確保質量可靠、性能穩(wěn)定。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守職業(yè)道德和廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。采購管理機構及職責采購管理委員會1.組成：由公司總經(jīng)理、分管行政的副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、行政部門負責人等組成。2.職責制定和修訂公司行政采購管理辦法和相關規(guī)章制度。審議和批準公司年度行政采購預算和采購計劃。審定重大采購項目的采購方式和供應商選擇。監(jiān)督和檢查采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。行政部門1.職責負責編制公司年度行政采購預算和采購計劃，并組織實施。負責采購項目的市場調研、供應商篩選和評估，建立和維護供應商檔案。負責采購合同的起草、審核和簽訂，跟蹤合同的執(zhí)行情況。負責采購物資的驗收、入庫和保管，以及采購款項的申請和支付。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。財務部門1.職責負責審核采購預算和采購計劃，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。負責采購款項的支付和賬務處理，定期與供應商進行對賬。對采購成本進行分析和控制，提出降低采購成本的建議。使用部門1.職責負責提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求和使用時間等。參與采購項目的驗收，對采購物資的質量和性能進行確認。配合行政部門和財務部門做好采購相關工作。采購預算和計劃管理采購預算編制1.每年[具體時間]，行政部門應組織各使用部門根據(jù)公司年度工作計劃和實際需求，編制下一年度行政采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內容，并注明資金來源。3.行政部門對各使用部門提交的采購預算草案進行匯總和審核，結合公司實際情況進行調整和平衡，編制公司年度行政采購預算草案。4.公司年度行政采購預算草案經(jīng)財務部門審核后，報采購管理委員會審議和批準。采購計劃制定1.行政部門根據(jù)批準的年度采購預算和公司實際工作需要，制定月度或季度采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內容。3.采購計劃應提前[具體時間]報采購管理委員會審批，經(jīng)批準后實施。預算和計劃調整1.如因特殊情況需要調整采購預算或采購計劃，使用部門應提出書面申請，說明調整原因和調整內容。2.行政部門對申請進行審核，提出意見和建議，報采購管理委員會審批。3.經(jīng)批準的預算和計劃調整應及時通知相關部門，并按照調整后的預算和計劃執(zhí)行。采購方式公開招標1.適用范圍：采購金額達到[具體金額]以上的重大采購項目，或采購需求明確、技術規(guī)格統(tǒng)一、市場競爭充分的采購項目，應采用公開招標方式進行采購。2.招標程序行政部門編制招標文件，明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。在公司內部公告欄、公司網(wǎng)站或相關媒體上發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。組織開標、評標和定標工作，按照評標標準確定中標供應商。與中標供應商簽訂采購合同。邀請招標1.適用范圍：采購金額未達到公開招標標準，但具有一定規(guī)模和技術要求的采購項目，或因采購時間緊迫、供應商數(shù)量有限等原因，不宜采用公開招標方式的采購項目，可采用邀請招標方式進行采購。2.邀請招標程序行政部門從供應商檔案中選擇不少于[具體數(shù)量]家符合條件的供應商，向其發(fā)出投標邀請書。后續(xù)程序與公開招標基本相同。競爭性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可采用競爭性談判方式進行采購招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。2.競爭性談判程序行政部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內容、評定成交的標準等事項。邀請不少于[具體數(shù)量]家符合條件的供應商參加談判。談判小組與供應商進行談判，確定成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式進行采購只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購程序行政部門提出單一來源采購申請，說明采購理由和供應商情況。采購管理委員會對申請進行審核，批準后與供應商進行談判，簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：采購金額較小、規(guī)格型號簡單、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目，可采用詢價采購方式進行采購。2.詢價采購程序行政部門向不少于[具體數(shù)量]家符合條件的供應商發(fā)出詢價單，要求其提供報價。對供應商的報價進行比較和分析，確定成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。供應商管理供應商篩選1.行政部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商信息進行初步篩選，選擇符合公司采購需求和基本條件的供應商進行進一步評估。供應商評估1.行政部門應組織相關人員對初步篩選出的供應商進行實地考察或書面調查，評估內容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)能力、技術水平、質量保證、售后服務等方面。2.根據(jù)評估結果，對供應商進行綜合評分，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等。供應商選擇1.在采購項目實施前，行政部門應根據(jù)采購需求和供應商檔案，從合格供應商中選擇合適的供應商參與采購活動。2.對于重大采購項目，應組織相關部門和人員對供應商進行集體評審，確保供應商的選擇公平、公正、合理。供應商合作與管理1.與供應商簽訂采購合同后，行政部門應定期對供應商的履約情況進行跟蹤和評估，及時了解供應商的產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務等方面的情況。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，建立長期穩(wěn)定的合作關系；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時提出整改要求，如整改不力，應終止合作。采購合同管理合同起草1.行政部門應根據(jù)采購項目的具體情況和雙方協(xié)商結果，起草采購合同。2.采購合同應包括以下主要內容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準；采購價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式；付款方式、結算方式；違約責任、爭議解決方式等。合同審核1.采購合同起草完成后，行政部門應將合同草案提交財務部門和相關部門進行審核。2.審核內容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及合同風險的評估等。3.各部門應在[具體時間]內完成審核，并提出審核意見和建議。合同簽訂1.采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。2.合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員，并建立合同檔案進行管理。合同執(zhí)行與監(jiān)控1.行政部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、交貨情況等，確保合同按時履行。2.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，行政部門應及時與供應商溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題。3.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。合同變更與終止1.如因特殊情況需要變更采購合同的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如出現(xiàn)下列情形之一的，采購合同可以終止合同雙方協(xié)商一致解除合同。供應商未能按照合同約定履行義務，經(jīng)催告后仍未改正的。因不可抗力等原因導致合同無法履行的。3.合同終止后，行政部門應及時辦理相關手續(xù)，如退還貨物、結算款項等。采購驗收與付款采購驗收1.采購物資到貨后，行政部門應組織使用部門和相關人員按照合同約定和相關標準進行驗收。2.驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量、外觀等方面。3.驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，應及時通知供應商進行處理，直至驗收合格為止。采購付款1.行政部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫采購款項支付申請單，經(jīng)相關部門和領導審批后，提交財務部門辦理付款手續(xù)。2.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。3.如因特殊情況需要延遲付款的，應提前與供應商溝通協(xié)商，并取得供應商的同意。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計和監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求。2.行政部門和財務部門應定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。外部監(jiān)督1.公司應接受相關政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供采購活動的有關資料和信息。2.鼓勵公司員工和社會公眾對采購活動進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時舉報。責任追究采購人員責任1.采購人員在采購活動中，如存在違反法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的行為，如受賄、回扣、泄露商業(yè)秘密等，應依法追