公關(guān)印章使用管理辦法

公關(guān)印章使用管理辦法總則制定目的為加強(qiáng)公司公關(guān)印章的管理，規(guī)范公關(guān)印章的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益和形象，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及公關(guān)印章使用的部門、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。公關(guān)印章是指公司用于公關(guān)事務(wù)、對外宣傳、商務(wù)合作等方面的各類印章，包括但不限于公關(guān)專用章、公關(guān)合同章等。管理原則公關(guān)印章的管理應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、專人負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、安全保管”的原則，確保印章使用的合法性、安全性和有效性。公關(guān)印章的刻制與啟用刻制申請各部門因公關(guān)業(yè)務(wù)需要刻制新的公關(guān)印章時，需填寫《公關(guān)印章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公關(guān)部門和行政部門審批。審批流程公關(guān)部門負(fù)責(zé)對刻制印章的必要性和合理性進(jìn)行審核，行政部門負(fù)責(zé)對印章的樣式、規(guī)格等進(jìn)行審核。經(jīng)公關(guān)部門和行政部門審核同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?？讨婆c備案經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行印章刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章交由專人保管，并在公司內(nèi)部進(jìn)行備案，記錄印章的名稱、樣式、啟用時間等信息。啟用通知新刻制的公關(guān)印章啟用前，公關(guān)部門應(yīng)發(fā)布《公關(guān)印章啟用通知》，明確印章的名稱、樣式、使用范圍和啟用時間等信息，并通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門和外部合作伙伴。公關(guān)印章的保管保管人員公關(guān)印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理的相關(guān)規(guī)定和流程。保管人員發(fā)生變更時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《公關(guān)印章交接登記表》，明確交接雙方的責(zé)任。保管要求公關(guān)印章應(yīng)存放在專門的保險柜或其他安全的地方，確保印章的安全。保險柜的鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員妥善保管，不得隨意透露給他人。定期檢查行政部門應(yīng)定期對公關(guān)印章的保管情況進(jìn)行檢查，確保印章的安全和完好。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。公關(guān)印章的使用使用范圍公關(guān)印章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照公司的規(guī)定和印章的用途進(jìn)行，主要用于以下方面：1.公關(guān)活動的邀請函、宣傳資料、新聞稿等文件的蓋章；2.公關(guān)合作協(xié)議、合同等商務(wù)文件的蓋章；3.其他與公關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件和資料的蓋章。使用申請需要使用公關(guān)印章的部門或人員，應(yīng)填寫《公關(guān)印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印的文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公關(guān)部門審批。審批流程公關(guān)部門負(fù)責(zé)對用印申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括用印的必要性、文件的合法性和規(guī)范性等。對于重大的公關(guān)活動或重要的商務(wù)合作文件，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。用印登記用印時，保管人員應(yīng)在《公關(guān)印章使用登記表》上進(jìn)行登記，記錄用印的時間、文件名稱、份數(shù)、用印人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。用印要求1.用印時應(yīng)確保印章清晰、完整，不得模糊、殘缺或有重影；2.用印位置應(yīng)符合文件的格式要求，一般應(yīng)蓋在文件的落款處或指定的位置；3.嚴(yán)禁在空白的文件或資料上蓋章。特殊情況處理如遇緊急情況需要使用公關(guān)印章，無法及時辦理用印申請手續(xù)的，用印人應(yīng)先向公關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)口頭請示，經(jīng)同意后可先使用印章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦用印申請手續(xù)。公關(guān)印章的停用與銷毀停用條件公關(guān)印章出現(xiàn)以下情況之一時，應(yīng)予以停用：1.印章使用范圍發(fā)生變更，原印章不再適用；2.印章?lián)p壞無法正常使用；3.公司名稱、組織結(jié)構(gòu)等發(fā)生變更，原印章需要更換；4.其他原因需要停用印章。停用流程公關(guān)部門應(yīng)及時發(fā)布《公關(guān)印章停用通知》，明確印章的停用時間和原因，并通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門和外部合作伙伴。停用的印章應(yīng)及時交回行政部門保管。銷毀處理停用的公關(guān)印章經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀處理。銷毀印章時，應(yīng)由行政部門和公關(guān)部門共同派人監(jiān)督，并填寫《公關(guān)印章銷毀登記表》，記錄印章的名稱、樣式、銷毀時間等信息。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督機(jī)制公司內(nèi)部審計部門和行政部門應(yīng)定期對公關(guān)印章的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理的各項規(guī)定和流程得到有效執(zhí)行。責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用、保管、刻制或銷毀公關(guān)印章的部門或人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或不