攝影裝備花銷管理辦法

攝影裝備花銷管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司攝影裝備花銷的管理，規(guī)范攝影裝備采購、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)的費(fèi)用支出，提高資金使用效率，確保攝影裝備滿足公司業(yè)務(wù)需求，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及攝影裝備花銷的部門和人員。攝影裝備包括但不限于相機(jī)、鏡頭、三腳架、閃光燈、存儲卡、電池等與攝影相關(guān)的設(shè)備和配件。管理原則1.預(yù)算控制原則：攝影裝備花銷應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行支出，確保費(fèi)用支出的合理性和可控性。2.效益優(yōu)先原則：在滿足攝影業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的攝影裝備，提高資金使用效益。3.規(guī)范操作原則：攝影裝備的采購、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行操作，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任追究原則：對違反本辦法規(guī)定的部門和人員，將追究其相應(yīng)的責(zé)任。管理職責(zé)攝影部門1.負(fù)責(zé)提出攝影裝備的采購需求，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和攝影工作需要，制定合理的采購計(jì)劃。2.對采購的攝影裝備進(jìn)行驗(yàn)收、使用和日常維護(hù)管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.定期對攝影裝備的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的采購決策提供參考依據(jù)。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)攝影裝備花銷的預(yù)算編制、審核和執(zhí)行監(jiān)控，確保費(fèi)用支出符合公司預(yù)算和財(cái)務(wù)制度的要求。2.對攝影裝備的采購、報(bào)銷等費(fèi)用進(jìn)行審核，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.定期對攝影裝備花銷進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司的財(cái)務(wù)管理提供決策支持。采購部門1.負(fù)責(zé)攝影裝備的采購工作，根據(jù)攝影部門提出的采購需求，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判和合同簽訂。2.對采購的攝影裝備進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，確保所采購的設(shè)備符合公司的要求。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中出現(xiàn)的問題。審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對攝影裝備花銷的審計(jì)監(jiān)督，定期對攝影裝備的采購、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)檢查，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性和真實(shí)性。2.對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。預(yù)算管理預(yù)算編制1.攝影部門應(yīng)在每年年底前，根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和攝影工作需求，編制攝影裝備采購預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)包括采購設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)信息，并說明采購的必要性和合理性。3.攝影部門將預(yù)算草案提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對預(yù)算草案進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合公司的整體預(yù)算情況，提出修改意見。4.經(jīng)過多次溝通和協(xié)商，最終確定公司年度攝影裝備采購預(yù)算，并報(bào)公司管理層審批。預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行攝影裝備采購計(jì)劃，不得超預(yù)算支出。2.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照公司的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。采購管理采購申請1.攝影部門根據(jù)工作需要，填寫《攝影裝備采購申請表》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)采購的必要性和合理性后，簽字批準(zhǔn)。3.采購申請金額超過一定限額的，還需報(bào)公司管理層審批。供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評估。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。3.對于重要的攝影裝備采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)或競爭性談判的方式選擇供應(yīng)商，確保采購的公平、公正、公開。采購合同簽訂1.采購部門與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，應(yīng)簽訂正式的采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門和攝影部門。采購驗(yàn)收1.攝影裝備到貨后，采購部門應(yīng)組織攝影部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、性能等是否符合合同要求。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《攝影裝備驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進(jìn)行更換或處理。使用與維護(hù)管理使用管理1.攝影部門應(yīng)建立攝影裝備使用管理制度，明確設(shè)備的使用人員、使用范圍、使用流程等。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用攝影裝備，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。3.使用人員應(yīng)妥善保管攝影裝備，防止設(shè)備丟失、損壞或被盜。4.如因工作需要借用攝影裝備的，應(yīng)辦理借用手續(xù)，并按時(shí)歸還。維護(hù)管理1.攝影部門應(yīng)定期對攝影裝備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的性能和使用壽命。2.維護(hù)保養(yǎng)工作包括清潔、校準(zhǔn)、調(diào)試、更換零部件等。3.如攝影裝備出現(xiàn)故障，使用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告攝影部門，攝影部門應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。4.對于需要送外維修的設(shè)備，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，并簽訂維修合同。費(fèi)用報(bào)銷1.攝影裝備的采購、維護(hù)、維修等費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度執(zhí)行。2.報(bào)銷人員應(yīng)提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)的報(bào)銷憑證，如采購合同、驗(yàn)收單、維修報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后，按照公司的報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。處置管理報(bào)廢處置1.攝影裝備達(dá)到使用年限或因損壞無法修復(fù)的，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處置。2.攝影部門應(yīng)填寫《攝影裝備報(bào)廢申請表》，說明報(bào)廢原因、設(shè)備狀況等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，確認(rèn)設(shè)備確實(shí)無法繼續(xù)使用后，簽字批準(zhǔn)。4.報(bào)廢申請金額超過一定限額的，還需報(bào)公司管理層審批。5.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的攝影裝備，應(yīng)按照公司的資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、捐贈等。閑置處置1.對于閑置的攝影裝備，攝影部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，并提出處置建議。2.處置建議包括繼續(xù)使用、調(diào)劑使用、出租、出售等。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按照處置建議對閑置設(shè)備進(jìn)行處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門應(yīng)定期對攝影裝備花銷進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、采購管理、使用維護(hù)管理、處置管理等方面。2.審計(jì)部門應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)的范圍、方法和時(shí)間安排。3.審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。監(jiān)督檢查1.公司管理層應(yīng)定期對攝影裝備花銷管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查的方式包括聽取匯報(bào)、查閱資料、實(shí)地檢查等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤和評估。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購攝影裝備的；超預(yù)算支出攝影裝備花銷的；采購過程中存在舞弊行為的；未按照規(guī)定進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收、使用、維護(hù)和處置的；虛報(bào)、冒領(lǐng)攝影裝備費(fèi)用的；其他違反本辦法規(guī)定的行為。