工會資料公章管理辦法

工會資料公章管理辦法總則目的為加強工會資料和公章的管理，確保工會工作的規(guī)范、有序開展，維護工會的合法權(quán)益和社會形象，根據(jù)《中華人民共和國工會法》《中國工會章程》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工會實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會及下屬各基層工會組織的資料管理和公章使用。管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和工會相關(guān)規(guī)定，確保資料管理和公章使用合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保工會資料和公章的安全，防止信息泄露和公章濫用。3.規(guī)范高效原則：建立健全科學(xué)合理的管理制度和工作流程，提高資料管理和公章使用的效率和質(zhì)量。工會資料管理資料范圍1.文件資料：包括上級工會和本工會制發(fā)的各類文件、通知、決定、報告等。2.會議資料：如工會會員大會、委員會會議、常委會會議等的會議記錄、決議、紀(jì)要等。3.會員資料：會員的基本信息、入會申請表、會費繳納記錄等。4.活動資料：工會組織的各類活動的策劃方案、總結(jié)報告、照片、視頻等。5.財務(wù)資料：工會經(jīng)費的收支憑證、賬目報表、審計報告等。資料收集與整理1.收集要求：各部門和基層工會應(yīng)及時、完整地收集本部門和本單位的相關(guān)資料，并按照規(guī)定的時間和格式提交給工會辦公室。2.整理方法：工會辦公室負(fù)責(zé)對收集到的資料進行分類、編號、裝訂，并建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案的分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和使用。資料保管1.保管場所：設(shè)立專門的資料保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全。2.保管期限：根據(jù)資料的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限。一般文件資料的保管期限為510年，重要文件資料和財務(wù)資料的保管期限為永久。3.保管人員職責(zé)：資料保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保管制度，定期對資料進行檢查和維護，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。資料查閱與借閱1.查閱權(quán)限：工會內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱涉及保密內(nèi)容的資料，還需經(jīng)工會主席批準(zhǔn)。2.借閱規(guī)定：因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)工會辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。資料銷毀1.銷毀條件：對已超過保管期限且無保存價值的資料，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀程序：由工會辦公室提出銷毀申請，經(jīng)工會主席批準(zhǔn)后，組織專人對擬銷毀的資料進行清理和登記。銷毀時，應(yīng)確保資料被徹底銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。工會公章管理公章種類及用途1.工會委員會公章：代表工會委員會行使職權(quán)，用于以工會委員會名義制發(fā)的文件、報告、證明等。2.工會財務(wù)專用章：用于工會經(jīng)費的收支結(jié)算、銀行賬戶管理等財務(wù)活動。3.工會法定代表人印章：用于需要法定代表人簽字或蓋章的文件和業(yè)務(wù)。公章刻制與啟用1.刻制審批：工會公章的刻制應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行審批。由工會辦公室提出刻制申請，經(jīng)工會主席批準(zhǔn)后，報上級工會備案，到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。2.啟用登記：新刻制的公章啟用前，應(yīng)在工會辦公室進行登記，注明公章名稱、刻制時間、啟用時間等信息，并留存印模。公章保管1.保管人員：工會委員會公章由工會辦公室指定專人保管，工會財務(wù)專用章由財務(wù)人員保管，工會法定代表人印章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。2.保管要求：公章保管人員應(yīng)妥善保管公章，確保公章的安全。公章應(yīng)存放在專用的保險柜或保險箱內(nèi)，不得隨意放置。公章使用1.使用審批：使用工會公章應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事項的用章，由部門負(fù)責(zé)人審核，工會辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要事項的用章，需經(jīng)工會主席批準(zhǔn)。2.使用登記：每次使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用登記表》，注明用章日期、用章事項、文件名稱、份數(shù)等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。3.用章規(guī)范：加蓋公章應(yīng)清晰、端正，符合規(guī)定的格式和要求。嚴(yán)禁在空白文件、表格、介紹信等上加蓋公章。公章停用與銷毀1.停用原因：因工會名稱變更、機構(gòu)撤銷、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.停用登記：公章停用時，應(yīng)在工會辦公室進行登記，注明停用時間、停用原因等信息，并封存公章。3.銷毀程序：停用的公章應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。由工會辦公室提出銷毀申請，經(jīng)工會主席批準(zhǔn)后，報上級工會備案，到公安機關(guān)指定的銷毀單位銷毀。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.定期檢查：工會辦公室應(yīng)定期對工會資料和公章的管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.專項檢查：根據(jù)工作需要，可組織開展專項檢查，對資料管理和公章使用中的重點問題進行深入排查。責(zé)任追究1.違規(guī)行為：對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的單位和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處分：未按照規(guī)定收集、整理、保管資料的；擅自查閱、借閱、復(fù)制、銷毀資料的；未按照規(guī)定刻制、保管、使用公章的；偽造、變造、盜用公章的；其他違反本辦法規(guī)定的行為。2.處分措施：