宣傳創(chuàng)意物料管理辦法

宣傳創(chuàng)意物料管理辦法總則制定目的為加強公司宣傳創(chuàng)意物料的管理，規(guī)范物料的設(shè)計、制作、使用和存儲流程，提高物料的使用效率和質(zhì)量，降低成本，確保宣傳創(chuàng)意物料能夠有效支持公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和品牌推廣，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及宣傳創(chuàng)意物料設(shè)計、制作、使用和管理的相關(guān)人員。管理原則1.統(tǒng)一規(guī)劃：宣傳創(chuàng)意物料的設(shè)計和制作應(yīng)遵循公司的整體品牌形象和宣傳策略，進行統(tǒng)一規(guī)劃和布局。2.規(guī)范流程：明確物料管理的各個環(huán)節(jié)和流程，確保物料的設(shè)計、制作、使用和存儲都有章可循。3.成本控制：在保證物料質(zhì)量和宣傳效果的前提下，合理控制物料的制作成本，提高資源利用效率。4.安全保密：加強對宣傳創(chuàng)意物料的安全管理，保護公司的商業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)。管理職責(zé)管理部門公司市場部作為宣傳創(chuàng)意物料的歸口管理部門，負責(zé)制定和完善物料管理辦法，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物料的設(shè)計、制作和使用，監(jiān)督物料的質(zhì)量和成本控制。設(shè)計部門設(shè)計部門負責(zé)宣傳創(chuàng)意物料的設(shè)計工作，根據(jù)公司的宣傳需求和品牌形象，提供高質(zhì)量的設(shè)計方案。制作部門制作部門負責(zé)宣傳創(chuàng)意物料的制作工作，按照設(shè)計方案和相關(guān)標準，確保物料的制作質(zhì)量和進度。使用部門使用部門負責(zé)提出宣傳創(chuàng)意物料的使用需求，配合設(shè)計和制作部門完成物料的設(shè)計和制作，合理使用和保管物料。財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)對宣傳創(chuàng)意物料的費用進行審核和核算，監(jiān)督物料成本的控制情況。物料設(shè)計管理需求提出使用部門根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和宣傳需求，填寫《宣傳創(chuàng)意物料設(shè)計需求申請表》，詳細說明物料的用途、使用時間、數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計要求等信息，并提交給市場部。需求審核市場部對使用部門提交的設(shè)計需求進行審核，評估需求的合理性和可行性，與使用部門進行溝通和協(xié)調(diào)，確定最終的設(shè)計需求。設(shè)計委托市場部根據(jù)審核通過的設(shè)計需求，委托設(shè)計部門進行物料設(shè)計。設(shè)計部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成設(shè)計方案，并提交給市場部審核。設(shè)計審核市場部組織相關(guān)部門和人員對設(shè)計方案進行審核，重點審核設(shè)計方案是否符合公司的品牌形象和宣傳策略，是否滿足使用部門的需求，是否具有創(chuàng)新性和吸引力。審核通過后，設(shè)計方案方可進入制作階段。設(shè)計變更如因特殊情況需要對設(shè)計方案進行變更，使用部門應(yīng)填寫《宣傳創(chuàng)意物料設(shè)計變更申請表》，說明變更的原因和內(nèi)容，經(jīng)市場部審核同意后，設(shè)計部門方可進行變更設(shè)計。物料制作管理制作委托市場部根據(jù)審核通過的設(shè)計方案，選擇合適的制作供應(yīng)商進行物料制作。制作供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力，能夠保證物料的制作質(zhì)量和進度。制作合同簽訂市場部與制作供應(yīng)商簽訂《宣傳創(chuàng)意物料制作合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括制作內(nèi)容、制作標準、制作費用、交貨時間、質(zhì)量保證等條款。制作過程監(jiān)督市場部和使用部門應(yīng)定期對物料的制作過程進行監(jiān)督，檢查制作進度和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。制作供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求，及時向市場部和使用部門反饋制作情況。制作驗收物料制作完成后，制作供應(yīng)商應(yīng)將物料交付給市場部和使用部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面，驗收合格后，使用部門方可簽收使用。制作費用結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)制作合同和驗收報告，對制作費用進行審核和結(jié)算。制作費用應(yīng)嚴格按照合同約定的標準和方式進行支付。物料使用管理物料發(fā)放市場部根據(jù)使用部門的需求和物料的庫存情況，辦理物料發(fā)放手續(xù)。使用部門應(yīng)填寫《宣傳創(chuàng)意物料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到市場部領(lǐng)取物料。物料使用規(guī)范使用部門應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定和要求，合理使用宣傳創(chuàng)意物料，不得隨意更改物料的內(nèi)容和形式，不得將物料用于非公司業(yè)務(wù)活動。物料回收和銷毀使用部門在物料使用完畢后，應(yīng)及時將剩余物料交回市場部。市場部對回收的物料進行整理和清點，對于仍可繼續(xù)使用的物料，應(yīng)妥善保管；對于無法繼續(xù)使用的物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。物料存儲管理存儲設(shè)施公司應(yīng)設(shè)立專門的物料存儲倉庫，配備必要的存儲設(shè)施和設(shè)備，確保物料的安全和完好。物料入庫物料制作完成并驗收合格后，制作供應(yīng)商應(yīng)將物料交付給倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定對物料進行清點、核對和登記，確保物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息準確無誤。物料保管倉庫管理人員應(yīng)按照物料的性質(zhì)和特點，對物料進行分類存放，定期對物料進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理物料的損壞、變質(zhì)等問題。物料出庫使用部門在領(lǐng)取物料時，應(yīng)填寫《宣傳創(chuàng)意物料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到倉庫辦理出庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容，發(fā)放物料，并做好記錄。物料盤點和審計物料盤點市場部應(yīng)定期組織對宣傳創(chuàng)意物料進行盤點，盤點周期一般為每季度一次。盤點內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、存放位置等方面，盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。物料審計公司審計部門應(yīng)定期對宣傳創(chuàng)意物料的管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括物料的設(shè)計、制作、使用、存儲、費用等方面，審計結(jié)果應(yīng)形成審計報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。獎懲措施獎勵對于在宣傳創(chuàng)意物料管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等