宣傳印刷物料管理辦法

宣傳印刷物料管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司宣傳印刷物料的管理，規(guī)范宣傳印刷物料的制作、使用、存儲(chǔ)等流程，提高宣傳資源的利用效率，降低成本，確保宣傳工作的順利開展，樹立公司良好的品牌形象，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)涉及的所有宣傳印刷物料的管理活動(dòng)，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁、宣傳手冊(cè)、產(chǎn)品目錄、名片、信封、文件夾等各類紙質(zhì)印刷品。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)宣傳印刷物料實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一制作、統(tǒng)一發(fā)放和統(tǒng)一監(jiān)督的管理模式，確保宣傳物料的風(fēng)格、內(nèi)容和質(zhì)量符合公司整體形象和宣傳要求。2.成本效益原則：在保證宣傳效果的前提下，充分考慮成本因素，合理安排預(yù)算，優(yōu)化制作流程，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。3.合規(guī)合法原則：宣傳印刷物料的制作和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保宣傳內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合法，不侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和合法權(quán)益。4.按需制作原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理提出宣傳印刷物料的制作需求，避免盲目制作和浪費(fèi)。管理職責(zé)行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司宣傳印刷物料管理辦法，并監(jiān)督各部門的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司宣傳印刷物料的年度預(yù)算，并對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析。3.建立和維護(hù)公司宣傳印刷物料供應(yīng)商庫(kù)，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和合作洽談，簽訂采購(gòu)合同。4.負(fù)責(zé)宣傳印刷物料的集中采購(gòu)和統(tǒng)一發(fā)放工作，確保物料的及時(shí)供應(yīng)。5.定期對(duì)宣傳印刷物料的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，及時(shí)處理積壓和過期物料。6.協(xié)調(diào)解決各部門在宣傳印刷物料管理過程中出現(xiàn)的問題。設(shè)計(jì)部門1.根據(jù)公司的品牌形象和宣傳需求，負(fù)責(zé)宣傳印刷物料的設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)方案符合公司的風(fēng)格和要求。2.與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解其對(duì)宣傳物料的具體設(shè)計(jì)需求，提供專業(yè)的設(shè)計(jì)建議和方案。3.對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行審核和優(yōu)化，確保設(shè)計(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、排版合理、色彩搭配協(xié)調(diào)。4.負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的管理和存檔，確保設(shè)計(jì)文件的安全和可追溯性。使用部門1.根據(jù)工作需要，提前向行政部門提出宣傳印刷物料的制作申請(qǐng)，并明確物料的用途、數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)要求等信息。2.對(duì)設(shè)計(jì)部門提供的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行審核和確認(rèn)，確保設(shè)計(jì)內(nèi)容符合本部門的宣傳需求。3.負(fù)責(zé)宣傳印刷物料的使用和保管工作，合理安排物料的發(fā)放和使用，避免浪費(fèi)和濫用。4.及時(shí)向行政部門反饋宣傳印刷物料的使用情況和存在的問題，提出改進(jìn)建議。制作流程需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳印刷物料制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物料的名稱、用途、數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)要求、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給行政部門。預(yù)算審核行政部門收到《宣傳印刷物料制作申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，根據(jù)物料的制作成本和公司的預(yù)算情況，確定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。如申請(qǐng)的物料費(fèi)用超出預(yù)算，需由使用部門說明原因，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行制作。設(shè)計(jì)制作1.行政部門將批準(zhǔn)后的《宣傳印刷物料制作申請(qǐng)表》轉(zhuǎn)交設(shè)計(jì)部門，設(shè)計(jì)部門根據(jù)申請(qǐng)表的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)工作。2.設(shè)計(jì)部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成設(shè)計(jì)方案，并提交給使用部門進(jìn)行審核。使用部門應(yīng)在收到設(shè)計(jì)方案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。3.設(shè)計(jì)部門根據(jù)使用部門的審核意見對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改和完善，直至使用部門確認(rèn)通過。4.設(shè)計(jì)方案確認(rèn)后，設(shè)計(jì)部門將設(shè)計(jì)文件提交給行政部門，行政部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和對(duì)接，安排物料的制作工作。質(zhì)量驗(yàn)收1.物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)將成品送至公司指定地點(diǎn)。行政部門會(huì)同使用部門對(duì)物料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物料的數(shù)量、規(guī)格、顏色、印刷質(zhì)量等是否符合設(shè)計(jì)要求和合同約定。2.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其進(jìn)行整改或重新制作，直至驗(yàn)收合格為止。入庫(kù)管理驗(yàn)收合格的宣傳印刷物料由行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)，登記物料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、入庫(kù)時(shí)間等信息，并將物料存入指定的倉(cāng)庫(kù)。使用與發(fā)放使用規(guī)定1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用宣傳印刷物料，不得將物料挪作他用或私自贈(zèng)送他人。2.宣傳印刷物料應(yīng)在有效期內(nèi)使用，過期物料應(yīng)及時(shí)清理和銷毀，避免造成資源浪費(fèi)和不良影響。3.各部門應(yīng)妥善保管宣傳印刷物料，防止物料損壞、丟失或被盜。如因保管不善造成物料損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。發(fā)放流程1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳印刷物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，核對(duì)物料的庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放物料；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)安排補(bǔ)貨。3.領(lǐng)用人在領(lǐng)取物料時(shí)，應(yīng)在《宣傳印刷物料發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用的物料名稱、數(shù)量、用途等信息。庫(kù)存管理庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)宣傳印刷物料的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存記錄是否相符，檢查物料的質(zhì)量狀況和存放條件是否良好。3.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異或物料損壞、過期等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。庫(kù)存清理1.對(duì)于積壓和過期的宣傳印刷物料，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和處理。清理方式包括銷毀、捐贈(zèng)、低價(jià)出售等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)物料的實(shí)際情況和公司的相關(guān)規(guī)定確定。2.清理積壓和過期物料時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳印刷物料清理申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行處理。處理過程應(yīng)進(jìn)行記錄和拍照，以備查考。庫(kù)存安全1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)管理制度，確保庫(kù)存物料的安全。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔的環(huán)境，防止物料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)的消防安全。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門宣傳印刷物料的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物料的申請(qǐng)、制作、使用、發(fā)放、庫(kù)存等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并責(zé)令相關(guān)部門限期整改?？己嗽u(píng)價(jià)1.公司將宣傳印刷物料管理工作納入各部門的績(jī)效考核體系，對(duì)管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于因管理不善導(dǎo)致宣傳印刷物料浪費(fèi)、成本超支、質(zhì)量問題等情況的部門和個(gè)人，將按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處