部門印章管理暫行辦法

部門印章管理暫行辦法一、引言在我們公司的日常運(yùn)營(yíng)中，部門印章作為各部門行使職權(quán)、開展工作的重要憑證，其使用和管理的規(guī)范性直接關(guān)系到公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為了進(jìn)一步加強(qiáng)部門印章的管理，維護(hù)公司的利益，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，特制定本暫行辦法。希望大家認(rèn)真遵守本辦法的各項(xiàng)規(guī)定，共同做好部門印章的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門印章的刻制、啟用、使用、保管、停用及銷毀等管理活動(dòng)。這里所說的部門印章，是指公司各部門為履行職責(zé)而刻制的冠以部門名稱的印章，不包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等公司級(jí)印章。三、管理原則（一）歸口管理原則公司行政部門作為部門印章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)各部門印章的管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門印章的日常管理工作，并接受行政部門的統(tǒng)一管理。（二）嚴(yán)格審批原則部門印章的刻制、啟用、使用、停用及銷毀等都必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自刻制、使用或銷毀部門印章。（三）安全保密原則各部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保部門印章的安全。印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露印章使用的相關(guān)信息。四、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)各部門因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《部門印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。申請(qǐng)刻制印章時(shí)，我們鼓勵(lì)大家充分考慮工作的實(shí)際需求，避免不必要的印章刻制。（二）審核批準(zhǔn)行政部門收到《部門印章刻制申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)理由是否充分、印章名稱和規(guī)格是否符合規(guī)定等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，行政部門應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門并說明理由。（三）刻制與備案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位刻制印章。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章交付申請(qǐng)部門，并做好印章的備案工作，包括印章的印模、啟用時(shí)間等信息。同時(shí)，行政部門應(yīng)建立部門印章管理檔案，對(duì)印章的刻制、啟用、使用、停用及銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（四）啟用通知新印章啟用前，行政部門應(yīng)發(fā)布《部門印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用時(shí)間、使用范圍等信息，并將通知發(fā)送至公司各部門。各部門應(yīng)在收到通知后，及時(shí)做好相關(guān)工作的銜接和調(diào)整。五、印章的使用（一）使用范圍部門印章主要用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的一般性業(yè)務(wù)往來、文件資料的確認(rèn)等。不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件，也不得用于以公司名義對(duì)外發(fā)布重要信息。在使用印章時(shí)，大家一定要明確印章的使用范圍，避免越權(quán)使用。（二）使用審批各部門使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《部門印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印的文件名稱、內(nèi)容、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的用印申請(qǐng)，還應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。我們希望大家在填寫用印申請(qǐng)表時(shí)，能夠如實(shí)、準(zhǔn)確地填寫相關(guān)信息，以便于審核和管理。（三）用印登記印章保管人員在用印前，應(yīng)認(rèn)真審核《部門印章使用申請(qǐng)表》，檢查用印文件的內(nèi)容和審批手續(xù)是否齊全。對(duì)于符合要求的用印申請(qǐng)，應(yīng)在《部門印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印的時(shí)間、文件名稱、用印人等信息，并加蓋印章。用印登記是一項(xiàng)重要的工作，它可以為我們?nèi)蘸蟮牟樵兒蛯徲?jì)提供依據(jù)，希望大家能夠認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。（四）用印要求用印時(shí)，印章保管人員應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、殘缺。對(duì)于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章。同時(shí)，用印人員應(yīng)妥善保管用印文件，不得隨意丟棄或泄露文件內(nèi)容。（五）特殊情況處理在緊急情況下，如因不可抗力或其他特殊原因無法及時(shí)辦理用印審批手續(xù)時(shí)，印章保管人員可根據(jù)部門負(fù)責(zé)人的電話或短信指示先行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。這種特殊情況的處理只是一種應(yīng)急措施，我們還是希望大家盡量按照正常的審批程序使用印章。六、印章的保管（一）保管人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門印章的保管工作。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理的相關(guān)規(guī)定。印章保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，并報(bào)行政部門備案。（二）保管要求印章保管人員應(yīng)將印章存放在專用的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保印章的安全。保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)放置在安全可靠的地方，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。同時(shí)，印章保管人員不得將印章隨意放置或委托他人代管，確因工作需要暫時(shí)離開崗位時(shí)，應(yīng)將印章鎖好。（三）定期檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門印章的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的存放位置是否安全、保管人員是否遵守規(guī)定等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門并要求其限期整改。七、印章的停用與銷毀（一）停用情形部門印章出現(xiàn)以下情形之一時(shí)，應(yīng)予以停用：1.部門名稱變更；2.部門撤銷或合并；3.印章?lián)p壞或丟失；4.其他需要停用印章的情形。（二）停用手續(xù)當(dāng)部門印章需要停用時(shí)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知印章保管人員，并填寫《部門印章停用申請(qǐng)表》，報(bào)行政部門審核。行政部門審核通過后，應(yīng)發(fā)布《部門印章停用通知》，明確印章的停用時(shí)間和相關(guān)要求。（三）印章回收印章停用后，部門應(yīng)及時(shí)將印章交回行政部門。行政部門應(yīng)做好印章回收的登記工作，并妥善保管回收的印章。（四）銷毀處理對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行銷毀。銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫《部門印章銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)到公安機(jī)關(guān)指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門印章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括印章的刻制、啟用、使用、保管、停用及銷毀等是否符合本辦法的規(guī)定。同時(shí)，鼓勵(lì)公司員工對(duì)印章管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)向行政部門反映。（二）責(zé)任追究對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。具體如下：1.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制、使用或銷毀印章的，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，將給予紀(jì)律處分；2.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致印章丟失或被盜用的，印章保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時(shí)采取措施挽回?fù)p失；3.對(duì)于泄露印章使用相關(guān)信息的，將按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行處理。九、附則（一）解釋權(quán)