定點(diǎn)采購管理辦法廣東

定點(diǎn)采購管理辦法廣東廣東地區(qū)定點(diǎn)采購管理辦法前言在企業(yè)日常運(yùn)營中，采購環(huán)節(jié)至關(guān)重要。對于廣東地區(qū)的業(yè)務(wù)開展而言，為了規(guī)范采購行為，提高采購資金的使用效益，確保采購活動(dòng)公開、公平、公正，結(jié)合廣東地區(qū)實(shí)際情況以及相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本定點(diǎn)采購管理辦法。希望大家通過遵循本辦法，能夠使公司在采購流程上更加順暢、高效，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，共同為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。一、適用范圍本辦法適用于公司在廣東地區(qū)開展的各類定點(diǎn)采購活動(dòng)。這里所指的定點(diǎn)采購，是針對一些經(jīng)常需要采購且規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一的貨物或服務(wù)，通過招標(biāo)等方式確定供應(yīng)商，并在一定時(shí)期內(nèi)與之進(jìn)行定點(diǎn)交易的采購模式。無論是辦公設(shè)備、辦公用品的采購，還是某些特定服務(wù)如印刷服務(wù)等，只要符合定點(diǎn)采購特征，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定廣東地區(qū)定點(diǎn)采購計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，結(jié)合過往采購數(shù)據(jù)及市場情況，合理規(guī)劃定點(diǎn)采購的項(xiàng)目、時(shí)間及預(yù)算。組織實(shí)施定點(diǎn)采購的招標(biāo)、詢價(jià)等工作。在招標(biāo)過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)信息，確保招標(biāo)流程的公開透明。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂定點(diǎn)采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括采購貨物或服務(wù)的規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，建立供應(yīng)商檔案，記錄其供貨情況、服務(wù)質(zhì)量等，為后續(xù)的合作決策提供依據(jù)。2.使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，及時(shí)向采購部門提出定點(diǎn)采購申請，詳細(xì)說明所需貨物或服務(wù)的具體要求，包括技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、使用時(shí)間等。參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對采購貨物或服務(wù)的質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保符合實(shí)際使用需求。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向采購部門反饋。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核定點(diǎn)采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排與使用。按照合同約定，及時(shí)辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。同時(shí)，對采購費(fèi)用進(jìn)行核算與監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合規(guī)。協(xié)助采購部門對定點(diǎn)采購項(xiàng)目進(jìn)行成本分析，為公司采購決策提供財(cái)務(wù)方面的建議。4.監(jiān)督部門對定點(diǎn)采購活動(dòng)全過程進(jìn)行監(jiān)督，包括招標(biāo)、合同簽訂、供貨及驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。確保采購活動(dòng)遵循本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求，杜絕違規(guī)行為發(fā)生。受理對定點(diǎn)采購活動(dòng)的投訴舉報(bào)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。三、定點(diǎn)供應(yīng)商的確定1.供應(yīng)商資格要求具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，即供應(yīng)商應(yīng)為依法設(shè)立的法人或其他組織，能夠獨(dú)立承擔(dān)法律責(zé)任。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。這意味著供應(yīng)商在經(jīng)營過程中應(yīng)誠實(shí)守信，無重大違法違規(guī)記錄，且具備完善的財(cái)務(wù)管理制度，能夠提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。不同的采購項(xiàng)目對供應(yīng)商的設(shè)備和技術(shù)能力要求不同，例如辦公設(shè)備采購供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的生產(chǎn)或供應(yīng)設(shè)備，服務(wù)類供應(yīng)商應(yīng)擁有專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)。有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄。供應(yīng)商應(yīng)能提供近期的納稅證明和社保繳納記錄，以證明其經(jīng)營的合法性與規(guī)范性。參加本次定點(diǎn)采購活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動(dòng)中沒有重大違法記錄。重大違法記錄包括但不限于因違法經(jīng)營受到刑事處罰或責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷許可證或者執(zhí)照、較大數(shù)額罰款等行政處罰。2.確定方式公開招標(biāo)：對于采購金額較大、影響范圍較廣的定點(diǎn)采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式。采購部門在廣東省內(nèi)指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合資格條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。在開標(biāo)、評標(biāo)過程中，要嚴(yán)格遵循公平、公正、公開的原則，由評標(biāo)委員會(huì)根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價(jià)采購：對于一些采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一的項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。采購部門向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、服務(wù)等因素進(jìn)行綜合比較，確定成交供應(yīng)商。競爭性談判：當(dāng)采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的，以及重新招標(biāo)未能成立的等情況，可采用競爭性談判方式。采購部門與符合資格條件的供應(yīng)商就采購貨物或服務(wù)的技術(shù)、價(jià)格、質(zhì)量等進(jìn)行談判，最終確定成交供應(yīng)商。四、定點(diǎn)采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在中標(biāo)（成交）通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂定點(diǎn)采購合同。合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，內(nèi)容應(yīng)包括但不限于采購貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給公司法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.合同履行供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，及時(shí)提供貨物或服務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的履約情況，督促其按時(shí)履行合同義務(wù)。在合同履行過程中，若因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，如調(diào)整采購數(shù)量、更改交貨時(shí)間等，應(yīng)由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充合同。補(bǔ)充合同的簽訂應(yīng)遵循原合同簽訂的審批流程，確保變更內(nèi)容合法有效。3.合同存檔采購部門應(yīng)將簽訂的定點(diǎn)采購合同原件及相關(guān)附件（如中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、詢價(jià)記錄等）進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。合同檔案的保存期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，一般不少于采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后五年。五、定點(diǎn)采購執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購執(zhí)行使用部門在提出定點(diǎn)采購申請并經(jīng)審批通過后，采購部門應(yīng)及時(shí)向定點(diǎn)供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購貨物或服務(wù)的詳細(xì)信息，如規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，并與定點(diǎn)采購合同的條款保持一致。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并及時(shí)反饋訂單執(zhí)行情況。若因特殊原因無法按照訂單要求執(zhí)行，應(yīng)提前書面通知采購部門，并協(xié)商解決方案。2.驗(yàn)收貨物或服務(wù)交付后，使用部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收小組應(yīng)由使用部門、采購部門及相關(guān)專業(yè)人員組成，根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法等對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)。對于驗(yàn)收合格的貨物或服務(wù)，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。若驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)貨物或服務(wù)存在質(zhì)量問題，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其按照合同約定進(jìn)行整改或更換。整改或更換后應(yīng)再次進(jìn)行驗(yàn)收，直至符合要求為止。對于大型設(shè)備、復(fù)雜服務(wù)等采購項(xiàng)目，可邀請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，以確保驗(yàn)收結(jié)果的公正性和專業(yè)性。第三方機(jī)構(gòu)的驗(yàn)收費(fèi)用由公司與供應(yīng)商在合同中約定，一般情況下由責(zé)任方承擔(dān)。六、定點(diǎn)供應(yīng)商的考核與管理1.考核指標(biāo)供貨及時(shí)性：以供應(yīng)商按照采購訂單約定時(shí)間交貨的次數(shù)占總訂單次數(shù)的比例作為考核指標(biāo)。希望供應(yīng)商都能按時(shí)交貨，確保公司業(yè)務(wù)不受影響。若因不可抗力等特殊原因?qū)е陆回浹舆t，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)通知采購部門并提供相關(guān)證明。產(chǎn)品質(zhì)量：根據(jù)驗(yàn)收情況，統(tǒng)計(jì)驗(yàn)收合格的貨物或服務(wù)數(shù)量占總采購數(shù)量的比例，以及出現(xiàn)質(zhì)量問題的頻次和嚴(yán)重程度。我們鼓勵(lì)供應(yīng)商提供高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)，對于連續(xù)多次出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題的供應(yīng)商，將予以嚴(yán)肅處理。服務(wù)質(zhì)量：包括售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題的能力等方面。使用部門可對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)打分，例如售后服務(wù)是否及時(shí)響應(yīng)、技術(shù)支持是否專業(yè)等。希望供應(yīng)商能夠提供及時(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升公司使用體驗(yàn)。價(jià)格合理性：定期對定點(diǎn)供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)價(jià)格進(jìn)行市場調(diào)研和比較，判斷其價(jià)格是否符合市場行情。若發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商價(jià)格明顯高于市場同類產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)要求其作出合理說明并進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。2.考核周期對定點(diǎn)供應(yīng)商的考核原則上每季度進(jìn)行一次。采購部門應(yīng)在每個(gè)季度末收集各部門對定點(diǎn)供應(yīng)商的評價(jià)意見，結(jié)合日常監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，完成對定點(diǎn)供應(yīng)商的考核評分。3.考核結(jié)果應(yīng)用對于考核優(yōu)秀（得分在90分及以上）的定點(diǎn)供應(yīng)商，公司將在后續(xù)的定點(diǎn)采購項(xiàng)目中優(yōu)先考慮續(xù)簽合同，并在其他采購項(xiàng)目中給予一定的優(yōu)惠政策，如在同等條件下優(yōu)先選擇等?？己撕细瘢ǖ梅衷?089分）的定點(diǎn)供應(yīng)商，可繼續(xù)合作，但采購部門應(yīng)向其反饋考核中發(fā)現(xiàn)的問題，督促其進(jìn)行整改。若連續(xù)兩個(gè)季度考核合格但存在相同問題未整改的，將視情況暫停其部分業(yè)務(wù)或降低其在公司供應(yīng)商名錄中的等級(jí)?？己瞬缓细瘢ǖ梅衷?0分以下）的定點(diǎn)供應(yīng)商，公司將終止與其簽訂的定點(diǎn)采購合同，并在一定期限內(nèi)（一般為一年）不再邀請其參與公司的采購項(xiàng)目。同時(shí)，將其列入公司不良供應(yīng)商名單，向相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)或平臺(tái)進(jìn)行通報(bào)。七、監(jiān)督與投訴處理1.監(jiān)督檢查監(jiān)督部門應(yīng)定期對定點(diǎn)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、合同履行情況、供應(yīng)商考核情況等。檢查方式可以采用查閱文件資料、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等多種形式。在監(jiān)督檢查過程中，若發(fā)現(xiàn)采購部門、使用部門或供應(yīng)商存在違規(guī)行為，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求其限期整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，涉及違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。2.投訴處理任何單位或個(gè)人對定點(diǎn)采購活動(dòng)中的違規(guī)行為，均有權(quán)向公司監(jiān)督部門進(jìn)行投訴舉報(bào)。投訴舉報(bào)應(yīng)以書面形式提出，內(nèi)容應(yīng)包括投訴人的姓名、聯(lián)系方式、被投訴人的名稱、投訴事項(xiàng)的具體內(nèi)容及相關(guān)證據(jù)等。監(jiān)督部門在收到投訴舉報(bào)后，應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審查，決定是否受理。對于符合受理?xiàng)l件的投訴，監(jiān)督部門應(yīng)在三十個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給投訴人。若投訴事項(xiàng)復(fù)雜，需要延長調(diào)查處理時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)告知投訴人延長的原因和期限，但延長時(shí)間一般不超過三十個(gè)工作日。在投訴處理過程中，監(jiān)督部門應(yīng)保護(hù)投訴人的合法權(quán)益，對投訴人的信息嚴(yán)格保密。同時(shí)，要求被投訴人積