基金公司存貨管理辦法

基金公司存貨管理辦法總則目的為了加強(qiáng)基金公司存貨管理，規(guī)范存貨的采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的操作流程，保證存貨的安全、完整，提高存貨的使用效率，降低存貨成本，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本基金公司內(nèi)部所有與存貨管理相關(guān)的部門和人員，以及公司所涉及的各類存貨，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、交易設(shè)備、金融數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)等。存貨定義本辦法所稱存貨，是指基金公司在日常運(yùn)營過程中持有以備使用或銷售的各類物資，以及在提供服務(wù)過程中耗用的材料和物料等。存貨管理職責(zé)分工采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)公司各部門的需求，編制存貨采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判和簽訂采購合同。2.對采購的存貨進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量的初步驗(yàn)收，確保所采購的存貨符合公司的要求。3.及時(shí)跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。倉儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)存貨的入庫、保管和出庫管理，建立存貨臺(tái)賬，記錄存貨的收發(fā)存情況。2.定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.做好存貨的安全保管工作，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，保證存貨的質(zhì)量和安全。使用部門1.負(fù)責(zé)提出存貨的使用需求，填寫請購單，并對所使用的存貨進(jìn)行妥善保管和合理使用。2.配合倉儲(chǔ)部門進(jìn)行存貨的盤點(diǎn)工作，提供準(zhǔn)確的存貨使用信息。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對存貨的采購、入庫、出庫等業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，準(zhǔn)確記錄存貨的成本和價(jià)值。2.參與存貨的盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核和賬務(wù)處理。3.對存貨的資金占用情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，提出合理的存貨管理建議。審計(jì)部門1.定期對公司的存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況。2.對存貨的采購、保管、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。存貨采購管理采購計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，提前制定存貨使用計(jì)劃，并在每月底向采購部門提交下月的請購單。2.采購部門根據(jù)各使用部門的請購單，結(jié)合公司的庫存情況和預(yù)算安排，編制存貨采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購的存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行可行性研究和論證。供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇合適的供應(yīng)商。2.對于新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和樣品檢驗(yàn)，確保其符合公司的要求。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，對于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)從合格供應(yīng)商名錄中剔除。采購合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購的存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同需經(jīng)公司法務(wù)部門審核后簽訂。對于金額較大或重要的采購合同，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應(yīng)按照采購合同的要求，及時(shí)跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.在采購過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量不符合要求等問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。3.對于采購過程中的異常情況，采購部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出處理建議。存貨驗(yàn)收管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定1.公司應(yīng)制定存貨驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確各類存貨的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等驗(yàn)收要求。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司的實(shí)際情況制定。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需經(jīng)公司相關(guān)部門審核后執(zhí)行。驗(yàn)收流程1.存貨到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉儲(chǔ)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨單，對存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對和清點(diǎn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對存貨的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。3.對于驗(yàn)收合格的存貨，倉儲(chǔ)部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商等內(nèi)容，并由倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.對于驗(yàn)收不合格的存貨，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨或索賠等事宜。存貨保管管理倉儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)存貨的特點(diǎn)和保管要求，建設(shè)合適的倉儲(chǔ)設(shè)施，包括倉庫、貨架、貨柜等。倉儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.對倉儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。存貨分類存放1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)按照存貨的性質(zhì)、用途、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于存貨的管理和查找。2.對于易燃易爆、有毒有害等特殊存貨，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門存放和管理。存貨安全管理1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)建立健全存貨安全管理制度，加強(qiáng)對倉庫的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止存貨被盜、被搶、被損壞。2.定期對存貨進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對于易受潮、易變質(zhì)的存貨，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防腐措施。存貨盤點(diǎn)1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每月一次小盤點(diǎn)，每季度一次中盤點(diǎn)，每年一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對存貨的賬實(shí)情況，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對于盤盈、盤虧的存貨，應(yīng)查明原因，提出處理意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉儲(chǔ)部門應(yīng)編制存貨盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)送公司財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。存貨發(fā)出管理發(fā)出流程1.使用部門需要領(lǐng)用存貨時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明領(lǐng)用的存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.倉儲(chǔ)部門根據(jù)審批后的領(lǐng)料單，辦理存貨發(fā)出手續(xù)，填寫出庫單。出庫單應(yīng)包括存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、領(lǐng)用部門等內(nèi)容，并由倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.對于需要對外銷售的存貨，銷售部門應(yīng)與客戶簽訂銷售合同，按照合同的要求辦理發(fā)貨手續(xù)。發(fā)出控制1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)料單和出庫單的要求發(fā)放存貨，不得擅自更改存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.對于貴重存貨或限量供應(yīng)的存貨，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)料制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。3.定期對存貨的發(fā)出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握存貨的使用動(dòng)態(tài)。存貨核算與分析會(huì)計(jì)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司的會(huì)計(jì)制度，對存貨的采購、入庫、出庫、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。2.采用合適的存貨計(jì)價(jià)方法，如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等，準(zhǔn)確計(jì)算存貨的成本和價(jià)值。3.定期對存貨的賬面價(jià)值進(jìn)行檢查，對于存貨的減值情況，應(yīng)按照規(guī)定計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備。分析與報(bào)告1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對存貨的資金占用情況、周轉(zhuǎn)率、成本變動(dòng)等進(jìn)行分析，編制存貨分析報(bào)告。2.存貨分析報(bào)告應(yīng)包括存貨的現(xiàn)狀、存在的問題、改進(jìn)措施等內(nèi)容，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。3.及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門反饋存貨管理的信息，促進(jìn)存貨管理水平的提高。存貨風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.公司應(yīng)建立存貨風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，對存貨管理過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)等。2.定期對存貨風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同的存貨風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險(xiǎn)和價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，可以通過合理安排采購計(jì)劃、簽訂長期合同等方式進(jìn)行規(guī)避；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量檢驗(yàn)；對于庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)，可以采取促銷、降價(jià)等措施進(jìn)行處理。2.建立存貨風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)存貨的庫存水平、價(jià)格波動(dòng)等指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對公司的存貨管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、存貨的賬實(shí)相符情況、采購和銷售業(yè)務(wù)的合規(guī)性等。