工會電子印章管理辦法

工會電子印章管理辦法總則目的與依據(jù)為適應(yīng)數(shù)字化辦公的發(fā)展趨勢，規(guī)范工會電子印章的管理和使用，提高工會工作效率和管理水平，保障工會業(yè)務(wù)活動的合法性、安全性和有效性，根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合工會工作實際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于各級工會組織及其所屬事業(yè)單位、企業(yè)工會等使用電子印章開展的各類業(yè)務(wù)活動。本辦法所指的工會電子印章，是指以電子數(shù)據(jù)形式存在，附著于電子文件用于識別工會組織身份和表明業(yè)務(wù)活動認(rèn)可的電子簽名數(shù)據(jù)?；驹瓌t1.合法性原則：電子印章的制作、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，確保電子印章的安全存儲、傳輸和使用，防止電子印章被盜用、冒用和篡改。3.規(guī)范性原則：明確電子印章的管理流程和操作規(guī)范，確保電子印章的使用準(zhǔn)確、規(guī)范、可追溯。4.高效性原則：充分發(fā)揮電子印章的優(yōu)勢，提高工會工作效率，降低辦公成本。電子印章的制作與備案制作主體與流程1.各級工會組織的電子印章制作由省級及以上工會組織統(tǒng)一負(fù)責(zé)或授權(quán)制作。制作前，需向具有合法資質(zhì)的電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)提出申請，并提交相關(guān)證明材料，包括工會法人資格證書、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等。2.電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)對申請材料進行審核，審核通過后，按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為工會組織制作電子印章。電子印章應(yīng)包含工會組織名稱、法定代表人姓名、印章編號等必要信息，并具備唯一的數(shù)字證書。備案要求1.工會組織取得電子印章后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向同級工會組織和相關(guān)監(jiān)管部門備案。備案內(nèi)容包括電子印章的基本信息、制作時間、使用范圍等。2.電子印章備案信息發(fā)生變更時，工會組織應(yīng)及時向原備案部門辦理變更備案手續(xù)。電子印章的使用管理使用范圍1.工會電子印章可用于工會組織內(nèi)部文件、通知、決議等各類公文的簽署；用于工會與外部單位之間的合同、協(xié)議、函件等業(yè)務(wù)文件的簽署；用于工會會員管理、經(jīng)費管理、權(quán)益保障等業(yè)務(wù)活動中的相關(guān)電子表單的簽署。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理，原則上不使用電子印章。使用權(quán)限1.工會電子印章的使用實行分級授權(quán)管理。工會組織應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要和崗位職責(zé)，明確不同崗位人員的電子印章使用權(quán)限，并通過電子印章管理系統(tǒng)進行設(shè)置和分配。2.電子印章使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍使用電子印章，不得超越權(quán)限使用或擅自將電子印章轉(zhuǎn)借他人使用。使用流程1.申請：使用人員需要使用電子印章時，應(yīng)通過電子印章管理系統(tǒng)提出申請，并填寫使用原因、文件名稱、文件類型等相關(guān)信息。2.審批：申請?zhí)峤缓螅上嚓P(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)授權(quán)權(quán)限進行審批。審批通過后，系統(tǒng)自動將電子印章使用權(quán)分配給申請人員。3.簽署：申請人員在獲得電子印章使用權(quán)后，在電子文件上進行簽署操作。簽署時，系統(tǒng)應(yīng)自動記錄簽署時間、簽署地點、簽署人員等信息，并生成電子簽名。4.歸檔：簽署完成后，電子文件應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行歸檔保存。電子文件的存儲介質(zhì)應(yīng)具備安全可靠的存儲環(huán)境，確保電子文件的完整性和可訪問性。特殊情況處理1.在緊急情況下，如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等，無法按照正常流程進行電子印章使用申請和審批時，使用人員可通過電話、短信等方式向相關(guān)負(fù)責(zé)人報告，經(jīng)同意后可先使用電子印章，但事后應(yīng)及時補辦相關(guān)審批手續(xù)。2.對于重要文件或涉及重大事項的文件，如工會章程修訂、重大經(jīng)費支出等，除使用電子印章簽署外，還應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行紙質(zhì)文件的簽署和存檔。電子印章的安全管理安全技術(shù)保障1.工會組織應(yīng)采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的電子印章管理系統(tǒng)，確保電子印章的安全存儲和使用。電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防篡改等安全功能。2.定期對電子印章管理系統(tǒng)進行安全評估和檢測，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞。對系統(tǒng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行備份，并存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。安全管理制度1.建立電子印章安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。加強對電子印章使用人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識和防范能力。2.嚴(yán)格控制電子印章管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，對系統(tǒng)管理員、使用人員等不同角色的賬號和密碼進行定期更換和管理。應(yīng)急處置1.工會組織應(yīng)制定電子印章安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。當(dāng)發(fā)生電子印章被盜用、冒用、篡改等安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的措施進行處置。2.及時向相關(guān)部門報告安全事件的發(fā)生情況，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。同時，對安全事件進行總結(jié)和分析，采取有效的防范措施，防止類似事件再次發(fā)生。電子印章的存儲與維護存儲要求1.工會電子印章應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)中，如專用服務(wù)器、加密移動存儲設(shè)備等。存儲介質(zhì)應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防雷等安全防護措施。2.電子印章的存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保電子印章的安全性和可用性。維護管理1.定期對電子印章管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞和故障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對電子印章的數(shù)字證書進行定期更新，確保數(shù)字證書的有效性和安全性。當(dāng)數(shù)字證書即將過期或出現(xiàn)異常情況時，應(yīng)及時向電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)申請更新或補辦。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.各級工會組織應(yīng)建立健全電子印章監(jiān)督檢查機制，定期對電子印章的制作、使用、管理等情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括電子印章的備案情況、使用權(quán)限設(shè)置情況、使用流程執(zhí)行情況、安全管理措施落實情況等。2.上級工會組織應(yīng)對下級工會組織的電子印章管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自制作、使用、偽造、篡改電子印章的單位和個人，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。2.電子印章使用人員因工作失