招商集團(tuán)合同管理辦法

招商集團(tuán)合同管理辦法一、引言在招商集團(tuán)日常的業(yè)務(wù)運(yùn)營中，合同作為規(guī)范各方權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，貫穿于各項(xiàng)商業(yè)活動的始終。從項(xiàng)目的洽談合作，到資源的采購供應(yīng)，再到服務(wù)的提供與接受，合同無處不在。一份嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的合同不僅能夠保障集團(tuán)的合法權(quán)益，確保交易的順利進(jìn)行，還能有效預(yù)防和化解潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的不斷拓展和多元化發(fā)展，合同管理的重要性愈發(fā)凸顯。為了進(jìn)一步加強(qiáng)合同管理，提高合同質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合招商集團(tuán)實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本合同管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同維護(hù)集團(tuán)的利益，促進(jìn)集團(tuán)業(yè)務(wù)的穩(wěn)健發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于招商集團(tuán)及其下屬各子公司、分公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、建設(shè)工程合同、服務(wù)合同、借款合同、擔(dān)保合同等。無論是集團(tuán)總部直接簽訂的合同，還是下屬機(jī)構(gòu)以自身名義簽訂的合同，均應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行管理。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律的強(qiáng)制性規(guī)定，確保合同的法律效力。我們鼓勵大家在合同管理過程中，始終將合法性作為首要考量因素，遇到法律疑問及時咨詢集團(tuán)法務(wù)部門。2.全面性原則：合同管理應(yīng)涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到歸檔的全過程，對合同涉及的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面把控，確保合同管理無死角。希望大家在日常工作中，注重合同管理流程的完整性，不要忽視任何一個環(huán)節(jié)。3.審慎性原則：在合同簽訂前，應(yīng)對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行充分的調(diào)查和評估，對合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查，審慎對待合同中的每一項(xiàng)權(quán)利義務(wù)，避免因疏忽大意而給集團(tuán)帶來損失。4.效率性原則：在確保合同質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，優(yōu)化合同管理流程，提高合同審批和流轉(zhuǎn)效率，以適應(yīng)市場變化和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。我們希望各部門之間能夠密切配合，協(xié)同推進(jìn)合同管理工作，避免因流程繁瑣而影響業(yè)務(wù)進(jìn)展。四、合同管理職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門作為合同的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)合同相對方的初步篩選和考察，收集對方的相關(guān)資質(zhì)證明、信用信息等資料，對其主體資格和履約能力進(jìn)行初步評估。根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)內(nèi)容和雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。起草過程中，應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)實(shí)際情況和可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并在合同中設(shè)置相應(yīng)的防范措施。在合同簽訂前，負(fù)責(zé)組織本部門內(nèi)部對合同草案進(jìn)行討論和審核，確保合同內(nèi)容符合本部門的業(yè)務(wù)要求和管理規(guī)定。負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并按照合同約定及時辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)合同相對方存在違約行為或可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門報(bào)告。合同履行完畢后，負(fù)責(zé)整理合同相關(guān)資料，按照檔案管理規(guī)定及時移交歸檔。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性，包括合同主體資格、合同條款的法律效力、爭議解決條款等方面，確保合同不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。為業(yè)務(wù)部門提供合同相關(guān)的法律咨詢服務(wù)，解答業(yè)務(wù)人員在合同起草、審核、履行過程中遇到的法律問題，提供專業(yè)的法律意見和建議。參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度對合同條款進(jìn)行把關(guān)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定合理的合同框架和條款，維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。定期對集團(tuán)合同管理情況進(jìn)行檢查和評估，對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)意見和建議，推動合同管理制度的不斷完善。負(fù)責(zé)處理與合同相關(guān)的法律糾紛，代表集團(tuán)參與仲裁、訴訟等法律程序，維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括合同價款、結(jié)算方式、付款期限、稅務(wù)條款等，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理、合規(guī)，符合集團(tuán)財(cái)務(wù)管理規(guī)定。根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門的付款申請，辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)，并對合同款項(xiàng)的收支情況進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保合同款項(xiàng)的收付準(zhǔn)確、及時。參與重大合同的財(cái)務(wù)評估工作，對合同的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行分析和預(yù)測，為集團(tuán)決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)各自職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍，對合同涉及的相關(guān)專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核，提供專業(yè)意見和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門完善合同條款。例如，技術(shù)部門對涉及技術(shù)服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等合同中的技術(shù)條款進(jìn)行審核；審計(jì)部門對合同的合規(guī)性和效益性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督等。五、合同的訂立1.合同相對方的選擇與審查業(yè)務(wù)部門在選擇合同相對方時，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，選擇具有良好信譽(yù)、較強(qiáng)履約能力的合作伙伴。在確定合同相對方后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并對其真實(shí)性、合法性進(jìn)行審查。同時，通過信用查詢平臺、行業(yè)協(xié)會等渠道，了解對方的信用狀況和經(jīng)營情況，評估其履約能力。對于重大合同或與新合作方簽訂的合同，業(yè)務(wù)部門可組織法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門對合同相對方進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)一步核實(shí)其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術(shù)實(shí)力、管理水平等情況，確保合作方具備履行合同的能力。2.合同文本的起草合同文本原則上應(yīng)由業(yè)務(wù)部門起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)的要求，參照集團(tuán)制定的合同示范文本進(jìn)行起草。如果沒有適用的示范文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在起草過程中充分考慮合同的完整性、準(zhǔn)確性和可操作性，確保合同條款能夠清晰界定雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，明確違約責(zé)任和爭議解決方式。合同起草過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門保持溝通，充分聽取他們的意見和建議。對于涉及專業(yè)技術(shù)、商務(wù)條款等方面的內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行討論和論證，確保合同條款符合專業(yè)要求和業(yè)務(wù)實(shí)際。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免使用模糊、歧義性的詞語。合同條款應(yīng)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明，條款之間相互銜接，避免出現(xiàn)矛盾或漏洞。3.合同的審核與審批合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核，由部門負(fù)責(zé)人組織本部門相關(guān)人員對合同草案進(jìn)行討論和審核，重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、合同條款是否完善、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否到位等。內(nèi)部審核通過后，業(yè)務(wù)部門將合同草案連同相關(guān)資料提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門收到合同草案后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成法律審核工作。審核內(nèi)容包括合同主體資格是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、合同的法律效力是否存在瑕疵、爭議解決條款是否合理等。法務(wù)部門應(yīng)出具書面的法律審核意見，對合同中存在的法律問題提出修改建議。財(cái)務(wù)部門對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同價款的合理性、結(jié)算方式的可行性、付款期限的合規(guī)性、稅務(wù)條款的準(zhǔn)確性等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)出具書面的財(cái)務(wù)審核意見，對合同中存在的財(cái)務(wù)問題提出修改建議。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核，并出具書面審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門的審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善后，提交集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于重大合同或涉及金額較大的合同，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論和審議，確保合同的簽訂符合集團(tuán)的戰(zhàn)略規(guī)劃和利益。4.合同的簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次核對合同文本與審批通過的版本是否一致，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。合同簽訂時，應(yīng)確保合同文本的份數(shù)符合雙方的需要，并在合同中明確約定合同的生效條件和生效時間。一般情況下，合同自雙方簽字（蓋章）之日起生效。如果合同約定了生效條件或生效時間，應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。六、合同的履行1.合同履行的跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括合同簽訂日期、合同相對方、合同標(biāo)的、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況等信息。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行的動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于重大合同或履行期限較長的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，并按照計(jì)劃推進(jìn)合同的履行。法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同履行是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、合同款項(xiàng)的收付是否及時準(zhǔn)確、合同履行過程中是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.合同變更與轉(zhuǎn)讓合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方進(jìn)行協(xié)商，并就變更事項(xiàng)達(dá)成書面協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審核和審批。未經(jīng)審批，不得擅自變更合同內(nèi)容。合同的轉(zhuǎn)讓應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門如需轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利或義務(wù)，應(yīng)事先征得合同相對方的同意，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審核和審批。轉(zhuǎn)讓協(xié)議應(yīng)明確轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容、轉(zhuǎn)讓的價格、轉(zhuǎn)讓后的權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)。3.合同的中止與終止合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的中止情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同相對方，并采取相應(yīng)的措施防止損失的擴(kuò)大。中止情形消失后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時恢復(fù)合同的履行。合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形，合同即告終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方辦理合同終止手續(xù)，清理合同項(xiàng)下的債權(quán)債務(wù)，并將合同終止情況及時通知法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。七、合同糾紛的處理1.糾紛的預(yù)防與預(yù)警業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)對合同相對方的履約情況的監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患。如發(fā)現(xiàn)合同相對方存在違約行為或可能出現(xiàn)違約的跡象，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過友好方式解決問題，避免糾紛的擴(kuò)大化。法務(wù)部門應(yīng)定期對集團(tuán)合同履行情況進(jìn)行分析評估，總結(jié)合同糾紛的特點(diǎn)和規(guī)律，提出針對性的預(yù)防措施和建議，為業(yè)務(wù)部門提供法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警服務(wù)。2.糾紛的處理程序合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)的合同文本、履行記錄、往來函件等資料。法務(wù)部門應(yīng)立即對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛產(chǎn)生的原因，評估糾紛可能給集團(tuán)帶來的影響。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案。處理方案應(yīng)包括糾紛的處理原則、處理方式、處理期限等內(nèi)容。處理方式可以包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。在選擇處理方式時，應(yīng)綜合考慮糾紛的性質(zhì)、金額、復(fù)雜程度、對方的態(tài)度等因素，選擇最有利于維護(hù)集團(tuán)利益的方式。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供必要的支持和協(xié)助。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照法務(wù)部門的要求，收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，并及時與合同相對方進(jìn)行溝通協(xié)商。糾紛處理過程中，如需要與合同相對方簽訂和解協(xié)議、調(diào)解協(xié)議等法律文件，應(yīng)按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審核和審批。協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督協(xié)議的履行情況，確保集團(tuán)的合法權(quán)益得到有效維護(hù)。糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時對糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)評估，分析糾紛產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，形成書面報(bào)告提交集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。八、合同檔案管理1.檔案的收集與整理合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同相關(guān)資料進(jìn)行收集整理，包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、結(jié)算憑證等。收集的資料應(yīng)齊全、完整，能夠真實(shí)反映合同的簽訂、履行和終結(jié)過程。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的合同資料進(jìn)行分類整理，編制目錄清單，并按照一定的順序進(jìn)行裝訂成冊。整理后的合同檔案應(yīng)便于查閱和保管。2.檔案的移交與保管業(yè)務(wù)部門整理好合同檔案后，應(yīng)及時移交集團(tuán)檔案管理部門進(jìn)行保管。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案臺賬，對合同檔案的接收、保管、查閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，為合同檔案提供適宜的保管條件，確保檔案的安全和完整。對電子合同檔案，應(yīng)采取有效的存儲和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案的查閱與利用集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，