工業(yè)行業(yè)采購管理辦法

工業(yè)行業(yè)采購管理辦法總則目的為了規(guī)范工業(yè)行業(yè)采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各生產(chǎn)車間及下屬子公司的所有工業(yè)采購活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、工具、辦公用品等物資的采購以及相關(guān)服務(wù)的采購。采購原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，通過合理的采購策略和方式，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持公開透明，所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，確保采購結(jié)果公平公正。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：以滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求為導(dǎo)向，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的物資和服務(wù)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)安全。5.誠信原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)企業(yè)良好的商業(yè)信譽(yù)。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會(huì)，作為采購決策的最高機(jī)構(gòu)。采購管理委員會(huì)由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人組成，主要職責(zé)包括：1.制定和修訂公司采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃和預(yù)算。3.審定供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。采購部門采購部門是公司采購活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)編制和執(zhí)行采購計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地采購所需物資和服務(wù)。2.開展市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.組織采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等活動(dòng)，選擇合適的供應(yīng)商。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。5.處理采購過程中的質(zhì)量問題、交貨問題等糾紛。6.定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。需求部門需求部門是采購物資和服務(wù)的使用部門，主要職責(zé)包括：1.提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購需求，明確物資和服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)，提供相關(guān)的技術(shù)支持和意見。3.對(duì)采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合使用要求。4.及時(shí)反饋采購物資和服務(wù)的使用情況，提出改進(jìn)建議。財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門在采購活動(dòng)中的主要職責(zé)包括：1.審核采購預(yù)算和采購合同，確保資金使用合理、合規(guī)。2.辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，按照合同約定及時(shí)支付貨款。3.對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表。4.監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，主要職責(zé)包括：1.審查采購制度的執(zhí)行情況，確保采購活動(dòng)符合公司規(guī)定。2.對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查采購過程的合法性、合規(guī)性和效益性。3.監(jiān)督采購合同的簽訂和執(zhí)行情況，防止合同風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)采購人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查處違規(guī)行為。采購計(jì)劃管理采購計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃等，提前制定采購需求計(jì)劃，并提交給采購部門。2.采購部門對(duì)各需求部門的采購需求進(jìn)行匯總、分析和平衡，結(jié)合庫存情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。3.采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。采購計(jì)劃的審批1.采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給采購管理委員會(huì)進(jìn)行審批。2.對(duì)于重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃，還需報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)。3.經(jīng)審批通過的采購計(jì)劃，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。采購計(jì)劃的調(diào)整1.如因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整、市場(chǎng)供應(yīng)情況變化等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，需求部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見，并報(bào)采購管理委員會(huì)審批。3.經(jīng)審批同意后，采購部門對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并通知相關(guān)部門。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等因素進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定合格供應(yīng)商名單。3.對(duì)于重要物資和服務(wù)的采購，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力等情況。4.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，采用招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，確保選擇到最合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商的評(píng)價(jià)1.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，采用定量和定性相結(jié)合的方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。3.根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。供應(yīng)商的合作與管理1.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.建立供應(yīng)商溝通機(jī)制，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)情況、質(zhì)量控制情況等，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)供應(yīng)商的交貨情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。4.鼓勵(lì)供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。采購方式與程序采購方式1.招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、對(duì)供應(yīng)商有一定數(shù)量要求的采購項(xiàng)目。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。2.詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、技術(shù)要求相對(duì)簡(jiǎn)單的采購項(xiàng)目。詢價(jià)采購應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和其他條件，選擇最合適的供應(yīng)商。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項(xiàng)目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的等情況。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購應(yīng)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的情況，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的情況。單一來源采購應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保采購的合理性和合法性。采購程序1.采購申請(qǐng)：需求部門根據(jù)采購需求計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)表，注明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批：采購部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，還需報(bào)采購管理委員會(huì)或公司董事會(huì)批準(zhǔn)。3.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，選擇合適的采購方式，組織采購活動(dòng)。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正。4.合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂前，應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。5.物資驗(yàn)收：物資到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫物資驗(yàn)收單，簽字確認(rèn)。對(duì)于不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商進(jìn)行處理。6.付款結(jié)算：采購部門根據(jù)物資驗(yàn)收單和發(fā)票等相關(guān)憑證，填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)情況變化，制定合理的采購策略，如采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商備份機(jī)制，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購物資和服務(wù)的質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不合格的物資及時(shí)進(jìn)行處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：在簽訂采購合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同的合法性和有效性。加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.資金風(fēng)險(xiǎn)：合理安排采購資金，確保資金的安全和流動(dòng)性。加強(qiáng)對(duì)采購預(yù)算的管理和控制，避免超預(yù)算采購。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。采購檔案管理檔案內(nèi)容采購檔案包括采購申請(qǐng)、采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商信息、招標(biāo)文書、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等與采購活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。檔案整理與保管采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和保管工作，按照采購項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。采購檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。檔案查閱與利用公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱采購檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改或泄露檔案內(nèi)容。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購計(jì)劃的完成情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況?？己?/p>