學(xué)校商務(wù)接待管理辦法

學(xué)校商務(wù)接待管理辦法總則目的為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校商務(wù)接待管理，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用支出，提升接待工作質(zhì)量和效率，維護(hù)學(xué)校良好形象，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各二級(jí)學(xué)院在開展商務(wù)活動(dòng)過程中所涉及的各類接待工作。商務(wù)接待是指學(xué)校因教學(xué)、科研、合作辦學(xué)、招生就業(yè)、校友聯(lián)絡(luò)、社會(huì)捐贈(zèng)等工作需要，接待國(guó)內(nèi)外企業(yè)、社會(huì)組織、政府部門等相關(guān)人員的活動(dòng)?；驹瓌t1.務(wù)實(shí)節(jié)儉：接待工作要注重實(shí)效，嚴(yán)格控制接待標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模，杜絕鋪張浪費(fèi)，做到既能滿足商務(wù)活動(dòng)需要，又能合理節(jié)約經(jīng)費(fèi)。2.規(guī)范有序：接待工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保接待活動(dòng)有章可循、規(guī)范有序。3.對(duì)等接待：根據(jù)來訪人員的身份和來訪目的，安排相應(yīng)級(jí)別的人員進(jìn)行接待，做到對(duì)等接待、禮貌周到。4.安全保密：在接待過程中，要注意保障來訪人員的人身安全和信息安全，嚴(yán)格遵守學(xué)校的保密規(guī)定，防止學(xué)校機(jī)密信息泄露。接待審批審批流程1.各部門、各二級(jí)學(xué)院在接到商務(wù)來訪信息后，應(yīng)及時(shí)填寫《學(xué)校商務(wù)接待審批表》，詳細(xì)說明來訪單位、來訪人數(shù)、來訪時(shí)間、來訪目的、接待安排等內(nèi)容，并經(jīng)部門或二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《學(xué)校商務(wù)接待審批表》需根據(jù)接待對(duì)象的重要程度和接待費(fèi)用的預(yù)算情況，按照相應(yīng)的審批權(quán)限進(jìn)行審批。接待費(fèi)用預(yù)算在[X]元以下的，由部門或二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人審批；接待費(fèi)用預(yù)算在[X]元以上（含[X]元）的，需報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要嘉賓或重大商務(wù)活動(dòng)的接待，還需報(bào)校長(zhǎng)審批。3.審批通過后，接待部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)組織實(shí)施接待工作。如因特殊情況需要調(diào)整接待安排的，應(yīng)及時(shí)向原審批人報(bào)告，并重新履行審批手續(xù)。審批要求1.接待部門應(yīng)提前做好接待方案，明確接待任務(wù)、接待人員、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、接待方式等內(nèi)容，確保接待工作的順利進(jìn)行。2.接待部門應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份和來訪目的，合理安排接待人員，避免出現(xiàn)接待人員過多或過少的情況。3.接待部門應(yīng)嚴(yán)格控制接待費(fèi)用預(yù)算，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍接待。在填寫《學(xué)校商務(wù)接待審批表》時(shí)，應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算金額，并注明費(fèi)用來源。接待標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)1.來訪人員的住宿應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況和來訪人員的身份，安排在合適的酒店或賓館。原則上，接待省部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)干部，可安排套間；接待司局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，可安排單間；接待其他人員，可安排標(biāo)準(zhǔn)間。2.住宿費(fèi)用應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超過當(dāng)?shù)赝瑱n次酒店或賓館的協(xié)議價(jià)格。如因特殊情況需要提高住宿標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待部門應(yīng)協(xié)助來訪人員辦理住宿手續(xù)，并及時(shí)與酒店或賓館結(jié)算住宿費(fèi)用。餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.商務(wù)接待用餐應(yīng)遵循節(jié)儉原則，以家常菜為主，不得提供高檔菜肴和野生保護(hù)動(dòng)物制作的菜肴。接待對(duì)象在10人以內(nèi)的，陪餐人數(shù)不得超過3人；接待對(duì)象超過10人的，陪餐人數(shù)不得超過接待對(duì)象人數(shù)的三分之一。2.商務(wù)接待用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，原則上每人每餐不超過[X]元（含酒水）。如因特殊情況需要提高用餐標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.商務(wù)接待一般不安排宴請(qǐng)，確需宴請(qǐng)的，應(yīng)嚴(yán)格控制宴請(qǐng)次數(shù)和規(guī)模。宴請(qǐng)時(shí)，不得提供香煙和高檔酒水。交通標(biāo)準(zhǔn)1.來訪人員的交通應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況和來訪人員的需求，合理安排交通工具。原則上，接待省部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)干部，可安排專車接送；接待其他人員，可安排公共交通工具或?qū)W校班車接送。2.交通費(fèi)用應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超過當(dāng)?shù)赝瑱n次交通工具的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。如因特殊情況需要提高交通標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待部門應(yīng)協(xié)助來訪人員辦理交通票務(wù)手續(xù)，并及時(shí)與交通部門結(jié)算交通費(fèi)用。其他標(biāo)準(zhǔn)1.商務(wù)接待活動(dòng)中，不得組織旅游和與商務(wù)活動(dòng)無關(guān)的參觀，不得組織到營(yíng)業(yè)性娛樂、健身場(chǎng)所活動(dòng)，不得安排專場(chǎng)文藝演出，不得以任何名義贈(zèng)送禮金、有價(jià)證券、紀(jì)念品和土特產(chǎn)品等。2.商務(wù)接待活動(dòng)中，如需安排禮品的，應(yīng)嚴(yán)格控制禮品的種類和價(jià)值。禮品應(yīng)具有學(xué)校特色，體現(xiàn)文化內(nèi)涵，不得贈(zèng)送高檔禮品。禮品費(fèi)用應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，原則上每人不超過[X]元。接待安排前期準(zhǔn)備1.接待部門應(yīng)在接到來訪信息后，及時(shí)與來訪單位或人員取得聯(lián)系，了解來訪人員的基本情況、來訪目的、來訪時(shí)間、來訪人數(shù)等信息，并根據(jù)來訪人員的需求和學(xué)校的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的接待方案。2.接待部門應(yīng)根據(jù)接待方案，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括安排接待人員、預(yù)訂酒店或賓館、預(yù)訂餐飲、安排交通工具、準(zhǔn)備宣傳資料、布置接待場(chǎng)所等。3.接待部門應(yīng)在來訪人員到達(dá)前，再次與來訪單位或人員確認(rèn)來訪時(shí)間和行程安排，確保接待工作的順利進(jìn)行。接待過程1.接待人員應(yīng)提前到達(dá)接待地點(diǎn)，迎接來訪人員，并引導(dǎo)來訪人員到接待場(chǎng)所休息。在接待過程中，接待人員應(yīng)熱情友好、禮貌周到，主動(dòng)介紹學(xué)校的基本情況和相關(guān)工作。2.接待部門應(yīng)按照接待方案的安排，組織來訪人員進(jìn)行參觀、交流、洽談等活動(dòng)，并安排專人負(fù)責(zé)記錄和拍照。在活動(dòng)過程中，接待人員應(yīng)及時(shí)解答來訪人員的疑問，協(xié)調(diào)解決來訪人員遇到的問題。3.接待部門應(yīng)根據(jù)來訪人員的需求和學(xué)校的實(shí)際情況，安排合適的餐飲和住宿，并及時(shí)與酒店或賓館、餐飲部門溝通協(xié)調(diào)，確保餐飲和住宿的質(zhì)量和安全。后期總結(jié)1.接待活動(dòng)結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時(shí)對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷提高接待工作的質(zhì)量和效率。2.接待部門應(yīng)及時(shí)與來訪單位或人員取得聯(lián)系，了解來訪人員對(duì)接待工作的意見和建議，并根據(jù)來訪人員的意見和建議，對(duì)接待工作進(jìn)行改進(jìn)和完善。3.接待部門應(yīng)按照學(xué)校的財(cái)務(wù)管理制度，及時(shí)辦理接待費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)，并將接待費(fèi)用的使用情況進(jìn)行公示，接受學(xué)校師生的監(jiān)督。費(fèi)用管理費(fèi)用報(bào)銷1.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校的財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行，報(bào)銷人員應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票和相關(guān)憑證，并填寫《學(xué)校商務(wù)接待費(fèi)用報(bào)銷單》。2.《學(xué)校商務(wù)接待費(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人審核簽字、財(cái)務(wù)部門審核簽字、分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可報(bào)銷。3.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在接待活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理，逾期不予報(bào)銷。費(fèi)用監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待費(fèi)用的管理和監(jiān)督，定期對(duì)接待費(fèi)用的使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，確保接待費(fèi)用的合理使用。2.學(xué)校審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待工作的審計(jì)監(jiān)督，對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查處，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.學(xué)校師生有權(quán)對(duì)接待費(fèi)用的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違反本辦法規(guī)定的行為，可向?qū)W校紀(jì)檢監(jiān)察部門舉報(bào)。監(jiān)督檢查內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校各部門、各二級(jí)學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門、本二級(jí)學(xué)院商務(wù)接待工作的管理和監(jiān)督，定期對(duì)本部門、本二級(jí)學(xué)院商務(wù)接待工作的開展情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.學(xué)校辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)全校商務(wù)接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，定期對(duì)全校商務(wù)接待工作的開展情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門和二級(jí)學(xué)院進(jìn)行整改。外部監(jiān)督1.學(xué)校應(yīng)接受上級(jí)主管部門和財(cái)政、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供有關(guān)資料和情況。2.學(xué)校應(yīng)定期向社會(huì)公開商務(wù)接待工作的開展情況和接待費(fèi)用的使用情況，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。責(zé)任追究違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自開展商務(wù)接待活動(dòng)的；2.超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍接待的；3.以商務(wù)接待為名，進(jìn)行公款旅游、公款吃喝、贈(zèng)送禮品等活動(dòng)的；4.虛報(bào)、冒領(lǐng)接待費(fèi)用的；5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。責(zé)任追究1.對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，學(xué)校將視