學(xué)校外賓接待管理辦法

學(xué)校外賓接待管理辦法總則目的為規(guī)范學(xué)校外賓接待工作，加強外事管理，提升接待水平，促進國際交流與合作，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和外事工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院接待來校訪問、講學(xué)、合作研究、參加會議等活動的外國人士（以下簡稱“外賓”）。基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理：學(xué)校外事工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由國際交流與合作處（以下簡稱“國際處”）歸口管理外賓接待工作，各部門、各學(xué)院應(yīng)在國際處的指導(dǎo)下開展相關(guān)工作。2.務(wù)實高效，注重實效：接待工作應(yīng)注重實際效果，合理安排活動內(nèi)容和行程，避免形式主義和鋪張浪費。3.遵守外事紀(jì)律，維護國家利益：接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，保守國家機密和學(xué)校秘密，維護國家尊嚴(yán)和學(xué)校聲譽。接待計劃與審批接待計劃的制定各部門、各學(xué)院在接到外賓來訪的邀請或信息后，應(yīng)及時制定詳細的接待計劃。接待計劃應(yīng)包括外賓的基本信息、來訪目的、活動日程安排、陪同人員安排、經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。審批程序1.各部門、各學(xué)院的接待計劃應(yīng)提前[X]個工作日報國際處審核。2.國際處對接待計劃進行審核，重點審核活動內(nèi)容、日程安排、經(jīng)費預(yù)算等是否合理，是否符合國家和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。3.對于重要外賓的接待計劃，國際處應(yīng)報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。計劃變更接待計劃一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意變更。如因特殊情況需要變更的，應(yīng)及時向國際處說明情況，并按照審批程序重新辦理審批手續(xù)。信息收集與安全管理信息收集1.各部門、各學(xué)院在接待外賓前，應(yīng)詳細了解外賓的基本信息，包括姓名、國籍、職業(yè)、來訪目的、健康狀況等，并及時向國際處報備。2.對于涉及敏感領(lǐng)域或重要合作項目的外賓，應(yīng)進行必要的背景調(diào)查。安全管理1.學(xué)校各部門、各學(xué)院應(yīng)高度重視外賓的安全問題，制定相應(yīng)的安全保障措施。2.接待人員應(yīng)向外賓介紹學(xué)校的安全規(guī)定和注意事項，提醒外賓注意人身安全和財產(chǎn)安全。3.對于重要外賓或大型活動，應(yīng)協(xié)調(diào)學(xué)校保衛(wèi)部門做好安全保衛(wèi)工作。活動安排與陪同人員活動安排1.接待活動應(yīng)根據(jù)外賓的來訪目的和需求，合理安排活動內(nèi)容，包括參觀校園、學(xué)術(shù)交流、文化體驗等。2.活動安排應(yīng)注重實效性和針對性，避免安排過多的形式主義活動。3.活動日程應(yīng)提前與外賓溝通確認，確保雙方達成一致。陪同人員安排1.各部門、各學(xué)院應(yīng)根據(jù)外賓的身份和活動內(nèi)容，安排合適的陪同人員。陪同人員應(yīng)具備良好的外語水平和溝通能力，熟悉學(xué)校的情況和外事禮儀。2.對于重要外賓的接待，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)親自陪同。3.陪同人員應(yīng)嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，不得擅自離崗或變更活動安排。經(jīng)費管理經(jīng)費預(yù)算各部門、各學(xué)院在制定接待計劃時，應(yīng)根據(jù)活動內(nèi)容和實際需要，合理編制經(jīng)費預(yù)算。經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括住宿費、餐飲費、交通費、禮品費等各項費用。經(jīng)費來源1.外賓接待經(jīng)費主要來源于學(xué)校的外事專項經(jīng)費、各部門和學(xué)院的自有經(jīng)費以及合作項目經(jīng)費等。2.對于重要外賓的接待，學(xué)?？筛鶕?jù)實際情況給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)費支持。經(jīng)費報銷1.接待活動結(jié)束后，各部門、各學(xué)院應(yīng)及時辦理經(jīng)費報銷手續(xù)。報銷時應(yīng)提供詳細的費用清單和相關(guān)票據(jù)，并按照學(xué)校的財務(wù)制度進行審批。2.經(jīng)費報銷應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超支。如有特殊情況需要超支的，應(yīng)提前報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。外事禮儀與文化交流外事禮儀1.接待人員應(yīng)了解和掌握基本的外事禮儀知識，包括見面禮儀、著裝禮儀、餐飲禮儀等，做到舉止得體、文明禮貌。2.在與外賓交往中，應(yīng)尊重外賓的宗教信仰、文化習(xí)俗和個人習(xí)慣，避免因文化差異而產(chǎn)生誤解或沖突。文化交流1.接待活動應(yīng)注重文化交流，向外賓介紹中國的歷史文化、學(xué)校的辦學(xué)特色和成就，增進外賓對中國和學(xué)校的了解和認識。2.可以安排一些具有中國特色的文化活動，如書法、繪畫、茶藝等，讓外賓親身感受中國文化的魅力。后續(xù)工作總結(jié)與反饋接待活動結(jié)束后，各部門、各學(xué)院應(yīng)及時對活動進行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進意見和建議，并向國際處反饋。合作跟進對于有合作意向的外賓，各部門、各學(xué)院應(yīng)及時跟進合作事宜，推動合作項目的落實和開展。資料歸檔各部門、各學(xué)院應(yīng)將接待活動的相關(guān)資料，包括接待計劃、活動日程、照片、新聞報道等進行整理歸檔，以備查閱和參考。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督檢查國際處應(yīng)定期對各部門、各學(xué)院的外賓接待工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查接待計劃的執(zhí)行情況、經(jīng)費使用情況、外事紀(jì)律遵守情況等。責(zé)任追究對于違反本管理辦法的部門和個人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、紀(jì)律處