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會(huì)計(jì)實(shí)操文庫1/8收款工作流程SOP-做賬實(shí)操一、總則(一)目的規(guī)范企業(yè)收款流程,確??铐?xiàng)及時(shí)、準(zhǔn)確回收,保障資金安全,提高資金使用效率,維護(hù)企業(yè)與客戶良好合作關(guān)系,同時(shí)為財(cái)務(wù)核算與分析提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。(二)適用范圍本SOP適用于企業(yè)所有銷售業(yè)務(wù)收款、服務(wù)收入收款、租金收入收款、利息收入收款等各類款項(xiàng)的收取工作,涵蓋線上收款、線下收款等多種收款方式。(三)職責(zé)劃分業(yè)務(wù)人員:負(fù)責(zé)與客戶溝通款項(xiàng)支付事宜,督促客戶按時(shí)付款;及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋客戶付款意向及異常情況;協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行欠款催收。財(cái)務(wù)收款人員:接收款項(xiàng),核對到賬信息與業(yè)務(wù)信息的一致性;開具收款憑證;進(jìn)行收款賬務(wù)處理;定期與客戶、業(yè)務(wù)部門及銀行進(jìn)行對賬。財(cái)務(wù)審核人員:審核收款業(yè)務(wù)的合規(guī)性,檢查收款憑證、合同等資料的完整性與準(zhǔn)確性;監(jiān)督收款流程執(zhí)行情況,確保符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度與相關(guān)法規(guī)。應(yīng)收賬款管理人員:負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的跟蹤、分析與預(yù)警;制定欠款催收計(jì)劃,組織開展催收工作;定期向管理層匯報(bào)應(yīng)收賬款情況。二、收款前準(zhǔn)備(一)合同與訂單管理業(yè)務(wù)部門在簽訂合同或訂單后,及時(shí)將相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門,包括客戶名稱、合同金額、付款方式、付款期限、收款賬號等關(guān)鍵信息;確保合同條款中關(guān)于收款的約定明確、具體且具有可操作性。財(cái)務(wù)部門建立合同與訂單臺賬,對合同收款信息進(jìn)行登記與跟蹤;定期檢查合同履行進(jìn)度與收款節(jié)點(diǎn),提前提醒業(yè)務(wù)部門和客戶履行付款義務(wù)。(二)收款賬戶管理財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理企業(yè)收款賬戶,確保賬戶信息準(zhǔn)確無誤;定期核對銀行賬戶余額、交易明細(xì),確保賬戶狀態(tài)正??捎?。若涉及新增收款賬戶、變更賬戶信息或注銷賬戶,需按照企業(yè)規(guī)定流程進(jìn)行審批,并及時(shí)通知相關(guān)客戶更新賬戶信息。(三)溝通與通知業(yè)務(wù)人員在臨近收款日期前[X]個(gè)工作日,通過電話、郵件或書面函件等方式與客戶溝通,提醒客戶按時(shí)付款;確認(rèn)客戶付款計(jì)劃,了解是否存在付款困難等異常情況。財(cái)務(wù)部門在收款前向客戶發(fā)送正式的收款通知單,注明應(yīng)付款項(xiàng)金額、付款期限、收款賬戶信息、付款用途等內(nèi)容;收款通知單需加蓋企業(yè)財(cái)務(wù)專用章或公章,確保正式有效。三、收款執(zhí)行(一)線上收款自動(dòng)到賬確認(rèn):通過電子支付平臺(如支付寶、微信支付、網(wǎng)上銀行等)收款時(shí),財(cái)務(wù)收款人員實(shí)時(shí)關(guān)注平臺到賬提醒,及時(shí)確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況;核對到賬金額、付款方名稱與合同或訂單信息是否一致。手動(dòng)入賬處理:對于無法自動(dòng)匹配到具體業(yè)務(wù)的線上收款,財(cái)務(wù)收款人員需根據(jù)付款方備注信息、業(yè)務(wù)部門提供的線索等,手動(dòng)將款項(xiàng)與對應(yīng)業(yè)務(wù)進(jìn)行關(guān)聯(lián);若無法確認(rèn)款項(xiàng)來源,及時(shí)與付款方和業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)。電子憑證獲?。撼晒κ湛詈?,及時(shí)下載電子支付憑證(如電子回單、交易記錄截圖等),作為收款依據(jù);確保電子憑證信息完整、清晰,包含交易時(shí)間、金額、付款方、收款方等關(guān)鍵內(nèi)容。(二)線下收款現(xiàn)金收款:當(dāng)面清點(diǎn)現(xiàn)金,確保金額準(zhǔn)確無誤;使用驗(yàn)鈔機(jī)鑒別真?zhèn)?,如有可疑鈔票,及時(shí)與付款方溝通更換;開具現(xiàn)金收款收據(jù),一式三聯(lián)(存根聯(lián)、客戶聯(lián)、記賬聯(lián)),并加蓋財(cái)務(wù)專用章或現(xiàn)金收訖章;將現(xiàn)金及時(shí)存入企業(yè)銀行賬戶,不得坐支現(xiàn)金。銀行轉(zhuǎn)賬收款:收到客戶銀行轉(zhuǎn)賬后,財(cái)務(wù)收款人員通過銀行柜臺、網(wǎng)上銀行或手機(jī)銀行等渠道查詢到賬情況;核對銀行回單上的付款方名稱、賬號、金額、轉(zhuǎn)賬日期等信息與合同或訂單是否一致;若不一致,及時(shí)與客戶和銀行溝通確認(rèn)。票據(jù)收款:收到客戶交付的票據(jù)(如支票、銀行匯票、商業(yè)匯票等)時(shí),仔細(xì)檢查票據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性;檢查票據(jù)要素是否齊全,包括出票日期、收款人名稱、金額大小寫、出票人簽章等;對于商業(yè)匯票,需通過銀行進(jìn)行票據(jù)真?zhèn)尾樵兒唾N現(xiàn)申請(如需);將票據(jù)妥善保管,在票據(jù)到期前辦理托收手續(xù)。(三)收款憑證開具財(cái)務(wù)收款人員在確認(rèn)款項(xiàng)到賬后,根據(jù)企業(yè)規(guī)定及時(shí)開具收款憑證(如發(fā)票、收據(jù)等);確保收款憑證上的信息與實(shí)際收款情況、合同或訂單信息一致,包括客戶名稱、收款金額、收款日期、付款方式等。對于需要開具發(fā)票的收款業(yè)務(wù),嚴(yán)格按照稅務(wù)規(guī)定填寫發(fā)票內(nèi)容,選擇正確的發(fā)票種類和稅率;及時(shí)將發(fā)票交付給客戶,并做好發(fā)票交接記錄,確??蛻艉炇?。四、對賬與核銷(一)內(nèi)部對賬財(cái)務(wù)收款人員每日下班前對當(dāng)天的收款業(yè)務(wù)進(jìn)行整理,核對收款臺賬與實(shí)際到賬金額、收款憑證記錄是否一致;檢查是否存在漏記、錯(cuò)記等情況,如有問題及時(shí)查明原因并更正。財(cái)務(wù)部門每周與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行一次對賬,核對已收款業(yè)務(wù)與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況是否相符;確認(rèn)未收款業(yè)務(wù)的原因及預(yù)計(jì)收款時(shí)間,更新應(yīng)收賬款臺賬。(二)外部對賬每月與客戶進(jìn)行一次對賬,發(fā)送對賬單給客戶,列明本月應(yīng)收款項(xiàng)、已收款項(xiàng)、未收款項(xiàng)等信息;要求客戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)核對并反饋對賬結(jié)果,如有異議,及時(shí)溝通解決。定期與銀行進(jìn)行對賬,核對銀行賬戶交易明細(xì)與企業(yè)財(cái)務(wù)記錄是否一致;對于未達(dá)賬項(xiàng),編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,查明原因并及時(shí)處理。(三)賬款核銷財(cái)務(wù)收款人員根據(jù)對賬結(jié)果,對已確認(rèn)收到的款項(xiàng)進(jìn)行核銷處理;在應(yīng)收賬款臺賬或財(cái)務(wù)系統(tǒng)中標(biāo)記該筆款項(xiàng)已結(jié)清,更新賬款狀態(tài)。對于因特殊原因(如折扣、抹零、壞賬等)導(dǎo)致實(shí)際收款金額與應(yīng)收金額不一致的情況,需按照企業(yè)規(guī)定流程進(jìn)行審批;根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理,并在臺賬中注明原因和處理方式。五、異常情況處理(一)逾期未收款應(yīng)收賬款管理人員定期梳理逾期未收款客戶名單,分析逾期原因;對于逾期[X]天以內(nèi)的客戶,由業(yè)務(wù)人員通過電話、郵件等方式進(jìn)行友好提醒,了解客戶未付款原因,督促客戶盡快付款。對于逾期超過[X]天的客戶,發(fā)送正式的催款函,明確告知客戶逾期付款的后果及對雙方合作的影響;必要時(shí),由應(yīng)收賬款管理人員協(xié)同業(yè)務(wù)人員上門溝通,協(xié)商解決方案。對于惡意拖欠款項(xiàng)的客戶,根據(jù)合同約定和企業(yè)規(guī)定,采取法律訴訟、停止供貨等措施進(jìn)行催收;及時(shí)將相關(guān)情況上報(bào)管理層,尋求決策支持。(二)收款錯(cuò)誤若發(fā)現(xiàn)多收客戶款項(xiàng),財(cái)務(wù)收款人員及時(shí)與客戶溝通,說明情況并致歉;按照企業(yè)規(guī)定流程辦理退款手續(xù),確保退款金額準(zhǔn)確、退款方式便捷,并保留退款憑證。若發(fā)現(xiàn)少收客戶款項(xiàng),與客戶聯(lián)系確認(rèn)后,向客戶發(fā)送補(bǔ)款通知;明確告知客戶少收金額及補(bǔ)款方式,跟進(jìn)補(bǔ)款進(jìn)度,直至款項(xiàng)補(bǔ)足。(三)票據(jù)問題若收到的票據(jù)存在填寫錯(cuò)誤、背書不連續(xù)、簽章不符等問題,及時(shí)與客戶溝通,要求客戶重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明文件;在問題解決前,暫不進(jìn)行票據(jù)收款賬務(wù)處理。若票據(jù)到期無法兌付,立即通知客戶并要求其履行付款義務(wù);同時(shí),根據(jù)合同約定和企業(yè)規(guī)定,采取相應(yīng)的追償措施,如要求客戶更換票據(jù)、支付違約金等。六、記錄與歸檔(一)收款記錄管理財(cái)務(wù)收款人員建立詳細(xì)的收款臺賬,記錄每筆收款業(yè)務(wù)的相關(guān)信息,包括收款日期、客戶名稱、合同編號、收款金額、付款方式、收款憑證號等;確保收款臺賬信息準(zhǔn)確、完整,便于查詢和統(tǒng)計(jì)。定期對收款臺賬進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失;同時(shí),將收款臺賬與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,確保兩者一致。(二)檔案整理與保管每月將收款憑證、銀行回單、對賬單、催款函等相關(guān)資料進(jìn)行整理,按照時(shí)間順序和業(yè)務(wù)類型分類裝訂成冊;在檔案封面注明檔案名稱、所屬期間、憑證數(shù)量等信息,便于查閱。將整理好的收款檔案移交檔案管理人員統(tǒng)一保管,嚴(yán)
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