跨境貿(mào)易公司印章規(guī)定

跨境貿(mào)易公司印章規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范公司印章的管理與使用，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司運營的規(guī)范性和安全性，結(jié)合本跨境貿(mào)易公司的實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于跨境貿(mào)易公司全體員工，包括公司總部及各分支機構(gòu)、辦事處等的所有在職人員。同時，涉及公司印章對外使用與顧客產(chǎn)生關(guān)聯(lián)時，顧客應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定配合公司流程。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本公司秉持“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在印章管理過程中，要始終貫徹誠信原則，確保印章使用的真實性和合法性；以創(chuàng)新的思維不斷優(yōu)化印章管理流程，提高運營效率；追求與合作伙伴、顧客的共贏，在印章使用涉及對外合作等事務(wù)時，充分考慮各方利益。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.印章管理部門公司設(shè)立專門的行政部門作為印章管理部門，負(fù)責(zé)公司各類印章的統(tǒng)一管理。行政部門配備專人負(fù)責(zé)印章的日常保管、使用登記等工作。該專人需具備高度的責(zé)任心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及良好的保密意識。2.印章使用部門公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門為印章使用部門。各部門根據(jù)工作需要，在規(guī)定權(quán)限內(nèi)申請使用印章。部門負(fù)責(zé)人對本部門印章使用申請的合理性、真實性負(fù)責(zé)。3.審批層級-一般性業(yè)務(wù)用章，如日常文件、合同等，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管副總經(jīng)理審批。-重要合同、協(xié)議，涉及重大經(jīng)濟利益或法律責(zé)任的，需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，再報總經(jīng)理審批。-特殊情況下，如緊急業(yè)務(wù)且無法及時按常規(guī)流程審批，可通過電話、即時通訊工具等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，事后及時補辦審批手續(xù)。這種扁平化的審批流程旨在提高運營效益，確保業(yè)務(wù)的高效開展。三、管理流程1.印章的刻制-新印章的刻制需由需求部門提出書面申請，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息。-申請經(jīng)行政部門審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。-新印章刻制完成后，行政部門需對印章進(jìn)行驗收，核對印章的樣式、文字等是否與申請一致，并在公司印章管理臺賬上進(jìn)行登記，注明印章的啟用日期。2.印章的保管-公司各類印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管場所，由行政部門指定的專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。-印章保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保印章的安全存放。同時，要定期對印章進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、丟失等情況。-印章保管人員離職或崗位調(diào)動時，必須辦理印章交接手續(xù)，由行政部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程，確保印章交接清楚、無誤。3.印章的使用-使用申請：使用部門需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事項、用章文件名稱及內(nèi)容摘要、用章份數(shù)等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-審核審批：申請表按照規(guī)定的審批層級進(jìn)行審核審批。審核過程中，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點審查用章事項的合法性、合規(guī)性以及文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。-用章登記：經(jīng)審批通過后，使用部門將申請表交至行政部門，保管人員按照申請表內(nèi)容進(jìn)行用章登記，記錄用章日期、用章部門、用章事項、用章人等信息。-印章加蓋：保管人員在核對申請表與用章文件一致后，在規(guī)定位置加蓋印章。加蓋印章要清晰、端正，確保印章的完整性和準(zhǔn)確性。-對于跨境貿(mào)易中涉及的外文文件用章，需特別注意文件內(nèi)容的翻譯準(zhǔn)確性以及相關(guān)國際規(guī)則和慣例的遵循，以保障公司在國際業(yè)務(wù)中的合法權(quán)益。4.印章的停用與銷毀-當(dāng)公司名稱變更、印章?lián)p壞或不再使用等情況發(fā)生時，由行政部門提出印章停用申請，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，正式停用相關(guān)印章。-停用的印章應(yīng)及時在公司印章管理臺賬上進(jìn)行標(biāo)注，并妥善保管。對于需要銷毀的印章，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)的銷毀機構(gòu)進(jìn)行銷毀，并留存銷毀證明。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解公司印章管理規(guī)定，在符合規(guī)定的情況下，申請使用印章開展工作。-對于不合理的印章使用審批要求或流程，員工有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)或行政部門提出意見和建議，以促進(jìn)印章管理工作的不斷優(yōu)化。2.員工義務(wù)-員工必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定，不得擅自刻制、使用公司印章。-在申請使用印章時，要如實提供相關(guān)信息，確保用章事項的真實性和合法性。-未經(jīng)授權(quán)，員工不得將公司印章帶離公司辦公場所，不得私自委托他人代為用章。3.顧客權(quán)利與義務(wù)-顧客有權(quán)要求公司在合理范圍內(nèi)提供印章使用的相關(guān)證明或解釋，以保障合作的透明度和合法性。-顧客在與公司合作涉及印章使用時，應(yīng)配合公司的相關(guān)流程和要求，不得故意刁難或提出不合理的用章要求。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對印章使用情況進(jìn)行檢查，核對用章登記記錄與實際用章情況是否一致，查看是否存在違規(guī)用章行為。-內(nèi)部審計部門不定期對印章管理工作進(jìn)行審計，審查印章管理制度的執(zhí)行情況、審批流程的合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-鼓勵員工和顧客對違規(guī)用章行為進(jìn)行舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對舉報人信息嚴(yán)格保密。2.獎勵機制-對于在印章管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如嚴(yán)格遵守規(guī)定、發(fā)現(xiàn)并避免重大印章風(fēng)險等，公司將給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。-對提出合理建議并有效優(yōu)化印章管理流程，提高運營效益的員工，公司將根據(jù)實際情況給予相應(yīng)獎勵。3.懲罰機制-對于違反本規(guī)定，擅自刻制、使用公司印章的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。-因印章管理不善或違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.行政部門應(yīng)