DB3304∕T 100-2023 流動人員人事檔案數(shù)字化歸檔與交換規(guī)范

ICS35.240.30

CCSL70

3304

浙江省嘉興市地方標準

DB3304/T100—2023

流動人員人事檔案數(shù)字化規(guī)范

Specificationfordigitalizationofpersonnelarchiveoffloating

population

2023-08-30發(fā)布2023-09-30實施

嘉興市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB3304/T100—2023

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4基本要求...........................................................................1

5歸檔要求...........................................................................2

6歸檔操作...........................................................................2

7數(shù)據(jù)交換...........................................................................6

8安全管理...........................................................................8

附錄A（規(guī)范性）流動人員人事檔案歸檔材料和要求......................................10

附錄B（規(guī)范性）類號信息集..........................................................17

附錄C（規(guī)范性）錄入指示............................................................18

附錄D（資料性）流動人員人事檔案數(shù)字化驗收登記表（樣式）............................20

附錄E（資料性）XML文件定義描述....................................................21

附錄F（規(guī)范性）基本信息填寫規(guī)范....................................................23

參考文獻.............................................................................31

I

DB3304/T100—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。

本文件由嘉興市人力資源和社會保障局提出、歸口并組織實施。

本文件起草單位：海寧市人力資源和社會保障局、嘉興市人力資源和社會保障局、杭州簡臻標準技

術(shù)有限公司。

本文件主要起草人：金毅、趙宇鐘、俞茵荔、胡小容、梁艷華、楊賽賽。

II

DB3304/T100—2023

流動人員人事檔案數(shù)字化規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了流動人員人事檔案數(shù)字化的基本要求、歸檔要求、歸檔操作、數(shù)據(jù)交換和安全管理等

內(nèi)容。

本文件適用于流動人員人事檔案數(shù)字化工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T2261.1個人基本信息分類與代碼第1部分：人的性別代碼

GB3304中國各民族名稱的羅馬字母拼寫法和代碼

GB/T7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法

GB11643公民身份號碼

GB/T18788平板式掃描儀通用規(guī)范

GB/T32623—2016流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范

GB/T33870—2017干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

GB/T35273信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范

GB/T41574信息技術(shù)安全技術(shù)公有云中個人信息保護實踐指南

SJ/T11292計算機用液晶顯示器通用規(guī)范

3術(shù)語和定義

GB/T32623—2016、GB/T33870—2017界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

人事檔案數(shù)字化digitizationofpersonnelarchive

采用掃描儀等設(shè)備對人事檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在政務(wù)云、硬盤等存儲介質(zhì)上，

并能被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

[來源：GB/T33870—2017，3.1，有修改。]

3.2

檔案信息achivalinformation

檔案中的文字、表格、照片、圖章等有效信息。

[來源：GB/T33870—2017，3.2，有修改。]

4基本要求

4.1真實性

4.1.1檔案數(shù)字化前，應(yīng)對人事檔案進行整理、審核，合格后提交。

1

DB3304/T100—2023

4.1.2檔案數(shù)字化時，不準許對檔案原始信息進行更改，過程應(yīng)可查詢、可追溯。

4.1.3檔案數(shù)字化后，應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。圖像應(yīng)保留原紙張顏色、污損情況和文字修改痕跡等

原始信息。

4.2完整性

應(yīng)符合GB/T33870—2017中4.1.2的規(guī)定。

4.3可用性

應(yīng)符合GB/T33870—2017中4.1.3的規(guī)定。

4.4安全性

4.4.1應(yīng)建立身份認證體系、加密存儲體系及數(shù)據(jù)流傳輸方式等安全保密管理機制。

4.4.2檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)不被非法利用、更改或銷毀。個人數(shù)據(jù)安全應(yīng)符合GB/T35273、GB/T41574

的要求。

4.4.3檔案原件應(yīng)不受損毀。

4.4.4應(yīng)建立環(huán)境、檔案實體、設(shè)備設(shè)施、數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)等安全管理機制。

5歸檔要求

5.1檔案整理應(yīng)符合GB/T32623—2016第7章的要求。

5.2流動人員人事檔案分類應(yīng)符合GB/T32623—2016中7.2.1的規(guī)定。

5.3檔案材料應(yīng)按形成時間先后排序，第4-1類和第六類材料先按重要程度、再按形成時間排序。各

類別對應(yīng)的歸檔材料和要求應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

5.4參考類材料按檔案材料形成時間先后排序，可包括：

a)人事檔案報送、審核工作材料：人事檔案報送單、轉(zhuǎn)遞通知單、人事檔案有關(guān)情況說明等材

料；

b)學(xué)校錄取通知書、中學(xué)生素質(zhì)資信證書等；

c)身份證復(fù)印件，戶口簿復(fù)印件；學(xué)歷、學(xué)位復(fù)印件（無原始學(xué)歷材料）；為期兩個月以下的

培訓(xùn)材料、培訓(xùn)材料復(fù)印件；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件；獎狀、

榮譽證書復(fù)印件、勞動合同復(fù)印件等各類非原件材料；

d)接收檔案時填制的《材料缺少清單》；

e)團員介紹信、黨員介紹信、入黨階段思想?yún)R報等入團、入黨的材料、除十大類內(nèi)容外其余放

參考類材料，未完成預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的黨員相關(guān)材料放參考類材料；

f)檔案中有原始材料的重復(fù)件；

g)材料內(nèi)容屬于十大類，但材料本身尚未完成審批，待完成審批后整理歸檔的材料。

6歸檔操作

6.1建庫

6.1.1人員建庫

6.1.1.1人員基本信息集

2

DB3304/T100—2023

6.1.1.1.1人員基本信息集用于描述某人自然屬性和社會屬性中最基本的信息。該信息集應(yīng)具有唯一

性，是單記錄信息，每一記錄對應(yīng)一個人。

6.1.1.1.2人員基本信息集的編碼為ZS000001。該信息集至少由6個必備信息項組成，各信息項應(yīng)符

合表1的規(guī)定。

6.1.1.1.3各項信息內(nèi)容可單獨建立，也可從其他系統(tǒng)中獲取。

表1人員基本信息集必備信息項

項目編碼類型長度說明

人員唯一標識，從浙江省流動人員人事檔案管理服務(wù)平臺

人員唯一標識ZS000001字符型36

自動生成，符合全市唯一標識符要求

姓名A0101字符型36——

性別A0104字符型1符合GB/T2261.1要求的代碼

民族A0117字符型2符合GB/T3304要求的代碼

出生日期A0107字符型8符合GB/T7408要求的格式

公民身份號碼A0184字符型18符合GB11643要求的身份代碼

6.1.1.2人員信息錄入

應(yīng)符合GB/T33870—2017中5.2的規(guī)定。

6.1.2目錄建庫

6.1.2.1人事檔案目錄信息集

6.1.2.1.1人事檔案目錄信息集用于描述檔案目錄的信息。該信息集為多記錄信息集，每一記錄記述

該檔案目錄涉及檔案材料的信息。

6.1.2.1.2人事檔案目錄信息集的編碼為RSDAML。該信息集由10個信息項組成，各信息項應(yīng)符合表2

的規(guī)定。

表2人事檔案目錄信息集

項目編碼類型長度說明

該標識是目錄信息與圖像文件掛接的唯一標識信息，從其他

目錄唯一標識RSDAML000字符型36

系統(tǒng)獲取或由軟件系統(tǒng)自動生成，符合全球唯一標識符要求

該標識是將目錄信息掛接到對應(yīng)的人員的標識信息，從

人員掛接標識RSDAML001字符型36

A0100獲取

表示為一到十,其中第四類中的小類用4-1到4-4表示，第

類號RSDAML002字符型3九類中的小類用9-1到9-4表示，類號信息集應(yīng)符合附錄B

的要求

序號RSDAML003字符型3該份檔案材料在所屬分類中的排列順序號

材料名稱RSDAML004字符型120材料已有或代擬的標題名稱

年RSDAML005字符型4材料形成時間的年份，格式Y(jié)YYY

材料形成

月RSDAML006字符型2材料形成時間的月份，格式MM

時間

日RSDAML007字符型2材料形成時間的日，格式DD

頁數(shù)RSDAML008數(shù)值型3有文字或圖表的材料頁數(shù)

備注RSDAML009字符型120材料的備注說明

3

DB3304/T100—2023

6.1.2.2目錄錄入

應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一的人事檔案目錄格式進行錄入，包括：

a)“類號”，填寫材料類號；

b)“序號”，填寫材料所屬分類中的序號；

c)“材料名稱”，根據(jù)材料題目填寫，無題目的材料應(yīng)擬定題目；

d)“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間（如有組織審批時間和個人簽字時間

的，一般采用組織審批時間），復(fù)制的檔案材料采用原材料形成時間；

e)“頁數(shù)”，填寫每份材料的頁碼數(shù)；

f)“備注”，填寫需要說明的情況。

6.1.2.3目錄名稱命名

應(yīng)按照以下格式命名：

a)畢業(yè)生登記表：材料標題+（學(xué)歷）；

b)成績單：材料標題+（學(xué)歷）；

c)學(xué)位材料：材料標題+（學(xué)位）；

d)畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件：材料標題，備注：復(fù)印件；

e)職稱評審材料：材料標題+（所獲專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格名稱）；

f)職業(yè)資格材料：材料標題+（所獲職業(yè)資格名稱）；

g)執(zhí)業(yè)資格材料：材料標題+（所獲執(zhí)業(yè)資格名稱）；

h)政審材料：有材料標題的按照材料標題錄入，無標題的按照“關(guān)于XXX的政治審查材料”的

格式錄入；

i)勞動合同：材料標題+（合同期限）；

j)招工材料：材料標題；

k)就業(yè)通知書：材料標題+（學(xué)歷）。

6.1.2.4錄入指示

應(yīng)按照附錄C的指示進行錄入。

6.2檔案掃描

應(yīng)按照GB/T33870—2017中第7章的規(guī)定對符合本文件第5章要求的歸檔內(nèi)容進行掃描。

6.3圖像處理

6.3.1原始圖像處理

6.3.1.1糾偏

應(yīng)符合GB/T33870—2017中8.1.1的規(guī)定。

6.3.1.2裁邊

應(yīng)符合GB/T33870—2017中8.1.2的規(guī)定。

6.3.1.3拼接

4

DB3304/T100—2023

對大幅面流動人員人事檔案材料分區(qū)掃描所形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整、

真實的原始圖像。

6.3.1.4去污

不準許去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔痕跡。只準許去除在掃描過程中產(chǎn)

生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)。

6.3.2優(yōu)化圖像處理

6.3.2.1處理方式

應(yīng)符合GB/T33870—2017中8.2.1的規(guī)定。

6.3.2.2質(zhì)量要求

6.3.2.2.1使用符合SJ/T11292的顯示器，在sRGB狀態(tài)下觀察，在保證檔案信息完整的前提下，圖

像背景顏色應(yīng)為24位真彩色，RGB值為（254，246，197）。

6.3.2.2.2數(shù)字圖像的排列順序應(yīng)與檔案原件保持一致。

6.3.2.2.3不準許存在漏掃、重掃、多掃等情況。

6.3.2.2.4糾偏、裁邊、拼接、去污等處理時，不應(yīng)產(chǎn)生不符合6.3.2.2.1的缺陷。

6.4數(shù)據(jù)存儲

6.4.1存儲格式

應(yīng)符合GB/T33870—2017中9.1的規(guī)定。

6.4.2存儲路徑

6.4.2.1原始圖像文件存儲路徑：系統(tǒng)指定路徑\人員唯一標識\<原始圖像數(shù)據(jù)>。

6.4.2.2優(yōu)化圖像文件存儲路徑：系統(tǒng)指定路徑\人員唯一標識\<優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)>。

6.4.3數(shù)據(jù)存儲索引信息集

6.4.3.1數(shù)據(jù)存儲索引信息集用于描述某頁人事檔案材料圖像文件存儲的最基本信息。該信息集為多

記錄信息集，每一記錄記述該檔案目錄涉及檔案材料圖像文件的存儲信息。

6.4.3.2數(shù)據(jù)存儲索引信息集的編碼為RSDAWJ。該信息集由4個信息項組成，各信息項應(yīng)符合表3的

規(guī)定。

表3數(shù)據(jù)存儲索引信息集

項目編碼類型長度必填說明

目錄掛接標識RSDAWJ000字符型36是該標識是圖像文件掛接到對應(yīng)目錄的標識信息，從RSDAML000獲取

頁序號RSDAWJ001字符型3是該頁在該份檔案材料的序號

原始文件名RSDAWJ003字符型20是原始圖像文件在存儲介質(zhì)上的文件名，命名規(guī)則為三位流水號

優(yōu)化文件名RSDAWJ004字符型20否優(yōu)化圖像文件在存儲介質(zhì)上的文件名，命名規(guī)則為三位流水號

6.5數(shù)據(jù)驗收

6.5.1驗收范圍

5

DB3304/T100—2023

應(yīng)對全部數(shù)字檔案成品進行質(zhì)量驗收。

6.5.2驗收依據(jù)

6.5.2.1人員建庫

人員建庫時錄入項目應(yīng)符合6.1.1.1所列人員基本信息集數(shù)據(jù)格式要求；與其他信息系統(tǒng)共享人員

信息的，所引用的姓名、性別、民族、出生日期、公民身份號碼等信息項也應(yīng)符合人員建庫要求。

6.5.2.2目錄建庫

目錄建庫時錄入項目應(yīng)符合6.1.2.1所列人員人事檔案目錄信息集數(shù)據(jù)格式要求，類號、序號、材

料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注等錄入內(nèi)容項應(yīng)規(guī)范、準確，檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案材料名稱內(nèi)容

相符，檔案目錄條數(shù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案材料數(shù)量相符。

6.5.2.3原始圖像

應(yīng)符合GB/T33870—2017中10.2.3的規(guī)定。

6.5.2.4優(yōu)化圖像

優(yōu)化圖像應(yīng)符合6.3.2.2的要求，與原始圖像尺寸一致。

6.5.3驗收登記

應(yīng)對數(shù)字檔案是否合格做出判定，并登記驗收結(jié)論，附錄D給出了“流動人員人事檔案數(shù)字化驗收

登記表（樣式）”。

6.6數(shù)據(jù)備份

6.6.1經(jīng)驗收合格的錄入信息應(yīng)及時進行備份。

6.6.2備份方式應(yīng)符合GB/T33870—2017中12.2的規(guī)定。

6.6.3備份標簽應(yīng)符合GB/T33870—2017中12.3的規(guī)定。

7數(shù)據(jù)交換

7.1交換內(nèi)容

數(shù)據(jù)交換的內(nèi)容應(yīng)包括：

a)人員基本信息及目錄信息的描述性文件，以XML文件或Excel文件保存，符合6.1.1.1、

6.1.2.1的要求，其中，人員基本信息只交換表2內(nèi)除“人員唯一標識”外的5個信息項；

b)人事檔案數(shù)字化形成的圖像數(shù)據(jù)，存放在指定的文件夾內(nèi)。

7.2交換格式

7.2.1分類

數(shù)據(jù)交換格式分為Excel+圖像數(shù)據(jù)文件和XML+圖像數(shù)據(jù)文件兩種類型。

7.2.2Excel+圖像數(shù)據(jù)文件

7.2.2.1命名

6

DB3304/T100—2023

7.2.2.1.1Excel文件以“檔案號”格式命名，Excel表包括14個sheet頁，各頁標題依次為：圖像

數(shù)據(jù)材料（影像材料）、案卷信息、人員基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、

職稱技能-專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職稱技能-職業(yè)技術(shù)職務(wù)、榮譽獎勵信息、處分信息、親屬關(guān)系信息、職務(wù)調(diào)

動、轉(zhuǎn)出。圖像數(shù)據(jù)材料頁基礎(chǔ)格式按表4規(guī)定。

注：檔案號編碼與人員基本信息集編碼一致。

7.2.2.1.2圖像數(shù)據(jù)文件以“材料編號-序號”格式命名。材料編號應(yīng)與表4一致。

7.2.2.1.3同一個人的Excel文件和圖像數(shù)據(jù)文件放在一個文件夾中，文件夾以“檔案號”格式命名，

文件夾名稱中不應(yīng)含有特殊字符（如空格、換行、*、？等），長度應(yīng)不超過200字。

表4圖像數(shù)據(jù)材料頁基礎(chǔ)格式

材料編號材料題名材料日期

1履歷類材料YYYY-MM-DD

2自傳和思想類材料YYYY-MM-DD

3考核鑒定類材料YYYY-MM-DD

學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)

4YYYY-MM-DD

術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料

4-1學(xué)歷學(xué)位材料YYYY-MM-DD

4-2專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料YYYY-MM-DD

4-3學(xué)術(shù)評鑒材料YYYY-MM-DD

4-4教育培訓(xùn)類材料YYYY-MM-DD

5政審、審計和審核類材料YYYY-MM-DD

6黨、團類材料YYYY-MM-DD

7表彰獎勵類材料YYYY-MM-DD

8違規(guī)違紀違法處理處分類材料YYYY-MM-DD

9工資、任免、出國、會議代表類材料YYYY-MM-DD

9-1工資材料YYYY-MM-DD

9-2任免材料YYYY-MM-DD

9-3出國（境）材料YYYY-MM-DD

9-4會議代表類材料YYYY-MM-DD

10其他材料YYYY-MM-DD

11參考類材料YYYY-MM-DD

12散材料YYYY-MM-DD

13業(yè)務(wù)檔案YYYY-MM-DD

14回執(zhí)影像YYYY-MM-DD

15電子材料YYYY-MM-DD

16黨建材料YYYY-MM-DD

7.2.2.2存儲

文件夾應(yīng)打包成ZIP格式，單個圖片大小應(yīng)不超過10M，單個圖像數(shù)據(jù)壓縮包應(yīng)不超過2G。

7.2.3XML+圖像數(shù)據(jù)文件

7.2.3.1命名

7

DB3304/T100—2023

7.2.3.1.1XML文件以“date.xml”命名。XML文件中包括電子數(shù)據(jù)信息和電子影像信息。XML文件定

義描述見附錄E。

7.2.3.1.2圖像數(shù)據(jù)文件夾以類號命名，子文件夾以序號命名，圖像數(shù)據(jù)文件放在序號文件夾下。圖

像數(shù)據(jù)文件部分應(yīng)與XML文件中<電子影像信息>部分一致。

7.2.3.1.3同一個人的XML文件與圖像數(shù)據(jù)文件夾放在一個文件夾中，文件夾以“檔案號”格式命名，

文件夾名稱中不應(yīng)含有特殊字符（如空格、換行、*、？等），長度應(yīng)不超過200字。

7.2.3.2存儲

文件夾應(yīng)打包成ZIP格式，單個圖片大小應(yīng)不超過10M，單個圖像數(shù)據(jù)壓縮包應(yīng)不超過5G。

7.3交換信息

填寫基本信息時，應(yīng)按照長度及格式要求進行填寫，有代碼項的項目應(yīng)填寫代碼中文名稱?；拘?/p>

息填寫規(guī)范應(yīng)符合附錄F的要求。

8安全管理

8.1密級

應(yīng)符合GB/T33870—2017中13.1的規(guī)定。

8.2環(huán)境安全

8.2.1數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有

害生物、防污染等安全管理要求。

8.2.2應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出

端及門窗等應(yīng)無監(jiān)控死角。

8.2.3數(shù)字化加工場所設(shè)在檔案部門內(nèi)部，按臨時保密要害部位進行管理；數(shù)字化加工場所設(shè)在檔案

部門之外，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存。

8.2.4視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負責。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存應(yīng)不少于6個月，檔案

部門應(yīng)定期進行回放檢查，在刪除之前應(yīng)留存視頻回放安全檢查記錄。

8.2.5數(shù)字化加工場所應(yīng)封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能。

8.2.6應(yīng)配備數(shù)字化工作人員存放隨身物品的專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置。

8.2.7工作人員不準許在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，諸如：喝水、進食、吸煙、攜

帶火種。

8.3檔案實體安全

8.3.1檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴格保密流動人員人事檔案信息。

8.3.2檔案部門應(yīng)對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。

涉密檔案應(yīng)予以篩除，檔案實體破損、殘缺的應(yīng)進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的應(yīng)進行

必要的記錄或標示。

8.3.3檔案部門人員應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的檔案接收人員進行清點核對，

雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦

人等。

8.3.4檔案數(shù)字化過程中應(yīng)建立檔案流程單，流程單包括檔案號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手

8

DB3304/T100—2023

人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。

8.3.5檔案數(shù)字化加工不準許損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的應(yīng)進行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時宜保持

檔案原貌。

8.3.6檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標識且無解密標識的檔案，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字

化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

8.3.7正在進行數(shù)字化加工的檔案應(yīng)每天入庫（柜），不準許在加工工位上留存過夜。

8.3.8數(shù)字化檔案應(yīng)專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案應(yīng)及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有

蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進行消毒殺蟲處理。

8.4設(shè)備設(shè)施安全

8.4.1檔案數(shù)字化加工過程中宜使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)設(shè)備的，檔案部

門應(yīng)對其進行安全檢查。

8.4.2檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設(shè)備，應(yīng)采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必

要的信息輸出裝置或端口，諸如：USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口。

8.4.3檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，不應(yīng)使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。

8.4.4檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)使用正版軟件。除必要的操作系統(tǒng)、加工軟件和第三方安全管理軟件

外，檔案數(shù)字化加工計算機不應(yīng)安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

8.4.5檔案數(shù)字化加工過程中宜由檔案部門提供計算機等設(shè)備的硬盤、存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可

靠清除的設(shè)備，并逐一進行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，設(shè)備應(yīng)交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，不

準許擅自帶走。

8.4.6用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)不準許與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用

的設(shè)備和存儲介質(zhì)不準許帶入數(shù)字化加工場所。

8.4.7檔案數(shù)字化加工設(shè)備和存儲介質(zhì)不準許擅自送外維修，送外維修應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔

案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。

8.4.8處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

8.5管理系統(tǒng)安全

數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)安全包括身份鑒別、訪問控制、安全審計、權(quán)限劃分、數(shù)據(jù)保護等內(nèi)容，應(yīng)

符合GB/T33870—2017中13.4～13.8的規(guī)定。

8.6資質(zhì)選擇

8.6.1采用外包方式開展流動人員人事檔案數(shù)字化工作的，涉密系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安

防監(jiān)控、運行維護、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)的單位，涉密檔案數(shù)字化加工等

業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。

8.6.2數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)使用之前應(yīng)委托有資質(zhì)的第三方信息安全測評機構(gòu)開展風險評估和檢測。

9

DB3304/T100—2023

A

A

附錄A

（規(guī)范性）

流動人員人事檔案歸檔材料和要求

流動人員人事檔案歸檔材料和要求應(yīng)符合表A.1的規(guī)定。

表A.1流動人員人事檔案歸檔材料和要求

分類類目名稱類目內(nèi)容說明具體歸檔材料歸檔要求

各類人員的履歷表（書）、登

記表、簡歷表，如《干部履歷

履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記

第一類履歷類材料表》《職工登記表》等—

表等材料

其他由本人填寫反映個人經(jīng)歷

情況的各種表格

自傳、參加黨的重大教育活動

情況和重要黨性分析、重要思

第二類自傳和思想類材料想?yún)R報等材料，由本人撰寫的以自傳為主的履歷或簡歷表等—

敘述自己經(jīng)歷、思想變化過程、

家庭和社會關(guān)系等情況的材料

各類人員的鑒定材料

其他鑒定性質(zhì)的材料

正式考察后的綜合材料、組織

鑒定

以考核為主要內(nèi)容的材料，如

平時考核材料、年度考核登記

人事管理工作中，組織人事部表、專項考核材料、任（聘）

門通過各種途徑，對本人德、期考核材料

第三類考核鑒定類材料—

能、勤、績、廉進行調(diào)查評價在重大政治事件、突發(fā)事件和

的材料重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料

援派、掛職鍛煉等考核鑒定材

料

黨組織書記抓基層黨建評價意

見等材料

后備干部登記表

民主評議綜合材料

10

DB3304/T100—2023

表A.1流動人員人事檔案歸檔材料和要求（續(xù)）

分類類目名稱類目內(nèi)容說明具體歸檔材料歸檔要求

各類院校的《畢業(yè)生登記表》高考報考志愿表（包括2B鉛筆

與畢業(yè)有關(guān)的學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）填涂卡）如含有保存價值的信

登記表、學(xué)習(xí)成績表息，可放第四類第一小類。大

電大、函大、夜大、各種職業(yè)學(xué)校學(xué)生暑期社會實踐材料，如有

畢業(yè)后的學(xué)習(xí)成績卡相關(guān)評語的，可放第四類第一

《學(xué)生登記表》小類，介紹信函不歸檔?！秾W(xué)

與學(xué)歷有關(guān)的學(xué)生鑒定表、學(xué)年考生鑒定表》《學(xué)生測評表》《學(xué)

核表年考核表》等制式相同、形成

學(xué)生軍訓(xùn)鑒定材料時間不同的材料，按一件材料

4-1報考各類院校的報名表、登記表，歸類。學(xué)歷材料遺失后的相關(guān)

學(xué)歷學(xué)位學(xué)歷學(xué)位材料入學(xué)考試各科成績表，研究生推薦證明材料放第四類第一小類。

材料免試生登記表，專家推薦表畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件在

授予學(xué)位的材料相關(guān)學(xué)習(xí)材料齊全的情況下可

畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件放第四類第一小類。每一階段

學(xué)歷材料不按材料時間，按照

畢業(yè)實習(xí)鑒定表、實習(xí)手冊

畢業(yè)生登記表、成績單（如有

論文相關(guān)材料，論文及論文成

學(xué)歷學(xué)位、績排在總成績單前面）、畢業(yè)

專業(yè)技術(shù)證書復(fù)印件（如有學(xué)位相關(guān)材

職務(wù)（職料，學(xué)位證明及學(xué)位證書復(fù)印

第四類稱）、學(xué)術(shù)件排在最后）的順序排列。

評鑒和教專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申

育培訓(xùn)類

4-2（呈）報表；聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審

材料評（聘）專業(yè)技術(shù)職

專業(yè)技術(shù)批表、重新認定職稱的審核材料等

務(wù)（職稱）材料和職—

職務(wù)（職職業(yè)資格考試合格人員登記表；教

業(yè)（任職）資格材料

稱）材料師資格認定申請表等材料；職業(yè)技

能考試材料

當選為中國科學(xué)院院士、中國工程

院院士的通知

遴選博士生導(dǎo)師簡況表

博士后工作期滿登記表

被縣處級以上黨政機關(guān)、人民團體

4-3等評選為專業(yè)拔尖人才的材料

反映科研學(xué)術(shù)水平

學(xué)術(shù)評鑒科研工作及個人表現(xiàn)評定材料，業(yè)—

的材料

材料務(wù)考績材料

創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著

作、譯著和有重大影響的論文目錄

著作、論文、科技成果獲獎通知、

創(chuàng)造發(fā)明等科研成果評價材料

有突出貢獻的中、青年專家呈報表

11

DB3304/T100—2023

表A.1流動人員人事檔案歸檔材料和要求（續(xù)）

分類類目名稱類目內(nèi)容說明具體歸檔材料歸檔要求

學(xué)歷學(xué)位、

專業(yè)技術(shù)

職務(wù)（職4-4政策理論、業(yè)務(wù)知識、為期兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)

第四類稱）、學(xué)術(shù)教育培訓(xùn)文化素養(yǎng)培訓(xùn)和技能習(xí)、進修）登記表、結(jié)業(yè)登記等材—

評鑒和教類材料訓(xùn)練情況等材料料

育培訓(xùn)類

材料

各類政審材料：入黨，入團，出國

參觀、訪問、進修、留學(xué)等審查材

料

關(guān)于審查的上級批復(fù)、審查（復(fù)查、

甄別）結(jié)論、調(diào)查報告及主要依據(jù)

與證明材料；本人對結(jié)論的意見、

檢查交待或情況說明材料；撤銷原

審查結(jié)論的材料

更改（認定）姓名、民族、年齡、

籍貫、國籍、入黨入團時間、參加

工作時間等材料按檔案材料形成時間先后排

本人政治歷史情況審

個人申請、組織審查報告及主要依序，同一問題內(nèi)按材料的主次

查，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責

據(jù)與證明材料、上級批復(fù)排列：按批復(fù)、結(jié)論、報告、

任審計和自然資源資

參加工作時間以及經(jīng)歷方面的調(diào)主要證明材料、檢舉材料、本

產(chǎn)離任審計的審計結(jié)

查材料、證明材料、本人申請，如人檢查交代或主要申訴材料

果及整改情況、履行

建國前參加革命工作享受特殊待順序排放（往屆生品德行為考

政審、審計和審核類材干部選拔任用工作職

第五類遇審批材料，入伍時間批注、入伍核表放第五類；干部考察材

料責離任檢查結(jié)果及說

時間證明，《固定職工連續(xù)工齡視料：有錄用登記表、任免審批

明，本人基本信息審

作繳費年限審批表》（1993年10月表等隨主件放第九類第二小

核認定、人事檔案任

以后退休的原固定職工）等類，單獨形成的放第三類）；

前審核登記表、廉潔

在檔案審核工作中形成的關(guān)于年入黨產(chǎn)生的政審審查材料按

從業(yè)結(jié)論性評價等材