市場(chǎng)局檔案管理制度

市場(chǎng)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市場(chǎng)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為市場(chǎng)局各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場(chǎng)局機(jī)關(guān)各科室、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市場(chǎng)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。2.真實(shí)性原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映市場(chǎng)局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則。全面收集市場(chǎng)局在工作中形成的各種門(mén)類、各種載體的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱和利用，提高檔案服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)市場(chǎng)局設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、銷毀市場(chǎng)局的各類檔案資料，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利。4.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為市場(chǎng)局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，積極參與編研工作。5.監(jiān)督、指導(dǎo)市場(chǎng)局各科室、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和考核。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（三）各科室、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.建立健全本科室、本單位的檔案管理制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)提供檔案利用所需的相關(guān)資料，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作。4.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，提出鑒定意見(jiàn)，協(xié)同檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與市場(chǎng)局工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.市場(chǎng)局形成的各類公文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、決定、命令、公告、通告、意見(jiàn)、通知等。3.市場(chǎng)局召開(kāi)的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.市場(chǎng)局在行政管理、執(zhí)法監(jiān)督、行政審批、市場(chǎng)監(jiān)管等業(yè)務(wù)工作中形成的文件、資料、報(bào)表、記錄等。5.市場(chǎng)局人事管理工作中形成的文件、檔案，如人員任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。6.市場(chǎng)局財(cái)務(wù)管理工作中形成的文件、賬冊(cè)、報(bào)表等。7.市場(chǎng)局的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等。8.市場(chǎng)局開(kāi)展各類專項(xiàng)工作形成的文件、資料、成果等。9.市場(chǎng)局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。10.反映市場(chǎng)局歷史沿革、重大活動(dòng)、榮譽(yù)表彰等方面的文件、照片、音像資料等。（二）檔案收集要求1.各科室、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將工作中形成的檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、抽換或損毀。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）檔案整理1.檔案管理部門(mén)按照檔案形成的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等要素，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.檔案分類一般采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法，即先將檔案按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，最后按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表等，確保檔案目錄清晰、準(zhǔn)確。4.按照檔案整理的要求，將檔案裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.市場(chǎng)局應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同門(mén)類的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映市場(chǎng)局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)市場(chǎng)局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)市場(chǎng)局工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。主要包括在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)市場(chǎng)局工作有參考價(jià)值的檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、安全防護(hù)設(shè)施運(yùn)行情況、檔案有無(wú)損壞、霉變等。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見(jiàn)；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查鑒定。3.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見(jiàn)，并形成鑒定報(bào)告。4.鑒定報(bào)告經(jīng)市場(chǎng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（四）檔案銷毀1.對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案。3.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和傳播。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明查閱的目的、范圍、內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和市場(chǎng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等利用方式。2.對(duì)查閱量大或需要長(zhǎng)時(shí)間查閱的情況，檔案管理部門(mén)可提供檔案復(fù)制服務(wù)，收取一定的復(fù)制成本費(fèi)用。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案編研工作，為市場(chǎng)局各項(xiàng)工作提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，如編寫(xiě)大事記、組織沿革、專題資料等。（四）利用反饋1.查閱人利用檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上填寫(xiě)利用反饋意見(jiàn)，對(duì)檔案管理和服務(wù)工作提出意見(jiàn)和建議。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真收集查閱人的反饋意見(jiàn)，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷提高檔案管理和服務(wù)水平。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立市場(chǎng)局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，將掃描后的檔案圖像進(jìn)行掛接，并錄入檔案目錄信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能。實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的快速錄入和修改，確保檔案信息的準(zhǔn)確。2.檢索查詢功能。提供多種檢索方式，如按年度、保管期限、文號(hào)、題名等檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能。實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，記錄借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，便于跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能。對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持