石化公司檔案管理制度

石化公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)石化公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于石化公司各部門、各下屬單位及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指石化公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、科研開發(fā)等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)公司各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，方便公司員工和相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立和維護(hù)公司檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作。7.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，指導(dǎo)公司各部門的檔案管理工作。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類存放，妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.定期向公司檔案管理部門移交本部門應(yīng)歸檔的檔案。4.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文件材料，包括生產(chǎn)計(jì)劃、技術(shù)方案、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、銷售合同等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.公司科研開發(fā)活動(dòng)中形成的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。5.公司基本建設(shè)活動(dòng)中形成的文件材料，如工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.公司設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等過程中形成的文件材料，如設(shè)備清單、技術(shù)資料、維修記錄等。7.公司對(duì)外交往活動(dòng)中形成的文件材料，如合作協(xié)議、往來信函、接待記錄等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科研開發(fā)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案存放1.按照檔案的類別和編號(hào)，將檔案存放在檔案架上，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件材料，以及具有重大歷史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，包括公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、科研開發(fā)等活動(dòng)中形成的重要文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，包括一般性的文件材料。（四）檔案鑒定與銷毀1.公司定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供的信息，及時(shí)查找檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門出具借條，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)處理。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱或借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，并采取相應(yīng)的保密措施。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、內(nèi)容摘要等信息。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止電子檔案丟失或損壞。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查公司每年組織一次檔案管理工作的全面檢查，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行