東莞工作群管理制度

東莞工作群管理制度一、總則1.目的為規(guī)范東莞工作群的使用，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，營(yíng)造良好的工作溝通氛圍，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于東莞公司全體員工參與的各類工作群，包括但不限于部門工作群、項(xiàng)目協(xié)作群、跨部門溝通群等。3.管理原則（1）遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，不得在群內(nèi)發(fā)布違法、違規(guī)、有害及不良信息。（2）以工作為導(dǎo)向，明確群內(nèi)溝通目的，提高工作效率，避免無(wú)關(guān)信息干擾。（3）尊重他人，文明交流，不得在群內(nèi)進(jìn)行爭(zhēng)吵、辱罵、詆毀等行為。二、群成員規(guī)范1.群成員加入與退出（1）因工作需要加入工作群的員工，由所在部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核同意后加入。（2）離職員工應(yīng)及時(shí)退出相關(guān)工作群，所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確認(rèn)并通知群主移除。2.群成員職責(zé)（1）積極參與群內(nèi)工作溝通，及時(shí)回復(fù)與工作相關(guān)的信息，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（2）認(rèn)真閱讀群內(nèi)消息，領(lǐng)會(huì)工作要求，如有疑問(wèn)及時(shí)提出，不得隨意忽視重要信息。（3）對(duì)工作群內(nèi)的信息嚴(yán)格保密，不得隨意泄露給無(wú)關(guān)人員。涉及公司機(jī)密信息的，嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。三、信息發(fā)布規(guī)范1.發(fā)布內(nèi)容要求（1）與工作相關(guān)的通知、公告、工作進(jìn)展匯報(bào)、問(wèn)題反饋、解決方案等。（2）重要工作安排、會(huì)議紀(jì)要、決策結(jié)果等應(yīng)及時(shí)在群內(nèi)發(fā)布，并確保群成員知曉。（3）分享與工作相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)、技巧、知識(shí)等，但不得發(fā)布未經(jīng)證實(shí)的謠言和不實(shí)信息。2.發(fā)布格式要求（1）通知類信息應(yīng)明確標(biāo)題、發(fā)布部門、發(fā)布時(shí)間、正文內(nèi)容及要求回復(fù)的事項(xiàng)等。（2）工作匯報(bào)類信息應(yīng)條理清晰，包括工作任務(wù)、完成情況、遇到的問(wèn)題及解決措施等。（3）語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.發(fā)布頻率要求（1）對(duì)于緊急重要的工作信息，應(yīng)立即發(fā)布通知群成員，并確保群成員及時(shí)響應(yīng)。（2）常規(guī)工作相關(guān)信息，應(yīng)根據(jù)工作需要定期發(fā)布，避免過(guò)于頻繁或過(guò)少發(fā)布。（3）不得在群內(nèi)頻繁發(fā)送無(wú)關(guān)的圖片、表情、鏈接等信息，以免影響工作溝通效率。四、群聊管理1.群主職責(zé)（1）負(fù)責(zé)工作群的日常管理，維護(hù)群內(nèi)秩序，確保群內(nèi)溝通正常進(jìn)行。（2）審核群成員加入申請(qǐng)，對(duì)不符合要求的成員拒絕加入，并向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。（3）及時(shí)清理長(zhǎng)期不活躍或已離職的群成員，保證群成員信息的準(zhǔn)確性和有效性。（4）對(duì)群內(nèi)違規(guī)行為進(jìn)行制止和糾正，情節(jié)嚴(yán)重的及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（5）定期組織群內(nèi)工作總結(jié)與交流活動(dòng)，提高群成員的工作協(xié)作能力。2.群管理員職責(zé)（1）協(xié)助群主進(jìn)行群內(nèi)管理工作，包括信息整理、記錄重要事項(xiàng)等。（2）及時(shí)關(guān)注群成員動(dòng)態(tài)，對(duì)群內(nèi)出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，維護(hù)群內(nèi)和諧氛圍。（3）按照群主要求發(fā)布相關(guān)工作信息，并確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)給每位群成員。（4）對(duì)群成員反饋的意見和建議進(jìn)行收集整理，定期反饋給群主。3.群內(nèi)秩序維護(hù)（1）禁止在群內(nèi)發(fā)布與工作無(wú)關(guān)的廣告、推銷、拉票、募捐等信息。（2）不得在群內(nèi)隨意討論敏感話題，如政治、宗教、色情等內(nèi)容。（3）對(duì)于群內(nèi)出現(xiàn)的爭(zhēng)議或分歧，應(yīng)通過(guò)理性溝通解決，避免情緒化爭(zhēng)吵和攻擊。（4）不得在群內(nèi)惡意刷屏，影響其他成員正常接收信息。連續(xù)發(fā)送超過(guò)3條以上無(wú)關(guān)信息視為刷屏行為。五、會(huì)議管理1.線上會(huì)議組織（1）需要召開線上工作會(huì)議的，由會(huì)議組織者提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員范圍等，并在工作群內(nèi)發(fā)布會(huì)議通知。（2）會(huì)議組織者應(yīng)提前測(cè)試會(huì)議設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（3）參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘進(jìn)入會(huì)議，調(diào)試好設(shè)備，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持靜音狀態(tài)，不得隨意離開會(huì)議。如需中途離開，應(yīng)向主持人請(qǐng)假并說(shuō)明原因。2.會(huì)議記錄與傳達(dá)（1）會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確完整，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。（2）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并在工作群內(nèi)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，明確工作任務(wù)、責(zé)任人、完成時(shí)間等要求，確保群成員對(duì)會(huì)議精神和工作安排清晰了解。3.會(huì)議跟進(jìn)與反饋（1）會(huì)議安排的工作任務(wù)責(zé)任人應(yīng)按照要求及時(shí)推進(jìn)工作，并定期在群內(nèi)反饋工作進(jìn)展情況。（2）對(duì)于會(huì)議決策事項(xiàng)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題或困難，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)在群內(nèi)反饋，共同協(xié)商解決方案。六、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.線上培訓(xùn)組織（1）公司組織的線上培訓(xùn)課程，由培訓(xùn)負(fù)責(zé)人提前發(fā)布培訓(xùn)通知，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、培訓(xùn)方式、參與人員等信息。（2）培訓(xùn)過(guò)程中，學(xué)員應(yīng)認(rèn)真聽講，積極參與互動(dòng)交流，不得隨意發(fā)表無(wú)關(guān)言論干擾培訓(xùn)秩序。（3）培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員應(yīng)按照要求完成培訓(xùn)作業(yè)或考核，并將相關(guān)成果反饋至工作群或指定郵箱。2.知識(shí)分享與交流（1）鼓勵(lì)群成員在工作群內(nèi)分享與工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容，促進(jìn)知識(shí)共享和共同成長(zhǎng)。（2）知識(shí)分享內(nèi)容應(yīng)具有實(shí)用性和價(jià)值性，分享者應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行解答和交流。（3）對(duì)于群成員提出的與工作學(xué)習(xí)相關(guān)的問(wèn)題，其他成員應(yīng)積極給予幫助和建議，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。七、工作流程溝通1.流程發(fā)起與審批（1）員工發(fā)起工作流程時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式在工作群內(nèi)詳細(xì)說(shuō)明流程事項(xiàng)、目的、涉及部門和人員、預(yù)計(jì)時(shí)間等信息，并附上相關(guān)資料。（2）流程審批環(huán)節(jié)，審批人員應(yīng)及時(shí)查看流程信息，按照審批權(quán)限和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，明確審批意見（同意、不同意或補(bǔ)充修改意見），并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批操作。（3）對(duì)于需多部門協(xié)同的工作流程，發(fā)起部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保流程順利推進(jìn)，各部門之間應(yīng)密切配合，及時(shí)反饋流程執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。2.流程執(zhí)行與監(jiān)控（1）工作流程責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照流程要求執(zhí)行任務(wù)，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。（2）相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合流程執(zhí)行，及時(shí)提供支持和協(xié)助，不得推諉扯皮。（3）對(duì)于重要工作流程，應(yīng)建立監(jiān)控機(jī)制，定期在群內(nèi)通報(bào)流程執(zhí)行情況，對(duì)出現(xiàn)的延誤或異常情況及時(shí)進(jìn)行分析和解決，確保工作流程按時(shí)、高質(zhì)量完成。八、問(wèn)題反饋與解決1.問(wèn)題反饋機(jī)制（1）員工在工作中遇到問(wèn)題或困難時(shí)，應(yīng)及時(shí)在工作群內(nèi)反饋，說(shuō)明問(wèn)題詳細(xì)情況、可能產(chǎn)生的影響及初步解決方案等。（2）問(wèn)題反饋應(yīng)盡量做到客觀、準(zhǔn)確，避免模糊不清或夸大其詞。同時(shí)，應(yīng)提供必要的證據(jù)或數(shù)據(jù)支持，以便更好地分析和解決問(wèn)題。2.問(wèn)題解決流程（1）對(duì)于群內(nèi)反饋的問(wèn)題，相關(guān)責(zé)任人或熟悉情況的人員應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，共同探討解決方案。（2）根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和復(fù)雜程度，確定解決問(wèn)題的牽頭部門或人員，并明確解決時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（3）解決問(wèn)題的過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)積極協(xié)作，及時(shí)溝通信息，確保問(wèn)題得到妥善解決。解決結(jié)果應(yīng)及時(shí)在群內(nèi)反饋，接受群成員監(jiān)督。3.案例分享與預(yù)防（1）定期收集整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決案例，在工作群內(nèi)分享，供群成員學(xué)習(xí)借鑒。（2）針對(duì)共性問(wèn)題或反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，組織相關(guān)人員進(jìn)行分析總結(jié)，制定預(yù)防措施，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。九、保密管理1.保密信息范圍本制度所涉及的保密信息包括但不限于公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息、員工個(gè)人信息等公司規(guī)定的各類保密內(nèi)容。2.保密措施要求（1）嚴(yán)禁在工作群內(nèi)發(fā)布涉及公司保密信息的內(nèi)容。如因工作需要必須提及保密信息，應(yīng)先進(jìn)行脫敏處理，并確保接收人員具有相應(yīng)的保密權(quán)限。（2）群成員應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，對(duì)在工作群內(nèi)知悉的保密信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。（3）對(duì)于離職人員，群主應(yīng)及時(shí)提醒其退出工作群，并要求其在離職前刪除群內(nèi)涉及公司保密信息的聊天記錄。3.保密監(jiān)督與責(zé)任追究（1）公司將定期對(duì)工作群內(nèi)信息進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)